导图社区 搞定：无压力工作艺术
《搞定：无压力工作艺术》读书笔记，介绍了不断变化的工作和生活、掌控生活、项目控制、学会控制项目、养成收集习惯等。
番茄工作法部分 ，番茄工作法就是列出每天要做的事情，设置25分钟闹钟，从第一件事情开始，还要有每日回顾，做每日承诺，控制中断，预估要花的功夫。
本篇思维导图内容是时间管理读书笔记的整合，读书是人一生都要坚持的事物，要多多读书呀 嘻嘻😁☺️☺️☺️☺️☺️
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搞定1：无压工作艺术
第一章不断变化的工作和生活
讲到了任务清单已经不是传统的123了
任务清单不能及时完成及其原因
谈到了集中注意力
忘我的精神状态
心如止水的冲击力
自上而下的工作办法
对行动的横向管理或纵向管理
第二章：掌控生活 ：横向管理工作流程的五个步骤
A收集引起我们注意的事务和信息
百分之百手机一切“未竟之事”
有行文件夹
各种塑料 皮革或者金属编织篮（可放各种东西）
纸质记事簿
活页或者卡片或者便签
电子记事簿
录音设备
电子邮件
影响成功收集的因素
所有悬而未决的事情都必须储存在手机系统中 而不是大脑
让收集工具成为生活的一部分 成为不可或缺的一部分
清空自己的大脑
尽可能控制收集工具 越少越好
定期清空这些设备
B清理每个项目的意义和相关措
如何清理（理清流程图）
“材料”
工作篮
这是什么
需要采取行动吗
是
下一步行动是什么
工作策划
项目计划（行动时备查）
这个行动两分钟之内能完成吗
立即执行（两分钟以内的事情）
承诺要完成哪些工作 ?达到那些目标
下一步需要采取什么行动
否
指派给别人（两分钟以外的事情）
等待（由别人完成）
延迟（超过两分钟 当自己是比较合适的人选）
日程表（指定时间完成）
需要在指定时间执行的行动（具体到某一天某个时刻）
需要在指定的日期执行的活动（具体到某一天）
需要指定日期获取的信息（比如在某某生日时打个电话等）
不再需要每日清单
提倡用下一步行动能容纳所有提示信息 避免每日在日程表中重复抄写相同的内容
下一步行动（需要尽快完成行动 但两分钟完成不了）
无法付诸行动的事务
垃圾
扔掉放弃
需要酝酿的资料
将来/也许清单和备忘录系统（希望去做 但不是现在）
建议每周回顾这些内容
“备忘录”文件夹（不愿意去做的事情或者需要在 未来某个时间之前持续收到提醒）
参考资料
需要分类储存
将来也许（目前不需要 日后可能会处理）
写入备忘录或者日程表
参考资料（潜用信息 日后可能会派上用场）
放入一个完善的归档系统
C组织整理结果 ，提出选项
一个项目清单（不需要特殊排序）
内容（任何需要多个步骤完成的任务和所有未竟之事)
项目的辅助资料（细节计划辅助资料）
辅助性资料和参考资料应分类整理
一个保存项目规划和资源的储存系统
一个日程表
一个下一步行动清单
组织整理流程图
D进行思考回顾
每隔一段时间全面回顾自己总体生活和工作情况 并对拟采取行动进行详细检查
每周浏览未完善的工作和悬而未决的事情
回顾的内容和时机
一个“项目”清单
①一个日程表（当天必须完成的事情并不是最为重要的）
处理的最好方式是逐项完成 不要遗漏
②一个或多个“下一步行动”清单
这是预先确定的具体行动 一段时间允许应该予以实施
一个“等待处理”清单
“将来/也许”清单
成功关键因素：每周回顾
所有清单应该每周回顾（保持系统完善的关键）
收集和加工处理所有的“材料”
回顾整个系统
更新各类清单
做到彻底，清楚和完整
E选择行动（执行）
选择行动方案的三种方法
❶确定某一时刻具体行动的“四标准法”
a情境（既需要特定的环境如办公室或者需要 接助特定的工具如手机登
b有多少时间（时间的长短）
精力（每件事情对经历的要求不一样）
重要性（要判断那个行动选项给自己最高的回报）
❷确认每日工作（三分类法）
如何凭直觉找到最重要的事情呢
执行事先安排好的工作（实际上是按照“下一步行动”清单和日程表来做事
处理突发事件（优先处理）
安排自己的工作（随手处理两分钟的事务 并将其他事务归档）
工作的实质和工作目标完成的标准是什么
❸总体检视工作的“六层次法”
工作到底是为了什么
5楼视野：目的和原则（以下所有都为此服务）
4楼视野：愿景（展望未来3-5年的发展前景）
3楼视野：目标（在不同的领域希望有哪些新体验 或者工作有什么样的新局面）
2楼视野：关注点及责任范围（由于自己的身份 工作和家庭许多需要关注的领域 并不是必须完成）
1楼视野：当前项目（短的时间内取得成效的事情 比如看牙医 购置电脑）60-100件之间
地面：当前行动（细无巨细的许多事项100件）
第三章：项目控制：纵向管理项目的5个阶段（需要将精力聚焦在某个项目上）
简式计划（信封背面的计划 或称之为非正式计划）
自然计划法（反对非自然计划模式即忽略前四步）
定义目标和原则
展望结果
头脑风暴（集思广益）
组织整理
明确下一步行动
我们如何使用自然计划法
自然计划法的技巧：5个阶段
目标（为什么 目标意图是什么）
思考“为什么”的价值
界定成功
建立决策标准
调配资源
激发动机
阐明重点
拓宽选择
原则：原则界定了我们行动的限制因素以及行为的标准
前景/结果：最终实现的蓝图
聚焦的力量：想象胜利的蓝图从而发展集中精力的模式
网状激活系统：能启动你对思想和信息的感知活动
阐明结果：创造出清晰可见的结果 而不是别人教你怎么做
头脑风暴/集思广益（如何实现）
捕捉你的想法（当你心头涌现那个想法时，就立刻把它记录下来）：思维导图法
分布式认知（即时记录下你脑海中的好主意与想法）
头脑风暴的关键技巧
不判断，不评估，不质疑（包容和扩展 以备不时之需）
追求数量，不求质量
把分析组织工作置于次要地位（开列清单）
组织整理（基本要点）
明确事件的重要组成部分
整理分类（按照下面一个或多个的标准）
构成因素
先后顺序
重要程度
足够详细的描述
下一步行动（决定如何分配和再分配资源）
基本要点
针对当前这项工作进程中每一个环节，确定下一步行动
如果有必要，在计划过程中确定下一步的行动方案
抓住关键：找到唯一的“下一个行动”
需要更多的计划吗?（如果目前状况不足以让你规划下一步行动 怎么办）
行动步骤（分析处理）
搜罗更多的主意
当下一步需要由别人完成时（等待清单的主要用途）
你需要计划到什么程度?
80%开列清单
15%思维导图
5%认真权衡 仔细考虑，审慎实施自然计划中某个或几个步骤
需要让事务更加清楚吗：如果是 顺着自然计划的模式“向上思考”我为啥从事现在的工作
需要采取更多的行动吗？如果是：顺着自然计划的模式“向下思考”
第4章：准备工作：确定时间 ，空间和工具
下定决心，全力以赴！
预留时间：两天
准备工作区
公司工作区
家庭工作区
移动工作区
不要共享工作区
准备好需要的工具
一个桌面工作空间
资料存放托盘
分别放新资料和已经处理完毕的事务文件
另外存放工作中需要辅助性资料和将要“回顾检查”的资料
一叠白纸
笔
便利贴
回形针
活页夹
订书机和订书钉
透明胶带
小皮筋
自动打签机
若干文件夹
废纸篓
用于收集，整理数据和制定任务清单的现有工具，包括移动设备，个人电脑 以及纸质计划书和笔记本
构建一个归档系统的关键因素
一般性归档系统应该触手可及
按字母排序
能够随时创建新的文件夹
确定有方便储存的庞大空间
不应让抽屉塞的满满的 要预留一定的空间
随时关注电脑云盘和硬盘以及手机内存
将不常用的参考资料放在视线之外
用自动打签机来标注文件夹
至少一年整理一次归档系统
整理一些不用的删除 有用的留着
为自己设立整理日
第五章：收集阶段：归拢材料
外在的收集工作
收集的目标是哪些未完成的工作和还没开始的工作
那些东西不该动
日用品
装饰品
办公设备
收集过程中可能遇到的问题
收集的内容过多 一个工作篮不够用
放旁边 只要能和别的区分开就行
可能偏离到清洁和整理的环境中去
防止掉入打扫和整理的误区
可能碰到以前收集和整理过的东西
可能碰到一些紧急事项
如果某个东西太大 工作篮放不下怎么办
在纸上记录具体事物 留下当时的日期 放入工作篮
立刻扔掉
一眼就能分辨出某些物品是无用的垃圾 别犹豫 立即扔掉
若无法确定是否保留 放入工作篮 留到处理阶段再考虑
如何处理那些已经在任务清单和计划手册上的事情?
建议也当成需要处理的东西 放入工作篮
这事可不能再忘了：发现突然有事没处理
如果很急 就立即处理
如果不急 就放入工作篮
如果此刻无法立即行动 就建立紧急事件篮
收集的目的就是以最快的速度收集起来 和整理分开进行
从办公桌开始
堆积的信件 备忘录 报告 阅读材料
收据
会议记录
在情理时看看是否打算更换新设备 如果有需求更换 写纸条放入工作篮
办公桌抽屉
柜子 台子的表面 （统统都收集起来）
如果能顺手归位就立即行动
如果可能与别的存在潜在联系 放入工作篮
柜子 台子的内部
如果迫切需要打扫和整理写张纸条放工作篮
地板 墙壁和书架（收集记录放入工作篮）
设备 家具和房间设施（是否需要更换 重新布局 一切能否正常运转 照明是否符合要求 如需改善 应该怎么做 写字条放入工作篮）
其他地方（第二工作现场）
并不是扔掉你喜欢的东西
内在的收集：清空你的大脑
把事情写在白纸上（把所有的事情 所有的想法都写出来）
每张纸只写一件事情（着手处理时 每次只专注一件事）
“引子”清单（见照片）
收集的成果“脑子空空 工作篮满满当当”
收集在工作篮中，但不要长期放置在工作篮
第六章：理清阶段：清空工作篮
理清过程“流程图”
处理阶段的方法指导
基本原则
首先处理工作篮最上面的事务
紧急搜索不等于清理
从一端入手 按顺序一次只处理一项内容
“后进先出”还是“先进先出”（其实大同小异 都可以）
一次一事
例外：多任务处理
永远不要把事务放回工作篮
立即判断这件事的实质和处理方法
处理过程中的关键问题：“下一步行动是什么”
如果不需要付出行动 又该怎么办
犹豫时，扔掉它
犹豫时，保存它（考虑保存实际空间）
待酝酿的事务（想做或者可以做的事 还没到时间确定或者暂时没有时间）
把它们记入“将来/也许”清单
把它们的提示内容写入日程表或者“备忘录”待定归类
归档处理（第四章）
少于六十秒
乐于使用
在手边
一般性归档
如果需要采取行动 那么具体行动是什么?
下一步行动必须是可执行的具体行动
一旦你确定了下一步行动
a立即执行（两分钟内可以完成）
b委派他人（如果自己不是完成任务的最佳人选）
思考自己是不是最适合处理这件事的人 如果答案是否定的
给对方发电子邮件
写张纸条
给对方发短信或者语音留言
在工作日程添加这一条 方便下次见面时进行探讨
直接打电话
建议这些方式自上而下的选择
跟踪委派他人处理的工作
会形成等待清单 放入工作篮中
如果球已经落在了别人的脚下怎么办
还需等待其他的事情弄好后才能开始自己的工作
这时也需要跟踪 写纸条 放入悬而未决的篮中
每份委派他人处理的任务上标注具体日期▲
c推迟执行，把任务放在你的组织系统中， 在日后有时间的时候再完成
大部分还要自己亲自实施 且大多数超过两分钟
在需要处理上贴上便利贴 放入悬而未决的篮中
d剩下“悬而未决”的事宜
包括需要自己尽快执行，要在以后执行或者需要在指定日期执行 以及委派给别人需要你跟踪的任务（由委派他人和推迟执行组成）
明确你手中的项目（项目即是每一个独立行动的具体细节提升 到更宏观的方面 ，是指你所承诺的，需要完成多步行动才能达成的 目标）
第七章：组织整理：建立好清单
基本分类
▲“项目”清单
▲项目的辅助资料
▲记录在日程表中的行动和信息
▲“下一步行动清单”（一个或多个）
▲“等待”清单
▲参考资料
▲“将来/也行”清单
界限的重要性 保持不同类别事项彼此之间 界线分明，这一点至关重要
你需要的仅仅是清单和文件夹 保存所有的“项目和“将来/也许” 以及其他需要跟踪的事务 文件夹也将用于保存正在开展的各项 工作的参考资料和辅助信息
清单的三种形式
一个文件夹或者一个容器，每页纸记录一件事情，这些事情 都具有相似特征并被归为同类
在一张有标题的纸上列出的确切事务列表（当然也可以列在活页本或者写本子上）
一个保存在软件程序或者手机中的项目列表
组织整理行动提示信息
纳入日程表的行动提示信息（日程表应该只记录对时间有刚性 要求的行动）
组织整理需要尽快完成的行动提示信息（ASAP）行动 ：根据情境分类
有关行动提示信息的常见分类
电话清单
在电脑旁清单
在办公室（杂事）清单
在家时清单
议事日程清单
阅读/回顾清单：按照其内容，对这些文件 杂志进行分类 放在指定的地方
组织整理“等待”清单：要放在手边才起作用
使用原始信息作为它自身的行动提示
纸质提示信息的管理
电子邮件类提示信息的管理
关于四处散落提示信息的警告
组织整理项目提示信息
项目清单：不包含项目执行具体细节或方案 也不应该按照大小 重要性 紧急程度来排序 它就是一个包含所有未完成任务的目录
一个完整项目清单的价值
对于控制和关注至关重要
缓解微妙的紧张情况
每周回顾的重点一目了然
促进关系管理
何处寻找发现项目
☆当前活动
☆较高视野的兴趣和项目
☆当前的问题和机会
问题
流程改进
创意和能力建设
仅用一张清单?还是进一步细分?（不用细分）
细分项目清单的几种常见方式
个人/职业
委派给他人的项目
特定类型项目
如何处理子项目：将“大项目”列入“项目清单”，然后在项目支持资料中收录“子项目清单”
项目辅助资料
不要把项目辅助资料作为项目提示信息
组织整理对项目的想法
添加笔记（手机备忘录添加笔记 或者 纸质即时贴）
电子邮件和软件应用程序
纸质文件夹
笔记本/活页夹
组织整理非行动性资料
参考资料（不需要采取行动 但包含有用信息）
你所要决定的是 ：保存多少资料 需要多大空间，以何种方式保存 要保存在什么地方
各种参考资料管理系统
⑴一般性参考资料归档系统-纸质， 电子邮件和简单的数字化存储
非常方便快捷，触手可及，便于实施 个人管理和回顾（见第4章）
四个有形文件夹 数十个电子邮件参考 资料夹以及数百个其他数字储存位置 和类别
⑵专门资料的归档
五十个以上的文件夹 或专门分配 一块区域 抽屉或者数据库，并建立 一个独立的字母排序归档系统
如果某个参考资料可以归入多个领域，建议归入一个统一的 一般性参考资料系统
⑶联系人管理工具
⑷图书馆/档案馆式归档系统
将来/也许 类事情的管理
“将来/也许”清单：当你有了机会 金钱 时间 你希望做的事情
“将来/也许”的特殊类别：处于参考资料和“将来/也许类”交叉 区域
用日程表来记录将来要做的事情
提醒自己落实某个项目
你可能想参加的活动
提醒自己做出决定
“备忘录”系统（比较麻烦）
核查清单：创造性和建设性提示
你希望关注的事项
对项目和行动心中有数
规划工作和责任范围内的关键性区域
职业目标
服务
家庭
人际关系
公共事务
健康与精力
财政资源
创造性的表达
各个级别的核查清单
工作责任范畴
运动
旅行核查清单
每周回顾
关键客户
子主题
想要保持联系的人
个人发展
第八章：回顾阶段：保障系统有效运行
^O^回顾应该要关注那部分内容?安排在何时进行?
首先看一下日程表（对时间有严格要求的事项）
然后看一下行动清单：根据当前的时间长度和精力 选择 合适的项目进行
^O^回顾应该怎样进行?每隔多久进行一次
根据情境选择恰当的回顾内容
更新你的系统：每周回顾
确认
收集散落的纸片和材料：放入工作篮
清空收集工具：检查所有日志记事本上的内容 确定并列出其中所有行动项目，等待 事宜，日程表事宜以及将来要完成的事情，并将其中的资料归档
清空大脑：把大脑中一切事情都写下来
更新
回顾“下一步行动清单”：标记已完成的行动
回顾过往日程表数据：仔细检查日程表两三周之前的详细项目 搜寻未完成或紧急行动项目，参考信息的资料 并将它们纳入当 前运行系统
回顾即将到来的日程
回顾等待清单：记录任何下一步行动，检查已记录的任何内容
回顾“项目”或更大成果清单：逐一评估所有项目，目标和愿景 以确保目前无遗漏
回顾任何相关的核查清单
创造
回顾”将来/也许”清单
收集你奇思妙想和新奇的点子
进行回顾的恰当时间和地点
“大局”的回顾：宏观目的 长期目标 以及原则和愿景
第九章：执行阶段：选择最合适的行动
确定某一时刻具体行动的“四标准法”
♢情景
首先考虑的是你能够做什么?你身处哪里?手头拥有什么工具
建立不同类型的清单
创造性的情景分类
♢有多少时间
♢有多少精力：留一些轻松的小事在手头
♢重要性
评估每日工作的“三分类法”
♢执行事先安排好的工作
♢处理突发事件
♢安排自己的工作
总体检视工作的“六层次法”
●5楼视野：人生
●4楼视野：长期展望
●3楼视野：1-2年的目标
●2楼视野：关注和责任范围
焦点领域清单：职业和个人（一到三个月回顾一下）
●1楼视野：当前的工作
●地面：目前的行动
把要事优先的思维赶出大脑
第十章：学会控制项目
我们需要更多非正式计划
那些项目需要进行计划
决定下一步行动 却依然吸引你注意力的事情：需要用到自然计划法
哪些意外冒出新点子或临时出现新细节的项目
项目计划也需要确定下一步行动
头脑风暴
收集信息
随时产生的想法
项目计划辅助工具和架构：任何可以记录的工具
思维辅助工具
书写工具
黑白板
电脑手机
第十一章：原则一：养成收集习惯
减少消极情绪
不签订协议（放弃陈旧的资料或者想法），做自己能力范围内的事情
完成协议：完成这项工作
重新商定协议：对于不想降低标准 也没能力立即完成 同时希望摆脱紧张压力的折磨
需要多步骤行动的任务
