导图社区 ERP产品编码设计的说明和注意事项
ERP产品编码设计是ERP系统实施过程中的基础工作。笔者结合自己在ERP系统实施过程中遇到的问题和走过的弯路,整理编码设计的说明和注意事项,可以让大家少走弯路。
根据20年制造业全面管理经验做的生产成本管理架构,包括生产成本的组成、销售定价政策、生产成本管理模型、直接生产成本的管控措施、间接生产成本的管控措施等5个方面。也欢迎加禹长丰本人的微信号:c1971113352j沟通 生产成本日常管理过程中遇到的问题。
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ERP产品编码的编制
产品编码包括
除了所有纳入仓库账务管控的物资,包括但不限于
成品
半成品
原材料
辅料
易耗品
办公用品
设备
展示陈列用品
不同角色对于编码的需求
编码的目的
系统使用的要求
ERP系统需要每个产品有对应唯一的编码
方便日常使用
编码的设计应方便使用者编制、录入、识别
有序开展产品管理
编码与ERP系统的产品分类管理相结合,能有序管理企业的产品
满足企业数据统计
企业管理实践中需要对各类数据进行分类统计,编码设计的过程是对产品进行有序分类的过程,设计时要考虑管理层对于数据分类统计的需求,在前期调研的时候要进行充分考虑。
编码设计的原则
规则性
有一套完整、系统的编码规则
编码规则应书面化
所有的产品编码应严格依照编码规则
唯一性
每个产品依照编码规则只能产生一个唯一的编码
每个产品只有一个唯一的编码
当产品更新迭代或者淘汰以后,淘汰的产品编码也应同时淘汰,不能重复使用
易识别
如果能通过产品编码识别到具体的产品,是较优的编码设计
但不要为了把产品分类属性添加在编码内,让编码变得冗长
易使用
便于系统录入
编码时不易出错
工作步骤
需求调研
管理者
提高效率
数据准确
直接使用人
编制简单,不易出错
录入方便,简短
间接使用人
易于识别
易于数据统计
产品归类整理
对类别进行分级设定,便于整理
大类
一级分类,一般用于区分成品、半成品、原材料等
中类
二级分类,在大类下面可以根据产品的系列,或者材料的类别进行细分,便于统计
小类
根据实际使用需求,确定三级分类或者四级分类
不同类别可以设定不同的编码规则
不同类别特性不同
不同类别分级不同
不同类别的管理要求不同
同一类别采用相同的编码规则
便于记忆
便于识别
便于使用
设置编码规则
形成书面规则
要有操作规范保障实施
编码模拟
模拟数据整理
可以根据仓库报表
模拟数据分类
规范产品品名、规格、单位标准
模拟数据信息补充完整
模拟数据去重
根据编码规则模拟编码
不同应用岗位人员依据同一份模拟数据和规则各自编码
相互核对编码是否一致
记录编码中遇到的问题
编码试用
由不同应用角色参与试用
记录试用中遇到的问题
编码规则修正
问题汇总及讨论
修正编码规则
二次编码模拟-修正
确认使用无误
正式编码
确定编码管理部门及人员
单一编码管理端口
全部编码专人管理、录入
分类编码专人管理、录入
编制编码说明
根据正式编码规则编制使用说明
避免因人员调整导致编码混乱
作为ERP系统培训材料的一部分
编码使用培训
ERP系统实施培训
员工入职培训
系统数据检查
结合ERP系统使用中业务数据的检查,检查产品编码
一物多码
类别混淆
误区
编码越细越好,所有类别、型号、供应商信息在编码中都能体现
编码需要简单化
编码要有英文和数字组成
纯数字编码也是一种较好的方式
编码中大写字母、小写字母、数字、符号都有
简单的数字流水号都会比这样的编码要方便使用
一个编码规则适用所有产品类别
适用的类别越多,考虑的条件越多,不如分类设定不同的编码规则更方便使用
编码规则要让所有人都能记住
编码是为了让系统识别产品,不是为了让人识别产品
编码规则是为了让录入的人员有据可依
产品类别、名称、规格等文字信息是实际使用人识别的关键
操作员一定会按编码规则进行准确编码
ERP系统的产品数据库中,除了编码还有与之对应的类别、名称、规格、单位等很多信息,基础数据的录入准确影响到系统的使用。所以要做好录入数据的检查。
一物多码是ERP系统实施中最容易出现的问题
要准确编码,需要准确的名称、规格等信息,尤其是原材料、易耗品等外购商品,不同供应商对于同一产品有不同的名称,甚至同一供应商不同的人员操作都会在单据上体现不同的名称。所以,规范来源数据,有助于准确编码。
建议
用公司原有的产品型号,或者原料供应商的产品编码套用到ERP编码中也是一个好的方法
简短的编码(比如8位以内)更容易识别和使用
初始编码录入以后要审核新增编码的录入,尤其是外购商品编码录入要实际采购人或使用部门确认系统内中无相同产品,避免一物多码
编码管理的人员与仓管员或者采购员等实际使用的人员不要是同一人,避免随意新增编码