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公文知识汇总
本导图涉及了公文的所有知识，第一页是公文格式规范，第二页是每种公文的特点及写法，包括常用事务文书的写法等，有需要的朋友收藏下图学习吧！
编辑于2021-09-22 18:37:55- 公文格式
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公文
来源
推进党政机关处理工作科学化、制度化、规范化，中共中央办公厅，国务院办公厅联合颁布《党政机关公文处理工作条例》
国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会联合发布了《党政机关公文格式》国家标准
均于2012年7月1日起施行。
含义
广义
公务文书，指各类机关、社会团体、企事业单位的社会合法组织在公务活动中，形成和使用的各类应用文书。
法定公文
按公文的使用范围划分
通用公文
15种党政机关公文
专用公文
专用法定公文，指有关职能机关单位部门使用的具有专业或特定内容、专门用途和规定格式的公文，如外交公文、军事公文、司法公文等
按公文的行文关系划分
上行文
平行文
下行文
按公文的涉密程度和阅读范围划分
绝密公文
含最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害，最高保密期限30年。
机密公文
含重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害，最高保密期限20年。
秘密公文
含一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害，最高保密期限10年。
不涉密公文
普通公文
公布性公文
按公文送达后办理的时限要求划分
特急公文
特急件，指内容与事项特别紧急的公文，其送达与办理的时限，一般不得超过24小时。
优先立即迅速。
加急公文
急件，指内容与事项比较紧急的公文，其送达与办理的时限一般不超过3日
打破常规优先处理
一般公文
平件，其办理时限一般不宜超过15个工作日。
依次传递处理
按公文内容的性质特点和作用划分
指挥性公文
上级领导机关对下级机关或群众发出的，用以领导和指导工作的公文。如命令、决定、批复、下行意见、指示性通知等
规范性公文
要求其下属机构或成员在工作、活动等方面严格遵守的工作准则与行为规范，兼有政策性和规定性的功能。如具有规律性的决定规定性通告等；条例、规定、办法、细则、章程、规则等。
报请性公文
下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。主要有报告，请示，上行意见等
知照性公文
需要有关方面了解或周知的，以及联系与商洽工作，询问与答复问题，通报与交流情况所使用的公文。如公报、公告、通报、知照性决定、事项性通告、事务性通知、函等。
记录性公文
各机关、团体、单位用于记载公务活动，以备查考的公文，如纪要等
按公文的来源划分
发文
本机关（单位）制作并发出的公文。
收文
本机关（单位）收到的来自上级、下级、平级和不相隶属机关单位的公文。
在机关文书工作中，为了加强公文管理，一般由文秘部门或指定专人对机关的外发文件、收来文件和内部文件分别进行登记。
按公文的发送目的和对象来划分
主送件
抄送件
批转件
转发件
按公文的处理要求来划分
办件（需办文件）
阅件（参阅文件）
按公文制发机关的性质划分
党的文件
行政文件
其他组织文件
专用公文
事务文书
不具法定约束力（经法定公文印发并要求执行者例外）
根据其使用范围可分为
通用事务文书
各行业、各单位普遍使用的事务文书，如计划、总结、简报、调查报告、讲话稿、会议记录、大事记、公示、启示等，通常也将社交礼仪文书，如何贺信、慰问信等归入此类。
专用事务文书
行业特有的事务文书，如经济合同、市场调查、查账报告，科研项目申请书等
法律法规型公文
法规的常用文种
条例、规定、办法
规章的常用文种。
规定、办法、章程、规则、守则、制度等
狭义
法定公文，特指法律法规所规定的具有特定（法定）效力和规范体式的公务文书，主要为《条例》所颁定的15种党政机关公文，同时也包括其他类别的法定公文
特点
政治性
公文的基本内容是国家政权机关的指挥意志行动，行动意图、公务往来的系统记录，直接反映国家政权的政治意向和根本利益，公文具有鲜明的政治色彩。
公文是传达党和国家的路线、方针、政策、法令、法规，实施党的领导、实施国家管理的重要工具，其政治性更为突出。
法定性
有法定的作者。
党政机关、企事业单位、社会团体及其负责人（发文机关），机关的负责人，代表他的机关，不是代表个人。
有法定的权威和效力
公文是代表机关发言的，具有制发机关的法定权威。
有法定的制发程序。
时效性
时代性
及时性
效用的期限性
公文一经正式发布，即产生法定效用，但这种效用只在一定时期内存在。
规范性
规范的公文体裁和格式。
《条例》规定了党政机关公文的主要文种和体例
《格式》具体规定了国家行政机关公文格式各项目的区域、大小和方位，这些特定格式是公文严肃性、规范化的重要标志。
作用
领导指导作用。
处理公务作用
最主要
宣传教育作用
凭证依据作用
公文是办理公务的凭证和依据，公文立卷归档后，还具有文献的作用，是今后查考工作研究历史的重要凭证。
最基本
规范言行作用。
稿本
草稿
指供讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始的非正式文稿
不具备正式公文的效用
定稿
也称为签发稿，是指经审阅修改，由机关单位负责人签发或经一定的会议讨论通过正式生效的文稿。
具备正式公文的效用，其内容是制作公文正本的标准依据。
文本
正本
根据定稿按正式格式，印刷的供向外发出使用的正式文本。
格式正规并有印章或签署等表明真实性，权威性有效性的标志。
具备正式公文的效用。
副本
正本副份
与正本在外形上基本没有区别，只在送达对象和使用目的上与正本有所不同
具备正式公文的效用
公文复制本
如抄本、复制本等
不具备正式公文的效用
试行本
有待于接受实践检验后再行修改的文本
试行检验期间剧本正式公文的效用
暂行本
暂时实行的文本
暂行期间具备正式公文的效用
修订本
已发布生效的公文，经时间检验重新又予以修正补充后再发布的文本
具备正式公文的效用，自修订本生效之日起，原文本即行废止
格式规范
用纸幅面采用国际标准a4型（210mmX297mm)，左侧装订，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以做适当调整
公文使用的汉子、数字、外文自负、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。你租自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字
18个格式要素
版头
份号
涉密公文才标
份号是指公文印制份数的顺序号，是将统一文稿印制若干份时每分的顺序编号
一般用6位3号阿拉伯数字，如000013
编排在版心左上角第一行
密级和保密期限
涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密、机密、秘密和保密期限
一般用3号黑体字，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，如秘密🌟1年
顶格编排再版心左上角第二行
紧急程度
紧急公文应当份表标注特急、加急，电报应当份表标准特提、特急、加急、平急
一般用3号黑体字
顶格编排在版心左上角
需同时标注份号、密集和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列
发文机关标志
可以使用发文机关全称或规范化简称加“文件”二字；也可使用发文机关全称或规范化简称
联合行文时，发文机关标志可并用联合发文机关名称，也可单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有‘文件’二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布
一般用小标宋体
发文字号
指党政机关制发公文的编号
由发文机关代字、年份、发文顺序号组成
年份标全称，用六角括号括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位
联合行文时，使用主办机关的发文字号
下行文、平行文的发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处于同一行
必备要素
签发人
上行文应当标注签发人姓名。“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置
“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行两个姓名，回行时与上一行第一个姓名对齐。最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并距红色分割线4mm
主体
标题
由发文机关名称、事由和文种组成
一般用2号小标宋体字。其中数字应使用阿拉伯数字
编排与红色分割线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当适用梯形或菱形
必备要素
主送机关
指公文的主要受理机关，应当适用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称
主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
排列顺序“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”
直接向社会公众发布的公文，如通告、公告等告知性公文，以及一些章程、条例、规定等规范性公文，公文的主送机关没有必要再写
正文
公文首页必须显示正文
一般用3号仿宋体字
编排于主送机关名称下空一行，每个自然段左空二字，回行顶格
文种机构层次序数依次可以“一”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注
主送机关过多由无法用统称时，导致公文首页无法显示正文，则将主送机关移至版记
必备要素
附件说明
是公文附件的顺序号和名称。公文附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。在正文中设计附件内容可加括号注明“见附件”或“附后”
批转、转发、印发、发布类公文，被批转、转发、印发和发布的公文不能按附件处理，在公文主体部分不加“附件说明”，直接另面编排
在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，如“附件：1.xxxxxxx”附件名称后不加标点符号
附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐
发文机关署名
应当用发文机关全称或者规范化简称
成文日期
指会议通过或者发文机关负责人签发的日期，是公文的生效日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。如2021年10月1日
经会议讨论通过的公文，以会议正式通过的日期为准；经发文机关负责人签发的公文，一签发日期为准联合行文的公文，以最后签发的机关负责人签发的日期为准
必备要素
印章
印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是坚定公文真伪罪重要的依据之一
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文夹关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的复发性公文和电宝可以不加盖印章（纪要）
具体格式
加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行以内，即上不压正文，下压年月日——骑年盖月
联合行文时，议案将个发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成为日期，印章这几件排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文或附件说明一行以内
不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文或附件说明下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字——成文日期较短。如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排
加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文或附件说明下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务，签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐，每行只编排一个机关的签发人职务、签名章，签发人职务应当标注全称
签名章一般用红色
附注
附注是对公文印发传达范围等需要说明的事项加以说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围等
附注居左空二字加圆括号编排在成为日期下一行
如（只传达至市级）；（该文件为电子文件）
附件
对正文的补充说明或参考资料
应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订
“附件”二字及附件顺序好用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中片拍在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号
版记
版记中的分割线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度0.35mm），中加你的分隔线用细线（推荐高度0.25mm）。收条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
抄送机关
指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称
印发机关
指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门的，发文机关就是印发机关
印发日起
区别于成文日期
如“2021年10月1日印发”
必备要素
版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行
版心外要素
页码
是公文的顺序号，是表征公文完整性和有效性的重要标志，有利于对公文进行查阅、检索与装订
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm
单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排
必备要素
行文规范
行文方式
越级行文
条件
遇特殊重大的紧急情况
经多次请示直接上级，长期未得到解决的重大问题
上级领导或领导机关交办，并制定越级直接上报的事项
对直接上级机关或领导进行检举、控告
直接上下级机关有争议，二无法解决的重大问题
询问只有直接上级机关的的上级机关才能答复的某些重要问题或事项，且这些问题和事项与直接上级机关没有任何联系的等
上行
逐级行文
多级行文
上行、下行
直达行文
大众传媒
直接行文
行文规则
一般规则
行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性
行文关系根据隶属关系和职权范围确定
一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关
上行文规则
原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级和统计机关，不抄送下级机关
党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府统一或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门
下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报。不得原文转报上级机关
请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项
除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文
受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关
下行文规则
主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关
党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求，需经政府审批的具体事项，经政府统一后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意
党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文
设计多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或撤销
向受双重领导的机关行文可抄送其另一个上级机关。“上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关”
其他行文规则
同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文
属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合in公文
党委、政府的部门依据职权可以相互行文
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文
行文关系
行文方向
语言规范
表达方式
叙述
议论
说明
特点和要求
准确
是公文语言的第一要素、基本特点和本质要求
精选中心词
善用附加语
巧选关联词
慎用模糊语
遇到公文要反映本身就具有模糊特点的事物时，谨慎地使用一些模糊语言，非但不会见底公文的准确性，反而会十分得体地反映客观情况
简明
简洁、明快、浅显易懂
词意要明确
多用基本义
常用缩略语
句式有选择
常用陈述句和祈使句，很少使用描写句、疑问句、感叹句
朴实
语言平易、朴素、实在，要求叙述不花哨，说明要浅显，议论求精当
慎用形容词、修辞语
实话实说，直截了当
庄重
客观地叙述、阐释和评价
使用书面语
使用公文专用语
称谓用语
自称、对称、他称用语
领起用语
常用的有：全会认为、大会审议了、会议强调指出、代表们一致认为、国务院要求、党中央号召等
承起用语
现将情况报告如下
结尾用语
以上意见如无不妥，请批转各地执行；特此通知等
期请用语
请、敬请、恳请、提请、报请、拟请、希、望、希望、切望、热望、盼、切
表态用语
明确表态用语有应、应该、统一、不同意、批准、照此办理、遵照执行、组织实施、贯彻落实等
模糊表态用语有原则同意、原则批准、似应、拟同意、参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理等
征询用语
当否、可否、妥否、是否可行、是否妥当、是否同意、如有不当、如无不当、如有不妥、如果不行、如果可行、意见如何等
处理规范
处理原则
实事求是、准确规范、精简高效、安全保密
公文拟制
交拟
机关或领导人交付起草文稿的任务
拟议
在起草前由有关人员对所要你写的公文的基本思想、主要问题等进行讨论、商议等
起草的准备工作
起草
符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接
一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行
内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼
文种正确，格式规范
深入调查研究充分进行论证，广泛听取意见
公文涉及其他地区或部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致
机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作
审核
公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核
审核重点
行文理由是否充分，行文依据是否准确
内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行
涉及与欧冠地区或者暴怒们职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见
文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字剂量的那位和标点符号等用法是否规范
其他内容是否符合公文起草的有关要求
经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送
签发
公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由授权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发
签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意
联合发文由所有联署机关的负责人会签
公文办理
收文办理
签收
对收到的公文应当那大概逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并著名签收时间
登记
对公文的主要信息和办理情况应当详细记载
初审
对收到的公文应当进行初审
初审重点
是否应当由本机关办理
是否符合行文规则
文种、格式是否符合要求
涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签
是否符合公文起草的其他要求
经初审暴怒符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由
承办（分送）
中心环节
阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕
传阅
根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示就。办理公文传阅应当随时撞我公文去向，不得漏传、误传、延误
方式
设阅文室
此法适用于文件阅读范围较广的单位
以人立户
为每一位领导人设立一个文件夹，将需要阅读的文件夹在一起，呈送阅读
以文立户
把文件按阅读对象的顺苏组织传阅，并填写文件传阅但，每位阅文人阅后均应签字；领导人之间自行横向传阅，容易造成文件的延误和丢失，因此应以秘书人员为轴心，进行直传
送达传阅
由文秘人员将文件送到有关部门组织集体阅读，在传阅时，应避免“横传”
催办
及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办
催办工作有特定的对象，不是所有的公文都需要催办。需要催办的有
上级领导、本机关领导搅拌的事项或需要办复的公文
同级或其他不相隶属机关要求答复与办理的事项
下级机关的请示
会议决议种需要办理落实的重要事项
人大代表的议案和政协委员的提案
重要事故、事件、人物、等专案的处理
人民群众来信来访要求答复与处理的重要事项
依据公文紧急和重要程度划分
跟踪催办
对紧急公文紧随其后督促办理
重点催办
对重要公文应将其放在突出位置重点催促办理
定期催办
对一般公文设定固定的时限（如规定每5天催办一次）按时督促办理
答复
公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位
发文办理
复核
已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审
登记
对符合后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载
印制
公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制
核发
公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发
涉密公文应当通过机要交通、邮政通信、城市机要文件交换站或者收发件机关纪要手法人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输
分发
整理归档
根据有关当饭法律法规以及机关档案管理规定，对需要归档的公文及有关的材料及时收集齐全，经整理后立卷归档。公文立卷工作的根本目的时便于报关和利用
条件
一年内已经办理完毕并具有查考利用价值的文档
两个以上机关联合办理的公文，原件由主板机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程种形成的公文，由其他简直机关归档
清退
将有关办毕的收文按期返归原发文机关或者指定的有关单位
清退范围
绝密公文
有重大错漏的公文
被明令撤销的公文
仅供征求意见或送审的公文
未经本人审阅的领导人的讲话稿
其他由发文机关指定清退的公文等
不需要清退的公文范围
群众上访的文件
过时的文件
仅供领导传阅或审阅的文件
销毁
涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁，不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁
范围
无留存价值的重复文件
所有无价值的公文
特殊情形销毁会泄密产生重大损失
印制公文的校样
一般性公文的草稿
暂存
对既不应立卷归档或庆瑞，又暂不宜销毁的公文，仍需再保留一定时期以备查用
范围
频繁查阅的
具有参考价值的
难以判定存毁的
反映一般情况的公文、报表
立卷归档
把一年内已办毕的具有查考、利用价值的公文，再平时归卷的基础上，加以系统整理，组成一个个案卷，转化成档案保存。公文立卷归档时公文处理工作的最后阶段，也是公文内部运转处理的最后归宿。公文立卷归档既是公文处理工作的重要内容，又是做好档案工作的前提和基础
公文管理
公文管理工作主要保罗：建立公文管理制度、确定密级、复制或汇编管理、撤销和废止、穷退或销毁、移交等。与公文办理种的有关程序相衔接、结合
注意
公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级含有，应当按照所定密级严格管理。绝密公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者接触的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力
复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖腹直肌机关戳记。翻印件应当著名翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。绝密级公文不得翻印
公文的插销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日其失效。涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁
机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文再整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整
其它规范
文字排列规范
从左至右横写、横排。在民族资质地方，可并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）
数字使用规范
按照《出版物上数字用法的规定》
选用阿拉伯数字的情况
计量数字，特别是计量单位以字母表达时
用于编号的数字
已定型的含阿拉伯数字的词语
选用汉字数字的情况
非公历纪年：干支纪年、农历月日、历史朝代几年及其他传统上采用汉字形式的
概数：数字连用表示的概述、含“几”的概数
已定型的含汉字数字的词语：汉语中长期使用已经稳定下来的包含汉字数字形式的词语
选用阿拉伯数字与汉字数字均可的情况
如果表达计量或编号所需要用到的数字个数不多，选择汉字数字还是阿拉伯数字在书写的简洁性和辨识的清洗行两方面没有明显差异时，两种形式均可
如果要突出简洁醒目的表达效果，应使用阿拉伯数字；如果要突出庄重典雅的表达效果，应使用汉字数字
引用规范
公文中人名、地名、数字、引文应准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日
其他办理方式
批办
有关负责人认真阅读分析文件以后，提出处理意见。这是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策活动，规定了对具体问价你的处理办法、程序、具体承办责任、承办原则与要求等，对公文效用的实现具有决定性影响
注意
不得越权屁哦版，严格=控制批办范围，批办意见必须明确、具体、切实可行，采取有效措施监督批办意见的执行结果，批办过程种发现公文涉及的问题时自己确实无法处置的，可将批办改为拟办，实事求是的提出处理意见，提供上级领导顶多，批办意见工整等
拟办
综合办公部门或业务部门的负责人及有关人员你对需要办理的公文提出简易性处理意见的参谋性活动
公文
法定公文
决议
适用于会议讨论通过的重大决策事项
种类
公布性决议
公布某种法规、提案而写作的决议
批准性决议
肯定或否定某种议案的文件
阐述性决议
对某些重大结论的具体内容加以展开阐述的文件
决定
适用于对重大事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项
特点
指挥、决策性
决定一旦发出，即要求所辖单位和部门不折不扣地贯彻执行，或要求谨记、遵从，因而其指挥决策性是非常明显的
约束、规范性
一旦做出，就具有不可更改的确定性，包括发文机关在内，都要同时受其制约
严肃、重要性
种类
指挥性决定
用于对重大事项和行动作出的安排
奖惩性决定
用于表彰某项工作中有关的单位和人员，或处分犯错误的人员
知照性决定
用于机构设置、人事安排、撤销下级机关不适当的决定
更改性决定
用于对下级机关或组织作出的不适当的决定事项予以变更、修改或撤销
写法
标题
通常由发文机关、主要内容及文种组成完全式标题，有时也可以由公文主要内容及文种组成省略式标题。但应注意，采用这种省略式标题通常有一个基本前提，即使用正式公文格式行文，公文首页有明确的发文机关标志
题注
凡会议通过的决定，应采用题注的形式，即再标题下一行标明该决定再什么时间由什么会议通过，并用圆括号括上。公开发布的决定，通常也适用题注形式。有题注的决定，文后不再标注范文机关署名和成文日期
主送机关
决定通常应标注主送机关，但若属于浦发行决定，接受面很广，可以省略主送机关
正文
决定的正文通常由开头、主体、结尾三部分构成
知照性决定、指挥性决定的正文
开头通常由决定的依据，或者决定的目的、决定的原因等构成。主体部分应分条列项地写明决定的具体事项，最后根据需要可与i提出希望或号召，也可以主体部分写完即结束全文，不作专门的结尾
奖惩性决定的正文
概括叙述情况——予以分析，表明理由——要求（学习榜样，吸取教训）
更改性决定的正文
开头直接写明由XX机关或会议决定对某下级单位所作的XX决定做出何种处置，然后陈述根据什么理由对其进行变更、撤销等
变更不适当的决定应说明其变更的具体内容；撤销下级机关不适当的决定事项，所设计的事项及应该怎么处理，亦应给予具体说明，便于下级机关执行
命令
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员
种类
公布令
行政令
嘉奖令
特征
权威性
只有国家主席、全人常及委员长、国务院、国务院总理、国务院各部委、国务院各部部长、国务院各委员会主任、地方人常、县级以上地方人民政府才可以在法定权限内发布命令
强制性
严肃性
限定性
内容仅限于重大事件，一般公务、事件不可用命令
公报
适用于公布重要决定或者重大事项
种类
新闻公报
联合公报
会议公报
统计公报
公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项
特点
发文权利的限制性
高层党政机关（省级以上单位）及其职能部门的范围之内
发布范围的广泛性
题材的重大性
内容和传播方式的新闻性
公告内容都是新近的、群众应知而未知的事项；传播方式一般也有新闻性特征，采用报刊上公开刊登、大众传媒方式
通告
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项
如修路、停水、网吧停业等
特征
广泛性
行文主体广
行文内容广
行文对象广
制约性
较强的强制性和约束力
规定性
专业性
通告的内容多涉及公安、交通、邮电、税务、市政建设、工商管理等方面的公务活动，带有专门性质，行文中常使用一些行业术语
通俗性
通告的适用单位十分广泛，内容有涉及到各行各业、千家万户。因此，通告的内容需要”周知“时，就要考虑到不同对象的阅读理解能力，适用明确、通俗、易懂的语言，以达到行文的目的
种类
根据内容、作用的不同
规定性通告
事项性通告
周知性通告
主要适用于一些专门性部门或单位公布具体的事务。如工商执照年审、机动车验照、停水、停电、因道路维修等原因调整车辆同行路径、单位更名等
写法
标题
完全式标题
发文机关加文种
仅用文种即”通告“二字作为标题（这种标题主要是在大众传媒上公布时适用，不宜用于张贴）
通常不标注主送机关，不鸟啼之下直接排布正文
正文
通告缘由
写明发布原因、目的和依据，然后以”特通告如下“等程式化语句过渡。内容简单的事项性通告可不用过度语
通告事项
写明需要告知的事项，包括具体规定、执行要求即执行的时限；是否分条或分段表达，可根据内容多少而定
结束语
通告的事项结束后一般另起一行用”特此通告“或”此告“等语句结束全文。又是也可省略结束语
对比
发文机关不同
公告
公告一般只由国家权力机关、行政领导机关、经授权的国家机关职能部门和法律规定的有关单位发布，其他机关、团体、单位无权发布
通告
通告的制发单位具有广泛性，各级国家机关、社会团体和企事业单位均可制发
内容特点不同
公告
公告宣布的是重要事项或者法定事项，而且其内容大都是已经发生或确定的，是事后告知，因而具有重大性和很强的告知性
通告
通告涉及的事项有大有小，且多用于事前制定某些规定与要求，让有关方面和广大公众遵照执行或知晓，因而具有预设性和很强的制约性
适用范围不同
公告
公告的知晓范围跟为广泛，是面向国内外的
通告
通告的知晓范围相对窄小，限制在国内一定范围内，甚至限于某些单位和场所
发布方式不同
公告
公告一般是通过大众传媒发布，不公开张贴
通告
通告的发布方式则比较灵活，既可以由大众传媒发布，也可以公开张贴
意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法
特点
行文方向的多向性
作用的多样性
作者的广泛性
种类
按照行文的方向
上行
下行
平行
按照内容与作用
请批性意见
用于下级某些职能部门，就职权范围内涉及到的一些重大问题向上级机关提出意见，阐明自己的观点和意见，请求上级机关做出处理或给予答复
指示性意见
用于就下级机关工作中的某些重要问题做出指示，是下级机关做好工作、来开展某项活动的重要依据
建议性意见
用于对某些重要问题提出自己的看法和处理办法。这种意见可共上级机关再决策时作参考，也可以为同级机关或不相隶属机关再处理某些重要问题时作参考，还可以在下级机关处理某些问题时起参照作用
写法
标题
一般采用完全式标题，也可以采用省略发文机关名称的省略式标题
如果意见内容过多，可在文中名称前加上“几点”或“若干”等文字
主送机关
应标注主送机关名称
正文
通常由开头、主体和结语三部分组成
开头
意见的目的、依据i、意义、原因
主体
具体意见的部分
如果内容较多，应采用分条列项的结构进行表述
通常在开头和主体之间用“现提出以下意见”作为过渡
结语
“以上意见如无不妥，请批转有关部门执行”“以上意见，请予考虑”“以上意见，仅供参考”等结语，也可以正文完结就结束全文，不用结语
注意事项
文种选用正确
表达用语得体
指示性意见应用严肃、肯定的，略带指令式的语气和相关的词语表达
建议性意见应用平和、中肯、商量式的语气及相应的词语表达请批性意见虽然式写给上级的，但行文的目的式请上级有关单位或部门贯彻执行，因此除表达请求批转意图外，具体意见部分不能用祈请性语气
通知
适用于发布、传达要求夏季机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公布公文
通知属于下行问，但少数通知在特定情况下可平行发送
特点
通知适用于发布：自己写的
传达要求下级机关执行：让下级执行，指示下级工作
有关单位周知或执行的事项：有些事用通知告诉、交流情况、传递信息
批转：下级给的，再批再转
转发：上级、平级、不相隶属给的，直接转发
特征
适用范围广
应用内容广泛：大到重大活动安排，小到日常事务
适用单位广泛：各级各类机关、社会团体、企事业单位
受文或传达对象广泛：下级机关、不相隶属的机关单位、广大人民群众
使用频率高
其使用率在机关公文种最高，约占收发公文的一半
种类较多
通知可以容纳各方面的内容，可以说式种类最多的一种公文
时效性强
办理期限
通知中要求办理的事情，一般都有贯彻执行的时限要求，受问单位应在规定的时间内完成
有效期限
通知的有效期限式比较段的，如会议通知，一俟会议结束，通知的效用就会自然消失
种类
按内容和作用划分
规定性通知
是上级机关对某一事项做出具体或原则规定时适用的。当发文内容含有一定的“指示”意味，但又不宜使用其他下行文（如决定）时可采用这种通知
布置性通知
布置性通知时用来布置工作、安排活动或某些事项的通知。由于这种通知通常用于布置开展某项工作，安排工作中的具体事务等，也叫工作通知。这种通知除布置重要工作的外，可在得到本机关授权的情况下，由其办公厅（室）或职能部门向下级机关发送
告知性通知
亦称知照性通知、事务性通知。这是向下级机关或有关单位、部门告知某些事项的通知
内容广泛，机构、人事调整，启用、作废公章，机关单位隶属关系变更，名称变更，迁址办公，变更电话号码等，都可以适用这种通知
仍是下行问，但目前还常见平行发送
批转性通知
是上级机关批转下级机关来文时时使用的一种通知。批转性通知批转的内容，可以时机关公文，也可以是规章、规划、方案等
转发性通知
是用于转发上级机关、统计机关和不相隶属机关的文件时适用的通知，其转发的文件可以是机关公文，也可以时其他种类的文书
注意
此类通知正文后不必标注“附件”说明
公文种被转发批转的公文不添加书名号
为避免标题出现“关于的关于”“通知的通知”，可将“批转”“转发”钱买你的介词“关于”省略，也可以另拟摘要，不出现被转发文件名称，只标明其文号
发布性通知
用来发布（印发）法规、规章，也可用于发布（印发）其他文书，如领导重要讲话、规划、方案及审定事项等。这类通知所发布（印发）的法规规章及方案等，是由本机关指定或授权制定的
通知标题种的发布此，高层行政机关多用“发布”，党的组织通常用“印发”，其他矩管单位均宜用“印发”
会议通知
抓门用于通知召开会议的有关事项。重大或重要会议的通知由上级机关向下级机关发出，一般性通知多授权由机关办公厅（室）发送
任免通知
任免、聘用干部时使用的通知
写法
标题
一般应适用完全式标题，有的通知也可以省略发文机关和事由，但文种必不可少
批转性、转发行通知标题中，“批转”“转发”词语前不加“关于”二字；其他通知的事由之前，应加介词“关于”
主送机关
应标注主送机关。经批准在传媒上登载或播发的通知可省略此项
正文
统一的模式都有“凭”“事”“断”三层内涵
规定性、布置性和会议通知
由发文缘由(目的、根据等)、通知事项和执行要求，事项与要求一般应分条列项写出
告知性、批转性、转发性、发布性通知
正文内容一般比较少，多为独段式结构，只需说明告知的事项，或批转、转发和发布的文件名称和贯彻执行要求即可（若被批转转发的时公文，还应砸死被转公文的标题后标明发文字号并外加圆括号）。若有的通知贯彻执行的要求内容较多，也可采用分段式或条列式写作
任免通知
正文的内容比较的单一，只需写明任免根据和任免事项即可。
结尾
正文的结尾比较灵活，可以用执行要求结尾，也可在事项结束后另起亿行用”特此通知“结尾
通报
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况
特点
典型性
及时性
教育性
种类
根据内容与作用的不同
表彰性通报
批评性通报
情况通报
主要用于传达重要精神和告知重要情况
写法
标题
一般采用完全式标题，也可以采用省略发文机关名称的省略式标题
主送机关
通报一般应标注主送机关，浦发行或公开发布（含张贴）的通报通常予以省略
正文
表彰性通报和批评性通报的结构大体相同，即一般由四个层次构成，情况概述——分析原因、熊志、意义或教训——写明表彰或处理的决定、办法或措施——提出希望、号召或要求
情况通报的正文主要由两个层次构成：介绍通报的信息情况——要求
通报是一种有叙述有一轮的公文。要特别注意分析。要按照党和国家的仿真政策和有关规定，坚持实事求是，就事论理，防止妄加一轮。在表彰和批评种对被表彰这不无限拔高，对批评者不无限上纲；在情况分析种既看到不利的方面，也看到有利的方面。行文种注意把握分寸，言语得体
报告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问
特点
综合性
报告在所有公文种，时综合性最强的一种公文。报告所反映的情况有是时多方面的，行文内容较为丰富，涉及的工作面较广，篇幅也较长。这与其他公文多要求的内容集中、一文一事不同
事后性
单向性
不需要上级机关皮肤
陈述性
在表达方式上，报告是以陈述性写法为主的
种类
按性质
综合性报告
专题性报告
按内容
汇报工作的报告
报告种应用最广泛的一种形式。它可以是，某一时期某项工作的专题性报告，也可以是反映前一段时期内全面工作的综合性报告
反映情况的报告
这种报告一般是集中反映实际工作种的某一情况或某一问题的专题性报告
适用范围
对发生重大试过、事件或工作中的失误进行反省检查并总结经验教训
用于对工作中出现的新情况和新问题的反映，以便上级有关部门了解和掌握
回复性报告
是对上级机关的查询、提问等做出回复，或对执行上级机关某项指示意见的结果按要求进行汇报时适用的报告
报送文件的报告
这种报告的目的在于报送有关文件，其正文内容十分简短，又是只需用一、两句话表达清楚行文目的即可。所报送的文件，应作为该报告的正件与其装订在一起
写法
标题
应采用完全式标题，以示礼貌和庄重。也可以适用省略发文机关的标题
主送机关
报告应标注主送机关。原则上住山洞一个上级机关（直接上级），可根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，但不抄送下级机关
正文
报告缘由
简要说明行文的原因、目的或根据，有时还要简介开展工作或出现某种请开给你的北京。一般要用”现将有关情况报告于后“等过渡语据引出下文
报告事项
行文的主体
报告结语
根据情况或用一小段文字交代有关未尽事宜，或用公文专用语如”特此报告“等结尾。报送文件的报告，其正文的写作比较简单，往往只用一句话，吧行文原因、事项和结尾的内容都包含进去
请示
适用于向上级机关请求指示、批准
特点
祈请性
期复性
单一性
必须一文一事，其主送机关也只能写一个
使用范围
涉及方针政策等方面的重大问题，必须请示上级机关予以明确具体的指示
工作中遇到新情况、新问题，无章可循，需请示上级给予明确指示
遇到无法解决的具体困难，如人力、物力、财力等方面的问题，请求上级帮助解决
因本单位特殊请开给你，无法执行上级有关指示、规定，需要请求上即准其变通处理
下级机关对现行方针政策法规等有疑问需要上级予以解释说明
本单位在某些重要问题上有意见分歧，需要上级评判、裁决等
种类
按内容和作用
请求审批事项的请示
这是本机关、单位对无权决定的诸如编制、机构、外事活动、换届改选等重大问题提请上级机关、单位审核、批准时使用
请求给予帮助的请示
下级机关遇到难于解决的具体问题、困难，请求上级机关在人、财、物等方面给予具体帮助时，可用
请求给予指示的请示
用于向上级机关要政策、要办法，给予明确指示以释疑解惑
写法
标题
应使用完全式标题，也可省略发文机关名称
在表述主要内容时，一般只宜用一个动词，且注意不要使用”请求“”申请“之类词语，避免与文种”请示“在语意上重复
主送机关
应标注主送机关，且致谢一个主送机关（直接上级机关）。可根据需要同时抄送相关上级机关，但不得抄送下级机关
正文
请示缘由
请示事项
请示结语
请示批准可用”如不不妥，请批准“”当否，请批复“”请予审批“等语；请求指示可用”请指示“等语。另起一行
区别
行文目的
请示
需求皮肤
报告
不需求皮肤
行文内容
请示
需上级明确指示或批准的事项，一文一事
报告
着眼于汇报或反映情况，既可一文一事，亦可一文数事
行文时间
请示
须在事前行文
报告
主要是事后行文，也可根据情况在事中、事前行文（汇报工作进展情况或开展工作、活动的打算等）
主送机关
请示
只能由一个
报告
一般一个吗，，特殊情况下（如受两个上级机关双重领导）可主送两个上级机关（通常式在两个上级机关名称之间加”并报“二字）
批复
适用于答复下级机关请示事项
特点
单一性
在内容上，批复只针对下级机关所请示的事项作出回答
以”批复“形式下发的公文，一般只向发出请示的机关行文，不涉及其他单位。如需要扩大发送范围，应当只局限于与该皮肤所涉及内容有关的机关或单位。这种情况，又是也可用”批转“的形式行文
指示性
皮肤是对下级机关请示十四昂的答复，必须在行文中标明同意或不同意的态度，又是还要提出处理问题的意见和办法。上级机关的这些态度、意见和办法，具有明确的指示性，接受皮肤的下级机关必须遵照执行
时限性
由于下级机关的请示往往是亟待解决的困难或问题，因此要求上级机关的皮肤也必须及时，不能拖延
被动性
皮肤是被动性的行文。这是因为有请示才有批复
写法
标题
多采用完全式标题，又是也可采用省略发文机关名称的标题。与其他文种标题不同的时，批复标题的事由部分较长。其是有部分的写作护照要有
一般公文标题的写作形式
批复意见+批复内容
批复意见+批复内容+批复对象
主送机关
应标注主送机关，批复的主送机关就是i请示的发文机关
正文
批复引据
通常按先后顺序引述下级机关请示标题和发文字号，后缀”收悉“等标明收到并已阅知的词语，作为批复的起因和根据，然后以”现就XX事项批复如下“或”现批复如下“等过度语句引出下文。内容简单的批复，可不设过渡语
批复内容
如果完全同意请示的事项，只需把同意的意思表达出来即可
如果完全不同意请示的事项，则应将在否定性意见后写明理由
如果有的同意有的不同意，则应视情况分别阐明理由
结束语
注意
为了使请示是强得到上级机关正式行文答复，在写作请示时，宜避免使用”请批示“之类的词语作为结束语
与批示的区别
批复
是党政公文文种，是答复下级机关请示时专用的下行公文
批示
不是法定公文文种，而是机关领导人对下级机关来文（含请示、报告等和其他事务文书或材料）所批注的处理意见。本身并不形成文件下发了，只是作为机关有关人员起草文件的依据
议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项
只能再大会或者委员会期间提出，并受截止时间限制，超过议案规定的截止时间，只能作为“建议”处理
函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。。
特点
平行性
商洽性
简易性
一般来说函所设计的事项都比较的那一，文字简短，行文也简明、直白。同时，函多用特定的”信函格式“，制发相对简便灵活
种类
按内容和作用
商洽函
用于不相隶属机关之间商洽、沟通、协调工作。如商调人员、洽谈业务、联系学习、请求帮助支援等
请批函
向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项时使用的
询问函
不相隶属机关之间询问、了解有关问题时使用
答复函
不相隶属机关来函提出的询问或请求批准的事项，在职权范围内给予答复的函
下级机关在答复上级机关的询问时，应用”回复性报告“，而不能用答复函
对其他机关、单位的商洽、询问性来函，要及时认真作答。对请求批准的来要要视同”请示“，在规定的时限内给予复函
写法
标题
一般采用完全式标题，即发函机关名称+事由（联系事项）+文种
在文种之前（或”关于“之后），商洽函一般应具体写明”商洽“”商调“”上请“等；请求批准函宜写明”请求“等；答复函一般应当写”复函“，又是也可携程”XX复XX关于XXXXXX的函“的形式；其他函种则不必另加其他词语来表达
主送机关
应标注主送机关。因为时公文，不应像其他普i同信函的成为那样加敬语
正文
致函缘由
阐明行函的原因、目的或依据
商洽、请求批准要写明为什么提出商洽、请求批准和询问
答复函则应现写明来函（名称及文号）已收悉，然后写明答复的依据
致函事项
阐明商洽、请求批准、询问二具体事项和发福的具体意见。是想内容少的，可与缘由在同一段写出；事项内容多的，可以单独一段表达，或采用分条列项的方式撰写
致函结语
函的结束语时对对方的要求，同时也含有礼仪部分成分。其写作可根据函的种类和性函的实际内容而定。常见的商洽函询问含的结束语有”特此函商（询），敬请函复“”请即函复“”盼复“”望函告“等；请求批准函多用”以上请求，望批准“”请审查批准“等；答复函多用”特此函复“”专此函告“”此复“等
函的结束语通常提行另写，有的函在行文过程中已经表达了相关的意思，可不用结束语
纪要
适用于记载会议主要情况和议定事项
特点
纪实性
纪要是会议成果客观、准确和全面的反映。会议纪要如实地反映会议的基本情况、会议的议定事项，也概略地反映会议存在的分歧和问题，因而具有很强的纪实性
概括性
纪要对会议情况的反映，是在会议原始材料的基础上，经过概括、整理、提炼和加工而成的，因而具有很强的概括性
指导性
纪要所记载、传达的会议情况和议定事项，是与会者一致同意的意见和看法，这些意见和看法往往是一些重要问题的解决措施和办法，并要求与会单位进行传达贯彻，因而其对实际工作的指导性是十分突出的
特定格式
发文机关与文种结合，标注为套红的”XXXXXX纪要“；其下剧中标注纪要编号，通常为”第X号（期）“，编号的作用等同于发文字号；既要编号下方，红色间隔线之上靠左空一字标注制发机关名称，靠右空一字标注印发时间。红色间隔线下排布正文。正文结束后，在其下（或附件说明下）空一行位置，依次、分行编排”出席“”请假“”列席“名单
行文
一般不向其他机关、单位发松平，只发向本机关领导人、直属部门和下级机关、单位 。发文范围在抄送栏中以”发“”送“等字样后面加冒号标明。需报送上级机关的会议纪要，应以报告的形式向上报送，报告标题可为《关于呈送<XXXXXXX纪要>的报告》
种类
决策性纪要
决策性纪要是记载、传达决策性会议成果的纪要。和决策性会议是机关、单位的领导层决定本机关、本单位大政方针，研究部署工作的会与i。其制发程序与其他公文一样
协调性纪要
记载、传达协调性会议成果的纪要。通常是由领导机关主持召开的多部门协调会——制发程序同决策性纪要；有时是由某项工作的主板或牵头单位着急有关各方就如歌做好该项工作进行协商、讨论的会议——通常应经与会人员审阅同意，主办（牵头）单位负责人签发，再发送各有关单位
研讨性纪要
是研讨会、座谈会等会议的假药，主要记录和传达工作性质和学术与性质的研讨会情况，其制发程序大体同协调性纪要
写法
标题
通常由会议名称+文种构成
为了突出每次会议的不同内容，体长拟制能体现会议具体内容的标题，即写成会议内容+会议名称+文种的形式
研讨性会议纪要，可使用正副标题，正标题提示会议主体，副标题写明会议内容和文种
纪要不标注主送机关，也不加盖印章
正文
会议概况
决策性、研讨性会议纪要一般应再正文的开头写明会议名称、时间、地点、参加人、列席人、’主持人、会期、主要议题、议程、会议指导思想及主要成果、基本嫩评价等内容；协调性会议纪要的开头主要写明会议的目的和任务，以引起下文
议定事项
研讨性会议纪要在这一部分主要写研讨情况，可用”会议讨论了“引出研讨内容，用”与会代表一致认为“”会议指出“等语句引出会议取得的共识及成果，用”XX指出“等语句引出个人发言概要，反映会议学术讨论的自由风气
结束语
一般的纪要可以不用结束语，一定事项写完正文就结束；有的纪要需要提出希望、要求，可用希望、要求作为结束语
与会议记录的区别
性质不同
纪要
法定公文
会议记录
是机关单位内部用于记录会议发言和会议情况的事务文书
内容侧重点不同
纪要
侧重记载的是会议上达成的一致认识，是会议内容的重点反映
会议记录
是会议发言和相关情况的原始记录，基本上是有言必录
外在格式不同
纪要
比较统一、固定的公文格式
会议记录
没有统一、固定的格式，以什么样的模式做会议记录，一般由机关单位自定
发布方式不同
纪要
按公文程序制发
会议记录
仅作为机关、单位的资料保存，不对外发布
事务文书
会议记录
作用
凭据作用
素材作用
文献作用
写法
会议的组织情况
标题
召集会议的部门
开会时间
开会地点
出席人
人数不多的会议要把出席人的姓名全部写上
列席人
不属于本次会议的正式成员，但与会议有关的各方面人员，要写清楚单位名称和姓名
缺席人
重要且人数不多的会议，特别时由需要共同决定或者票决通过的事项的，要写清楚缺席人的姓名，有的还要注明缺席原因；人数多的会议可只记明缺席人数
主持人
写出姓名，一般还应写上职务
记录人
会议的内容
会议上的报告、发言及决议事项都是会议记录的内容。记录时应写上发言人的姓名和发言人的内容，记录这些内容一般由两种记录方法：一种时简要的记录；一种时详细的记录。除重要的会议，对与会者每个人的发言要全部作详细记录外，一般性的会议有详有略。如果讨论的时关键性问题，特别是意见不一致，一定要详细记录下来；如果大家的看法比较一致，可以抓住每个发言人的中心、要点，简要地记录下来。会上如果有需要决议的事项，要记清表决的情况
会议结束，记录完毕，要另起一行空两格写“散会”二字。如果中途休会，，亦须注明“休会”
会议记录，一般应在记录末尾的右下方由主持人和记录人签上自己的姓名，以示负责
做好会议记录应注意的问题
要记得全面
要记得准确
要记得详尽
简报
是各类机关、社会团体和企事业单位等组织内部编发，用来反映轻盔昂、沟通信息、交流经验的一种简要报道，是一种信息性文书。简报是一种内部刊物，又指该刊物上登载的单篇文章，兼有向上级反映情况和向所属单位、兄弟单位通报情况的作用。但简报不是法定公文，对上不能取代“报告”等法定公文文种，对下不能替代“通知”“决定”等法定公文文种
作用
反映情况
指导工作
互通信息
特点
反映快
类似新闻种的“快讯”，可以迅速及时地反映情况，传递信息
篇幅短
简报是简明扼要的情况报道，题材单一，内容集中，篇幅简短
信息量大
简报着重报道新进发生的有意义的事实，力求反映新情况、新经验、新问题、新风尚，在内容上要突出新意，而且要求真实准确
种类
按时间
长期简报
短期简报
按用途
汇报性简报
总结性简报
报道性简报
动态性简报
介绍性简报
按内容
工作简报
主要反映工作的开展以及完成情况，总结经验教训，表扬现金，批评错误，指导工作
动态简报
主要反映工作动态和思想动态，及时反映工作种的新事物、新成绩、新问题、新建议等；反映不同类型的人对国内外重大时间、党和国家新重大方针、政策的认识、态度以及思想苗头、倾向，为领导机关提供最新的社情、民情
会议简报
主要反映重要会议的基本嫩情况、会议进程、重要报告、讨论内容、通过决议，与会人员的发言、活动等事项，以及达到及时沟通的情况，传递信息，开好会议的目的
写法
简报的格式与撰写
报头
排再简报的第一页上方，约占全页1/3的面积
组成要素
简报名称
位置在报头中间，字体较大，通常要套红
简报期号
一般放再简报名称下面并居中排列。若是增刊或专刊，则在期号下写“增刊”或“XX专刊”
编发单位
在期号下左侧的横线上，写编发单位的全程或规范化简称
印发日期
在期号右下侧的横线上，写印发简报的年月日
必备要素
提醒事项
在简报名称左上侧，用六角括号标明“机密”“秘密”或“内部刊物”或“注意保存”等字样
分隔线
用红色间隔线将报头与报体分开，以示区别
报体
标题
生动形象、简明醒目、揭示主题
写法
直述式
提问式
比拟式
补充式
以主标题概括简报的主旨和主要试试，以副标题补充说明主标题的内容，写在主标题的下方。有时还用眉标题，写在主标题之上，主要交代北京，渲染气氛，引出主标题
正文
导语
简报开头的一段话，说明全文的主旨和主要内容，点名何事何时何地及原因结果等
写法
概述式
提问式
描述式
结论式
主体
承接导语，用较多的有说服力的典型材料，把导语中概括出来的观点和内容具体化
表现方法
按时间顺序
按空间顺序
按问题的性质分条列项
按逻辑规律
结束语
用一句话或一小段文字，或照应全文，强调主旨；或指明事件发展趋势，明确方向；或言尽意远，发人深思。如果简报的内容单一、篇幅短小，且在主体已表达清楚，也可以不写结语
报尾
在正文的下面，划两条平行横线，在这两条线内标注发送范围、对象。末行注明本期印发份数，以备查考
注意问题
紧跟形式，反映中心工作
材料典型，真实可靠
反映快捷，编发及时
计划
各类机关、社会团体、企事业单位或个人对一定时期内即将开展的工作或活动所作的预想性的部署和安排的事务文书。别称：纲要、规划、方案、打算、设想、打算、安排、工作要点等
规划和纲要式比较全面的、长远的发展性计划
计划和方案式通常使用的计划文种，相对于计划，方案显得更具体，更具有操作性
设想和打算式一种初步的、预备性的某些想法，式还未成熟的计划
安排和要点，式较为具体而相对简略的计划，有时指示作粗线条似的列述
必备要素
目标
措施
步骤
分类
按性质
综合性计划
国民经济计划、全年工作计划、高等教育计划
专题性计划
学习计划、生产计划、基建计划
按范围
国家计划
系统计划
地区计划
部门计划
科室计划
个人计划
按内容
工作计划
生产计划
军事计划
维修计划
按效力
指令性计划
指导性计划
按时间
长期计划
五年计划、三年计划
近期计划
年度计划
临时性计划
承包任务计划
按书写形式划分
子主题
作用
增强行动自觉性，减少盲目性
是督促和检查行动执行情况的客观依据
制定原则
要调查研究
要切实可行
要具体明确
要简明陈述
写法
机关、团体和事业单位多采用条文式，有以下两种
简单列条
分部分叙述加列条
企业特别是生产、经营单位多采用表格式或条纹表格结合式
通常要素
标题
一般由制定计划的单位名称、计划时限、计划性质组成
有时，制定计划的单位、时限可以省略（不能省略内容类别和文种名称）
计划还不成熟，需要试行后修改或还未经会议讨论通过，则要在标题后注明“征求意见稿”“草案”“供讨论用”等字样
个人计划，名字不写早标题中，而在正文右下角具名
正文
从第二行空两格写
必备要素
前言
全文的导语，也是制定计划的指导思想和基本情况，要简明扼要第说明制定计划的依据，上级的要求，介个本单位实际，确定今后的任务
主体
明确提出目标任务、具体指标和具体要求，提出工作步骤与措施、分工、完成时间及必要的注意事项等。这是计划的中心部分
结语
落款
制定计划的单位和日期。如有附加材料可仿照公文，写上“附件”“附表”等，附后与计划文本一起装订
总结
式各类局机关、企事业单位、社会团体或个人对前一阶段的工作、学习或思想情况进行回顾、检查、分析、研究、评价并作出书面结论的一种文书
作用
深化人们对客观事物规律性的认识
加强工作指导的有效性
促进经验、信息的交流
特点
真实性
理论性
目的性
总结的根本目的就在于指导今后的实践
分类
按内容
工作总结
生产总结
学习总结
思想总结
按时间
定期性总结
年度总结
季度总结
月度总结
以工作周期为阶段的总结
按范围
全面总结、专题总结
地区总结、单位总结、部门总结、个人总结
按功能
汇报性总结
综合性的工作总结
专题性的工作总结
经验性总结
综合性经验总结
专题性经验总结
写法
通常要素
标题
陈述式标题
单位名称、时间、事由、文种组成
论断式标题
由正副两个不鸟啼组成。正标题概括总结内容和基本观点，副标题标明的那位名称、内容范围、时间和文种
概括式标题
根据内容概括出题目
正文
通常要素
前言
概括基本情况
主体
主要的成绩和收获
主要经验体会
总结的重心
存在的问题和教训
机构形式
惯用式
按情况——成绩——经验——问题——打算的顺序分部分叙述，或按事项——做法——效果——体会的顺序。这种写法适用于一般的综合性总结
条文式
按总结的内容按性质和主次轻重逐条排列
标题式
围绕一个主体按照逻辑顺序，将正文分成若凡部分，分别概括出每部分的小标题
比较式
立标准对照比较
先立标准对照检查，发现问题，提出改进意见，一般用于工作检查性总结
纵横比较
通过时间活动的纵向比较，或者与同行业、相类似的的那位进行横向比较
贯通式
围绕总结的主体，按照时间推移或事态发展的顺序展开，以叙为主，夹叙夹议，总结出是为u发展的全过程
结语
包含两层意思：今后努力的方向，在总结经验教训的基础上，明确工作前进的方向，提出新的目标和任务；针对问题和教训，提出改进措施和新的设想
落款
包括书名和日期。单位总结的书名，一般写于标题中和标题下，也有的随另文发送，总结上不署名。个人总结的书名，一般都写在正文的右下方
注意事项
明确目的和指导思想
坚持实事求是的思想路线
观点与材料统一，写出由特色的新经验
语言准确简明生动
述职报告
是任职者向上级部门和本单位群众所作的任现职以来履行职责情况的汇报性文书
种类
任职这代表机关或者某一暴怒们的述职报告
任职者个人的述职报告
特点
内容必须真是具体
内容真是是述职报告生命力之所在
内容必须全面又有所侧重
述职报告的重点是征集部分，对重点问题的决策，重点问题的解决和重点难点的突破，重点项目的经济效益，重点事情的处理和重点人的思想工作等
认识必须深刻
语言必须朴实
写法
通常要素
标题
以文中名称为标题
直接用“述职报告”为i标题
要旨概括式标题
根据述职报告的主要内容提来拿出依据能够概括期中心内容德军孙来作标题，而“述职报告”则之作副标题，例如“忠于职守——我的述职报告”
称谓
必备要素
正文
导言
大致概括
履职与成绩
核心
不足与教训
今后打算与意见
署名与日期
调查报告
是根据调查研究成果所撰写的反映客观事物面貌、本质与规律的应用文书
调查是前提，研究生i关键，报告是结果
作用
提供决策依据
交流工作经验
开发深层信息
特点
强烈的针对性
反映问题的客观性
真实性是调查报告的生命
对面上工作的指导性
指导全面工作
种类
根据调查内容和反映问题的性质
社会情况调查报告
典型经验调查报告
揭露问题调查报告
新生事物调查报告
考察史实调查报告
根据调查范围
综合性调查报告
专题性调查报告
根据发挥效用
研究型调查报告
新闻性调查报告
事务性调查报告
写法
通常要素
标题
说明式
直接点名调查的地点、对象、内容等
提问式
正副标题式
前言
调查报告的引语、导语
简介情况
点名主题
说明意图
提出疑问
主体
调查报告的主干和核心
纵式结构
按事物反战的顺序和人么你对事务的认识过程建构文章框架与组织材料
横式结构
分头叙述并列的若干问题或同一问题的若干方面的结构
综合式结构
纵横结构穿插配合
结尾
深化主题；展望未来；提出建议
落款
可置于正文之后的右下方或标题下；如需注明日期，则卸载正文右下方
注意问题
深入调查，详尽占有一手材料
前提
研究材料，提炼观点
研究是关键
合理布局，有叙有议
议出结论才是目的
规章制度
常见的有规定、办法、章程、制度、细则、守则、公约等
规章制度指定后，须经法定程序公布后方能生效
特点
约束性
条款性
严密性
种类
规范性规章制度
公约性规章制度
写法
通常要素
标题
单位名称(可省)+内容范围(可省)+文种；若其试行或暂行，需加上“试行”或“暂行”
题注
标题之下，用圆括号注明发布日期、发布机关名称和发布文种；有的注明通过该规章的会议名称和时间、批准文号和时间等
正文
章条式
条列式
贺词
书信形式的叫“贺信”，电报形式的叫“贺电”
特点
祝贺性
电信性
写法
标题
一般写“贺信”“贺电”
称谓
标题之下居左顶个，书写受祝贺的对象名称+敬词
正文
开头
祝贺事由，表达祝贺愿望
主体
贺信贺电的主要内容
结语
祝愿、鼓励、希望
署名和日期
文末右下方写祝贺者的名字和时间
感谢信
表达感谢和表扬，可寄送对方，也可张贴或在大众传媒上发表
写法
通常要素
标题
首页顶部居中“感谢信”或“致XXX的感谢信”
称谓
标题之下剧作顶格写被感谢的对象的名称+敬词
正文
为何事感谢
交代时间地点人物时间原因结果
重点突出对方的关怀、支持、帮助所产生的客观效果
赞扬对方的难能可贵之处以及所产生的影响，并表达感谢和向对方学习的态度和决心
结束语
一般写“此致敬礼”
署名和日期
右下方写明单位名称（加盖印章）或个人姓名，在署名下一行写发信的年月日
注意问题
叙事简明
情真意挚
评价恰切
慰问信
表达慰问和鼓励，可寄送对方，也可张贴或在大众传媒上发表
写法
通常要素
标题
只写文种
或慰问对象+致信原因+文种
称谓
标题下居左顶格写慰问对象全称，对象过多也要一一写完。加上敬词
正文
为何事慰问
详细叙述对方的业绩或遭受的困难
结合当前形式，提出希望、号召或对慰问对象予以鼓励
结束语
祝愿或鼓励
在正文结束后另起一行，空两格写“此致”“敬祝”，下一行顶格写“敬礼”“节日愉快”等
署名和日期
在右下方写明慰问对象的名称，署名下一行写年月日
注意问题
明确对象
情真语切
可以运用抒情手法，但要表达真情实感