导图社区 《零秒工作》读书笔记
如何提高每一项的工作速度?我们即使知道工作的效率和速度很重要,却还是因为工作进度缓慢而痛苦不堪,找不到解决办法,收藏下图带你找到答案!
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读书笔记
作者简介
赤羽雄二,1986-2000年在麦肯锡工作,一个人同时负责7-10个项目;
创办了麦肯锡韩国分公司,推动了很多韩国企业改革;
独立创业,同时参加好几家企业的经营改革,每年举办演讲50次
根据多年经验,提出提高工作速度的基本方法,详细解说“零秒工作术”的具体做法,总结出诸多高效率工作方法,
关于“快”与“早”
“快”
“快”是指推进工作的速度,相当于英语中的“fast”这个单词
“快”就是指在单位时间内的工作效率
就有充分的时间去完成你想要完成的其他工作,或者更应该完成的工作,进一步推动良性循环
“早”
“早”是指清早、早起等时序在先的单词,相当于英语中的“early”这个单词
即使速度相同,如果尽早开始,就能提前规划好工作,避免浪费时间
赶早就能先发制人,做好准备工作,减少时间的浪费,容易形成良性循环
面临的问题
1、为什么工作效率如此低下
众多管理层和部门领导人无法自己作决定和推进工作
部门内外协调后的再次协调
随之而来的庞杂冗繁的资料制作
例如:制作一份企划书
① 需要写什么,要向读者传达什么,明确地把握企划书的整体纲要
② 以顾客需求、竞争状况和业界的动向为基础,写出具有说服力的文章
③ 准确把握公司内部的决策过程,采用有效的、易于接受的表达方式
④ 能够迅速确定内容,迅速地和各工作岗位协调
⑤ 提出超出上司预期的建议
2、工作进展缓慢的原因
无法迅速开始工作
比起速度的问题,“没有迅速着手工作,无法着手工作”才是主要原因
拼尽全力弥补推迟的工作,与一开始就着手工作相比,要多耗费数倍的精力。
只要推迟了一次,只要延后了一次,就会进入恶性循环
无法专注于应该完成的工作
人一旦专注某件事,当然就会无法顾及其他的事
越是认真、越是勤奋的人越是讨厌这样的情况,于是就花费更多的精力来处理这件事
工作一旦得不到及时处理,会陷入恶性循环
工作缺乏计划、不断滞后
优柔寡断、犹豫不决
制作文件和资料的速度慢
在电子邮件上花费大量的时间
会议又多又长
大量的退回与重做
3、速度能够解决 5 个问题
一旦速度提升,就能迅速着手该做的工作
一旦速度提升,头脑就会越来越灵活
一旦速度提升,便能多次运用 PDCA 管理循环
一旦速度提升,便会充满干劲
速度提升之后,才能发挥出实力
4、工作速度能够持续提升
工作中可改进的点是无限的
提升工作速度是一件愉快的事
解决办法
提升工作速度的8个原则
1、首先形成整体印象
2、工作不要过于细致
3、掌握工作的要领
4、形成良性循环
5、对改善方法本身做改善
6、凡事提前
7、凡事要先行一步
8、尽量避免返工
提升思考速度的方法
1、通过“A4纸做笔记”来实现零秒思考
全世界最简单的头脑灵活度训练
“A4 纸做笔记”提升沟通能力
通过“A4 纸做笔记”消除不安和混乱
“A4 纸做笔记”会让头脑更加明晰
2、用于工作中的把握问题和解决问题的能力
3、带来超常工作速度的假设性思考
假设性思考
假设需要经过验证才能接近正确答案
任何人都在做假设性思考
熟悉假设性思考的方法
4、学会零基础思考
高效解决问题的方法就是零基础思考
从根本上来思考应该如何解决问题
有意识地将组织内部的约定俗成的前提条件、制约条件,以及个人的利害关系考虑进去,深人思考原本应该是怎样的状况
时刻牢记“日本人的常识在其他国家可能不是常识”和日本人以外的人群积极接触沟通
“幼稚的”"纯粹过激的"或"无视现状的”思考方式是不可取的。必须深刻理解现状和大胆构想,清晰地规划出理想的成果和达成目标的步骤
1、最初可能会感到不快 2、习惯了之后会很适应 3、只靠自身努力会很困难
5、通过“深入挖掘”探求真相
对什么事都要抱有怀疑的态度
不经过自己的思考便得出结论是非常危险的
“深入挖掘”的要点
提问时,始终保持感谢和敬意
深入挖掘的流程
6、制作工作框架的训练
工作框架要通过会议和讨论才能发挥威力
工作框架的制作需要多加练习
最大限度提升工作速度和效率的技巧
最有效率的收集信息的方法
每天早晚,各花 30 分钟收集信息
利用通勤时间学习英语或读书
笔记本电脑和大屏幕电脑的使用方法
数字信息管理工具、谷歌快讯、邮件杂志
灵活运用 Facebook 和推特的时间线
阅读新闻的时候应当半信半疑,有必要时应当查证
设置搜索结果的显示数量,灵活运用新标签页功能
观看国外的会议视频
参加学习会、研讨会和随后的交流会
经常参加各类展会
如何选择对自己最有益的咨询对象
通过主动演讲收集信息
半年就能见效的超高效英语学习法
短时间内完成制作文件和资料
灵活使用“A4 纸做笔记”法,高质量、快速地完成工作
跟上司确认整体印象,推进工作
制作工作完成概要的方法
盲打和快捷键
将能够反复使用的文件保存在专用文件夹里
频繁地保存文件,避免死机后文件丢失
关掉网络,集中于编写工作
如何高效举行会议
将所有的会议时间减少一半
将会议的次数和出席人数减少到一半
迅速高效地推进会议中的讨论
白板可以让会议的效率提高数倍
掌握了写邮件的技巧,就掌握了时间
收到邮件后必须立刻回信
对于难以开口的邮件内容,也要迅速回复
对于复杂的内容,应当直接沟通
登记 200~300 个用户词汇
将邮件按照类型和日期先后顺序统一保存
邮件也应当保存在范文文件夹里
区别使用邮件发送清单和社交软件
清除沟通上的障碍
认真倾听他人的发言能够更快速地推进工作
将想要传达的信息归纳成 3~4 个重点
应该传达的信息,要直接传达
通过书面形式共享意见一致的内容
“居高临下”的态度是万恶的根源
积极地反馈
避免和某类人打交道