如何做个有价值的体系专员

这是一篇关于如何做个有价值的体系专员的思维导图，主要内容包括：主导内审、主导第三方认证审核、客户资料提交、5S现场管理、环境/有害物质管理、内部标准维护/更新等。

如何做个有价 值的体系专员

• 1.体系运行维护
  • 1.体系内审
    • 1.梳理各个过程的二级文件，由文件模式更改为表单格式，清单化管理各个过程。 2.根据每年的制定的审核计划，实施体系内审
      • 负责人：体系专员
  • 2.过程审核
    • 1.过程审核关注关键过程和产品特殊特性过程——制定相应的关键审核检查表，不定期现场抽查 2体系课针对过程做同款产品的过程差异性审核
      • 责任人：体系专员
    • 1.周期性过程审核（SOP/CP/现场作业一致性）由现场的PQE执行检查，按照体系课的周期性计划提交审核报告
      • 统筹人：体系专员 责任人：PQE
  • 3.产品审核
    • 1.由体系专员制定计划，由QE执行（或设定专职产品分析员）因为体系专员不具备较强的产品分析能力，此项工作在体系专员手上做，就是应付性的工作。
      • 1.可重新策划审核方式
        • 1.从客户维度审核 2.料号维度审核 3.产线维度审核 4.事业部维度审核
          • 责任人：产品QE 统筹：体系专员
  • 4.管理评审
    • 根据标准要求，每年组织评审质量管理要求的每项指标——周期性工作
      • 负责人：体系专员
  • 5.文件管理
    • 1.周期性工作：负责对各体系受控文件的审查、发放、整理、保管，旧文件的回收、报废处理等
      • 负责人：文控助理
• 2.主导客户审核(二方）
  • 1.新客户审核审核主导
    • 1.识别顾客审核检查表的要求，解析顾客要求，把顾客要求转化为公司语言
    • 2.主导组织各个部门对审核要求进行迎审准备
    • 3.策划审核流程，分配应审任务，统筹收集审核现场提供的应审资料，确保资料有效性和完整性
    • 4.根据审核结果，监督、跟踪回复不符合项目改进
    • 5.建立顾客审核资料库，并对资料库进行维护管理
  • 2.老客户审核应对
    • 1.应对客户审核，提供与体系相关的有效文件及资料
    • 2.配合现场应对审核，实施审核前的内部稽查
  • 1.对客户审核问题进行分类，形成客户问题审核题库，不定期现场稽查，跟进关闭。 2.题库需要成文，对整改的问题清单化
    • 责任人：体系专员
• 3.主导第三方认证审核
  • 1.审核筹备与文件审查
    • 体系专员需协助组织或企业完成第三方认证审核的筹备工作，包括确定审核范围、制定审核计划、准备相关文件等。
    • 审核前，体系专员需对组织的质量管理体系文件（如质量手册、程序文件、记录等）进行审查，以确认其是否符合相关标准和要求
  • 2.审核执行与监督
    • 审核执行：在审核过程中，体系专员需按照审核计划，对组织的质量管理体系进行现场审核，包括检查文件、记录、现场操作等，以验证其有效性和符合性。
    • 监督审核：对于已通过认证的组织，体系专员还需定期进行监督审核，以确保其持续符合认证标准。
  • 3.问题发现与改进建议
    • 问题发现：在审核过程中，体系专员需善于发现问题，包括不符合项、潜在风险点等。
    • 改进建议：针对发现的问题，体系专员需提出切实可行的改进建议，并跟踪验证改进措施的实施效果。
  • 4.审核报告与认证决策
    • 审核报告：审核结束后，体系专员需编制审核报告，详细记录审核过程、发现的问题及改进建议等，以供认证机构参考。
    • 认证决策：根据审核报告，认证机构将决定是否批准组织的认证申请。体系专员需协助组织理解并接受审核结果，并根据需要进行后续改进。
  • 5.沟通与协调
    • 内部沟通：体系专员需与组织内部相关部门和人员进行有效沟通，确保审核工作的顺利进行
    • 外部协调：同时，体系专员还需与第三方认证机构保持良好的沟通与协调，确保审核过程的公正性和客观性。
  • 负责人：体系专员
• 4.客户资料提交
  • 1.客户基本资料提交
  • 2.客户成品环保资料提交
  • 3.客户审核/新供方引进资料提交
  • 日常客户资料提交，要配置专门的文员应对
    • 文控助理
• 5.5S现场管理
  • 1.组织制定更新5S标准
  • 2.组织完成现场5S稽查
  • 现场5S管理由现场自行管理，体系进行统筹结果并进行不定期抽查实际的检查及整改状况。
    • 责任人：现场 统筹人：体系专员
• 6.环境/有害物质管理
  • 1.按照法律法规要求更新有害物质管理要求
  • 2.按照法规要求对有害物质进行监控
  • 周期性工作
    • 责任人：体系专员
  • 3.客户环保资料提交
    • 1.零件的有害物质资料提交，散件环保资料提交，主要为产品的均质材料RoHS/REACH/MSDS资料提交
      • 建此项资料需SQE进行提交管理，原因为： 1.体系不对应供方，供方的散件报告监控由SQE收集，如果SQE不统筹此项工作，经常供应商的报告到期都没有及时得到更新。 2.体系专员不了解产品散件信息，和具体的供应商材料信息，SQE填写更有利于了解产品性能和成分信息。 3.供方有害物质管理也是SQE管理供方的重要部分。
    • 2.成品有害物质资料提交
      • 按照顾客要求，提供成品的有害物质检测报告
• 7.内部标准维护/更新
  • 1.体系手册/二级文件维护编写，协助各事业部修改编辑规范性文件
    • 责任人：体系专员
  • 2.成品检验标准书
  • 2.标签粘贴作业指导书编写
  • 此项的标准制定需由QE做，原因：标准的制定体系专员制定，不具备产品知识能力，标准的制定都是复制粘贴，体系的职能重点为检查符合性。
• 8.质量/环保协议的审核
  • 1.摘录质量/环保协议中的顾客特殊要求 2.对客户的特殊要求进行转换，内部发行宣导 3.此项工作和CQE的客户特殊要求管控结合起
    • 责任人：体系专员
• 9.内部持续改善推进
  • 1.QCC品管圈
  • 2.提案改善
  • 1.统筹内部持续改善、推动品管圈的运行 2.定期评选优秀的圈进行发布，使改善落地成文
    • 责任人：体系专员
  • 3.质量目标达成情况监控
    • 1.制定目标管理要求文件，共享各事业部的目标达成状况 2.对没有达标的项目定期组织检讨，分享管理方法 3.必要时现场验收整改方案，水平展开优秀的改善方案
      • 责任人：体系专员
• 10.主导内审&体系基础培训
  • 1.编制适用于本公司的体系基础知识培训教材
  • 2.定期完整内审员的招聘、培养、赋能