导图社区 【重要干货】年终总结就要这样写
职场三大头痛问题:跳槽、升职、年终总结,有人把总结当作是苦差事,有人把它当成一个机会。遇到过不少1年加薪多次的朋友,他们身上都有一个共同的特质:总结能力太强了! 这个导图就提供了万能年终总结思路。 趁2021年终总结的时机,分享下工作总结的常见问题和总结思路,帮大家少走弯路,快速交付一份优质的工作总结。
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万能年终总结思路!!!
工作总结
定义
把一个时间段的工作进行一次全面的、系统的总检查、总评价、总研究,分析过往成绩的不足和改进措施,从而得出引以为戒的经验,最后是未来一段时间的工作计划。
适用场景
工作总结一般是阶段性总结,时间发生在年中、年末比较多,属于公司/部门级别发起的较大范围的一次总结汇报
适用人群
普适
常见问题
1. 基调不准
表现
1)领导想看到你对过去重点问题的检视及解决思路,你却大谈特谈未来规划
2)领导想看到你对未来利润指标对提升策略,你却将过去鸡毛蒜皮的小事大吹特吹
3)领导想看到你团队管理和成本把控的方案,你却只字不提
结果
年终总结论调与公司领导想看到、想了解的有出入
领导会觉得你不理解他的良苦用心、不懂她的心思,虽不明着说,但内心会给你扣分
2. 受众不明
表现
1)想到哪写到哪,毫无章法,“不按常理出牌“,让人摸不着头脑
2)自嗨式写法、纯粹记录流水账、不考虑受众的感受:受众是谁、他们关心什么、想了解什么
结果
受众听不下去,对你的汇报不认可
Part 1 :总结思路的形成
3. 缺乏核心
表现
这里说一点、那里说一点,汇报内容很零散,没有结构化组织起来。
结果
别人听了后,还是不知道你想表达什么、得出什么结论、需要什么帮助。
4. 结构混乱
表现
大的方面是:整体汇报目录,没有逻辑,比如说:总结过去的时候同时又给出未来的规划;
小的方面:内容组织凌乱,没有层级,比如:应该按照时间线去梳理项目内容,你却反复从时间和模块,来回切换。
汇报内容 组织混乱
结果
受众无法记住你表达的内容。
5. 缺少数据量化
表现
工作成效、工作的内容、计划的方案等,没有数据论证。只讲观点,不讲事实。听众无法从你的阐述中了解到,哪些是你的推测,哪些是客观现象。
结果
汇报的内容,领导半信半疑。
Part 2 :总结内容的撰写
6. 本末倒置
表现
整个汇报篇幅的占比分配不均匀,比如未来规划更侧重,你却在历史回顾上花了 80% 的时间来讲,导致规划的内容没有讲透彻来。
结果
总结汇报不到位,不合格
7. 过于情感化
表现
汇报抱怨、诉苦过多,带入太多个人感情,却没有给出具体的解决方案。
后果
领导不满意,因为他花时间不是来听你诉苦的。
Part 3 : 总结汇报陈述
年终总结
关键点
提前和领导对齐思路、写总结时注意推理逻辑
第一:建立画面感,总结必须面向对象
面向对象,在任何类型汇报中都尤为关键,属于首要考虑内容
面向对象三步走
首先,搞清楚汇报对象
对象角色:直属上司还是跨层级跨部门的领导?
对象偏好:喜欢务实风格的汇报,还是酷炫屌炸天的汇报?一般领导都是偏向务实风格,汇报PPT风格偏向务实风。
对象期望:他日常经常强调的关键词是什么?希望下属有哪些方面的思考或者突破?
然后,找到汇报形式与场景
1 V 1的当面汇报还是 1 V 多会议室汇报?不同场景的着装、会前准备等等都有差异 比如 1 V 多场景且有大领导的,还得提前准备纸质或电子版汇报素材给领导查阅
最后,建立画面感
想象自己在汇报过程中如何引起受众的注意、如何强调汇报的重点、不同内容模块之间如何承接?可以事先找直属领导或同级同事互相模拟情境,建立画面感
第二:找准基调,总结不跑偏
基调不对,所有努力都白费
多沟通、提前确认
1. 了解汇报的背景:本次汇报整体业务的大背景是啥?业务处于什么阶段?发展的情况?
2. 了解汇报的目的:通过汇报,领导希望达成什么目的?自我希望达成什么目的?
3. 了解汇报的重点:本次汇报,领导特别关注的模块有哪些?希望我们从哪些角度思考?是否需要有直接落地的方案?等到
万能总结结构
承前启后,承上启下
阶段性总结类汇报核心思想
内容结构
总框架
工作业绩 + 工作内容 + 亮点与不足 + 工作规划
1、工作业绩
目标驱动还是问题驱动
总体目标与子目标,当前市场情况、变化趋势、未来预测
拆解法讲解:项目、地域、时间、人群
数据提前准备
2、工作内容
因为做了什么提升了业绩
论点论证、逻辑自洽
切勿流水账
3、工作亮点与不足
从业绩类、效率类、团队类、经验类维度去找
不足之处不说致命问题,下步工作规划要与不足呼应
4、工作规划
OKR 方式讲解
目标、关键结果、里程碑
注意点
内容结构详解
1. 工作业绩(做得怎么样)
总结汇报业绩先行
业绩汇报思路:目标 + 结果。我的主要目标是什么? —— 我完成的如何?子目标是什么? —— 完成情况如何?
业绩汇报结构:总体目标概述 + 子目标概述。内容涵盖:当前情况 + 变化趋势(同比/环比);一般利用拆解法去讲目标完情况。按项目拆解、按地域拆解、按人群拆解、按时间线拆解目标
业绩汇报数据:提前搜集相关数据,组织团队人员进行分析,一定要分析到位,否则经不起推敲
驱动方式
第一步:分清楚工作内容是目标驱动还是问题驱动
产品、运营等岗位都是目标驱动
行政等支持类型部门是问题驱动较多
2. 工作内容(做了什么事)
核心思想:不记流水账,根据业绩拆解:通过那几个关键动作完成任务
主要思路:主要是通过完成 1/2/3...... 件事取得上述工作业绩
内容组织:内容组织是一个论证的过程,通过罗列并分析各模块的重点事项、事项的效果来证明业绩结果。用关键的点论证、逻辑自洽即可,不一定要将全部罗列讲解出来。
3. 工作亮点与不足
结构化思维阐述
工作范围
亮点:工作中的闪光点,可以是团队的、项目的、个人的
不足:从自身讲起,不断优化描述语言
讲解思路
参考维度:从业绩类、效率类、团队类、经验类等维度入手
亮点
业绩类:工作的数据结果展示取得了哪些成果
效率类:用了什么流程、制度,提升了工作效率
团队类:做了什么团队凝聚力提升
经验类:总结出怎样的方法论、踩过哪些坑、吃过哪些亏,哪些经验是可以传承下去的
不足
更多是自我审视,切忌别说致命的不足。审视完成之后,下一步改进措施也是需要体现的,否则给领导泛泛空谈之感
4. 工作规划
篇幅占比
一般要占到总体 30% 及以上,整体思路要与领导的重点战略相呼应
规划思路
采取 OKR 的方法:重点目标、关键举措、里程碑事件
规划重点
做规划一定要考虑到为达成这一目标,需要依赖的内容:需要什么资源、需要领导解决什么问题、需要怎样的支持等等。跟老板做有效的汇报互动,能体现出规划的思考深度