系统集成项目管理工程师 软考中项第14章 项目采购管理

系统集成项目管理工程师/软考中项/第14章 项目采购管理，项目采购管理不仅包括合同管理和变更控制过程，也要执行合同中约定的项目团队应承担的合同义务。

采购管理

• 采购
  • 概念
    • 从外部获得产品、服务或成果的完整的购买过程
  • 作用
    • 通过依法、合法和标准化的采购管理，采购可以达到降低成本、增加项目利润的作用
  • IT项目采购对象
    • 工程、产品/货物、服务（有时工程和服务会以项目的形式通过招投标程序实施采购）
  • 基本要求
    • 必须要满足技术与质量要求
    • 同时应满足经济性或价格合理的要求
• 项目采购管理不仅包括合同管理和变更控制过程，也要执行合同中约定的项目团队应承担的合同义务
• 过程
  • 编制采购管理计划
    • 含义
      • 记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方的过程
      • 决定采购什么，何时采购，如何采购，还要记录项目对于产品、服务或成果的需求，并且寻找潜在的供应商
      • 编制采购管理计划过程的第一步是要确定项目的那些产品、服务和成果是项目团队自己提供合算，还是通过采购来满足更为合算。每一次采购都要经历从编制采购管理计划到完成采购的合同收尾过程。
      • 项目进度计划对采购管理计划有很大影响。在制订项目采购管理计划的过程中，做出的决策也能影响项目进度计划，并且与制订进度、活动资源估算、“自制/外购”决定过程相互作用。
      • 编制采购管理计划时，在其他计划可以得到的情况下，需要考虑的内容通常有成本估算、进度、质量管理计划、现金流预测、可识别风险和计划的人员配备等。
    • ITO
      • 输入
        • 项目管理计划
          • 范围说明书、工作分解结构WBS、WBS词典
        • 需求文档
        • 风险登记册
        • 活动资源要求
        • 项目进度
        • 活动成本估算
        • 干系人登记册
        • 事业环境因素
        • 组织过程资产
      • 工具和技术
        • “自制/外购”分析
          • 任何预算限制都可能是影响“自制/外购”决定的因素 应该考虑所有相关的成本，无论是直接成本还是间接成本 考虑外购时，分析应包括购买该项产品的实际支付的直接成本，也应该包括购买过程中的间接成本 要确定合同的类型，以决定买卖双方如何分摊风险，各自承担的风险，取决于具体的合同款项
        • 专家判断
        • 市场调研
        • 会议
      • 输出
        • 采购管理计划
        • 采购工作说明书
          • （1）每个采购工作说明书来自于项目范围基准。
          • （2）采购工作说明书描述足够的细节，以允许预期的卖方确定他们是否有提供买方所需的产品、成果或服务的能力。
          • （3）采购工作说明书中的信息有规格说明书、期望的数量和质量的等级、性能数据、履约期限、工作地以及其他要求。
        • 采购文件
          • 方案邀请书
          • 报价邀请书
          • 征求供应商意见书、投标邀请书、招标通知、洽谈邀请、承包商初始建议征求书
        • 供方选择标准
        • “自制/外购”决策
        • 变更申请
        • 可能的项目文件更新
  • 实施采购
    • 含义
      • 获取潜在卖方答复，选择合适卖方并授予合同的过程
      • 从潜在的供应商处获取适当的信息、报价、投标书或建议书。选择供方，审核所有建议书和报价，在潜在供应商中选择，并与选中者谈判最终合同
    • ITO
      • 输入
        • 采购管理计划
        • 采购文件
        • 供方选择标准
        • 卖方建议书
        • 项目文件
        • 自制/外购决策
        • 采购工作说明书
        • 组织过程资产
      • 工具和技术
        • 投标人会议
          • 也称为发包会、承包商会议、供应商会议、投标前会议或竞标会议，是指在准备建议书之前与潜在供应商举行的会议。
          • 用来确保所有潜在供应商对采购目的有一个清晰、共同的理解
          • 在投标人会议上，所有潜在供应商都应得到同等对待，以保证一个好的招标结果。
        • 建议书评价技术
          • 对于复杂的采购，可以按正式的建议书评审流程对各个潜在卖方的建议书进行评价，建议书评价委员会将做出他们的选择，在授予合同之前，还要报管理层审批
        • 独立估算
          • 采购组织能够对其成本进行独立的估算以检查卖方建议书中的报价
        • 专家判断
        • 刊登广告
          • 通过报纸等通用出版物、专业出版物、或有关的网站刊登广告加以扩充
          • 大部分政府机构要求政府合同必须做公开广告。
        • 分析技术
          • 以合理的方式定义需求，以便卖方能够通过要约为项目创造价值
        • 采购谈判
          • 选中卖方后，在双方签订合同前，通过采购谈判可以澄清双方对合同结构和要求的理解，使双方达成一致意见。合同文本的最终版本应反映所有达成的协议。
          • 采购谈判过程以买卖双方签署文件未结束标志，最终合同一般是卖方和买方讨价还价的结果。
          • 项目经理不是合同的主谈人。在合同谈判期间，项目管理团队可列席，并在需要时，就项目的技术、质量和管理要求进行澄清。
      • 输出
        • 选中的卖方
        • 合同
        • 资源日历
        • 变更请求
        • 项目管理计划更新
        • 项目文件更新
  • 控制采购
    • 含义
      • 管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程
      • 管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同的执行情况
    • 如果项目由多个卖方、涉及多个产品、服务或成果，这种整合通常需要在多个层次上进行，需要应用的项目管理过程包括但不限于以下几项：
      • （1）指导与管理项目工作，授权卖方在适当时间开始工作
      • （2）控制质量，检查和核实买卖方产品是否符合要求
      • （3）实施整体变更控制，确保合理审批变更，以及干系人都了解变更情况
      • （4）控制风险，确保减轻风险
    • 主要目的
      • 保证合同的有效执行；保证采购产品及服务质量的控制
    • ITO
      • 输入
        • 项目管理计划
        • 采购文件
        • 合同
        • 批准的变更请求
        • 工作绩效报告
        • 工作绩效数据
      • 工具和技术
        • 合同变更控制系统
        • 检查与审计
        • 采购绩效审查
        • 报告绩效
        • 支付系统
        • 索赔管理
        • 记录管理系统
      • 输出
        • 工作绩效信息
        • 变更请求
        • 项目管理计划更新
          • 采购管理计划、进度基准、成本基准
        • 项目文件更新
        • 组织过程资产更新
          • 往来函件、支付计划和请求、卖方绩效评估文件
  • 结束采购
    • 含义
      • 完结本次项目采购的过程。是项目收尾或阶段收尾过程的一部分，它把合同和相关文件归档以备将来参考，因为项目收尾或者阶段收尾过程已核实本阶段或本项目所有工作和项目可交付物是否可接受的
    • ITO
      • 输入
        • 项目管理计划
        • 采购文件
      • 工具和技术
        • 采购审计
          • 目的是找出本次采购的成功和失败之处，以供买方组织内的其他项目借鉴
        • 采购谈判
        • 记录管理系统
      • 输出
        • 结束的采购
          • 买方向卖方发出关于合同已经完成的正式书面通知。
        • 组织过程资产更新
          • 采购档案、可交付物验收、经验教训文件