采购与付款流程

采购与付款流程的思维导图，分享了 采购过程的常见风险、常见的舞弊表现形式、采购风险的应对策略的内容。

采购与付款流程风险管理及应对

• 采购过程的常见风险
  • 供应商管理
    • 未进行供应商考察、考察供应商过程不严格，考察结果未经审批,不符合资质的供应商仍入围，造成货物质次价高
    • 未进行供应商资质管理，导致合规风险
    • 采购人员选择供应商的权限过大，产生舞弊风险
    • 供应商系统存在重复录入，供应商分类错误，供应商清单未及时的更新
    • 选择供应商过程存在不相容职务混岗情况，如招标方案由采购业务员编制，采购业务员又负责与供应商联系；
    • 供应商与采购人员串通，制定对供应商有利的采购标准
    • 供应商考察过程中存在贪污腐败问题，如接受供应商的大额宴请，礼品馈赠，回扣承诺，娱乐消费服务等
    • 不公平对待参与比价的供应商，供应商评价结果不公正
    • 供应商选择的过程资料保管不力，比价询价相关记录缺失
  • 招投标管理
    • 供应商存在围标串标舞弊行为
    • 评标过程记录不完整，评标流于形式
    • 评标、比价方式不合理
    • 没有将相关保密工作做好，导致财政预算或标底泄露，导致竞标人恶意串标
    • 对投标人的资质未进行审核和背景调查，影响公司采购质量
  • 原材料采购过程管理
    • 采购的价格、采购时机不合理，导致资金使用风险
    • 原材料采购数量不恰当，导致库存过多或不满足生产需求
    • 没有进行供应商资格信用调查即进行采购，导致采购欺诈风险
    • 采购人员的授权范围和授权手续不完整规范，对被授权人的监控不够，增加法律风险
    • 合同签订并完成后没有部门对合同执行情况进行监督检查，发生纠纷时，管理层无法及时获得信息进行处理
    • 预付款未经过相关授权部门审批，导致未经授权的付款，影响公司资金安全
    • 原材料入库时未进行充分验收，导致材料不符合合同条款规定，影响生产
  • 应付账款管理
    • 应付账款管理权责不清，导致应付账款支付管理混乱
    • 货款支付业务全程由一人负责办理，无他人监督检查
    • 职能部门之间无法定期有效地进行应付账款核对，造成应付款管理混乱
  • 采购定价
    • 没有建立询价比价管理机制，导致采购价格与市场行情不符
    • 涉及关联企业交易的采购定价没有相关审批，导致违规风险
    • 标准采购价格保密不够，采购底价泄露
• 常见的舞弊表现形式
  • 招投标时，参与报价的单位互为关联方，构成围标，例如：参与投标的单位，互为利益共同体
  • 参与报价的单位，与招标单位高管存在利益关系，例如：公司内部高管，就是该报价单位的隐形老板
  • 签订的采购合同存在显失公平的条款，例如：对违约责任的赔偿，约定超出市场标准的赔偿，存在巨额赔偿风险
  • 合同履约过程存在造假行为：例如：实际未提供的服务，造假验收进行结算
• 采购风险的应对策略
  • 访谈采购部人员，了解供应商分类的标准、供应商准入标准、选择供应商的标准和操作流程
    • 合格供应商的标准
    • 候选供应商的数量
    • 供应商的选择过程，例如：是否经过招标，竞争性谈判及比价
    • 使用的政策、询价单据、评审表
  • 获取选择供应商的书面制度或管理办法、流程 ，复核是否经审批，并与制度、管理办法所规定的程序比较
  • 询问采购人员对政策的了解程度
  • 获取采购部的供应商名录，查看是否经过管理层的审批
  • 从信息管理系统中抽查供应商名录，与从采购部门获取的经批准的供应商名录核对是否一致
  • 采用抽样的方法抽取一定数量的供应商，检查供应商选择过程中的凭据，如考察表、评审表等是否按照企业规定的管理流程执行，是否经过适当的审批
  • 采用抽样的方法随机抽取一定数额的采购发票，检查发票，确认采购的资产是否均从合格的供应商购入，是否存在向未经批准的供应商采购的情形
  • 访谈采购、仓储部门人员，了解对购入的资产的质量是如何进行验收及把控的
  • 访谈采购部人员，了解更新供应商名录的标准和流程
  • 采用抽样的方法抽取数据更新记录，检查更新人是否经过授权，更新的记录是否附有相应的批准与审核单据，资料的更新是否及时
  • 通过工商信息资料检查供应商之间，供应商与企业管理人员之间，供应商与采购部门人员之间是否存在关联关系，调查是否存在围标串标、收受贿赂的舞弊行为