得到：戴愫 - 有效提升你的职场写作能力

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得到|戴愫|有效提升你的职场写作能力

• 发刊词 | 怎样提升你的职场写作能力
  • 书面沟通的本质
    • Step1：用大量的信息化语言，在文字上与读者建立起信任
      • 基本前提
    • Step2：让读者通过单向沟通的形式，读出双向沟通的幻觉
      • 通过写作内容和文字表达来实现
    • Step3：双方理性、感性都达成一致
      • 100分沟通的衡量标准
  • 洞察
    • 信任是超越一切沟通形式、一起沟通技巧最基本的前提
    • 有效表达只是最基本的层次，有效沟通才是终极目标
  • 心法
    • 眼前有人
      • 思路清晰，注意逻辑
    • 言简意赅
      • 去掉多余的口语词
  • 道与术
    • 道：思想和内容
      • TCS 三部构思法、文章组织结构
    • 术：文字的质感、温度
      • 润色语言，亲和力，权威性，有温度
• 先想再写 - TCS三步构思法
  • Tone 基调：六种常见文案的基调
    • 基调的重要性
      • 文章以基调为“王”。
      • 基调对了，事半功倍
        • 正确的基调能传递出文章真正的价值，也就是你的价值
      • 基调错了，传递的信息再重要，也没人关注
    • 四类职场写作传递的价值
      • 明白了要呈现自己什么价值，拿捏起文章的基调，正确的概率会很高很多。
      • 总结类：写的是成绩，呈现的是你的潜力
        • 年终总结：有深度
          • 写成业绩的流水账
          • 领导想看什么
            • 你的分析能力
            • 你能从对工作感性的认知→ 上升到理性的规律性的总结
            • 他需要你协助他，对未来做出更正确的决定
          • 年终总结不是回顾，而是行动指南
          • 什么是好的年终总结
            • 将工作成果写出意义
              • 提供难得的一线经验、不同的视角
            • 罗列贡献之后，找出问题/机遇，以及怎样解决问题/抓住机遇
      • 调查报告类：写的是调查结果，呈现的是你求实的态度
        • 调查报告：实事求是
          • 在收集充分的事实资料后
          • 文案措辞“资料显示、数字表明”
          • 文案措辞“我认为、我估计”
          • 这种报告才能展现事情的真相，才会有让人惊喜的收获
      • 申请类：内容是提问，呈现的是你主动的思考方式
        • 请示：有主见
          • “客户投诉如下，请指示。”
          • 向领导请示，一定要有清晰的主见
            • 如申请款项
              • 要给一个量化的标准让领导裁决
              • 不能模糊不清，让他无据可依、无处下手
          • 中层向上级递交请示时，不能用传声筒的语气
            • “他们抱怨”或“他们声称”
            • “我注意到”“我相信我的团队会……”
              • 这才是有担当、有主见的语气
        • 批复：态度明确
          • 不能出现这样的措辞：“似属可行”“酌情办理”
      • 计划类：写的是阶段任务，呈现的是你的责任感
        • 进展汇报：不讨教
          • 不能只提问题，向领导讨教，而应该给出方案，向领导汇报
            • 讨教的公式＝您告诉我该怎么做
            • 汇报的公式是＝我这样做，您同意吗
          • 进展汇报内容
            • 重要发现、关键结论、阶段性成果等小胜利
            • 让领导读出你的认真，看到你不断提高工作能力的过程
        • 项目计划：可交付
          • 不能仅仅写行为
          • 一个项目的成功 = 众多可交付结果的总和
          • 例子
            • “选择外部供应商”→ 行为
            • “确定外部供应商”→ 可交付的结果
          • 最好的项目计划书写法→ OKR 目标管理法
            • O：Objective 目标→ 可以分解成小目标
            • KR：Key Result 关键结果→ 用来衡量目标是否完成
  • Content 内容：从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”
    • 职场写作的特点
      • 读者大多是“甲方读者”，如领导、客户、重要合作伙伴
      • 他们没有义务读完你的文章，可以随时终止阅读
    • 如何用内容吸引读者
      • 从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”→ 对读者有价值
        • 提供“所有必需信息”，然后按照“要话先说”的顺序排列
    • 举例：写一份给投资人的商业计划书
      • 先做发散思维→ 搜集让投资人对项目有信心→ 为这些信息排序
        • 作者逻辑
          • 急着展示自己公司有多厉害
          • 没搭好台就展示自己，操之过急
        • 读者逻辑
          • 从分析整个行业下手，彰显市场空缺
          • 搭建好舞台后，才有机会介绍自己
      • 图示
      • 商业计划书写作流程
        • “要话先说”的顺序下，内容环环相扣
  • Structure 结构：“向下想三层”，假设变结论
    • 以项目计划书为例
      • 金字塔的塔尖，是你鲜明的观点或建议，而下面两层，是证据。
      • 这种顺序的好处
        • 让读者先读到塔尖
        • 不仅他能理解你更快，甚至认同你都更快
        • 会自己有意无意地将下面的证据与塔尖做链接
        • 这个被说服过程由他自己来完成了
  • 最后：压缩三分之一的文字
    • 谨遵商务写作KISS原则：Keep it short and simple
      • 句中不能有多余的词，段落中不能有多余的句子
      • 文字表达要简洁，内容提供要详实
    • 三个方法来做到“减无可减”
      • 把注水的文字压缩掉：“大概”、“一般来说”、“话说回来”
      • 把“在我看来、我认为、我相信”之类的短语删掉
      • 把意思重复的句子压缩掉：相信读者是聪明人
        • 简洁的文字体现自律
        • 用最少的字表达最多的意思
• 日常邮件的高段位写法
  • 标题
    • 好的标题要达到呼唤你，愉悦你的效果
  • 开头
    • 三句要有温度、有重点，将写作目的放在开篇的前三句话中
    • 嘿，刚刚的发言很精彩！ （这句话用在某次的电话会议之后的邮件开头）
    • 夏天的贵州很舒爽吧。 （这句话用在对方刚刚度假回来）
    • 我上周的年会获益匪浅，终于和你真人见到面啦。 （这句话用在参加完对方组织的年会后）
  • 正文
    • 采用“三个凡是”的格式呈现
    • 内容的要求，就是TCS三步构思法中的内容要求
    • 请遵守“三个凡是”
      • 第一个凡是：凡是能分段就分
      • 第二个凡是：凡是能做小标题的，就做。
        • 第一个窍门：小标题最好做成动宾短语
          • 比如同盟会的“驱除鞑虏，恢复中华，创立民国，平均地权”，迪士尼的“制造奇迹”等。
        • 第二个小窍门：如果你要显得很正式，那么遇到两个字的动词，可以只保留一个字，力透纸背，更有气势
          • “调整结构”，写成“调结构”； “夯实基础”，写成“夯基础”； “振兴集镇”，写成“兴集镇”。
      • 第三个凡是，凡是能列清单图表的，就列。
    • 立场要清晰，语气要尊重
      • 第一种写法： 请各位按时递交表格，否则刘总会责备。 第二种写法： 我期待在下午4点之前收到您的表格，尤其是王力和李谭谭二位。如果您实在忙不过来，请提前告知我。我会在3:00-3:30时段电话您，给予协助。
      • 第一个技巧是，把句子拉长。诉求这个部分很敏感，我们前面提到的KISS原则，不适用这个部分。句子太短，本身就是一种简单粗暴。
      • 第二个技巧是，用问句把需求写出去。
        • 不写：“我周四下午需要和你约个电话会议”， 而写：“请问周四下午你有时间做个电话会议吗？”
    • 积极开放的结尾，引发真正的行动
      • 比如：我会每周和您更新这个项目的进程。 周一我会和您联系，看看您是否有其他问题我可以协助解决。
• 用四大思维能力构建金字塔大纲
  • 向下想三层：展示思考的深度
    • 职场写作的金字塔，自上而下
      • 首先，抛出一个假设，也就是金字塔塔尖。
      • 接着，解释背后的原因。
    • 学术写作的金字塔，则是自下而上
      • 作者从几堆实验或阅读中得出几个结论，然后向上再推出一个总结论
  • 要话先说：塔尖呼应风向标
    • 文章必须有明确的塔尖
      • 塔尖不会是原因，而是结论；
      • 塔尖不会是过程，而是结果；
      • 塔尖不会是细节，而是全局；
      • 塔尖不会是问题，而是措施。
    • 塔尖无所谓对错
    • 一个符合风向标的塔尖，更可能获得成功
      • 进化心理学发现，人都是用感情来做决定的，而理性是感情的武器，理性的作用，是给感情提供信息和辅助。
      • 在职场上，你要学会用感性去窥探对方之后，再用理性来辅助，这就是一种很强大的影响力了。
  • 分组归纳：归纳出最小容器
    • 只罗列信息，不归纳要点的写法：王林是总经理离开后的最佳替补人选，因为他们都是跨国创新型管理人才，体现在这三方面： ……
    • 加上一个容器——最小容器的写法：下面是我们公司要设立的三个组织变革目标：…… 今年我们部门这两个资源流失问题愈发凸显：……
  • MECE：相互独立，完全穷尽
    • MECE/mi:si:/，Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，彼此独立，完全穷尽，也就是不重合，不遗漏。MECE很重要，而“展示”出MECE的能力，更重要。
    • 二分法：“你在我身边时我爱你，你不在我身边时我也爱你”
    • 过程法：“我过去爱你，现在爱你，将来也会一直爱你”
    • 要素法：“我爱你的肉体，我爱你的灵魂”
    • 矩阵法：时间管理四象限
    • 公式法：我的年收入=课程单价×课程受众
    • 前人智慧，比如，SWOT分析、波特五力模型......
• 开篇制胜的首段
  • 怎样将金字塔大纲秒变成文章呢？
    • 塔尖，文章的第一段
    • 塔身，文章的一级小标题
    • 塔基，逐个支撑一级小标题的段落
      • 可以视文章长短，自己决定是否在写段落的时候，需要二级小标题。
  • 塔尖只有一句话，怎样扩展为文章的第一段呢？
    • 芭芭拉·明托《金字塔原理》，用SCQA的讲故事逻辑写序言
      • 故事的基本要素就一个：起伏。有起伏，就是故事了！
      • SCQA
        • 写序言的故事模板，也就是制造起伏的模板，SCQA: Situation情境， Conflict冲突， Question问题， Answer回答。 你的那个回答，正好就是你金字塔的塔尖。这样，读者顺着塔尖继续往下，开始阅读文章
        • 写文章，就是销售你的观点或建议。而销售的真谛，是供需关系。
        • 你认为自己的观点，自己提供的答案很绝妙，没有用的，你要制造出读者对你提供的答案的渴望。SCQA的序言结构，就帮你制造出了读者继续阅读的渴望。
        • 怎么制造冲突？
          • 《麦肯锡不外流的简报格式与说服技巧》这本书里，有这样的建议。当我们为读者制造冲突时，有三种类型：
          • 恢复原状（指的是不利情况已经突显，比如销量锐减）
          • 预防隐患（比如新客户继续增加下去会导致系统瘫痪）
          • 追求理想（理想和现实有差距，实现理想便是弥补了差距）
      • 最开门见山的方式，ASC：答案、情境、冲突
      • 如果读者没太关注过这个话题，你不想用突如其来的结论吓到他，那么，你可以采用最自然的顺序，从情境入手：SCQA
      • 如果你并不要求读者马上接受你的答案，而是想引发他更多的关注和思考，那么，你可以先提冲突，给他认知上的冲击感，打开他的思路，采用CSQA。
  • 制造冲突的诀窍，让序言更惊艳：“反义词”套路
    • 比：个人才华和思维能力对团队的贡献很重要，而你说不重要，比这个更重要的是团队成员间的沟通模式。
• 打造语言的“质感”
  • 完美的语言兼具质感和温度。
    • 美国词典编撰者韦伯斯特曾经说过，如果你把他所有的财产都拿走，只留下他的词语，那么他可以把所有财产再挣回来。可见，语言的力量非常强大。
  • 四个方法，打造有质感的语言
    • 用数字、事实、细节来呈现信息化语言
      • 来自英语世界的马克·吐温曾告诫作者们：“If you find an adjective, kill it.”（如果你发现自己在使用形容词，灭掉它。）
      • 没有证据支撑的形容词，让文风“假、大、空”，有证据支撑的形容词，可以加强你的表达效果。
      • 好东西是不怕具体的，拿不出手的东西，人们才会不自觉地倾向于抽象的概念性的描述。读者其实能通过你的陈述来判断你的东西是否有竞争力。职场上的审美是，说清楚了，就是美的。
    • 明确抽象概念，用类比法和诠释法明确抽象概念
      • “正义”太抽象，于是有“雷神之锤”；爱情太虚幻，于是有“月桂树”。所有聪明的写作者都善于使用类比。
        • “在任何情况下面对客户时，我们都应该展现这样的中间状态——放松但又不过于松懈。”
        • “在任何情况下面对客户时，我们都应该机敏但又不过于紧张，处于坐过山车和旋转木马的中间状态。”
      • 第二个方法是诠释法，对于文章里的关键词，用你的理解把它展开写。
        • “我们需要情商高的候选人。” 不如写成： “我们需要候选人具备与他人达成共赢局面的能力。”
        • “这是一份更有执行力的方案。” 不如写成： “这份方案能让新参与项目的每个成员在三个月内，将工作热情转化为行动计划，继而输出可以量化的工作成果。”
    • 向前挖原因，展示逻辑
      • 例：公司利润下降了。（这句话质量一般） 公司利润下降了，因为成本增加了。（找到了因果关系，效果更好，但仍不够准确） 公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。（这句话表达得准确）
      • 公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。具体来说，较高的薪水支出是成本增加的主要原因。高薪资成本主要是管理层薪资增加造成的。因为加班时间减少，付给工厂员工的平均工资实际上下降了5%。
    • 向后给指南，不写鸡汤
      • 鸡汤，就是空谈战略、方向和美好愿望。
        • 马云和任正非都分别表达过对空谈战略的深恶痛绝，他们一个说：“谁过来和我谈战略，能滚多远滚多远”，一个表示“来一个，开一个。”
      • 没有深入思考，没有实战经验，给不出指南。指南，就是务实的建议，可执行的计划。
      • 例：我们要抓住客户需求，提高客户满意度，以积累更多忠诚客户。（鸡汤） 我们要通过客服聊天记录、客户评价分析客户利益点。我们要摆脱依赖于简单的文本挖掘软件。我建议明年组织5至7人的专业运营团队来完成这件事情，记录下来客户在评价和聊天记录中提出的问题，并针对性地解决。（指南）
• 打造语言的“温度”
  • 亚里士多德几千年前就道出了沟通三要素：ethos人格，logos逻辑，pathos情感。
    • ethos人格，指的是你的人格魅力、信用指数
    • logos逻辑，指晓之以理
    • pathos情感，指动之以情。也就是，你的文章不仅要调动读者的认知，还要调动他的情绪
  • 要避免负面的、否定的用词
    • 只写“可以做、应该做的”，不写“不可以做、没有做到的”。
    • “我们这周做不了决定，得等到下周一上午”
    • 我们会在周一上午第一时间做出决定
  • 要传递坏消息时，构建一个三明治。应对尴尬和负面。
  • 完稿后，用“润滑剂”语句给文章上双保险。
• 总结
  • 职场写作，是一个以过程为导向，不以结果为导向的技能，因为决定结果的有太多不可控因素。
  • 美国有一位研究结核杆菌的著名医生，叫特鲁多，他墓志铭上写了这样一句话：“有时去治愈，常常去帮助，总是去安慰”。这句话也特别适合职场沟通。
• 职场写作工具包（金字塔结构示范）
  • 年终总结
  • 活动方案
  • 工作计划
  • 加薪申请
  • 会议记录
  • 项目计划书
• 自由主题