导图社区 项目沟通管理
PMP第十章项目沟通管理,项目沟通管理包括通过开发工件,以及执行用于有效交换信息的各种活动,来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。
编辑于2022-02-24 18:45:14项目沟通管理
项目沟通管理包括通过开发工件,以及执行用于有效交换信息的各种活动,来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。
核心概念
交换信息方法
书面形式。口头形式。正式或非正式形式手势动作。媒体形式。遣词造句。
多种维度进行分类
内部。外部。正式。非正式。层级沟通。官方沟通。非官方沟通。书面与口头沟通。
沟通可以为成功完成项目与项目集建立必要的关系。项目通是规划过程的产物,在沟通管理计划中有相关规定。
发展趋势和新兴实践
将相关方纳入项目评审范围。
让相关方参加项目会议。
社交工具的使用日益增多
社交工具的使用日益增多
多面性沟通方法
成功的沟通包括两个部分。
第一部分是根据项目及其相关方的需求而制定适当的沟通策略。
制定沟通管理计划,来确保用各种形式和手段把恰当的信息传递给相关方。这些信息构成项目沟通-成功沟通的第二部分。
子主题
两个部分组成:
第一部分是制定策略,确保沟通对相关方行之有效;
第二部分是执行必要活动,以落实沟通策略
主裁剪时需要考虑的因素
相关方
相关方是属于组织内部或外部,或者二者都是?
物理地点
团队成员身处何地?团队是否集中办公?团队是否位于相同地理区域?团队是否分散于多个时区?
沟通技术
子主题
在敏捷或适应型环境中需要考虑的因素
在模糊不定的项目环境中,必然需要对不断演变和出现的细节情况,进行更频繁和快速的沟通。因此,应该尽量简化团队成员获取信息的通道,频繁进行团队检查,并让团队成员集中办公。还需要以透明的方式发布项目工件,并定期邀请相关方评审项目工件
计划
10.1 规划沟通管理
基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产,以及具体项目的需求,为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。
要作用是,为及时向相关方提供相关信息,引导相关方有效参与项目,而编制书面沟通计划
输入
项目章程
项目管理计划
资源管理计划。资源管理计划。
项目文件
需求文件。关方登记册。
事业环境因素
。。。
已确立的沟通渠道、工具和系统
全球、区域或当地的趋势、实践或习俗;
设施和资源的地理分布。
组织过程资产
织的社交媒体、道德和安全政策及程序 组织的问题、风险、变更和数据管理政策及程序; 组织对沟通的要求;制作、交换、储存和检索信息的标准化指南 历史信息和经验教训知识 以往项目的相关方及沟通数据和信息
技术与工具
*专家判断
组织内的政治和权力结构; 组织及其他客户组织的环境和文化; 组织变革管理方法和实践; 项目可交付成果所属的行业或类型; 组织沟通技术; 关于遵守与企业沟通有关的法律要求的组织政策与程序; 与安全有关的组织政策与程序; 相关方,包括客户或发起人
沟通需求分析
相关方的信息、潜在沟通渠道及数量、组织结构图、项目指责、人物关系、开发方法、设计专业、地点、内外部信息、法律专业你n(n-1)/2
沟通技术
信息交换和协作的常见方法包括对话、会议、书面文件、数据库、社交媒体和网站
影响因素
信息需求的紧迫性
信息传递的紧迫性、频率和形式可能因项目而异,也可能因项目阶段而异
技术的可用性与可靠性
易用性
择应适合项目参与者,而且应在合适的时候安排适当的培训活动。
项目环境
信息的敏感性和保密性
沟通模型
沟通模型可以是最基本的线性(发送方和接收方)沟通过程,也可以是增加了反馈元素(发送方、接收方和反馈)、更具互动性的沟通形式,甚至可以是融合了发送方接收方的人性因素、试图考虑沟通复杂性的更加复杂的沟通模型。
基本的发送方和接收方沟通模型示例。其关注的是确保信息送达,而非信息理解。步骤顺序为:
编码
同理心
传递信息。
解码。接收方将收到的数据还原为对自己有用的形式。
互动沟通模型示例。 强调确保信息理解的必要性。
确认已收到。
反馈/响应。
对收到的信息进行解码并理解之后,接收方把还原出来的思想或观点编码成信 息,再传递给发送方。相符则成功
沟通方法
互动沟通
在两方或多方之间进行的实时多向信息交换。使用诸如会议、 电话、即时信息、社交媒体和视频会议等沟通工件
推式沟通
这种方法可以确保信息的发送,但不能确保信息送达目标受众或被目标受众理解。通工件包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、博客、新闻稿
拉式沟通
适用于大量复杂信息或大量信息受众的情况。它要求接收方在遵守有关安全规定的 前提之下自行访问相关内容。这种方法包括门户网站、企业内网、电子在线课程回放、经验教训数据库或知识库
*人际关系与团队技术
沟通风格评估
常用于不支持项目的相关方。找出相关方参与度的差距。为弥补这种差距,就需要特别裁剪沟通活动和工件。
政治意识
理解组织战略、了解谁能行使权力和施加影响,以及培养与这些相关方沟通的能力,都属于政治意识的范畴
文化意识
据此调整项目的沟通策略,减小理解错误和沟通错误
数据分析
术包括(但不限于)相关方参与度评估矩阵
会议
议可包括虚拟(网络)或面对面会议,且可用文档协同技术进行辅助
输出
*沟通管理计划
该计划包括如下信息:
相关方的沟通需求; 需沟通的信息,包括语言、形式、内容和详细程度 上报步骤; 发布信息的原因;发布所需信息、确认已收到,或作出回应(若适用)的时限和频率; 负责授权保密信息发布的人员; 接收信息的人员或群体,包括他们的需要、需求和期望; 用于传递信息的方法或技术,如备忘录、电子邮件、新闻稿,或社交媒体; 为沟通活动分配的资源,包括时间和预算; 随着项目进展,如项目不同阶段相关方社区的变化,而更新与优化沟通管理计划的方法; 通用术语表; 项目信息流向图、工作流程(可能包含审批程序)、报告清单和会议计划等; 来自法律法规、技术、组织政策等的制约因素。
项目管理计划更新
项目文件更新
项目进度计划。相关方登记册。
执行
10.2 管理沟通
确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程
主要作用是,促成项目团队与相关方之间的有效信息流动。本过程需要在整个项目期间开展。
沟通技术
发送方 - 接收方模型。为互动和参与提供机会,并清除妨碍有效沟通的障碍。
媒介选择。足特定的项目需求而使用合理的沟通工件,何时进行书面沟通或口头沟例如,何时进行书面沟通或口头沟通、何时准备非正式备忘录或正式报告、何时使用推式或拉式沟通,以及该选择何种沟通技术
写作风格。会议管理。会议管理。引导。积极倾听。演示,了解肢体语言和视觉辅助设计的作用。
输入
项目管理计划
资源管理计划。沟通管理计划。相关方参与计划。
项目文件
变更日志。问题日志。经验教训登记册。质量报告。风险报告。相关方登记册。
工作绩效报告
工作绩效报告的典型示例包括状态报告和进展报告。
事业环境因素
组织过程资产
企业的社交媒体、道德和安全政策及程序; 企业的问题、风险、变更和数据管理政策及程序; 组织对沟通的要求; 制作、交换、储存和检索信息的标准化指南;以往项目的历史信息,包括经验教训知识库。
技术与工具
沟通技术
沟通方法
*沟通技能
包括经验教训知识库。
经过裁剪的沟通技能的组合,有助于明确关键信息的目的、建立有效关系、实现信息共享和采取领导行为
反馈。
如,指导、辅导和磋商
非口头技能。
面部表情之类。。。
演示。
演示是信息和/或文档的正式交付
项目管理信息系统
电子项目管理工具。电子沟通管理。社交媒体管理。
人际关系与团队技能
积极倾听。冲突管理。文化意识。会议管理。人际交往。政治意识。
项目报告发布
项目报告发布是收集和发布项目信息的行为。沟通管理绩效报告
会议
输出
项目沟通记录
子主题
项目管理计划更新
项目文件更新
组织过程资产更新
控制
10.3 监督沟通
确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。
作用是,按沟通管理计划和相关方参与计划的要求优化信息传递流程。
输入
项目管理计划
项目文件
工作绩效报告
事业环境因素
组织过程资产
技术与工具
专家判断
信息管理系统
数据表现
人际关系与团队技能
会议
开工大会:启动大会,kick offmeeting,项目计划已经完成,公布给大家,项目背景和目标,确定个人和团队责任,获取承诺
状态审查会
决策会议
项目扯皮是进行
里程碑聚会
项目收尾会
项目庆功会
输出
工作绩效信息
变更请求
项目管理计划更新
项目文件更新