会议策划筹备方案

会议策划筹备方案的思维导图，通过加强与优质企业、商会、协会等机构的联系，拓展招商渠道，提高招商引资的水平和效果，为经济发展注入新的动力。

会议策划执行方案

• 会议背景及目标
  • 会议背景
    • 吸引投资、促进经济发展
    • 推动产业升级和城市发展
  • 会议目标
    • 通过加强与优质企业、商会、协会等机构的联系，拓展招商渠道，提高招商引资的水平和效果，为经济发展注入新的动力
• 会议筹备
  • 会议主题
    • 如“京彭相约 数创未来”等
  • 会议时间与地点
    • 会议时间：XXXX年XX月XX日-XX日
    • 会议地点：XXX酒店（具体地址待定）
  • 参会人员及人数
    • 1. 政府领导：包括主管招商引资工作的副市长、招商局局长等
    • 2. 商会、协会代表：包括国内外商会、行业协会等
    • 3. 企业代表：包括国内外知名企业、上市公司、新锐企业等
    • 4. 媒体代表：包括主流媒体、网络媒体等
  • 会议议程
    • 1. 开幕式：政府领导发表致辞，介绍本次大会的背景和目标
    • 2.主题演讲：邀请知名企业家、经济学家等发表演讲，分享行业趋势和投资经验
    • 3. 互动环节：政企交流互动，探讨合作机会和发展前景
    • 4. 签约仪式：展示本次大会的招商成果，举行签约仪式
    • 5.企业考察：组织参会人员参观当地重点企业和发展区域
  • 宣传推广方案
    • 1. 制作宣传海报和邀请函，通过网站、社交媒体等渠道进行发布和传播
    • 2. 利用行业论坛、展会等场合宣传会议信息，吸引更多潜在合作伙伴关注
    • 3. 通过电话、邮件等方式邀请合作伙伴，并提供详细的会议日程和注意事项
    • 4. 主流媒体及网络媒体邀请，为会议提供报道和宣传
  • 会议预算
    • 1.人员费用：嘉宾邀请、主持人、礼仪人员等费用
    • 2.场地租赁费用：根据会议规模选择场地并计算费用
    • 3.礼品费用：根据会议主题设计、规划伴手礼。并计算费用
    • 4.招待费用：包括餐饮、车辆使用等费用。
    • 5.宣传费用：物料设计、制作；摄像摄影、媒体宣传、发布新闻稿等费用
    • 6.其它费用：人员差旅费、设备租赁费用（音响、灯光）等
• 会议执行
  • 会务组设置及分工
    • 会议策划与准备组
      • 负责会议的策划、组织、安排和准备，包括制定会议议程、联系参会人员、安排会议场地、准备会议必要的物资和文件，如会议手册、桌签、展示架、矿泉水、笔、本、伴手礼等。
    • 接待与迎送组
      • 负责会议的接待、签到、引领、安顿、领导及重要嘉宾的接送等工作，确保参会人员能够顺利、舒适地参加会议。
    • 会议内容组
      • 负责会议内容的策划、组织和安排，包括主讲嘉宾的邀请、演讲内容的审核、现场互动环节的设计等。
    • 宣传推广组
      • 负责会议的宣传、报道和记录，包括发布会议通知、制作宣传海报、采集会议照片和视频等。
    • 后勤保障组
      • 负责会议的后勤保障工作，包括餐饮安排、休息场所布置、医疗急救等，考虑可能出现的问题，如设备故障、人员迟到等，制定相应的应急计划。
    • 财务组
      • 负责会议的预算、收支和财务管理，确保会议的经费使用合理、规范。
  • 会议执行流程
    • 1、明确会议主题和目标
      • 明确会议的目的和议题，确保会议有针对性
    • 2、确定参会人员
      • 确定参会人员，包括并不限于重要嘉宾、政府侧人员、发言人、工作人员等。
    • 3. 确定会议日期、时间和地点
      • 根据主办方的时间安排和会议需求，确定会议的日期、时间和地点。
    • 4. 准备会议材料
      • 根据会议主题和目标，准备会议材料，包括并不限于会议议程、相关稿件、会议物料等
    • 5. 会场布置及彩排：
      • 在会议举办的前一天，会务组相关人员前往会场进行布置，确保会场物料满足会议需求。会场布置完毕后，进行现场彩排。主持人、礼仪、主办方相关人员、会务组各小组组长均须到位。全部人员到位后，进行全面彩排，包括并不限于背景音乐播放、背景PPT播放、主持人串稿、音响、灯光等，以确保各项设备正常，以确保会议顺利完成。
  • 会议当天
    • 签到与接待
      • 接待与迎送组的相关工作人员，在签到台负责参会人员的签到服务。同时，会场内需安排接待人员，为参会人员提供接待服务。会场播放暖场音乐及主题PPT循环播放。
    • 会议内容
      • 会议开始：根据与会人员实际到场情况，通知主持人，宣布会议开始。
      • 致辞及交流：主持人开场后，领导顺序致辞，对参会人员表示欢迎，并介绍本次会议的目的和议程安排。重点在互动交流环节，以增强彼此之间的了解和信任。
      • 签约仪式：会务小组及酒店相关人员，快速抬桌子、椅子上主席台，以便顺利完成签约。
      • 茶歇：会议时间过长，视会议的实际进程，安排短暂体会或茶歇，让参会人员有机会休息和交流
      • 会议结束
        • 主持人宣布会议结束，引导嘉宾及参会人员合影留念。合影完毕后，宣播用餐提示。
    • 会议结束
      • 1、清理会场
        • 清理会场全部物料，回收未使用的全新物料，如矿泉水等；将会议期间使用过的物品及资料搬离会场，对会议期间使用过的物料进行清理，分类整理，以便下次会议使用。
      • 2、检查并退场
        • 与酒店共同检查会场设备情况，查检有无损坏或丢失，双方确认，完成退场工作。
      • 3、会议结账
        • 根据实际产生的费用，由财务组和酒店进行核算并结账
  • 企业考察
    • 考察前
      • 了解考察具体要求和目的，安排考察企业。积极协调各方关系，确保考察顺利进行
    • 考察中
      • 陪同领导前往企业考察，了解企业的实际情况，包括并不限于企业环境、经营情况、研发设入、行业地位、未来发展潜力等
    • 考察结束
      • 将领导送至车站，结束本次行程
      • 撰写报告：根据收集到的信息和现场调查结果，撰写考察报告，总结考察结果和收获，并将考察报告向相关领导和部门进行汇报反馈。
• 会议复盘
  • 再看会议目标
    • 会议目标有无实现
  • 回顾会议内容
    • 回顾会议的各个环节，有无纰漏
  • 总结经验教训
    • 根据回顾和分析的结果，总结出会议中的经验教训，包括工不限于如何提高效率、如何改进沟通方式、如何处理未来可能遇到的问题等。
  • 制定改进计划
    • 根据经验教训，制定出具体的改进方案，包括并不限于改进措施和责任人等
  • 归档记录
    • 将会议记录和总结归档保存，以备将来参考