导图社区 《小强升职记》
这是一本简单、实用的时间管理入门书,书中讲述了寻找种子、小树发芽、长出主干和枝桠等内容,值得收藏阅读哦!
编辑于2022-03-25 15:12:03小强升职记
1. 寻找种子
走出混沌,开始反思,找出浪费时间的源头,认识时间管理的必要性,找到自己的职业价值观。 水流的方向是由渠道决定的,没有渠道的水只会向四面八方渗透,然后干枯在土地之中,永远也到不了大海。时间也是一样,如果不给它合适的渠道,它会消失于无形。我们学习时间管理正是为了掌握自己的渠道,让时间的涓涓细流流向我们想让它去的地方。
种子是整个成长过程的开端,种子决定成长的方向。
你真的很忙嘛?
自评时间分配比例
集中精力工作 - 50%
无意义浪费时间 - 30%
真正的休息 - 20%
自定义描述
集中精力工作
心无杂念;进入忘我状态;效率很高
无意义浪费时间
打开浏览器漫无目的地乱逛;和同事联机游戏;在办公室侃大山;无法集中精力;烦躁不安。
真正的休息
打个小盹;到楼下散步。
自行记录时间使用情况
连续5个工作日每隔一个小时记录下自己究竟处于“集中精力工作”状态、“无意义浪费时间”状态还是“真正的休息”状态。从早晨8点开始到晚上21点结束。
统计记录结果
连续5个工作日每隔一个小时记录下自己究竟处于“集中精力工作”状态、“无意义浪费时间”状态还是“真正的休息”状态。从早晨8点开始到晚上21点结束。
时间黑洞
产生:源于大脑不善于记忆的特点。
记录自己一天的工作情况
每隔一个小时写出下一个小时计划做的事情。
一个小时结束之后记录下结果。
坚持一整天。
如何避开时间黑洞
时间日志的好处
每小时提醒你珍惜自己的时间。
充分地掌握自己的时间,避免轻易原谅自己。
分析自己时间的投入与产出。
找到你的最高效时间段。
工作四步法
第一步:将所有的任务放入工作篮,不论是谁在什么时候交给我的任务,统统放进工作篮里。
第二步:将可以置之不理的任务清除掉;将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来;将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。
第三步:将需要在特定日期处理的事情写进日程表;将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒;将需要现在处理的事情摆在办公桌上。
第四步:在自己最高效的时段,做最重要的事情;其他的事情也做合理安排。
提高工作效率的方法
提高工作效率的方法
每天早晨别一上班就急着投入工作,先看看今天工作的重点是什么,哪些事情是重要并且紧迫的。将这些事情安排在你的高效时段完成。
回顾你需要发布或者呈送给上司的资料。
我们不可能第一次就把事情做到尽善尽美,自己编写的分析材料就是自己的名片,在这上面不要吝啬时间,或许它们能让别人对你刮目相看。
看新闻用RSS。
现在很多网站包括搜狐在内都提供RSS的阅读方式。这样的好处是你不用频繁地在地址栏输入URL,更重要的是RSS广告很少,也没有铺天盖地的超链接,能够让你将注意力始终保持在你关心的内容上。这样你就不是在冲浪而是靠罗盘在大海里航行,方向始终掌握在自己的手中。
减少检查邮件的次数。
每天两次足够了,并且应该注意,往往在上网聊天或者无所事事的时候就会“习惯性”地检查邮件,因此,应该找些事做来分散自己的注意力。
能休息的时候尽量休息。
有午休时间的人是幸运的。一般情况下,在休息时间我会设置一个闹铃,时间定为半小时,在这半小时中脑子里什么都不想,好好地放松一下。这非常有利于精力的恢复。
找到自己的价值观
所谓价值观是指一个人对周围的客观事物(包括人、事、物)的意义、重要性的总评价和总看法。
职场价值观范例
1. 管理:工作的目的和价值在于获得对他人或某事物的管理支配权,能指挥和调遣一定范围内的人或事物。 2. 成就感:工作的目的和价值在于不断创新,不断取得成就,不断得到领导与同事的赞扬,或不断实现自己想要做的事。 3. 社会交际:工作的目的和价值在于能和各种人交往,建立比较广泛的社会联系和关系,甚至能和知名人物结识。
2. 小树发芽
学习基本的时间管理方法,开始时间管理的征程。
种子要发芽,需要种子的内在力量的努力。
四象限法则
由著名管理学家史蒂芬?科维(Stephen R. Covey)提出的一个时间管理理论,把工作按照重要和紧急两方面的不同程度进行划分,基本上可以分为四个象限:重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。
第一象限:重要而且紧急。
举例:处理某媒体对公司的负面报道、为孩子填报高考志愿等。这些事情必须马上去做,否则后果将会非常严重。但是在你立即去做的同时你应该思考这样一个问题:真的有那么多重要而且紧急的事情吗?
没什么好说的了,立即去做!
第二象限:重要但不紧急。
举例:编写公司下季度的工作计划、制定家庭的投资理财策略、参加心理咨询师的培训等。这些事情虽然看起来不紧急,但是我们却不能置之不理。如果你现在不重视它,它随时都会发展成重要而且紧急的事情,比如说,你已经发现了儿童牙刷这个细分市场还没有被竞争对手占领,但是你将制定针对这个市场的产品策略放在第二象限迟迟不处理,结果某一天你逛超市的时候发现,哇,竞争对手的儿童牙刷已经投放市场了。那么这个时候,制定产品策略的事情就转移到了第一象限,重要而且紧急。可见,对待这个象限的事情,即使没有立即去做的必要,也至少要做一份时间计划表。你可以思考这样一个问题:如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限?
有计划去做!
第三象限:不重要但紧急。
举例:办公室里的突然来电、临时会议等。这个象限里的时间投入是相当可惜而且无奈的,忙了半天可能一点效果都没有,包括你在内的很多人都会被假象所迷惑,认为‘紧急’的就是‘重要’的。其实‘紧急’和‘重要’一点关系都没有。在这个象限,我们应该思考这个问题:我们如何尽量减少第三象限的事务?
交给别人去做!
第四象限:不重要而且不紧急。
举例:看无聊的电视节目、一个人闲逛等。这个象限里的事情都是用来打发时间的,仅仅当做前三个象限的调剂的话还说得过去,如果过多地沉迷于这个象限,我们的价值就会大打折扣。在这个象限,我们应该思考这个问题:我们在工作中是否有必要进入这个象限?
尽量别去做!
四象限法小结
◎ 我们根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度。 ◎ 我们根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度。 ◎ 我们应将自己所有的日常事务放到四象限中分析。 ◎ 我们对四个象限内的事务有不同的处理方法和原则。 ◎ 我们应该将自己的主要精力集中在解决第二象限内的事务。 ◎ 我们平时经常制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限来说的
猴子法则
比尔?翁肯(Bill Oncken)曾经提出一个理论,叫‘背上的猴子’。翁肯教授有一次偶然发现,自己在忙于加班的时候,部属竟然在悠哉游哉地打高尔夫。这让他突然领悟到,主管人员之所以时间不够用,一个很重要的原因在于没有做好授权分责,将太多本该部属去做的工作招揽到了自己身上,以至于永远在苦苦追赶工作进度。 翁肯教授把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的‘猴子’,而把他那独特的时间管理理论称为‘猴子管理艺术’。
甩掉自己身上的猴子,或者将猴子放回到他的主人身上。
把时间看成一种投资
时间资本特性
1.供给毫无弹性:时间的供给量是固定不变的,在任何情况下都不会增加,也不会减少,每天都是24小时。 2.无法蓄积:时间无法像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意,我们都必须消费时间。 3.无法取代:任何一项活动都有赖于时间的堆砌,这就是说,时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此,时间是无法取代的。 4.无法复得:时间无法像物品一样失而复得。它一旦丧失,就会永远丧失。花费了金钱,尚可赚回,但要是挥霍了时间,任何人都无力挽回。
巴菲特的投资原则
第一:‘找出杰出的公司’。
这个原则是基于这样一个常识:一个经营有方、管理者可以信赖的公司,它的内在价值一定会显现在股价上。所以投资者的任务是在无数的可能中找出那些真正优秀的公司和优秀的管理者。那么时间管理也是一样,我们也应该找出‘杰出的公司’。那些对我们很重要的事情,以及那些能创造出更大价值的事情,就是‘杰出的公司’。时间管理并不是追求在1个小时里能做3件事或者是5件事,时间管理的目的应该是充分利用时间来创造最大的价值。这个技巧我已经在‘如何找到自己的职业价值观’以及‘传说中的四象限法则’中传授给你了,现在你应该可以很轻松地找到‘杰出的公司’了。
第二:‘少就是多’。
巴菲特认为,一个普通股民只要拥有3家公司的股票就够了。因为,买的股票越多,你越可能购入一些你对其一无所知的企业的股票。而通常你对企业的了解越深,你的风险越低,收益就越好。 放在时间管理的范畴内来讲,面对每天的任务清单,我们首先要做的,不是匆匆忙忙地从第一个任务开始完成,而是在任务清单里找出自己准备最充分并且最重要、最迫切的任务去完成。很多人的任务清单总是密密麻麻的,把自己折腾得每天都焦头烂额,其实完全没有必要。你可以想象一下,你开车走在盘山公路上,突然,你的路被一堆从山上滚落下来的石头堵住了,还好你自己和车都没什么事。这时候你需要将堵在路上的石头挪开,你用了8个小时把周围的小石头都清理干净了,只剩下一块50公分高的大石头堵在路的中间,这时候你的车能过去吗?当然不能。那如果给你一个重来一次的机会,你费了九牛二虎之力,终于用了2个小时把那块大石头搞定了,接下来只需要花1个小时清理掉稍大一些的石头,汽车就可以颠簸着开过去了。 那么,到底哪种方法效率高、效果好呢?这个故事告诉我们,如果你不清理掉那1%的大石头,即使清理掉了99%的小石头也是没有用的。因此,每天早晨拿出当天的任务清单时,要做的第一件事情就是找出当天的‘大石头’,然后尽力‘搬走’它。那么我们如何去分辨哪块是‘大石头’,哪块是‘小石头’呢?答案也很简单:大石头不是都摆在第一象限和第二象限了吗?
第三:‘押大赌注于高概率事件上’。
当你坚信遇到了可望而不可即的大好机会时,唯一正确的做法是大举投资。比如说老总让你负责一个500万的大单,这既是一个机会,也是一个挑战。那么,你应该立即将其他的事情暂时放到一边,集中全部的精力来解决这件事情,对它进行任务的分解和分配,所有的周计划、月计划都应该围绕它来制定。具体到每一天来说,就应该把握住一个‘要事第一’的原则,不惜投入大量的时间在最重要的事情上,这件事情不搞定的话,其他事情一概不做。我们要坚信解决这件事情带来的回报会是非常可观的。
第四:‘要有耐心’。
巴菲特有一个说法,就是短于5年的投资是傻子的投资。因为企业的价值通常不会在这么短的时间里充分体现,即使你能赚到的一点钱也通常被银行和税务局瓜分。我们完成一项任务也是一样的,它所带来的结果是不会在当时就展示出来的,我们可以评估某个任务会带来很高的回报,但是我们仍然需要时间去证明它,这样才有利于我们不断地修正自己的评估体系,提高自己判断的准确率。投资就是为了获利,投资股票是这样,投资时间也是这样。
第五:‘不要担心短期价格波动’。
巴菲特认为,既然一个企业有内在价值,它就一定会体现出来,问题仅仅是时间。我们在处理日常事务时,也不要因为一些紧急而不重要的事情,影响我们的心情。我们应当将自己的精力投资在第二象限,即使我们会暂时无法处理一些紧急但不重要的事情,但最终我们投资在第二象限的价值一定会体现出来。同时,我们开始做一件很重要的事情以后,就一定要坚持着做下去,一定要把这件重要的事情完成之后,再去考虑做其他事情,这对你效率的提高是非常有帮助的。”
脑袋里只装一件事
好处
专注。
当我们集中注意力于某一件事的时候,我们会放下和忘记其他的事情,同时大脑会努力搜索和当前这件事相关的任何信息,这将大大提高我们的创造力。
成就感。
我一般都会把自己每天要做的事情写在一张纸上,标上优先级,然后选择一个自己感兴趣的,或者已经准备得比较充分的来做。做完一件,在纸上划掉一件,做完一件,划掉一件……这样我总是能保持一个旺盛的斗志,因为我亲眼看着我的任务在一件一件地被消灭,我在不断地接近成功。伤其九指不如断其一指,与其每件事都做到一半,不如将每件事情完全做完,这样做起事来更开心,更有成就感。
摆脱压力。
压力都是自己给自己的,我们的压力来自于我们知道可能还有10件事在等着我们去做。那能不能想象一下,如果有个盒子,能让我们把所有的杂事都从脑袋里取出来放到盒子里面,然后每次从盒子里取出一件事,放到脑袋里去处理,做完之后,扔掉。然后拿出第二件事情,放到脑袋里处理,做完之后,扔掉。在这样的情况下,你还会有那么大的压力吗?
更好的结果。
相信大家都有这样的体验:当我们集中精力去做一件事情的时候就会觉得思维很活跃,因为脑电波在没有受到干扰的时候,可以很清晰、很有逻辑地去思考。所以,当我们排除了干扰,脑袋里只剩下一件事的时候,我们会有更好的逻辑思维和创造力,这样我们不难得到更好的结果。”
如何找到“下一步行动”
如果为此有压力或者产生恐惧感,那么你是在怀疑你的执行力。 如果这样的话,有3个解决方法: 1.设定目标,或者设定奖励。比如完成‘下一步行动’是为了获得更多的收入。 2.如果不能全部完成,那就完成你能完成的部分吧,此时建立起信心更重要。 3.找出最大的石头,搬走它。浏览一下你的‘下一步行动’,找出你认为最难完成的一件事,尽最大的努力去完成,之后,其他的事情就不在话下了。”
秘诀一:动词开头。
秘诀二:内容清晰。
秘诀三:描述结果。
秘诀四:设定开始时间、周期、最后期限。
衣柜整理法
收集:清空衣柜
收集这个环节是‘衣柜整理法’的第一步,它要我们收集‘一切引起我们注意的事情’。 举个例子来说, 你正在聚精会神地准备今天下午2点的会议资料,这是一件重要而且紧急的事情,这时王总突然给你打来电话,要你联系一下供货商,告诉他们支票会在下周一送去,你应该怎么处理呢?立即去做吗?不,先记录在一张纸上,然后继续集中精力准备会议资料。 这时候研发部的小王跑过来找你,让你提供新版本软件的用户使用调查报告,你应该怎么处理呢?立即去做吗?不,记录在刚才的那张纸上,然后继续集中精力准备会议资料。 突然,Outlook弹出一个对话框,收到了一封新邮件,怎么处理呢?立即去查看吗?不,先记录在那张纸上,然后继续集中精力准备会议资料。 刚工作了10分钟,我打来电话,要你在下周五之前拿出新产品的销售策略。挂了电话之后马上准备销售策略吗?不,先记录在那张纸上。 20分钟之后,同事在MSN上问你哪天有空一起去打羽毛球,你回复他你在忙碌中,然后呢?马上考虑打羽毛球的事情吗?不,还是记录在那张纸上。 又过了40分钟,孙会计过来将上个月的市场推广费用明细报表递给你。你在接到的时候马上研究一下报表吗?不,将它放在一边,同时在那张纸上做好记录。 收集的关键是将‘一切引起我们注意的东西’放在‘收集篮’里,在清空大脑的同时达到‘心如止水’的境界。”
收集的工具
收集工具越少越好。
保证5秒钟内拿出工具。
定期清空这些工具。
处理:为衣物分类
处理收集篮的几大原则
从最上面一项开始处理。
一次只处理一件事情。
永远不要再放回收集篮(被迫中断的事情除外)。
任务标签
不可执行
垃圾:这类事情千万别去做,它浪费时间,浪费生命。
将来某时/也许:当某些条件成熟之后才会做的事情。
参考资料:对待这类事情的正确方法是分类归档。
可以执行
2分钟之内能搞定的事:立即去做
需要多个步骤搞定的项目:进行分解之后才能执行
指派给别人完成的事:把这只猴子甩到别人身上
特定时间做的事:写在行事历里
待办事项:有空的时候就立即搞定它
回顾:对衣物做到心中有数
好处
让灵感应运而生
站在3万英尺的高度去看待问题
孵化和修剪你的任务及目标
恰当的回顾时间
每天工作第一眼
每周定期做回顾
如何回顾
回顾你的将来某时/也许清单
回顾你的项目清单
回顾你的待办事项
重新审视自己的目标
行动:选择最佳方案
六个高度
原则(五万米)
首先必须要找个时间好好地思考一下自己的价值观、原则和目标,这是你工作的灵魂所在。
愿景(四万米)
这里面包含3―5年的工作目标,可以是职位的,也可以是组织能力、协调能力等。 在这个层面你需要问自己: ◎我的目标是什么? ◎哪些人已经达到了我这个目标? ◎他们是如何达成的? ◎达到这个目标之后我的工作和生活会是怎样的? 这样一来我们就给自己构建了一幅图画,当我不断地回顾这幅图的时候,我要完成这些目标的愿望也就愈加强烈。 比如说我现在的愿景是这样的: ◎我的目标是能够拿到30万的年薪,这样可以给我的家庭更好的生活。 ◎王总已经达到了这个目标。 ◎他具有广泛的人脉、很强的组织协调能力以及对未来趋势的判断。 ◎达到这个目标之后我会去欧洲度假,我会买一所大房子,我会为孩子提供更好的教育环境。
目标(三万米)
目标是比愿景更细化的东西,通常在一年内就可以有一个阶段性的成果。
责任范围(两万米)
要把每一个角色扮演好,就需要执行一些任务,以拉近现实和期望的距离。
任务(一万米)
所有需要一步以上完成的事情都是一个任务,虽然我们已经有了一个‘自上而下’的目标系统,但是我们仍然要将注意力放在眼前的一个个任务上。
下一步行动(跑道)
这是最为细枝末节的事件,我们要将他们全部放进我们的清单,然后一一消灭
“下一步行动”选择标准
重要性
环境
时间
精力
3. 长出主干和枝桠
构建目标管理体系,进入新的成长阶段。
参天大树是被它的主干和枝桠支撑起来的。种子已经发了芽,为什么不奋力长出粗壮的枝桠?
制定自己的目标
目标的作用
给人以明确的方向感,使人充分了解自己每个行为的目的。
让人清晰地评估自己的行为,进而正面检讨自己的行为。
让人从忙乱中转移到自己的工作重点上。
让人更关注结果,产生持久的动力。
能激发出人的潜能。
达不成目标的原因
设定了不可达成的目标
没有将目标分解为计划
放任偶尔的失败
没有写下来
没有及时修正目标
没有坚持行动
实现目标第一步:正确描述目标
SMART 原则
Specific :具体的
Measurable :可测量
Attainable :可实现
Realistic :可实行
Time-based :时间线
向大树学习目标分解
树根1:写出你的目标
“为了增加对你潜意识的刺激,我建议你将你的目标用记号笔写在卡片上,放在醒目的位置,也可以配以图片,比如,如果你的目标是1年内购买一辆宝马汽车,那你可以按照你想要的排量、型号等找到这样一幅图片或是一个模型,和你的目标卡片摆放在一起,这就是所谓的‘让目标形象化’。”
树根2:为什么要达成此目标?
“将你最重要的理由写在最前面,遇到挫折想要放弃目标的时候,你可以看看当初写下的这些理由现在是否依然存在。如果你已经没有了达成目标的理由,那你完全可以放弃这个目标,节省下大量的时间;如果这些理由仍然存在,你仍然很想通过达成目标来完成这些心愿的话,你需要调整一下方法,或者修正一下目标。”
树根3:我为什么可以达成此目标?
“想要达到目标首先得说服自己:我一定可以达到这个目标。如果写不出可以达成目标的理由或者只能勉强写出1―2条的话,那你将来实现这个目标时一定会有很多阻力。”
树根4:哪些个人、团体、组织对我达成这个目标有帮助?
“没有人的成功是靠自己一个人完成的,‘社会’这个环境本身就决定了我们必须要相互依靠,相互帮助。当你写下谁可能对你达成这个目标有帮助的时候,你就会主动去吸取周围的人脉、社交、资源,而这些,都将是你的财富。”
树根5:这个目标要在多长时间内完成?
“我们设置一个过长或者过短的目标都是没有意义的。目标时限过长,遇到的不可知因素太多。建议将一个很大的目标分解成一个个小目标,然后再对这些小目标进行分解和实现。如果目标时限比较短,比如一周,那就没有这个必要搬出‘大树分解法’了。‘大树分解法’适合于长于1年,短于5年的中长期目标。我们应该学会使用最高效的手段解决自己的问题。”
树干:写下实现目标的计划步骤
“这个计划步骤里有一些是随时都应该做的事情,比如说:‘处理好和同事、主管部门、老总的关系’,还有一些是在固定时间内完成的,比如‘完成MBA学业’,这些你可以先不做到我们的‘月目标计划表’里,但是那些属于战略和规划性质的计划步骤一定要进行细化,比如‘储备管理相关知识’,还有‘提升自己的技术水平’。”
树枝:在月目标计划表里写下打算如何完成计划步骤
树杈:将月计划中的内容细化到每一周
小结:将目标转化为计划的步骤
1. 将‘树根’写在一张质量比较好的卡片上,或者写在记事本的第一页,总之,我希望你能将‘树根’保留到目标达成以后。 2. 将‘树干’写在‘树根’靠下的位置,完成一个步骤的时候,你需要在‘是否完成’那里打勾。 3. 将‘树枝’写在一张A4纸上,放在你的抽屉里,这张纸会相对比较频繁地被使用,最好在完成‘树干’后的一周内,做好‘树枝’计划。 4. 在每个月的最后一天,对照着下个月的计划,将‘树杈’的内容写在一张纸片上,固定到你抬眼所及的位置。 5. ‘树杈’的计划完成之后,打勾;‘树枝’上的所有‘树杈’都完成之后,在‘树枝’上打勾;‘树枝’的所有内容完成之后,在‘树干’上打勾。 6. 任何一个‘树杈’的计划没有完成,都应该重新审视整个计划。
提高执行力
时间,是一个非常奇怪的东西,当你想挥霍它的时候,它会尽量地满足你,让你觉得时间怎么挥霍都用不完;但是当你想要珍惜它的时候,它又会特别地冷酷,让你觉得时光飞逝,转眼已是尽头。
1.找到最大的石头
2.写下来
写到才能做到。
大脑提供灵感,笔、纸细化行动。
白纸黑字才是“契约”。
3.拒绝第一次失败,面对失败:
重视失败,分析原因。
计划失败总是有原因的,不论是客观的还是主观的,我们都需要认真对待,认真分析,一定不能给自己一个这样的心理暗示:“计划失败了没什么,谁都可能失败,下次尽量按计划进行就是了”。我们应该问自己的是这样两个问题:“计划为什么失败?”和“如何避免类似的失败?”
以变化应对变化。
即使是一个“树杈”级的失败,我们都应该重新审视自己的目标和计划,看看是否有不合理的地方,是否有根据环境的变化需要调整的地方,如果需要调整,就立即调整。即使最后没有做任何计划更改,但经过一个重新审视的过程之后,我们抵御失败的信心会提升很多,我会告诉自己“我的计划很合理,我会顺利完成计划的”。这是我发现的一个非常重要的秘密。
让目标形成一种合力