会计信息系统——财务处理与总账子系统

从信息系统角度看，财务处理工作是由会计信息系统的子系统-总账子系统完成的。该思维导图从ERP系统实操的角度入手，梳理了财务处理概述和流程分析、总账子系统的基本操作及作用，对ERP操作、会计信息系统学习、总账基础知识梳理很有帮助喔。

财务处理与总账子系统

• 财务处理概述
  • 财务处理概念
    • 从价值管理的角度出发
  • 总账子系统
    • 从信息系统角度看，财务处理工作是由会计信息系统的子系统-总账子系统完成的
    • 最终产品的会计报表
    • 功能
      • 数据采集
        • 从经济业务中采集数据
          • 总账子系统从业务流程采集数据，其数据的载体主要为原始凭证
          • 采购/支付流程的数据
          • 转换流程的数据
          • 销售/收款流程的数据
      • 数据加工与存储
        • 有借必有贷，借贷必相等
        • 按照审核无误的原始凭证，编制记账凭证并审核，在做账
      • 报告信息
        • 以账簿、记账凭证为依据，编制内部报表和外部报表
  • 财务处理的基本特征
    • 规范性强
      • 遵循世界通用的借贷记账法
        • 有借必有贷，借贷必相等
        • 资产＝负债+所有者权益
        • 总账余额/发生额=其下属明细账余额/发生额之和
    • 综合性强
      • 子系统不仅采用货币作为主要计量单位，还广泛使用实物数量指标。总账系统以货币为主要计量单位
    • 集成性要求高
      • 总账子系统是整个会计信息系统的核心
    • 正确性要求高
• 财务处理的流程分析 （会计核算组织流程）
  • 手工环境下的财务处理的流程分析
    • 主要有三种流程
      • 记账凭证核算组织程序
      • 科目汇总表核算组织程序（最常见）
        • 根据原始记账凭证编制记账凭证
        • 登记日记账
        • 登记各种明细账
        • 编制科目汇总表并登记总账
        • 月末处理
        • 编制报表
      • 汇总记账凭证核算组织程序
    • 手工缺陷
      • 数据大量重复
      • 信息提供不及时
      • 准确性较差
      • 工作强度大
  • IT环境下财务处理的流程分析
    • 财务处理流程中的主要角色
      • 业务人员
      • 凭证编制人员
      • 审核凭证人员
      • 记账与结账人员
      • 查询与分析人员
        • 有权查询
    • 财务处理流程
      • 业务人员讲业务单据提交给会计部门；凭证编制人员对原始凭证审核，编制记账凭证
      • 审核凭证人员审核记账凭证，做审核标记（审核不过打回去）
      • 记账人员发出几张指令，做记账标志
      • 结账人员结账，结账后该期间凭证及账簿信息只能查询，不能修改
      • 根据企业银行账文件和银行对账单文件中的银行业务进行对账，并生成对账结果
      • 查询与生成报表，自动实时生成日记账、明细账和总账
  • IT和手工的异同
    • 相同
      • 最终结果都是账簿和报表，处理过程都实现了从凭证到账簿、从账簿到报表的信息转换
    • 差异
      • 数据处理的起点和终点不同
        • 手工
          • 起点：原始凭证
          • 终点：会计报表
        • IT
          • 起点：原始凭证或机制凭证
          • 终点：以计算机自动输出账簿和输出固定报表为终点
      • 数据处理方式不同
      • 数据存储方式不同
        • 手工
          • 纸张
        • IT
          • 需要时再打印输出
      • 对账方式不同
        • 手工
          • 要对账，查错
        • IT
          • 只要预先编制好的程序正确，就没必要进行总账、明细账、日记账的核对
      • 会计资料的查询统计方式不同
• 总账子系统的总体设计
  • 目标
  • 功能结构
    • 基础设置
    • 凭证管理
    • 出纳管理
    • 期末处理
    • 账簿管理
    • 辅助管理
  • 会计科目编码及其体系设计
    • 原因
      • 采用会计编码便于反映会计科目间的逻辑关系
        • 四二二八位建构编码，前四位一级科目，中间两位二级科目，后两位三级科目
      • 保证会计科目的唯一性
      • 便于计算机的处理和分类
      • 节省存储空间
      • 提高处理速度
    • 科目编码方式
      • 顺序编码
      • 位数编码
      • 分组编码
      • 设计科目编码不可能只用其中一种办法，要结合各单位具体情况，综合运用不同的编码办法
    • 基本原则
      • 规定性原则
        • 财政部规定的，12456对应资产、负债、所有者权益、成本类、损益类
      • 层次性原则
      • 一致性原则
        • 不同部门有相同费用项目，要以相同的编码来反应
      • 简短性原则
      • 扩展性原则
      • 是有点矛盾的
    • 编码体系设计
      • 可分为三类
        • 定长定位（大多数软件）
          • 若是4-2-2，每级明细科目最多只能99个，细化核算时，可能不够用；若是4-3-3，造成储存空间浪费
        • 不定长方式
          • 除了一级科目编码长度固定，其他的不固定，看需要设计；缺点是不好确定到底是几级科目，直接上一级科目是什么
        • 立体科目
          • 加入辅助核算
    • 科目编码设计的扩展
      • 客户编码、存货编码、部门编码可以借鉴
  • 总账子系统主要数据文件设计
    • 科目文件
      • 设计意义
      • 科目文件的结果设计方案
        • 辅助核算意义
          • 为立体科目编码体系的建立级细化核算和管理提供支持
          • 增加核算内容
            • 如外币，材料类科目
      • 科目文件的组织方式
        • 删掉一个科目后，会自动按照科目编码大小重新排序
    • 科目汇总文件
      • 总账子系统不是模仿手工对每一个文件会计科目设置一个账簿文件，而是………
      • 组织方式
        • 以“科目编码”为索引关键字，建立索引文件
    • 凭证文件
      • 作用
      • 结构设计方案
      • 存储策略
        • 可以一年一个文件，也可以一个月一个
      • 组织方式
        • 按经济业务发生的时间顺序产生的，顺序文件
• 总账子系统的基础设置
  • 很多集成会计信息系统将各种公共信息的定义和设置放在一个专门的子系统中，即系统管理子系统或者基础设置子系统
  • 账套管理
    • 建立账套
      • 账套
        • 核算单位是会计核算的主体，账套号不能重复
      • 编码方案
        • 会计科目、存货、部门等等编码
      • 启用日期
    • 账套输出和账套引入
      • 输出功能就是指备份输出
    • 用户管理
  • 人员权限设置
    • 功能
      • 实现对会计人员财务分工的设置和管理，并将人员权限设置结果保存在人员权限文件中
    • 账套主管具有最高权限，只有账套主管能使用权限设置功能模块
  • 科目设置
    • 科目设置模块主要包括的功能：增加、删除、修改、保存
  • 凭证类别设置
    • 部分企业不分类，使用“记账凭证”一个类别
    • 最常见的分类方式
      • 收款凭证
      • 付款凭证
      • 转账凭证
    • 模块功能
      • 确定记账凭证分类方式
      • 根据凭证类别特点，设置借方、贷方科目限制 （如果违反科目限制，系统拒绝保存）
        • 如库存现金、银行存款或其他货币资金
          • 收款凭证，借方必有这几个
          • 付款凭证，贷方必有这几个
          • 转账凭证，一定没有
  • 结算方式设置
    • 结算方式编码
    • 结算方式
    • 票据管理标志
  • 录入期初余额
    • 两种方法
      • 直接录入开始使用月份的月初余额 （工作量小，但不能统计一年的累计发生额）
      • 录入年初余额和1月至使用计算机前各月的发生额
    • 录入完成后，系统自动进行试算平衡，公式有
      • 基于会计恒等式
        • 资产＝负债+所有者权益+（收入-费用）
      • 基于平行登记原理
        • 总账＝下属明细科目之和
      • 基于借贷记账法
        • 借方合计＝贷方合计
• 总账子系统的凭证管理
  • 填制凭证与填制机制
    • 垃圾进，垃圾出。一开始填错了，后面肯定错，所以要保证凭证可靠
    • 控制机制设计
      • 凭证类别和凭证号
        • 不同类型的凭证每月分别从1开始连续编号
      • 凭证日期
        • 凭证日期随凭证号递增，不能输入已经结账的日期
      • 会计科目
        • 使用一系列控制机制对科目编码进行校验
          • 存在性检查
            • 科目编码是否存在
          • 是不是末级记账科目的检查
            • 输入记账凭证时，只能输入末级明细科目，不能输入受控科目或者父科目
          • 与凭证类别是否相符的检查
      • 金额
  • 辅助核算核算和管理数据的输入
    • 弹出来提示要补充填的那种
  • 填制凭证模块中的其他功能
    • 科联机查询功能
    • 常用摘要输入功能
    • 常用凭证
      • 除金额外都一样的凭证
    • 凭证修改
      • 错误凭证的无痕迹修改
        • 还未审核或审核未通过的凭证
          • 在凭证录入模块直接修改
        • 已通过审核但还未记账的凭证
          • 取消审核 ，再凭证录入模块改
      • 错误凭证的有痕迹修改
        • 已经录入但未审核
          • 作废
        • 录入且审核了
          • 红字冲销法，增加一张对应的红字凭证，再做一张对的
      • 整理（重新编号），可以联查
  • 审核凭证与记账
    • 审核凭证
      • 根据企业凭证管理流程，有的要出纳签字再审核，审核完还要主管签字
      • 目的
        • 发现凭证在输入过程中无法发现的错误
        • 更新凭证状态，为记账提供标识。
          • 只有经过审核的凭证才能记账
      • 方法（不对就标错）
        • 静态屏幕审核法
        • 二次输入校验法
          • 不同的人，将同一个凭证输入两次，比较一下。费时间
      • 控制功能
        • 无论是审核签字还是取消审核，审核人和制单人不能是同一个
        • 只有取消审核后，才能再修改、删除凭证
        • 只能由凭证的审核人执行“取消审核”功能
    • 记账
      • 记账方式
        • 可以一张凭证记一次，一天记一次，多天记一次
      • 记账流程
        • 记账凭证检验
          • 看看有没有不平衡的
        • 保存记账前状态
          • 备个份
        • 开始记账
        • 去等待记账的凭证的一条记录，没执行完继续执行，执行完了跳到最后一步
        • 以该条记录中的科目编码为关键字
        • 关闭所有文件，结束记账过程
• 总账子系统的期末处理与账套输出
  • 期末转账业务特点
    • 期末业务通常在会计期末进行
    • 通常以会计人员自制原始凭证为依据，不同于一般业务，无法从其他部门或外部获取原始凭证
    • 通常需要从会计账簿中提取数据，这要求在处理期末转账业务前必须先将其他具体业务登记入账
    • 有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据
      • 分批按步骤处理问题
        • 费用计提
        • 费用分摊
        • 税金计算
        • 期末损益结账
          • 收入、费用转入本年利润，本年利润转未分配利润
  • 期末自动转账的基本原理
    • 手工常出现一笔贷多笔或者借多笔贷一笔的凭证，增加会计人员的工作量
    • 划分为两个字模块
      • 定义期末转账分录
        • 定义自动转账规则
      • 生成机制凭证模块
        • 生成的凭证同样得审核、记账
  • 结账（自动结账功能）
    • 保存结账前的状态
      • 备个份，防止断电等导致过程中断
    • 结账前的必要检查工作
      • 上月未结账，本月不能结账
      • 本月有未记账的凭证，本月不能结账
      • 检查正确，计算本月各账户发生额合计，计算本月各账户期末余额并将余额结账至下月月初
      • 如果启用了其他子系统，其他子系统先结账，总账子系统才能结账
      • 如果是结12月份的账，则必须产生下年度的空白账簿文件，并结账年度余额
      • 做结账标志
      • 每月只允许结账日结一次账
        • 手工条件下，必须结完上月的账才能记下个月的 计算机条件下，可以在上月未结账的情况下，输入下一个月的凭证并审核
    • 会计信息系统结账顺序
      • 先采购管理结账，再财务会计-应付款管理结账
      • 先供应链-销售管理结账，再财务会计-应收款管理结账
      • 存货系统子系统，先库存管理管理结账，再存货核算结账
  • 输出会计账簿 （可以通过查询条件实现 财务数据的过滤和输出）
    • 查询输出
      • 网络发送
    • 打印输出
    • 磁介质输出
• 总账子系统的辅助管理
  • 总账子系统的辅助管理
  • 往来核算与管理 （核算和管理、供应商往来核算和管理、 个人往来核算和管理）
    • 建立往来核算与管理的意义
      • 个人往来
        • 企业与单位内部职工
      • 单位往来
        • 企业与外单位的各种债权债务业务
      • 往来单位多的单位，非常适合用基于立体科目的往来核算与管理方式
    • 往来核算和管理模块的主要功能
      • 以客户往来为例
        • 设置客户档案
        • 设置会计科目
          • 设为立体科目
        • 录入客户期初往来明细
        • 日常发生与应收款项有关的经济活动
        • 往来核销
          • 逐笔核销
            • 一对一业务，自动勾销两条记录
          • 全额核销
            • 若干条记录（多对一或者一对多
          • 手工核销
            • 不能自动勾销的，例如往来金额相同但是缺少往来单位编码
          • 在销售收款子系统核销后，总账系统不用再核销
        • 客户往来查询与账龄分析
  • 项目核算与管理
    • 意义
    • 主要功能
      • 项目定义
        • 定义项目大类
        • 定义具体项目
      • 设置会计科目
      • 录入项目期初数
      • 日常发生与项目相关的经济活动
      • 项目账表输出
        • 项目总账
        • 某科目的项目明细帐
        • 某项目的明细账
        • 项目统计分析
• tips
  • 记账、结账、对账、报表
  • 只能由凭证的审核人执行“取消审核”功能
  • 期末转账是自制凭证
  • 总账系统要等别的系统结账了才能结账