项目管理：项目计划的执行检查

一个项目应该怎样更完美的执行和检查呢？以下从项目实际情况、计划怎样“落地”、任务的分解和委派、检查和调整、经验与教训这五个方面进行描述，让项目计划的执行和检查更加的井井有条，条例明确，让项目完成得更加完美。

项目计划的执行和检查

• 项目实际情况
  • 计划
    • 挂墙上，大家忙活起来，项目有点模样了，刚开始还可以
    • 没几天就发现计划好像和具体工作没什么关系了
  • 周报
    • 上周的工作成果和下周的工作计划
    • 周末草草填写应付了事，起不到跟踪个人工作进展的作用
  • 实际
    • 有的工作需要返工，有的人自己调整了计划，没按进度完成
    • 挂在墙上的计划成了计“画”，主要作用好像是装饰办公室的
  • 问题
    • 到底怎样才能让每个人按照计划工作？
    • 怎样知道每个人的工作进展？
• 计划怎样“落地”
  • 探究问题
    • 对照任务委派要点：交付物、责任人和时间点都有
    • 为什么挂着的计划和各人的工作之间好像没什么关系？
  • 反馈意见
    • 墙上计划的颗粒度太大，知道每星期，但每天还是自己安排
    • 磨合期经验不足员工有返工或反复的情况
  • 分析原因
    • 第一，没有将计划进行细分，计划与个人的工作间缺一个桥梁
    • 第二，虽然进行了培训，但水平有差异，即使有模板和指南，由于经验不足有些工作成果达不到标准，返工影响计划的执行
  • 集思广益
    • 每组使用一个白板，将本组周计划进一步分解，落实到人天
    • 白板可以及时修改，相当于作战地图，让每人知道战斗任务
    • 白板每天检查，如出现异常情况随时调整
    • 周五根据白板记录，整理工作周报，填写不会超过10分钟
    • 周报用于跟踪和分析，形成日填、周报、月分析的制度
    • 将质量好的工作成果作样例给大家培训，常见错误见白板
    • 白板的注意事项就相当于检查表，提交之前先自我检查
• 任务的分解和委派
  • 分解规则
    • 将工作任务按照工作流程，分解为“关键步骤”
    • 每个关键步骤作为一个人的工作任务，是最小管理单位
    • 任务分解只需提前1-2周滚动制定即可
    • 分解过程让组员自己进行，组长只指导和确认
    • 个人工作任务只有“完成”和“未完成”两种状态
  • 分解例子
    • 以下是对需求分析的关键步骤进行分解
    • 1）准备环境和数据
    • 2）差异分析
    • 3）确定解决方法
    • 4）整理分析报告
    • 5）审核确认
  • 组长确认
    • 开始/结束时间
    • 交付结果和完成标准
    • 谁对此事负责，遇到问题找谁
    • 工作责任人写白板上，彼此知道谁在做什么
• 检查和调整
  • 主要安排
    • 各小组每天召开“晨会”检查昨天进展，布置当天工作
    • 每周五下午召开周例会，项目组全体成员参加
  • 晨会
    • 类似敏捷中的每日站会，15分钟，检查确认为主，不展开讨论
    • 第一步：检查状态
      • 逐个说明昨天的完成情况
      • 今天计划的工作任务及遇到的问题
      • 不涉及执行细节仅回答完成与否
      • 检查完成后，将任务完成情况分类汇总
    • 第二步：调整计划
      • 根据昨天任务情况和个人任务的调整
      • 小组一起对“底层计划”进行适当调整
    • 第三步：解决问题
      • 首先审核昨天列出问题的状态
      • 然后将今天的问题记录到白板上
      • 通常会后安排时间专题讨论解决方案
  • 周例会
    • 检查和调整项目计划，需要一定的讨论
    • 关注的问题
      • 任务完成了吗？
      • 没完成的原因是什么？
  • 讨论会
    • 相关问题周例会只进行简单记录，然后再安排专门会议讨论
    • 会前准备
      • 根据底层计划完成个人周报
      • 测算各项任务的完成比例
      • 根据测算完成比例，更新计划的任务完成情况
      • 更新问题和风险的状态
      • 初步制定下周的工作任务
    • 会议过程
      • PM报告任务完成情况、偏差原因分析和纠正措施等
      • 讨论问题和风险，识别新的，制定对策，纳入下周任务
      • 更新项目计划，布置和确认下周工作任务
      • PM将周例会讨论的关键内容记录到项目周报中
      • 根据下周的工作任务，各组确定下周的重点工作
      • 各小组根据重点工作，在白板上将工作分解为底层计划
  • 墙上的计划标注任务的进度，小组白板上记录每个人的工作状态。在项目组转一圈看到白板上的记录就知道项目的状态了，但仍然有各种问题和滞后，项目经理与各组一起进行工作调整
  • 调整手段
    • 加班、小组间的资源调配和请外部有经验的人帮助新手
    • 大家横向共享经验和教训，并推广到整个项目组以提升效率
• 经验与教训
  • 标准
    • 只有建立验收标准，才能确定如何才算是完成任务了
  • 计划
    • 为了落地需细化到每个人的工作任务中去
    • 个人工作计划可以通过白板的方式管理，实时反映态势
    • 软件开发的核心是人，充分调动“人”的能动性是最重要的