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公文
公文概述
文件参考
2012《党政机关公文处理工作条例》
《党政机关公文格式（GB/T9704-2012）
现行
1996《中国共产党机关公文处理条例》
2000《国家行政机关公文处理办法》
停止执行
概念
印发主体
党政机关
作用
实施领导、履行职务、处理公务
特征
特定效力、规范体式
稿本
文稿
草稿
草拟成文的未定稿
讨论稿、征求意见稿
不具备正式公文的效用
定稿
正式生效的文稿
具有法定效用
文本
正本
正式生效的文本
具有法定效用
副本
复印件（抄本、复印件）
仅复印
不具备正式公文的效用
加盖复印机关的公章
具有法定效用
正本的特殊形式
试行本
在试验推行期间具有法定效用
暂行本
在规定的暂行期间具有法定效用
修订本
修订本具有法定效用
从修订本发布生效之日起，原文本即行失效
特点
作者的法定性
公文的作者是发文机关、党政机关
法定的权威性
各机关在其法定职权范围内所行使的公文，在其所管辖的范围内不允许下级机关拒不执行
效用的现实性
公文直接形成于现行公务活动中
公文的现实效用有一定的时间限定
体式的规范性
格式
依据官方文件
语言
准确（第一要求）、简洁、庄重、严谨
文体
说明：用简明扼要的文字介绍事物、解说事理
叙述（事情的前后经过）
议论（论点、论据、论证）
处理的程序性
收发有序公文的拟制、办理和管理必须经过规定的程序
分类
按行文方向
上行文
请示、报告
下行文
决议、决定、命令（令）、公报、公告、通报、批复
平行文
函
按内容性质
法规性公文
决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要
指挥性公文
决议、决定、命令（令）、公报、公告、通报、批复
知照性公文
通告、公告
报请性公文
请示、报告
记录性公文
纪要
商洽性公文
函
证明性公文
介绍信、证明信
按使用范围
专用公文
如：国书、起诉书、刑事判决书
通用公文
决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要
法定公文的文种
1. 决议
适用范围
经会议讨论通过的重大决策事项
无会议无决议、通常只能是党的会议
2. 决定
适用范围
对重要事项作出决策和部署
奖惩有关单位和人员
变更或者撤销下级机关不适当的决定事项
决议VS决定
3. 命令（令）
公布行政法规和规章
宣布施行重大强制性行政措施
批准授予和晋升衔级
嘉奖有关单位及人员
最具有强制性色彩的文种
4. 公报
公布重要决定或者重大事项
最大的特点为具有新闻性
5. 公告
范围较大（国内外）
向国内外宣布重要事项或者法定事项
6. 通告
范围较小
在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项
补充
区别
公告的范围为国内外
通告的范围为一定范围内
共同点
告诉、告知的对象都是群众
二者与公报的区别
公报通过媒体的渠道刊登出来；公报的内容是全国性的热点事件
公告具有告知性、严肃性
7. 意见
对重要问题提出见解和处理办法
行文方向具有多向性，可上、可下、可平行的文种
8. 通知
发布、传达要求下级机关执行
有关单位周知或者执行的事项
批转、转发公文
公文中的轻骑兵
公文之王
公告和通告发送的对象是老百姓 通知是发给下级机关的 通知可下、可平行，但不能上行
9. 通报
表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况
决定可奖可惩
命令只奖不惩
通报可奖可惩
10. 报告
向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问
11. 请示
适用于向上级机关请求指示、批准
补充
共同点
二者都是上行文
区别：
时间
a.请示不能事后请示，必须事前请示
b.报告可以事前、事中、事后
回复
请示具有期复性的特点（可能考查）
报告是“阅件”，通常不回复
12. 批复
适用于答复下级机关请示事项
最大的特点是被动性—无请示无批复
13. 议案
各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项
发出机关是“各级人民政府”，向“同级人大或人常”发出
14. 函
不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项
15. 纪要
于记载会议主要情况和议定事项
旧名字 ：会议纪要
新名字 ：纪要
行文规则和方式
行文关系
领导与被领导关系
指导与被指导关系
平行关系
不相隶属关系
行文方式
逐级行文
县政府—市政府—省政府—国务院
越级行文
情况特别紧急（如发生战争、重大灾害）
多次请示直接上级，长期未得到解决的重大问题
上上级领导或领导机关交办并指定越级直接上报的事项
询问、联系无需经过直接上级机关的工作问题
上下级间有争议，而无法解决的重大问题
对直接上级机关或领导进行检举、控告
多级行文
同时给两个或两个级别以上的机关发公文
直接行文
不相隶属机关之间直接发公文
直达行文
直达最基层
行文规则
一般规则
行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性
一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关
上行文规则
原则上主送一个上级机关
根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关
党委、政府的部门
向上级主管部门请示报告、重大事项应当经本级党委、政府同意或者授权
属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门
下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示
应当提出倾向性意见后上报
不得原文转报上级机关
请示应当一文一事
不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项
除上级机关负责人直接交办事项外
机关发、机关收
不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文
不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文
受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关
下行文规则
主送受理机关，根据需要抄送相关机关
重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关
党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文
其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求
需经政府批审的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意
党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文
涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文
擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销
上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关
特殊行文规则
同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文
属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文
党委、政府的部门依据职权可以相互行文
部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文
抄送总结
上行文
根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关
特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关
受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关
下行文
重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关
向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送给下级机关的另一个上级机关
公文的格式
格式规范
构成要素
版心
版头
份号
密级和保密期限
紧急程度
发文机关标志
发文字号
签发人
主体
标题
主送机关
正文
附件说明
发文机关署名
成文日期
印章
附注
附件
版记
抄送机关
印发机关
印发日期
页码
位于版心外
版头
份号
6位3号阿拉伯数字
涉密公文应当标注份号
密级和保密期限
秘密
一般秘密
一般损害
保密期限10年
机密
重要秘密
严重损害
保密期限20年
绝密
最重要秘密
最严重损害
保密期限30年
紧急程度
公文
特急
加急
电报
特提
特急
加急
平急
补充
涉密公文需要有份号、密级和保密期限
紧急的公文要写紧急程度
公文不涉密、不紧急，则无需写这三个要素
发文机关标志
俗称“红头文件”
书写
一般
发文机关全称或规范化简称（+文件）
联合行文
联合发文机关名称全写
主办在前、协办在后
只写一个
只写主办方
发文字号
组成
发文机关代字
单独用主办机关名称
上—>下：xx发
下—>上：xx呈/报
同级：xx函
年份
六角括号+阿拉伯数字年份
发文顺序号
阿拉伯数字+号
x号
联合行文事
使用主办机关发文字号
签发人
组成
签发人+全角冒号+签发人姓名
签发人：xxx
上行文应标注签发人姓名
下行文和平行文无需标注签发人姓名
联合行文标注所有联署机关签发人姓名
发文字号与最后一行签发人平行
主体
标题
组成
发文机关名称+关于+事由+的+文种
注意
可拆行排成梯形或菱形，回行时注意词义完整
文种不可省略
发文机关名称和事由可视情况省略
完整的标题只有一个介词“关于”
转发别人的公文时省略自己的“关于”
标点符号运用
常用
引用公文、法律法规
书名号《》
特定含义词语
引号“”
例：“一带一路”
解释说明
小括号（）
从哪到哪
破折号—
顿号分情况使用
事由并列
使用顿号
发文机关并列
空一格/换行
不能使用顿号
不能使用
逗号、句号、问号、感叹号
主送机关
负有办理和答复责任的机关
组成
机关全称/规范化简称/同类型机关统称+全角冒号
同级同类加顿号；不同类不同级加逗号
注意
主送过多，移至版记，首页必须出现正文
排序原则
先高后低
先外后内
党政军群
下—>上：主送机关一般只有一个（避免出现多头主送）
上—>下：主送机关一般两个以上
面向社会公众发布的：主送机关可以省略
正文
组成
事由+事项+结尾
结构层次序数
第一个层次：一、
黑体
第二个层次：（一）
楷体
第三个层次：1.
仿宋
第四个层次：（1）
仿宋
正文引用其他公文
《文件名》（发文字号）
起首语
时间式、原因式、目的式、根据式、引文式
结尾用语
函
特此函询/特此函达
如蒙惠允，不胜感荷
请示
当否，请批示
妥否，请批复
常见语病
成分赘余、用语不准确、搭配不当、语句歧义、色彩不当
附件说明 （附件目录）
正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号+附件名称
附件：xxxxxx
只有一个附件，无需标注顺序号
附件：1.xxxxxx 2.xxxxxx xxxxxx
多个附件：使用阿拉伯数字标注附件顺序
附件名称后不加标点
需回行时，应与上一行附件名称首字对齐
发文机关署名
发文机关全称或规范化简称
公文落款：发文机关署名（全称或规范化简称）、成文日期、印章
成文日期
阿拉伯数字将年、月、日标全
如：xxxx年xx月xx日
不编虚位
右空四格编排
日期确定
会议通过日期
1.1开会、1.3发文——1.1
发文机关负责人签发日期
机关负责人1.3——1.3
联合行文时，署最后签发机关负责人签发日期
教育局1.1、公安局1.3——1.3
印章
位置
上不压正文（离正文距离小于一行），下压成文日期
普法性公文、电报、纪要可以不加盖印章
注意
联合行文时，所有机关都要署名和盖章
每行最多三个，不能相切、相交，最后一个要压成文日期
附注
发放/传达范围
“请示”件应在附注处注明联系人和电话
附件 （附件正文）
应当另面编排，并在版记之前，与正文一起装订
“附件”二字及附件顺序号
顶格在版心左上角第一行
3号黑体
附件标题
居中编排在版心第三行
版记
抄送机关
指需要了解、知晓公文内容的机关
组成
抄送+全角冒号+抄送机关名称
使用全称/规范化简称/同类型机关统称
格式
在印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排
回行时与冒号后首字对齐
最后一个抄送机关名称后标句号
4号仿宋
如需把主送机关移至版记
将“抄送”二字改为“主送”
编排方法同抄送机关
既有主送机关又有抄送机关时
主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分割线
引发机关
一般是发文机关的办公室（厅）
格式
编排在末条分割线之上，引发机关空左一字
4号仿宋
印发日期
印发日期x成文日期
印发日期在成文日期之后
编排在末条分割线之上，右空一字，后加“印发”二字
页码
字号总结
公文的处理
公文拟制
拟制
公文的拟制包括公文的起草、审核、签发等程序
起草
机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作
审核
公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核
经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送
签发
重要公文和上行文由机关主要负责人签发
下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发
签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期
圈阅或者签名的，视为同意
联合发文由所有联署机关的负责人会签
公文办理
发文办理
确定性 不可逆性
复核
已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核
需作实质性修改的，应当报原签批人复审
登记
对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载
印制
印刷要求：双面印刷，页码套正，双面误差不得超过2mm，体现公文的严密性
涉密公文应当在符合保密要求的场所印制
核发
公文印制完毕，应当在对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发
收文办理
签收
对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间
登记
对公文的主要信息和办理情况应当详细记载
初审
对收到的公文应当进行初审
是否应当由本机关办理
是否符合行文规则
文种格式是否符合要求
涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签
承办
阅知性公文
应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送
批办性公文
有关规定
应当提出拟办意见，报本机关负责人批示或者转有关部门办理
需要两个以上部门办理的应当明确主办部门
紧急公文应当明确办理时限
承办部门对交办的公文应当及时办理
办理环节
拟办
工作人员初步对公文拟定建议性处置意见，供有关领导审核定夺
批办
领导批示办理
承办
负责单位具体办理公文的过程
中心环节
催办
公文办理过程中有人催促
注办
承办人甲在公文空白处将办理过程中的相关意见、需注意的事项进行注明
传阅
根据领导的批示将公文及时送达传阅对象或者批示
催办
紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办
答复
公文的办理完后要答复
整理归档
暂存
立卷
归档
立卷归档
需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档
销毁
没有价值的公文，应该销毁
个人不能私自销毁公文，应该领导同意
专门的渠道销毁，比如碎纸机
清退
如果公文有问题就退回，从哪里来就清退到哪里去
暂存
不知道如何处理，可以暂存，如果有价值就归档，没有价值就销毁
两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件
公文管理
管理
党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理
绝密级公文应当由专人管理
复制、汇编
机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准
绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理
复制件应当加盖复制机关戳记
汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注
撤销、废止
公文被撤销的，视为自始无效
公文被废止的，视为自废止之日起失效