导图社区 项目管理方法总结
项目管理方法总结,导图介绍了项目与非职业项目经理定义、最有效的项目管理、项目管理五大体系等,希望对你有所帮助!
编辑于2022-04-29 11:41:21项目管理方法总结
项目&非职业项目经理定义(引入)
项目定义
为了创造某1个特殊产品,提供某个特殊产品服务或实现某个特殊目标产生的临时任务,有开始,有结束
非职业项目经理定义
每天花大量时间做项目但是没有接受过项目管理培训
项目管理的行业标准
39%的项目能按时完成
44%项目能够在既定时间预算内完成
45%项目实现最初设定目标
人人都是项目管理者(只需要避免)
缺少支持保障
时间规划不实际
预期目标不明确
需要和其他项目抢夺资源
资源不足
政策不足
团队人员被抢走
成员缺乏大局观
规划有问题
缺乏领导力
标准不统一固定
缺乏预算管理或者管理不当
一个成功的项目定义
达到或超出预期
优化资源
为后续的项目建立团队信息和士气
最有效的项目管理(方法论)
人+流程=成功
你是流程型人?
你是善于与人打交道人?
思维误区:流程=成功
戴夫心理学案例:如果没人愿意帮你干活,再好流程都是纸上谈兵
带领团队
非正式权利
来自领导者性格&能力
* 案例:曼德拉,马丁路德金
权威
来自一个人职位头衔≠好领导
四个基本行为标准
培养非正式权利
展现尊重
一视同仁,直言不讳
先聆听
耐心倾听
不枉做判断
换位思考
不独自承担
明确期望
灌输项目阶段&整体预期
了解自身在项目中扮演的角色
承担责任
(性格决定一切)
带头模范 说到做到
设立奖惩
实话实说
坦白承认 不掩盖真相
对他人负责
他人期望
他人付出
他人价值感
他人成就感
他人错误
项目管理五大体系(流程)
项目启动(准备工作)
使项目得到正式授权
确保每人清楚项目成功标准
案例引入:蒙着眼睛走路是否能走直线
项目需要一个明确预期(why)
这个项目会对谁产生影响
谁决定了项目成功,他们预期是什么
项目的限制是什么
你怎样让大家对项目结果达成共识
需要理清楚
确定所有利益相关方
* 定义 * 积极参与到项目中,或者因为项目产生正面或负面 影响的人或者组织 * 工具 * 团队头脑风暴
确定主要利益相关方
* 定义 * 任何一个决定项目成功或者失败的人 * 政务案例 * 工具 * DANCE * DECISONS * 做出控制或影响项目预算的决策 * AUTHORITY * 有权威对项目给予批准 * NEED * 直接从项目受益或收到影响从而需要了解项目所有进展 * CONNECTIONS * 与解决困难或取得成功所需要的人,资源相关 * ENERGY * 能够给予正面或者负面影响从而影响项目成败
有效对主要利益相关方进行沟通
* 为什么要沟通:尽早获得全部信息 * 沟通的方法 * 仔细倾听,自己明确要在主要利益相关方得到什么信息 * 为什么不做沟通的主要问题 * 见不到利益相关方 * 害怕沟通显得自己无知 * 没学习过访谈沟通技巧 * 不知道要做沟通 * 自以为了解他们的想法 * 访谈沟通准备 * 预约见面时间 * 说明访谈目的 * 说明访谈预期 * 叫人帮忙买苹果案例 * 词汇知识描述脑中使用的代码 * 访谈目标主要是破译他们脑中图像,了解真正的需求 * 明确 * 可量化 * 工具 * 主要利益相关方访谈表 * 项目目的 * 为什么要做这个项目 * 项目给部门公司带来什么影响 * 描述 * 怎么做 * 做什么 * 什么时候做 * 预期结果 * 什么结果=项目成功 * 我要实现什么结果 * 排除项 * 不属于项目考虑范畴的内容 * 沟通需求 * 如何汇报项目进展 * 用什么方式 * 什么时候汇报 * 审批条件 * 项目决策者 * 局限 * 范围 * 需要提供的产品,服务和结果总量 * 质量 * 项目特点满足需求的程度 * 资源 * 满足要求需要的人力,设备,服务或供给 * 预算 * 项目批准的预算 * 风险 * 不确定时间或者条件 * 时间 * 产品,服务,结果交付截止时间 * 6个局限需要请利益相关方决定哪些是优先条件 * 与项目主要利益相关方讨论的越充分,对项目期望结果越民明确 * 形式 * 一对一访谈 * 好处 * 能够了解对方真实想法 * 被访谈的人愿意开口交流 * 坏处 * 占用较多时间 * 团队访谈 * 方法
(基于四个基本行为准则)
* 尽可能聚在会议室或者电话会议 * 严格设定时间表,规定时间结束 * 设定会议规则,不能打断他人讲话 * 给每个人几分钟时间回答你的问题 * 不要对提出问题展开讨论,只有当你需要澄清和确认时再提问 * 认真记录每个人发言 * 会后分发会议纪要
项目的范围
定义
* 项目指南针 * 好处 * 项目原因 * 项目内容 * 项目时间 * 需要做什么 * 不能做什么 * 项目成功是什么 * 标志项目范围步骤 * 起草一份范围说明 * 检查说明 * 获得审批 * 工具 * 项目范围描述书
项目规划
定义和修正目标
理清最终目标
设计预算
时间规划
项目进度
案例引入
项目范围描述是指南针,项目规划书就是地图
确定风险(问题)
影响*可能性=实际风险
风险影响
* A5(最糟糕情况) * A4(相对较大影响) * A2(极小的影响)
发生可能性
* A5(发生可能性很大) * A3(50%可能性) * A2(可能发生) * A1(极个别情况发生)
大于等于12的风险因素需要制定相应风险策略
工具:头脑风暴
风险点是哪些列举出来
工具:风险矩阵
控制风险(方法)
工具:风险TAME(得分≥12分风险)
T转移风险
* 转移给第三方
A接受风险
* 了解风险,当风险发生时给予解决
M降低风险
* 降低风险,降低风险发生可能性或影响
E清楚风险
* 尽可能将风险解决
风险管理规划
项目日程表
(关键任务,里程碑)
目标拆分架构(WBS)
定义
以目标为方向,将项目构成进行分组,这决定并构成了整个项目范围)
工具:思维导图
工具:线性列表
工具:便利贴
在白板第一行列出所有工作为表头
让团队成员思考完成每件工作需要步骤
给每位成员发一本便利贴
吧他们能想到的工作记录在上面
最后根据去重再进行安排
后续行动
工具:甘特图
确定项目团队
目标决定团队 找到最适合任务的人
预测每项工作所需时间
原则:工时≠工期(工作≠时长)
工作:完成一件事所需时间
决定项目预算
时长:现实生活中完成一件事并同时做完其他杂事总工需要的时间
项目时间规划
注意事项:不要排太近,没有灵活或回旋的空间
没办法预测很精准可参考一下方法
积累经验,项目规划越多,积累经验越多,可以制作模板统一化
请求帮助,向他人请教
向外部专家寻求建议
使用PERT公式决定每项工作时间
* 乐观时间:工作完成所需最短时间 * 最可能的时间:完成工作最可能需要的时间 * 悲观时间:完成工作最需要最长的时间 * PERT公式 * 预计时间=(乐观时间+4*最可能时间+悲观时间)/6 * 4是加权平均数,能够把不切实际的短时间排出去 * 6代表是乐观时间和悲观时间的标准差 * 案例说明
工具:里程碑
保证项目进程的方法加入里程碑
确定关键路径
定义
项目从开始到结束所需最长路径,以及在不到只项目延期的前提下,每项工作开始和结束的最早和最晚的时间
烹饪火鸡案例
制定项目预算
外部费用
公司外采需要购买资源
内部费用
每个核心成员及项目外人员需要花费的时间
* 内部费用要用每个人工作时间乘以该员工小时的费用
10%杂费
应酬费用
礼品费
设计沟通计划
沟通计划包括决定性利益相关方的信息和沟通需求,谁需要什么,什么时候需要,怎么样将信息提高给他们以及由谁提供
项目执行
协调人员和资源来执行规划
案例引入
团队责任制
作为项目经理信守承诺 说到做到
帮助团队成员管理自己-理清思路,并分享这种责任感
思考
* 怎么样建立团队责任机制 * 定期责任汇报机制 * 工具:团队责任理会 * 项目进展报告 * 团队责任理会 * 目的 * 通过审视整体的项目规划,能够让团队吧项目当作一个整体 * 要求团队成员汇报上一周完成的工作情况 * 通过项目成员不断完成新的工作,保证项目推进 * 让项目经理了解哪里存在困难 * 好处 * 团队成员对自己的问题‘负责’,他明白他不仅让你,他自己而且让整个团队失望 * 这一切团队的其他人都看在眼里,心理会想我绝对不能让大家失望 * 会议三件事 * 如果团队成员没有按时完成任务怎么处理/团队成员出问题怎么办 * 先聆听:让团队成员说明为什么没有完成任务 * 展现尊重:通过换位思考理解对方的处境 * 明确期望:重新布置任务,更新截止时间 * 承担责任:让团队成员知道项目团队在乎每个人的承诺和指责,他们是项目成功最重要的一部分 * 屡教不改的人:在团队成员面洽或者一对一进行责任对话,你需要告知团队你正在采取措施解决问题,展现尊重,也要表明立场
举行绩效对话
* 工具:对话计划表 * 我的目的是什么 * 不要耽误太多时间影响下面的形成 * 就事论事,与人格无关 * 事实是什么 * 有理有据 * 影响是什么 * 进行谈话 * 眼神坚定友好,阐述事实 * 有同理心,扮演倾听者角色 * 后续工作 * 明确希望他做的具体任务,以及你对他的承诺,同时履行承诺 * 安排演练
表扬的公式
* 目的 * 事实 * 影响
说清楚每个要求
承担的责任
任务时间节点以及背后的why
项目监管和控制
保证目标能够实现
项目所有阶段,对流程不断监管和控制
事情脱离控制,随机应变
阶段汇报项目进展
监管误区
放手不管
细致入微
让利益相关方了解项目状况
定期汇报情况
透明汇报
工具:项目进展报告
工具:当前项目在的时间规划和预算矩阵中的位置,团队完成了那些事,当前项目状态和进展情况
了解进展&提供帮助
有效应对管理项目范围变化
案例引入管理项目范围变化
家里修淋浴器到最后吧整个浴室瓷砖都换了
如何应对变化
防止范围扩大
是否经过一致认可
绝对项目范围是否已经变化
发生变化如何应对变化
变化的目的是什么
影响是什么
如何实现改变
工具:项目变更需求
扩大范围和发现范围
扩大范围
发现自己不断给项目范围加码的时候,就已经陷入范围扩大误区,或者说给项目加入花里胡沙的东西,也是在扩大项目范围
增加费用时间,却不能给客户带来巨大价值
使项目变得不清晰,困难,重点不清楚
所带来的价值可以通过另一个独立项目完成
只是满足领导要求,而不是为了实际需要
发现范围
能够更好的实现结果和利益相关方迫切需求
更加明确项目目的
吧项目范围缩小到一个更可控的解决方案
如何应对对方(级别比你高)要求的变更
展现尊重
先聆听:了解变更内容和原因,必要时想利益相关方提问以便澄清
明确期望:使用项目变更需求来确定变更费用,时间,质量等带泪影响
承担责任:明确必须做出调整,加入规划,确保利益相关方明确局限性比变更带来的影响,如果有影响,让他们对项目比阿梗需求给予批准或否定
结束
让大家认可项目成果
比对结果和预期设定
总结流程和人员管理收获
项目结束流程
制作,收集,传递信息来证实结束项目,包括评估项目,总结经验教训,沉淀。以供未来项目参考
为什么要结束项目
签署最终目标
材料归档
沉淀总结
工具:项目结束清淡
任务评估清单
重新回顾项目任务确保项目工作都完成
确认完成项目范围
是否达到了项目目标
是否对最终结果满意
是否按时交付
花费是否值得
是否成功预测和降低了风险
有什么改进流程建议
记录应吸取的教训
对团队核心成员做访谈
哪些地方做的好
哪些方面可以改进
我们遇到了哪些不可预计的风险
我们需要这样改进流程实现未来预期
建立项目档案
故事引入:一个男人捡到金子,藏山里,但是藏的太好了后来找不到了。
建立档案为后续项目提供秘籍
公布项目成功
形式:钉钉,邮件,短信,公司简报
好处:起正面宣传效果
通过颁奖和表扬庆祝项目结束
人们喜欢专属感谢,针对个人感谢能够让人牢记
举办简单庆功会,请主要利益相关方对项目成功发表讲话
分支主题3