甘特图：最常用的项目控制管理的有效工具

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甘特图：最常用的项目控制管理的有效工具

• 1. 概念含义
  • 1.1. 产生来源
    • 甘特图（Gantt Chart），也称为条状图（Bar chart），由科学管理大师亨利·甘特（Henry Laurence Gantt，1861—1919）于1917年开发，是一种图表系统法，后以他的名字命名。该图表常被用于计划和排序，是将活动与时间相联系的早期尝试之一。在第二次世界大战前夕，甘特图成为计划和控制军事工程与建设项目的重要工具，如今仍是项目管理的常用方法，被社会历史学家视为20世纪最重要的社会发明之一。
  • 1.2. 内在思想
    • 甘特图的内在思想较为简单，它本质上是一条线条图。其中，横轴代表时间，纵轴表示活动（项目） ，线条则用于展示在整个期间内计划和实际的活动完成情况。通过甘特图，人们可以直观地了解任务计划的进行时间，以及实际进展与计划要求的对比情况。
  • 1.3. 主要含义
    • 甘特图包含以下三个方面的含义：
    • 以图形或表格的形式展示活动。
    • 是一种通用的显示进度的方法。
    • 在构造甘特图时，应包含实际日历和持续时间，且进度计算时通常不将周末和节假日计算在内。
• 2. 工具内容
  • 2.1. 主要内容
    • 甘特图由二维坐标构成。在甘特图中，横轴方向表示时间，纵轴方向并列机器设备名称、操作人员和编号等信息。图表内通过线条、数字、文字代号等，来表示计划（实际）所需时间、计划（实际）产量、计划（实际）开工或完工时间等（如图1所示） 。通过观察计划活动线条和实际活动线条，能清晰了解实际活动的进度情况。
  • 2.2. 表示方法
    • 甘特图有两种表示方法（如图2所示）：
    • 一种是用矩形条表示；
    • 另一种是用带三角形的线条表示。其中，任务中的“△”表示计划中的里程碑事件和实际中的里程碑事件，通过不同的图形标识可以更清晰地展示项目进度相关信息。 【图2：甘特图的两种表示方法】展示了甘特图用矩形条和带三角形线条表示任务及进度的两种方式，包括计划任务、实际任务以及里程碑事件在时间轴上的呈现形式。
• 3. 工具应用
  • 甘特图具有简单、醒目和便于编制等特点，在企业管理工作中应用广泛。按反映的内容不同，可分为计划图表、负荷图表、机器闲置图表、人员闲置图表和进度表等五种形式。
  • 3.1. 绘制步骤
    • 绘制甘特图一般遵循以下步骤：
    • 明确项目涉及的各项活动和项目内容，包括项目名称（含顺序）、开始时间、工期、任务类型（依赖/决定性）以及依赖于哪一项任务。
    • 创建甘特图草图，将所有项目按照开始时间、工期标注到甘特图上。
    • 确定项目活动依赖关系及时序进度。使用草图，根据项目类型将项目联系并安排好。这一步骤要确保在计划调整时，各项活动仍能按正确时序进行，即保证所有依赖性活动只能在决定性活动完成后按计划展开，同时避免关键性路径过长（关键性路径由贯穿项目始终的关键性任务决定，它既代表项目最长耗时，也表示完成项目的最短可能时间，且会因单项活动进度变化而改变） 。此外，要合理安排项目资源，避免滥用，对于进度表上不可预知事件要预留适当富裕时间（但富裕时间不适用于关键性任务） 。
    • 计算单项活动任务的工时量。
    • 确定活动任务的执行人员，并根据实际情况适时按需调整工时。
    • 计算整个项目时间，专业性软件可自动完成该项计算工作。
  • 3.2. 注意事项
    • 在使用甘特图时，需要注意以下几点：
    • 甘特图中的实施线应边做边画，与项目实施同步进行。
    • 要清晰区分计划线与实施线。
    • 实施进度要与实际情况相符。
    • 当计划线与实施线存在差异时，需备注说明产生差异的理由。
    • 在品管圈活动步骤中，解析与对策拟定、效果确认与标准化这两个步骤的实施线不可同时并行。
    • 若进度管制落后，要及时追究原因，并采取相应对策。
• 4. 特点作用
  • 4.1. 主要作用
    • 甘特图主要用于项目的计划安排和进度控制。借助甘特图，管理者能便捷地知晓一项任务（项目）剩余的工作内容，并评估工作进度是提前、滞后还是正常进行，是一种理想的项目控制工具。
    • 此外，甘特图基于作业排序目的，能帮助管理者描述对工作中心、超工时工作等资源的使用情况。用于负荷分析时，可展示多个部门、机器或设备的运行和闲置状态，使管理人员了解工作负荷状况，进而做出恰当的调整。同时，甘特图还可用于检查工作完成进度，明确哪些工作如期完成，哪些提前或延期完成。
  • 4.2. 特点
    • 甘特图的特点是将计划和进度安排两种职能相结合。虽然它没有用图形直接表示任务之间的相关性，但着重体现了时间信息的相关性，尤其适用于项目开始后的进度跟踪。通过使用不同颜色标识项目进度，如已完成部分、未完成部分、提前完成或延迟完成部分、剩余时间等，可更直观地展示项目进展情况。
  • 4.3. 优点
    • 图形化概要，作为一种通用技术，易于理解。
    • 适用于中小型项目，一般项目活动不超过30项时使用效果较好。
    • 有专业软件支持，使用者无需担心复杂的计算和分析工作。
    • 其主要优点是可在同一图中对比计划进度与实际进度，能直观呈现项目实际进展情况，有利于进行进度控制。
  • 4.4. 局限性
    • 甘特图仅部分反映项目管理的三重约束（时间、成本和范围） ，主要关注进程管理（时间）方面，对成本和范围的体现不足。
    • 软件存在一定不足。虽然项目管理软件能描绘项目活动的内在关系，但当关系过多时，复杂的线图会增加甘特图的阅读难度。
    • 为避免分散阅读者注意力，最好避免使用栅格。
• 5. 实例分析
  • 5.1. 案例：品质改善计划甘特图
    • 【图3：品质改善计划甘特图】以表格形式展示了品质改善计划中各工作项目预计完成所需月数在时间轴上的分布情况，涵盖确定改善范围、定义计划方案、管理检讨、提供训练、资料分析等多个工作项目。
    • 从图3这个甘特图范例（用于品质改善规划）中可以看出，工作项目3与工作项目4对整个工作计划较为关键，不可耽误，否则会影响整体进度。工作项目5（资料分析）也非常重要，若无法完成，品质改善流程将会受阻。
• 6. 相关工具
  • 6.1. 负荷图
    • 6.1.1. 概念含义
      • 负荷图（Load chart）是一种修改后的甘特图，它与常规甘特图的区别在于，纵轴列出的不是活动，而是整个部门或者某些特定的资源。负荷图主要用于加强生产能力的计划和控制，即对工作中的能力进行规划。例如，当某一工作中心处于超负荷状态时，可采取从低负荷工作中心调配员工、转移在制品存货到低负荷工作中心加工、转移多功能设备等措施来平衡工作负荷。不过，负荷图存在一定局限性，它无法解释生产变动，如意外的机器故障及人工错误导致的返工等情况。
    • 6.1.2. 应用案例
      • 以某出版公司6个责任编辑的负荷图（如图4所示）为例，每个责任编辑负责一定数量书籍的编辑和设计工作。通过查看他们的负荷情况，管理这6个责任编辑的执行编辑可以直观地了解到谁有空闲时间能够编辑其他书目，从而合理安排工作任务。 【图4：某出版公司6名责任编辑负荷图】展示了在一月至七月期间，安妮、利萨、吉姆、莫里埃、富兰克、肯特6位责任编辑的工作负荷分布情况，便于管理者查看人员工作安排是否合理。