每天最重要的三件事

时间管理的要义不是把每天的日程排满，而是让有限的时间产生最大的价值，一个人每天只要做好以下三件重要的事，就能够让自己的时间和人生更有价值：吃掉最大的那只青蛙、清空收件夹以及每日重开机。

每 天 最 重 要 的 3 件 事 作者：时间管理专家张永锡 | 国家二级心理咨询师李瑞文 制图：萧钺

检视让自我管理提升高度

三大检视

每日检视

每周/月检视

每年检视

回顾昨日完成

留出一小时/天

晨间日记

选择今天三青蛙

检视本周/月

一年一次，通常在12月

清空收件夹

规划下周/月

阅读所有日记及文章

杂事加工为行动

检视年目标、愿景及梦想

重要事件列出：纸或电脑

归入STAR系统

可重开机时执行

确定目标是否需要修订

晨间日记

若无时间

制定新年度计划

时间匆忙则找最重要一蛙

写下烦恼

下周/月想做的事

德鲁克检视5角度

首先提出哪些事做得不错

指出表现未必很好，但已尽力做的事

检讨不够努力的事

毫不留情批判做得很糟或是根本没做到的事

最后两小时，规划未来6个月的工作

该专注哪些？

该改善哪些事？

该学些什么？

周检视建议流程

先清空收件夹

检视晨间日记

检视本下周日程表

思考下周任务

检视年度计划

周检视练习

设定每周某一固定时段进行周检视

练习快速完成检视

每周检视的目的先从找到下周目标开始

执行几次后，在每周检视中找到未来计划

用晨间日记开启心流

晨间日记推荐格式

推荐工具

印象笔记

晨间日记练习

选一个早晨自己可以接受的起床时间

选一件自己喜欢的没有压力的事作为晨起的第一个动力

不着急行动，从晨间日记每日检视开始

选一件对自己具有“高价值”的工作开始做，在早晨感受强大回馈

参考资料库电子化

五大要素

硬件设备

云端与共享

电子工作中枢

便于协同、快速推进

统一参考资料格式

场景、种类、软件、格式

存储方式

重要建立归档系统

团队协作模式

适合网络协同合作

资料库升级练习

从个人开始，资料电子化

资料库电子化

找一个可收集资料的云端服务

统一资料存储中心

使资料库可云端协作

更新STAR系统

Schedule / 日程表

早晨检查当天，确认行程

Task / 任务

了解任务全貌，规划全程

管控下周任务清单及下一步行动

Action / 行动

每天先列出

三只青蛙

几只蝌蚪

有杂事

迅速加工确认

必须今天做

可延后

安排时间

Reference / 参考资料库

专业收集工具

STAR系统工具更新练习

列出自己目前所使用的日程工具

精简，只保留一种来调整任务日程

练习使用该工具来进行计划与检视

检视更新：减少任务管理系统阻力

青蛙问题

未吃完/再生

定期评估行动优先次序

杂事问题

堆积未加工成行动

重要任务明确下一步行动

系统问题

行动资料过期

定期检视与更新

第三部分： 每日重开机

正确运用事务处理方法

任务少而有所选择

做任务规划

九宫格

思维导图

任务少需要高效率时

专注最重要的事

吃青蛙

任务多而有所选择时

快速筛选

统人利器

任务多而需高效率时

综合使用

统人利器

STAR任务提示系统

统人利器：让系统运转起来

统

放入系统

若无法做到“人”、“利”、“器”

先入系统

必要时细分

STAR行动提示系统

人

授权他人

人事匹配，沟通方法

授权范围

例行 / 专业爱好 / 机会培养

不宜授权

人事 / 机密 / 政策制定 / 危机处理 / 被授权

利

立刻行动

短时（1-2分钟）可处理结束

无须入清单

器

马上丢弃

无用信息

无须回应的

手写资料

存档/电子档

已入行动清单

统人利器练习

选一个可收纳所有笔记的笔记工具

收集随时的想法

每天固定时间加工当日笔记

以“统人利器”处理行动笔记

将未来笔记行动放入STAR行动提示系统

时间管理帝王表：从收件夹到行动提示

整 理 两 个 系 统

收 件 夹 系 统

L

即时收件夹

_________

I

邮件收件夹

_________

N

笔记收件夹

_________

E

其他收件夹

_________

精简后的 收件夹1-2个

练习把杂事加工成行动 打通时间管理任督二脉

行 动 提 示 系 统

S

日程表

_________

T

任务管理

_________

A

行动清单

_________

R

参考资料库

_________

根据自己情况选择合适的工具

系统整理方法

检查自己的收件夹系统

资讯压缩，留下主要

检查行动提示系统

选出核心工具，打通系统

从杂事到行动的语法公式

主语

做事的主体

我/你

动词

要做的动作

打电话

宾语

关键人物

给某某客户

宾语

推向目的所需的东西

商谈合同签订事宜

玩转你的收件夹

微信等即时通讯

群组多生命周期短

临时性谨慎使用

时间黑洞产出较低

沟通非正式

注意力

思考周全性

决议效率低

规范不明确

商量事情不便

学会用电子邮箱

善用搜索

关键词查找

垃圾邮件

设置后自动归类

邮箱过滤系统

设置分类文件夹

邮件按需归类

巧用笔记本

纸本

纸笔搭配便捷

激发创造力

APP

手机APP，移动随记

平板APP，涂鸦长续航

电脑笔记

APP同步好处理

清空收件夹三步骤

收集杂事至收件夹

将杂事加工成行动

贯通收件夹与行动提示系统

先写下来：将杂事放在大脑之外

杂事收集练习

依照上表格式给自己的杂事分类

思考如何提升杂事品质

第二部分： 清空收件夹

T时间感知：提醒督促自己吃青蛙

使用番茄工作法

最高强度专注于一件事25分钟

精神防松5分钟

循环往复，把握节奏

三大秘诀

晨间清单与番茄工作法结合

番茄钟节奏最适合吃青蛙

善用番茄钟休息时间，简易运动

推荐软件

番茄土豆

结合任务清单与番茄钟

Focus

可列出待办清单

Focus Booster

可列出待办清单

时间感知练习

找一件需要一两个小时完成的事情

找一个闹钟、定时APP或番茄钟工具

设置25+5的循环时间

计时开始后，专注于事情25分钟

25分钟后，休息5分钟，完成一个番茄循环

计算自己用了多少番茄钟完成这件事

S拆解青蛙：思维导图与九宫格

思维导图拆解法

Step1：确定主要事项

Step2：展开所有事项，确定下一步行动

Step3：整理所有行动，寻找联系，制定日程表

九宫格拆解法

Step1：确定主要事项

Step2：展开所有事项，确定下一步行动

青蛙拆解练习

在纸上画出九宫格或思维导图

把最近思考的问题写在中心

在四周方格中写下延伸的想法

若其中一个需要更深入思考，可继续填写更多细节

A列行动清单：工作效率提升25%

清单完成三咒语

列出够少的事情

每日1-3只青蛙，5-7只蝌蚪

思考什么最重要？什么能做到？

下一步该做什么

这件杂事是什么？

你希望什么结果？需要什么行动？

下一步行动是什么？

先来只蝌蚪尝尝

不想做的时候

10分钟可以完成的事

运用清单工具

工具选择四原则

便于检视、使用、分享、随身

共享清单少干扰

老板、下属、客户、同事、自己

六步清单练习

像平常一样列出你今天要做的任务清单

用“将杂事加工成行动”的语法进行加工

写出下一步行动清单

找出其中的1-3只青蛙，其他都是蝌蚪

先专注吃掉青蛙

每天早上做练习，坚持100天试试

F吃青蛙：要事优先的三个关键

如何选择青蛙

目标、价值观、愿景、最看重的事

用青蛙入心流

Step1：热身时间

先做易事，再轮替不同小事

Step2：专注青蛙

吃的时候，一口一口，心如止水

Step3：适时休息

疲倦之前先休息

Step4：每日检视

总结经验，找出可改之处

一口一口地吃

把青蛙做成刺身，一口一口地吃。分解成小的行动

3个小小练习

每日晨找出最重要、最难的事，若需两只，先吃最丑的

把这件事分解成一个个小动作

专注小动作，依序行动，进入心流状态

天下武功，唯快不破：FAST高效四部曲

Frog 先吃掉那只青蛙

Action List 列出行动清单

Slice 拆解青蛙

Time 训练时间感知能力

让重要的事来得及

第一部分： 先吃掉那只青蛙