项目沟通管理

PMP第十章项目沟通管理，项目沟通管理包括通过开发工件，以及执行用于有效交换信息的各种活动，来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。

项目沟通管理

• 项目沟通管理包括通过开发工件，以及执行用于有效交换信息的各种活动，来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。
• 核心概念
  • 交换信息方法
    • 书面形式。口头形式。正式或非正式形式手势动作。媒体形式。遣词造句。
  • 多种维度进行分类
    • 内部。外部。正式。非正式。层级沟通。官方沟通。非官方沟通。书面与口头沟通。
• 沟通可以为成功完成项目与项目集建立必要的关系。项目通是规划过程的产物，在沟通管理计划中有相关规定。
• 发展趋势和新兴实践
  • 将相关方纳入项目评审范围。
  • 让相关方参加项目会议。
  • 社交工具的使用日益增多
  • 社交工具的使用日益增多
  • 多面性沟通方法
• 成功的沟通包括两个部分。
  • 第一部分是根据项目及其相关方的需求而制定适当的沟通策略。
  • 制定沟通管理计划，来确保用各种形式和手段把恰当的信息传递给相关方。这些信息构成项目沟通-成功沟通的第二部分。
  • 子主题
• 两个部分组成：
  • 第一部分是制定策略，确保沟通对相关方行之有效；
  • 第二部分是执行必要活动，以落实沟通策略
• 主裁剪时需要考虑的因素
  • 相关方
    • 相关方是属于组织内部或外部，或者二者都是？
  • 物理地点
    • 团队成员身处何地？团队是否集中办公？团队是否位于相同地理区域？团队是否分散于多个时区？
  • 沟通技术
  • 子主题
• 在敏捷或适应型环境中需要考虑的因素
  • 在模糊不定的项目环境中，必然需要对不断演变和出现的细节情况，进行更频繁和快速的沟通。因此，应该尽量简化团队成员获取信息的通道，频繁进行团队检查，并让团队成员集中办公。还需要以透明的方式发布项目工件，并定期邀请相关方评审项目工件
• 计划
  • 10.1 规划沟通管理
    • 基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。
    • 要作用是，为及时向相关方提供相关信息，引导相关方有效参与项目，而编制书面沟通计划
    • 输入
      • 项目章程
      • 项目管理计划
        • 资源管理计划。资源管理计划。
      • 项目文件
        • 需求文件。关方登记册。
      • 事业环境因素
        • 。。。
        • 已确立的沟通渠道、工具和系统
        • 全球、区域或当地的趋势、实践或习俗；
        • 设施和资源的地理分布。
      • 组织过程资产
        • 织的社交媒体、道德和安全政策及程序 组织的问题、风险、变更和数据管理政策及程序； 组织对沟通的要求；制作、交换、储存和检索信息的标准化指南 历史信息和经验教训知识 以往项目的相关方及沟通数据和信息
    • 技术与工具
      • *专家判断
        • 组织内的政治和权力结构； 组织及其他客户组织的环境和文化； 组织变革管理方法和实践； 项目可交付成果所属的行业或类型； 组织沟通技术； 关于遵守与企业沟通有关的法律要求的组织政策与程序； 与安全有关的组织政策与程序； 相关方，包括客户或发起人
      • 沟通需求分析
        • 相关方的信息、潜在沟通渠道及数量、组织结构图、项目指责、人物关系、开发方法、设计专业、地点、内外部信息、法律专业你n（n-1）/2
      • 沟通技术
        • 信息交换和协作的常见方法包括对话、会议、书面文件、数据库、社交媒体和网站
        • 影响因素
          • 信息需求的紧迫性
            • 信息传递的紧迫性、频率和形式可能因项目而异，也可能因项目阶段而异
          • 技术的可用性与可靠性
          • 易用性
            • 择应适合项目参与者，而且应在合适的时候安排适当的培训活动。
          • 项目环境
          • 信息的敏感性和保密性
      • 沟通模型
        • 沟通模型可以是最基本的线性（发送方和接收方）沟通过程，也可以是增加了反馈元素（发送方、接收方和反馈）、更具互动性的沟通形式，甚至可以是融合了发送方接收方的人性因素、试图考虑沟通复杂性的更加复杂的沟通模型。
        • 基本的发送方和接收方沟通模型示例。其关注的是确保信息送达，而非信息理解。步骤顺序为：
          • 编码
            • 同理心
          • 传递信息。
          • 解码。接收方将收到的数据还原为对自己有用的形式。
        • 互动沟通模型示例。 强调确保信息理解的必要性。
          • 确认已收到。
          • 反馈/响应。
            • 对收到的信息进行解码并理解之后，接收方把还原出来的思想或观点编码成信 息，再传递给发送方。相符则成功
      • 沟通方法
        • 互动沟通
          • 在两方或多方之间进行的实时多向信息交换。使用诸如会议、 电话、即时信息、社交媒体和视频会议等沟通工件
        • 推式沟通
          • 这种方法可以确保信息的发送，但不能确保信息送达目标受众或被目标受众理解。通工件包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、博客、新闻稿
        • 拉式沟通
          • 适用于大量复杂信息或大量信息受众的情况。它要求接收方在遵守有关安全规定的 前提之下自行访问相关内容。这种方法包括门户网站、企业内网、电子在线课程回放、经验教训数据库或知识库
      • *人际关系与团队技术
        • 沟通风格评估
          • 常用于不支持项目的相关方。找出相关方参与度的差距。为弥补这种差距，就需要特别裁剪沟通活动和工件。
        • 政治意识
          • 理解组织战略、了解谁能行使权力和施加影响，以及培养与这些相关方沟通的能力，都属于政治意识的范畴
        • 文化意识
          • 据此调整项目的沟通策略，减小理解错误和沟通错误
      • 数据分析
        • 术包括（但不限于）相关方参与度评估矩阵
      • 会议
        • 议可包括虚拟（网络）或面对面会议，且可用文档协同技术进行辅助
    • 输出
      • *沟通管理计划
        • 该计划包括如下信息：
          • 相关方的沟通需求； 需沟通的信息，包括语言、形式、内容和详细程度 上报步骤； 发布信息的原因；发布所需信息、确认已收到，或作出回应（若适用）的时限和频率； 负责授权保密信息发布的人员； 接收信息的人员或群体，包括他们的需要、需求和期望； 用于传递信息的方法或技术，如备忘录、电子邮件、新闻稿，或社交媒体； 为沟通活动分配的资源，包括时间和预算； 随着项目进展，如项目不同阶段相关方社区的变化，而更新与优化沟通管理计划的方法； 通用术语表； 项目信息流向图、工作流程（可能包含审批程序）、报告清单和会议计划等； 来自法律法规、技术、组织政策等的制约因素。
      • 项目管理计划更新
      • 项目文件更新
        • 项目进度计划。相关方登记册。
• 执行
  • 10.2 管理沟通
    • 确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程
    • 主要作用是，促成项目团队与相关方之间的有效信息流动。本过程需要在整个项目期间开展。
    • 沟通技术
      • 发送方 - 接收方模型。为互动和参与提供机会，并清除妨碍有效沟通的障碍。
      • 媒介选择。足特定的项目需求而使用合理的沟通工件，何时进行书面沟通或口头沟例如，何时进行书面沟通或口头沟通、何时准备非正式备忘录或正式报告、何时使用推式或拉式沟通，以及该选择何种沟通技术
      • 写作风格。会议管理。会议管理。引导。积极倾听。演示，了解肢体语言和视觉辅助设计的作用。
    • 输入
      • 项目管理计划
        • 资源管理计划。沟通管理计划。相关方参与计划。
      • 项目文件
        • 变更日志。问题日志。经验教训登记册。质量报告。风险报告。相关方登记册。
      • 工作绩效报告
        • 工作绩效报告的典型示例包括状态报告和进展报告。
      • 事业环境因素
      • 组织过程资产
        • 企业的社交媒体、道德和安全政策及程序； 企业的问题、风险、变更和数据管理政策及程序； 组织对沟通的要求； 制作、交换、储存和检索信息的标准化指南；以往项目的历史信息，包括经验教训知识库。
    • 技术与工具
      • 沟通技术
      • 沟通方法
      • *沟通技能
        • 包括经验教训知识库。
          • 经过裁剪的沟通技能的组合，有助于明确关键信息的目的、建立有效关系、实现信息共享和采取领导行为
        • 反馈。
          • 如，指导、辅导和磋商
        • 非口头技能。
          • 面部表情之类。。。
        • 演示。
          • 演示是信息和/或文档的正式交付
      • 项目管理信息系统
        • 电子项目管理工具。电子沟通管理。社交媒体管理。
      • 人际关系与团队技能
        • 积极倾听。冲突管理。文化意识。会议管理。人际交往。政治意识。
      • 项目报告发布
        • 项目报告发布是收集和发布项目信息的行为。沟通管理绩效报告
      • 会议
    • 输出
      • 项目沟通记录
        • 子主题
      • 项目管理计划更新
      • 项目文件更新
      • 组织过程资产更新
• 控制
  • 10.3 监督沟通
    • 确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。
    • 作用是，按沟通管理计划和相关方参与计划的要求优化信息传递流程。
    • 输入
      • 项目管理计划
      • 项目文件
      • 工作绩效报告
      • 事业环境因素
      • 组织过程资产
    • 技术与工具
      • 专家判断
      • 信息管理系统
      • 数据表现
      • 人际关系与团队技能
      • 会议
        • 开工大会：启动大会，kick offmeeting，项目计划已经完成，公布给大家，项目背景和目标，确定个人和团队责任，获取承诺
        • 状态审查会
        • 决策会议
          • 项目扯皮是进行
        • 里程碑聚会
        • 项目收尾会
        • 项目庆功会
    • 输出
      • 工作绩效信息
      • 变更请求
      • 项目管理计划更新
      • 项目文件更新