导图社区 T71-EXCEL新手到高手【崭露头角】— 效率篇
职场办公流传着这样一句话“文不如表,表不如图”会Word的不如会Excel.会Excel的不如会PPT的。工资4000到6000到8000,其实职场中用到最为广泛的还是要属Excel。不管你是文员,统计,采购,计划,人事,HR,运营,策划,后端,等等职业岗位都需要对数据统进行筹,分析,从中找出规律,分析指标,提高决策效率。 所以这里将介绍Excel从新手到高手的进阶之路。
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EXCEL新手到高手【崭露头角】 —效率篇:事半功倍的小技巧(9)
2-1输入身份证总是乱码怎么办?
身份证号码准确录入
Excel最大只能识别15位数字,在身份证类信息录入之前需将单元格设置为文本格式。
数字格式的样式设置
Excel中数字可以转化为不同的显示样式,包括整数,小数,中文大小写等特殊格式。
日期格式的样式设置
Excel中日期本质也是数字,可显示为长/短日期,中文大写,星期,8位对齐等样式。
自定义格式样式设置
在既定格式的基础上,根据需要重新设置数据显示样式,包括编号补零,电话分段等。
2-2收集信息总是出错怎么办?
标准数据录入表要求
一份好的数据录入表应该具备一定的防错性,让填表者在特定的条件下录入数据。
一级下拉菜单的制作
对于重复性录入的数据,可以使用数据验证下序列制作下拉列表的方式进行录入。
特定大小位数的录入
对于年龄类信息,可以通过设置录入数据的范围以及整数条件限定规范数据录入。
特定文本长度的录入
对于电话号码,身份证等信息,可以采用限定文本长度的形式保证数据录入位数。
2-3批量插入图片如何操作最快?
设置Excel表格属性
需要将插入图片(按名称递增排列)的单元格需提前设置好大小,并且姓名栏的数据按照升序排列。
批量导入图片素材
使用插入图片功能批量插入图片素材,并且使用定位功能批量选择图片调整大小。
姓名与图片区域匹配
设置好起始图片位置,借助排列分布功能实现图片与姓名相匹配的位置分布排列。
设置图片大小位置属性
设置图片属性随单元格改变位置,但不改变大小,保证图片筛选排序中随数据移动。
2-4重复信息如何快速标记删除筛选及统计
快速标记重复信息
选中有重复值的数据区域后可以使用智能分析或条件格式快速标记出重复值信息。
快速删除重复信息
选中重复数据区域后,可以使用数据选项卡下的删除重复项一键删除重复数据内容。
快速筛选重复值信息
如果既想保留重复信息又想看唯一值,则可以通过数据选项卡下的高级筛功能实现。
快速统计重复值信息
想要快速查看每个重复值出现的次数,则可以通过透视表快速统计出重复值的次数。
2-5动动手指轻松搞定数据拆分合并
使用分列功能完成规律数据拆分
对于规律的数据可以直接使用分列功能实现数据拆分操作,有符号和长度两种方式。
使用分列功能完成文本数据化
分列除了拆分数据之外,还可以进行数据类型转换操作,最常见的是文本转日期。
使用&连接符实现数据合并操作
在Excel中可以使用&连接符实现多个数据之间的合并,然后借助填充实现批量操作。
使用TEXTJOIN函数实现多文本合并
对于多个复杂数据的合并则可以借助最新365版本中的TEXTJOIN函数实现批量化合并。
2-6用好智能填充从此告别文本拆分函数?
提取数字和字符串
对于长短不一的数字和文本混合型字符串,可以借助智能填充批量实现数据分离。
提取合并一步实现
智能填充在提取数据的同时,还可以将两列单元格的不同内容合并成一个新内容。
调整字符串的顺序
有些时候需要调整字符串的前后顺序,也可以借助智能填充实现字符顺序转换操作。
从身份证提取出生日期
在目标单元格手工输入身份证号中的出生日期后,使用智能填充即可快速提取生日。
2-7Power Query瞬间搞定数据逆透视?
将数据导入PQ编辑器
选中数据源任一单元格,单击菜单栏:数据一获取和转换数据一自表格/区域即可加载。
逆透视数据列
选中需要作为字段分类列,然后单击转换一逆透视列一逆透视其他列即可完成操作。
修改标题及数据类型
修改各项标题中的名称信息,同时把日期字段的数据类型从文本改为日期型数据。
将数据上载回Excel
将数据上载到Excel表中,点击【主页】选项卡中的【关闭并上载】即可完成最终效果。
2-8Power Query实现数字文本复杂数据处理?
选中数据源任一单元格,使用数据一获取和转换数据一自表格/区域加载数据到编辑器。
拆分人员信息字段
选中人员信息字段,使用拆分列,分隔符拆分中的特殊字符下的换行符进行拆分。
透视列完成数据转换
选中拆分后的人员信息.1,使用转换下的透视列,选择人员信息.2,设置不要聚合。
修改字段名称后,点击【主页】选项卡中的【关闭并上载】将数据加载到Excel中。
2-9Word和Excel联合三分钟制作1000张奖状!
准备好原始素材内容
在Excel中准备好需要进行合并的信息列表,同时在Word中准备好奖状素材文件。
加载数据到Word
在Word邮件合并下单击【选择收件人】-【使用现有列表】,选择准备好的Excel。
添加数据到奖状中
选择[插入合并域】-【名字】/【奖项】,加载《名字》/《奖项》到Word文档中。
完成并合并文档
最后单击【完成并合并】-【编辑单个文档】-【合并记录】-【全部】,完成合并工作。