导图社区第二十七章项目沟通管理

第二十七章项目沟通管理

项目沟通管理包括通过开发工件，以及执行用于有效交换信息的各种活动，来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。

编辑于2022-03-17 18:04:21

外宇宙

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第二十七章项目沟通管理

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大纲

项目沟通管理

1. 核心概念

1.1. 项目沟通管理包括通过开发工件，以及执行用于有效交换信息的各种活动，来确保项目及其相关的信息需求得以满足的过程

1.2. 制定策略，确保沟通对相关方行之有效

1.3. 执行必要活动，已落实沟通策略

1.4. 信息交换的方法

1.4.1. 书面形式

1.4.1.1. 实物或电子形式

1.4.2. 口头形式

1.4.2.1. 面对面或远程形式

1.4.3. 正式或非正式形式

1.4.3.1. 用正式纸质或社交媒体

1.4.4. 手势动作

1.4.4.1. 语调和面部表情

1.4.5. 遣词造句

1.4.5.1. 表达一种想法的词语往往不止一个，且各词语的含义会存在细微差异

1.5. 沟通活动分类

1.5.1. 内部

1.5.1.1. 针对项目内部或组织内部的相关方

1.5.2. 外部

1.5.2.1. 针对外部相关

1.5.3. 正式

1.5.3.1. 报告、正式会议、会议议程和记录、相关方简报和演示

1.5.4. 非正式

1.5.4.1. 采用电子邮件、社交媒体、网站，以及非正式临时讨论的一般沟通活动

1.5.5. 层级沟通

1.5.5.1. 向上沟通

1.5.5.1.1. 针对高层相关方

1.5.5.2. 向下沟通

1.5.5.2.1. 针对承担项目工作的团队和其它人员

1.5.5.3. 横向沟通

1.5.5.3.1. 针对项目经理或团队的同级人员

1.5.6. 官方沟通

1.5.6.1. 年报，呈交监管机构或政府部门的报告

1.5.7. 非官方沟通

1.5.7.1. 采用灵活的手段，来建立和维护项目团队及其相关方对项目情况的了解和认可，并在他们之间建立强有力的关系

1.5.8. 书面与口头沟通

1.5.8.1. 口头及非口头，社交媒体和网站，媒体发布

1.6. 沟通的5C原则

1.6.1. 正确的语法和拼写

1.6.2. 简洁的表述和无多余字

1.6.3. 清晰的目的和表述（适合读者的需要）

1.6.4. 连贯的思维逻辑

1.6.5. 受控的语句和想法承接

1.7. 沟通技巧

1.7.1. 积极倾听

1.7.2. 理解文化和个人差异

1.7.3. 识别、设定并管理相关方期望

1.7.4. 强化技能

1.7.4.1. 说服个人、团队或组织采取行动

1.7.4.2. 激励和鼓励人们，或帮助人们重塑自信

1.7.4.3. 知道人们改进绩效和取得期望结果

1.7.4.4. 通过磋商达成共识以及减轻审批或决策延误

1.7.4.5. 解决冲突，防止破坏性影响

1.8. 沟通基本属性

1.8.1. 沟通目的明确

1.8.2. 尽量了解沟通接受方，满足其需求及偏好

1.8.3. 监督并衡量沟通的效果

1.9. 项目沟通管理的发展趋势和新兴实践

1.9.1. 将相关方纳入项目评审范围

1.9.2. 让相关方参加项目会议

1.9.3. 社交工具的使用日益增多

1.9.4. 多面性沟通方法

1.10. 裁剪时需要考虑的因素

1.10.1. 相关方

1.10.2. 物理地点

1.10.3. 沟通技术

1.10.4. 语言

1.10.5. 知识管理

2. 规划沟通管理

2.1. 概念

2.1.1. 定义

2.1.1.1. 规划沟通管理是基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动指定恰当的方法和计划的过程

2.1.2. 作用

2.1.2.1. 为及时向相关方提供相关信息，引导相关方有效参与项目，而编制书面沟通计划

2.2. 输入

2.2.1. 项目章程

2.2.1.1. 主要相关方清单，包括角色及职责

2.2.2. 项目管理计划

2.2.2.1. 资源管理计划

2.2.2.1.1. 如何对项目资源进行分类、分配、管理和释放

2.2.2.2. 相关方参与计划

2.2.2.2.1. 管理策略

2.2.3. 项目文件

2.2.3.1. 需求文件

2.2.3.1.1. 对沟通的需求

2.2.3.2. 相关方登记册

2.2.3.2.1. 规划与相关方的沟通活动

2.2.4. 事业环境因素

2.2.4.1. 组织文化、政治氛围和治理框架

2.2.4.2. 人事管理政策

2.2.4.3. 相关方风险临界值

2.2.4.4. 已确立的沟通渠道、工具和系统

2.2.4.5. 全球、区域或当地的趋势、实践或习俗

2.2.4.6. 设施和资源的地理分布

2.2.5. 组织过程资产

2.2.5.1. 组织的社交媒体、道德和安全政策及程序

2.2.5.2. 组织的问题、风险、变更和数据管理政策及程序

2.2.5.3. 组织对沟通的要求

2.2.5.4. 制作、交换、储存和检索信息的标准化指南

2.2.5.5. 历史信息和经验教训知识库

2.2.5.6. 以往项目的相关方及沟通数据和信息

2.3. 工具与技术

2.3.1. 专家判断

2.3.1.1. 组织内的政治和权力结构

2.3.1.2. 组织及其他客户组织的环境和文化

2.3.1.3. 组织变更管理方法和实践

2.3.1.4. 项目可交付成果所属的行业或类型

2.3.1.5. 组织沟通技术

2.3.1.6. 关于遵守与企业沟通有关的法律要求的组织政策与程序

2.3.1.7. 与安全有关的组织政策和程序

2.3.1.8. 相关方，包括客户或发起人

2.3.2. 沟通需求分析

2.3.2.1. 相关方登记册及相关方参与计划中的相关信息和沟通需求

2.3.2.2. 潜在沟通渠道或途径数量，包括一对一，一对多和多对多沟通

2.3.2.3. 组织结构图

2.3.2.4. 项目组织与相关方的职责、关系及相互依赖

2.3.2.5. 开发方法

2.3.2.6. 项目所涉及的学科、部门和专业

2.3.2.7. 有多少人在什么地点参与项目

2.3.2.8. 内部信息需要

2.3.2.9. 外部信息需要

2.3.2.10. 法律要求

2.3.3. 沟通技术

2.3.3.1. 对话、会议、书面文件、数据库、社交媒体和网站

2.3.3.2. 影响因素

2.3.3.2.1. 信息需求的紧迫性

2.3.3.2.2. 技术的可用性与可靠性

2.3.3.2.3. 易用性

2.3.3.2.4. 项目环境

2.3.3.2.5. 信息的敏感和保密性

2.3.4. 沟通模型

2.3.4.1. 编码

2.3.4.2. 传递信息

2.3.4.3. 解码

2.3.4.4. 确认已收到

2.3.4.5. 反馈/响应

2.3.5. 沟通方法

2.3.5.1. 互动沟通

2.3.5.2. 推式沟通

2.3.5.3. 拉式沟通

2.3.5.4. 沟通需求

2.3.5.4.1. 人际沟通

2.3.5.4.2. 小组沟通

2.3.5.4.3. 公众沟通

2.3.5.4.4. 大众传播

2.3.5.4.5. 网络和社交工具沟通

2.3.6. 人际关系与团队技能

2.3.6.1. 沟通风格评估

2.3.6.2. 政治意识

2.3.6.3. 文化意识

2.3.7. 数据表现

2.3.7.1. 相关方参与度评估矩阵

2.3.8. 会议

2.3.8.1. 虚拟或面对面会议

2.4. 输出

2.4.1. 沟通管理计划

2.4.1.1. 相关方的沟通需求

2.4.1.2. 需沟通的信息

2.4.1.3. 上报步骤

2.4.1.4. 发布信息的原因

2.4.1.5. 发布所需信息、确认已收到，或作出回应的时限和频率

2.4.1.6. 负责沟通相关信息的人员

2.4.1.7. 负责授权保密信息发布的人员

2.4.1.8. 接受信息的人员或群体，包括需要、需求和期望

2.4.1.9. 用于传递信息的方法和技术

2.4.1.10. 为沟通活动分配的资源

2.4.1.11. 更新与优化沟通管理计划的方法

2.4.1.12. 通用术语表

2.4.1.13. 项目信息流向图、工作流程、报告清单和会议计划

2.4.1.14. 来自法律法规、技术、组织政策等的制约因素

2.4.2. 项目管理计划更新

2.4.2.1. 相关方参与计划

2.4.3. 项目文件更新

2.4.3.1. 项目进度计划

2.4.3.1.1. 反映沟通活动

2.4.3.2. 相关方登记册

2.4.3.2.1. 反映计划好的沟通

3. 管理沟通

3.1. 概念

3.1.1. 定义

3.1.1.1. 确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程

3.1.2. 作用

3.1.2.1. 促成项目团队与相关方之间的有效信息流动

3.2. 有效沟通

3.2.1. 发送方-接收方模型

3.2.1.1. 利用反馈循环，消除障碍

3.2.2. 媒介选择

3.2.2.1. 使用合理的沟通工件

3.2.3. 写作风格

3.2.3.1. 主动或被动语态、句子结构，以及合理选择词汇

3.2.4. 会议管理

3.2.4.1. 议程、出席、解除冲突

3.2.5. 演示

3.2.5.1. 了解肢体语言和视觉辅助设计的作用

3.2.6. 引导

3.2.6.1. 达成共识、克服障碍，维持兴趣和热情

3.2.7. 积极倾听

3.2.7.1. 告知收悉、澄清与确认信息、理解，消除障碍

3.3. 输入

3.3.1. 项目管理计划

3.3.1.1. 资源管理计划

3.3.1.1.1. 管理团队和物资资源所需的沟通

3.3.1.2. 沟通管理计划

3.3.1.2.1. 规划、结构化和监控

3.3.1.3. 相关方参与计划

3.3.1.3.1. 沟通策略，引导参与

3.3.2. 项目文件

3.3.2.1. 变更日志

3.3.2.1.1. 传达变更情况

3.3.2.2. 问题日志

3.3.2.2.1. 将与问题相关的信息传递

3.3.2.3. 经验教训登记册

3.3.2.3.1. 用于后期阶段改进沟通，提高沟通效率与效果

3.3.2.4. 质量报告

3.3.2.4.1. 与质量问题、项目和产品改进，以及过程改进有关的信息

3.3.2.5. 风险报告

3.3.2.5.1. 风险来源的信息

3.3.2.6. 相关方登记册

3.3.2.6.1. 各类信息的人员、群体和组织

3.3.3. 工作绩效报告

3.3.3.1. 传递给相关方

3.3.4. 事业环境因素

3.3.4.1. 组织文化、政治氛围和治理框架

3.3.4.2. 人事管理政策

3.3.4.3. 相关方风险临界值

3.3.4.4. 已确立的沟通渠道、工具与系统

3.3.4.5. 全球、区域或当地的趋势、时间或习俗

3.3.4.6. 设施和资源的地理分布

3.3.5. 组织过程资产

3.3.5.1. 企业的社交媒体、道德和安全政策及程序

3.3.5.2. 企业的问题、风险、变更和数据管理政策及程序

3.3.5.3. 组织对沟通的要求

3.3.5.4. 制作、交换、存储和检索信息的保准化指南

3.3.5.5. 以往项目的历史信息，包括经验教训知识库

3.4. 工具与技术

3.4.1. 沟通技术

3.4.2. 沟通方法

3.4.3. 沟通技能

3.4.3.1. 沟通胜任力

3.4.3.1.1. 沟通技能的组合

3.4.3.2. 反馈

3.4.3.2.1. 关于沟通、可交付成果或情况的反映信息

3.4.3.3. 非言语

3.4.3.3.1. 通过示意、语调和表情等适当肢体语言来表达信息

3.4.3.4. 演示

3.4.3.4.1. 信息/文档的正式交付

3.4.4. 项目管理信息系统

3.4.4.1. 电子项目管理工具

3.4.4.2. 电子沟通管理

3.4.4.3. 社交媒体管理

3.4.5. 项目报告发布

3.4.5.1. 收集和发布项目信息的行为

3.4.6. 人际关系与团队技能

3.4.6.1. 积极倾听

3.4.6.2. 冲突管理

3.4.6.3. 文化意识

3.4.6.4. 会议管理

3.4.6.4.1. 准备议程

3.4.6.4.2. 确保会议在规定时间开始和结束

3.4.6.4.3. 确保适当参与者受邀并出席

3.4.6.4.4. 切题

3.4.6.4.5. 处理会议中的期望、问题和冲突

3.4.6.4.6. 记录所有行动以及所分配的行动责任人

3.4.6.5. 人际交往

3.4.6.6. 政治意识

3.4.7. 会议

3.5. 输出

3.5.1. 项目沟通记录

3.5.1.1. 绩效报告、可交付成果的状态、进度进展、生产的成本、演示、其它

3.5.2. 项目管理计划更新

3.5.2.1. 沟通管理计划

3.5.2.2. 相关方参与计划

3.5.3. 项目文件更新

3.5.3.1. 问题日志

3.5.3.2. 经验教训登记册

3.5.3.3. 项目进度计划

3.5.3.4. 风险登记册

3.5.3.5. 相关方登记册

3.5.4. 组织过程资产更新

3.5.4.1. 项目记录

3.5.4.2. 计划内和临时的项目报告和演示

4. 监督沟通

4.1. 概念

4.1.1. 定义

4.1.2. 作用

4.2. 输入

4.3. 工具与技术

4.4. 输出