大型会务流程参考思维导图

前期筹备，协调资源定初步方案，确定时间和时长，确定天气和周边（交通、疫情）是否影响会议，预估关键出席人员和人数等等。

大型会务流程参考

• 前期筹备
  • 协调资源定初步方案
    • 确定主题
    • 确定时间和时长
      • 确定天气和周边（交通、疫情）是否影响会议
    • 预估关键出席人员和人数
      • 关键人物可备邀请卡
    • 确定可用人员、物资、经费
    • 预定场地
      • 注意防疫要求
  • 分工
    • 材料准备
      • 制定会议流程、主持稿、宣讲材料、签到表、通讯稿
      • 准备会议所需道具
        • 会议：笔、笔记本、席卡、工作证、参会证、伴手礼 会场：点心、面包、饮料、纸巾、纸杯、垃圾袋、医护小包、缝纫线等 个性化：夏天：防蚊、扇子、风扇；冬天：保暖、暖风机；雨天：雨伞
      • 制作指示牌、位置图、流程图，联系停车位
      • 准备好周边宣传材料：如项目、人员、流程介绍
    • 与会者邀请
      • 起草会议通知并下发
        • 跟踪应到人员的情况，注意话术
      • 逐一确认出席情况，确认后制作座位表
        • 着装要求（如党徽），是否开车，有无驾驶员，是否配停车位，现场走位顺序，发言提纲
      • 会前1天和当天提醒出席
        • 提前下发材料，注意话术
    • 设备调试
      • 灯光、音效、网络、投屏、线路隐藏
    • 记者医护
      • 确定名单，特殊需求（如场地、活动区域等）
    • 安保防疫
      • 安保要求及防疫要求
    • 会场筹备
      • 演讲区、宾客区、茶歇区、领导/驾驶员休息区 注水旗、空飘、提示牌，可视频或KT板 提前进行场地清理
    • 礼仪接待
      • 门口接待、颁奖引导、路线引导
• 当天和结束
  • 提前安装、调试、检查、彩排
  • 引导人员在门口引导再见
    • 如有驾驶员，提前告知移动车辆
  • 活动结束后检查复原场地，不要有遗漏
• 请根据实际情况予以增加或删减
• 彩排很重要！