办公室具体工作

办公室具体工作思维导图：（一）办公室的管理、收发，签报，登记，拟办，批办，分送，传阅，催办，承办和收集等、（二）信访工作等等

具体工作

• （一）办公室的管理
  • 1．文书管理
    • 收文阶段
      • 收发，签报，登记，拟办，批办，分送，传阅，催办，承办和收集等
    • 发文阶段
      • 拟稿，会签，核稿，签发编号，登记，缮印，用印，分装，投送等
    • 文件归档阶段
  • 2．档案的管理
    • 档案收集
    • 档案整理
    • 档案鉴定
    • 档案保管
    • 档案统计
    • 档案编目和检查
    • 档案利用
  • 3．会议的管理
    • （l）要明确职责，规范办事程序，减少业务部门之间的交叉，提高会议的质量和效率，从会议的分工和议题出席会议人员，时间和规模都要严格合理安排
    • （2）建立会议的报批制度
    • （3）加强会议经费的管理，控制会议开支
  • 4．事务管理
    • 后勤管理
    • 财务的管理
    • 交通车辆的管理
    • 办公用房及其职工宿舍的分配和管理
    • 办公环境的管理
    • 职工生活福利的管理
    • 接待工作的管理
• （二）信访工作
  • 原则
    • 1．认真搞好调查研究，坚持实事求是地解决问题
    • 2．正确贯彻执行党和国家的路线，方针政策和法规
    • 3．坚持做好深入细致的思想政治工作
    • 4．实行分级负责归口管理
    • 5．搞好协调，联合办案
    • 6．领导亲自处理重要信访问题
    • 7．对所有信访问题努力做到件件有着落，事事有结果
  • 制度
    • 登记制度
    • 呈阅制度
    • 批办制度
    • 查办制度
    • 结案制度
    • 复位制度
    • 归档制度
    • 反馈制度
    • 工作总结和奖惩制度
    • 领导接待日制度
• （三）保密工作
  • 1．泄密事件常有发生的主要表现
    • （1）发至基层单位的机密文件，资料，刊物等无专人管理造成丢失。
    • （2）随意将机密文件扩大发放、阅读范围，违反规定，擅自翻印或复印机密文件
    • （3）个人携带机密文件、资料、图纸外出开会或办事
    • （4）将机密文件、资料、刊物混杂在旧报纸，图书中出售或作它用
    • （5）将内部会议传达或研究的机密事项泄露给家人亲朋或身边工作人员
    • （6）在写文章或新闻单位投稿时，将不宜公开的内部情况和尚未解密的事项披露出去，造成大面积泄密
    • （7）在涉外工作中或与外国人交往时，放松警惕
    • （8）在普通有线电话或无线电话中传达或谈论机密事项
    • （9）利用工作的便利条件，将机密事项或内部情况作为拉关系，谋私利，搞不正之风的交换条件
    • （10）被间谍特务分子收买，为其提供和搜集党和国家机密及内部情况
  • 2．如何做好新时期的保密工作
    • （1）文书工作中的保密
      • 一是保密文件的印制
      • 二是保密文件的分发和复印
      • 三是机要文件的传阅
      • 四是机要文件的销毁
      • 五是其它事项
    • （2）会议的保密
    • （3）经济工作中的保密
    • （4）科技工作中的保密
    • （5）涉外工作中的保密
    • （6）通讯工作中的保密
    • （7）计算机信息的保密
    • （8）宣传报道工作中的保密

接待工作

• 基本内容
  • 接站
  • 安排住宿
  • 组织会谈
  • 组织公众联欢活动
  • 欢送宾客
• 一般程序
  • （1）掌握来宾情况（人数，男女，身份，级别），来宾乘坐交通工具和抵达的时间等
  • （2）根据来宾身份及人数等，请有关领导提前到宾馆、机场、车站迎接
  • （3）来宾抵达住地后，如有行李应让工作人员或服务员帮助拿、取
  • （4）来宾下榻后或消除疲劳后，应向客人具体了解来访意图，商议活动的日程，并根据滞留时间安排好他们的生活
  • （5）按照大体对应的礼仪原则，根据本单位领导的意见通知有关领导看望客人。在会见之前，要将来宾的有关情况向领导汇报清楚，使领导心中有数
  • （6）送行。（代购车、机票，车辆调度）
• 礼仪和注意事项
  • 1．见面握手
    • （不论和什么人握手，均统用右手）
  • 2．引导进房。
    • 将客人引导进客房，接待室，会议厅
  • 3．介绍引见。
    • 客人与机关领导会见时，行政主管或秘书工作人员要在主客方之间作介绍引见
  • 4．乘车行路
  • 5．接洽交谈
    • 热情，不能失之媚俗
    • 客气，不能失之虚伪
    • 坦诚，不能失之粗陋
    • 潇洒，不能失之无礼