导图社区 管控成本
项目管理 06讲·管控成本知识梳理,看完这篇你将学会如何做预算、落实预算以及管控隐形成本,希望对大家有所帮助~
编辑于2023-03-15 10:00:10 广东06讲·管控成本
做预算
案例思考题1
角色:出版社营销策划部成员
情况:领导安排我牵头,组织一场新书发布会。(1)要把公司策划的一 系列新书推向市场,提升公司的品牌价值和传播度。(2)活动计划2个月 后举办,成本在50万左右。
难点:财务同事来对接,让我定项目预算,但我只参加过同类活动,没做 过负责人。
问题:怎么做项目预算呢?
上手(做预算)前先“上脑”
1.这个项目的核心目标是什么?
2.达成核心目标的量化指标是什么?
3.为此我要做哪些事,哪些动作?
4.在这上面,我都要花多少钱?
不是立刻分配预算,而是目标先行
不只把预算理解为一张“花钱的表”,还是决策的锚点——帮你从项目启 动期开始管控成本
从纷繁复杂的事项中,判断哪个动作该做,哪件事没必要
“四步法”做预算
拆模块
要拆的,不是费用,而是目标
从核心目标A,拆分出实现它的子目标BCDE,并把BCDE落实到具 体的业务动作上
可使用“smart原则”拆解目标
具体的、可实现、可衡量、有关联、有时限
估成本
“模块拆得准不准,靠能不能把成本估算出来”来校准
1.物料清单法
列出物料清单,通过单价、数量,来测算成本
适配:生产、建筑、装修、活动类项目
2.人工成本法
用每人每天的费用,估算项目成本
适配:咨询类项目
3.类比估算法
以过去类似项目的参数值为基础,估算同类项目的成本
适配:各类项目
4.供方评估法
邀请外部供应商,对评估对象进行报价,评估成本
适配:产品类项目
5.专家估算法
参考专家的经验,作为估算依据
项目特质:项目内容复杂,未知变量较多,但该领域有比 较权威的专家
适配:各类项目
设节奏
成本支出,得和计划相匹配
要根据项目计划,调控节奏,否则计划可能被打乱
先给重要的模块调配资金
留余量
得留出一部分“不可预估”的资金,来应对突发情况
“体检法”做预算
把“向专家请教”变为“请专家改作业”
不是为了获得认可,而是引出反馈
三个请教专家的有效维度
时间流程
项目整体的时间计划
各个里程碑节点要做的事
重点事项(任务)
预算分配
项目的总预算
项目有哪些模块
每个模块计划分配多少资金
关键资源
人力资源
物料设备
供应商等
咨询专家前,把上述信息梳理出来,提升你的沟通效率
认真做一次项目预算,把目标一点点落实到真金白银上,你和团队对项目 的理解会上一个台阶!
落实预算
案例思考题2
角色:体制内的项目负责人,负责组织一个面向群众的普法教育项目
情况:我需要做大量的普法宣传,目前主要的做法是印制、分发宣传物料
难点:单位给我的预算资金,只有理想情况的一半
问题:怎么才能既节省成本,又能达到更好的普法教育效果?
关于“成本”的两个秘密
1.一分钱一分货
永远不要幻想少花钱、多办事
和供应商砍价,在有限的预算里腾挪,这是菜市场买菜的思维
2.可置换*
在不同的维度上,很多资源可以相互置换,不是非得用钱购买
可以拿出来置换的资源,就是“矿”
想要避免被有限的预算所困,不是要砍价,而是要找矿
不同的“矿”种
1.人力。可把冗余的人力,借调给其他项目组
2.经验。如果你是某个领域的专家,可以出去当顾问, 换来更多资源
3.时间。通过缩短交付时间、延长服务时间,换取资源
4.产品和服务。通过提供产品、服务给行业大牛使用, 换取他的肯定,进而获得某种背书;通过提供产品、服 务给网红或评测机构使用,换取流量
把“填坑”视为一笔新的投资
伸手要钱时,先替投资人回答一个问题:我继续投资你,能获得什么样的 回报?
想要一件东西,最好的做法是让自己配得上它。——查理·芒格
把用超的预算,变成对项目有长远价值的“投资”
把填坑视为投资,向决策人展示投资回报,争取更多资源支持
“置换”是把怎么省钱的目标,重建为“通过置换,保证目标的达成”
管控“隐形成本”
案例思考题3
角色:汽车零配件制造行业的项目经理
情况:我们公司和一家便宜外包公司合作,但对方的常驻开发人员只有几 个老师,其他人都是学生,每年都会换一批
难点:外包的代码质量非常差,导致系统很乱,经常出问题。团队还得复 核和修改,浪费了大量的时间和人力
问题:怎么办?
“隐形成本”的特征
隐形成本无法消除,只能尽力规避
如果能提前识别出“隐形成本”,就可以想办法优化
七大隐形成本清单
1.继发性浪费
症状:团队持续返工、纠错
病因:前端投入不足,导致质量问题
举例:选取要价低的供应商提供服务,导致意外状况频现
优化:优先关注和重视交付成果
2.信任式浪费
症状:为了证明价值,做了很多无用的工作
病因:人员间(主要为上级对下级)的信任不足,导致项目执行 过程需要浪费大量时间用于建立信任关系
举例:两天一小会,三天一大会,时间大多用在了信息的交互上
优化:增加信息透明度,如使用线上协同软件,每天记录任务进 展和情况
3.切换式浪费
症状:在不同的事情间不断切换,导致时间、精力被白白消耗
举例:为了体现价值,每年换一个营销创意(创意需要重复和坚 持来建立用户稳定的心理预期和品牌认知)
优化:建立任务优先级,明确做事的目的和初衷
4.填充式浪费
症状:为项目设置过多的冗余,导致时间、资源的白白浪费
举例:让3位美术编辑共同修改一幅海报,因想法不一而致低效
优化:打好节拍,形成按节拍交付结果的习惯
5.低价值浪费
症状:在预算不足的情况下,既要又要还要
举例:在有限的预算内,既想做商圈活动,又想购买关键词,还 想借影视作品加载广告
优化:有取舍、有侧重,明确项目目标
6.习惯性浪费
症状:哪怕问题已经得到解决,团队还是习惯性地做某事
举例:项目目标已然共识,但执行阶段仍坚持每日站会(可调整 为周例会)
优化:对功能重复的动作,多问一句“为什么”和“是否必要”
7.弱信息浪费
症状:信息交流不顺畅,彼此以为对方理解,实则未清楚共识
病因:交待不具体、交付物不清晰,职责分工不明晰
举例:“让你爸赶紧回来!”“爸,你啥时候回来?”“我一会 儿就回去了。(挂断电话)”“妈,爸说一会儿就回来。”
优化:建立回馈机制,让对方复述一遍需求
产品质量要素隐形成本清单(供参考,用于提供思路)
1.相关方
员工工作能力/职业道德不足,产生了成本损失
关键岗位人员出意外,重新招聘产生人力成本
供应商不靠谱,交付质量低、交付延误
客户资金周转遇到困难,拖欠账款,影响资金链
用户筛选不到位,不匹配的用户带来投诉、退货的成本
维系合作关系,付出的公关成本
2.设备
设备老旧影响效率
设备耗材消耗过快
设备损坏的维修费用
3.原材料
物料品质有问题,影响项目交付质量
供应链断裂,物料不能及时供应
物流过程中物料损坏、丢失
物料突然涨价
4.流程、规则、方法
工作流程不合理,效率低下
使用陌生的工作软件,产生学习的时间成本
缺乏版权意识,使用了有版权的图片、字体
跨国项目语言不通,产生翻译成本
5.环境
工作环境的空间布局不合理
物料的仓储规划不合理
勿增实体
不到万不得已,不要寄希望于引入新变量,去回避解决有价值的挑战