如何组织一次高效会议

如何组织一次高效会议思维导图，包括会前思考三个问题、会前沟通、会议邀请、检查会议设备、会议议程、会议纪要等内容。

• 会前
  • 会前思考三个问题
    • 会议目的：为什么要开会？开会想取得怎么样的结果？
    • 会议的必要性：想要取得这样的结果，不开会可以取得同样的效果吗？如果有更高效的途径，那就不要开会
    • 会议组织：什么时候开？需要多长时间？必须出席的人是哪些？
  • 会前沟通
    • 与参会人确定会议时间，线下会议提前预定会议室
    • 会议话题沟通
      • 重点问题讨论：会议组织者与关键人员提前交换意见，做好准备，定好会议基调，尤其是跨部门会议，几方要做好会前沟通
      • 普通业务讨论：如果只是正常汇报，可无需做会前话题沟通
    • 会议材料
      • 将会议需要的材料提前告知相关人员并确定反馈时间收集汇总
  • 会议邀请 （具体形式可参考附件)
    • 预约会议邀请：如果会议信息不能完全确定，可先发个预通知会议邀请
    • 正式会议邀请：在会前3天必须发出，邀请内容包括参会人员（必选/可选）、会议时间、会议形式/地点（线上/线下）、会议主题、会议目的、会议议程和负责人、会议注意事项、会议请假原则
    • 会议材料：在开会前1-2天必须发出会议材料给到参会者，确保参会者参会前已知晓材料
• 会中
  • 检查会议设备
    • 检查会议设备（线上/线下）：Hub500、Polycom、投影、其他相关会议设备
  • 签到
    • 提前10分钟接入会议，并检查会议材料播放情况
    • 通知和检查必选参会人员参加会议情况
    • 开启会议录制按钮（线上）/录音笔（线下）
  • 会议开场（话术可参考附件）
    • 介绍参会人员、会议主题、会议目的、会议议程、会议时长
  • 会议议程
    • 如果上期会议有待落实工作，先通报待落实工作情况，如果没有直接进入会议正题
    • 根据会议议程顺序进入到会议各环节，并严格控制每个环节时间，如果有发言人偏离主题或者超时可以给予提醒
    • 每个会议环节结束后可简单提炼总结达成的意见、会后计划等
    • 如果会议超过2小时可安排5-10分钟休息时间，休息前与参会者确认再次开始会议时间
    • 会议记录者做好会议记录，以记录关键结论为主
  • 会议结束
    • 由会议最高决策者对会议做整体总结，并对会议给予意见指导
    • 会议主持人总结会后行动计划并宣布散会
• 会后
  • 会议纪要
    • 整理会议纪要包括会议重点内容、行动计划、时间节点、负责人等等，并与负责人确定好纪要内容，发送全员
  • 会议归档
    • 将会议录音和会议纪要存放在文件夹内存档
  • 会议跟进
    • 根据会议纪要约定会议行动计划时间节点跟进待落实工作完成情况
• 会议时间一旦确认非特殊情况不要轻易更改时间，免得引起参会者混淆
• 如何组织一次高效会议