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行政工作三化思考

这是一篇关于行政工作三化思考的思维导图，包括通信网络管理、办公用品管理、礼品管理、机票及签证管理、固定资产管理、费用报销、办公室及环境秩序管理等。

编辑于2022-10-21 03:31:58 新疆

行政工作

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行政工作三化思考
这是一篇关于行政工作三化思考的思维导图，包括通信网络管理、办公用品管理、礼品管理、机票及签证管理、固定资产管理、费用报销、办公室及环境秩序管理等。
行政月度工作梳理
关于行政月度工作梳理的思维导图，包含通信费用核销：账单导出、费用分配、提交财务共享核销、超额话费收入确认；行政费用报销单据准备。
行政专员兼司机工作
固定资产管理：达到报废年限，无法发挥正常使用价值的，参照公司资产管理办法，出具《固定资产鉴定报告》、《报废清单》、《年度固定资产盘点报告》经领导签批后资料格式化处理，所得收入及时入账。

行政工作三化思考

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行政专员兼司机

一、通信网络管理

业务办理

实名认证

号码新增

号码过户

宽带、固话安装

发票打印

国际长途

公司出具电信授权文件、营业执照复印件营业厅办理

费用核销

冲减费用

月初话费账单明细

超标准个人承担明细

金脉员工个人中工资扣除

金捷市场科员工转账金脉对公账户

超标准部分费用在QQ群公示

部门费用分配

足额预存

电话费11000元：人力行政科3600，执行科7400

网络费4000元

每两月一次，确保余额充足不影响通信

费用管控

数据分析

收集汇总近两年通信、专线费用支出数据，分析现有套餐内容是否满足收集需要，为询比价提供数据支撑

询比价

综合多家运营商套餐报价，参照公司实际业务需要，选择最优套餐，确保成本可控

合同签订

每两年按公司流程重新签订电话通信、专线合同

故障报修

客户经理对接

官方客服对接

描述具体故障现象，进行故障预判，与工程师对接落实上门维修时间或远程技术支持，缩小故障影响范围

二、办公用品管理

申请

按年度办公费用预算和实际需要严格控制费用支出，详细描述所需商品信息

采购

准确

与申请人确认所需物品规格型号、详细参数、数量，保证采购物品准确性

及时

线上、线下询比价，确定到货周期，及时反馈采购信息

限额以内紫金商城上有的办公用品或商城没有但金额较小（1000 元以内）的常用办公用品、不含计算机、打印机等电子产品，由人力行政科采购，其余的将计划单转交采购业务科录计划采购

验收

核对到货物品与申请是否一致

库存管理

补库

及时根据使用和库存情况补充库存

入库

符合要求办理入库，不合符退换货

领用

领用人登记，节约使用，严禁公物私用

盘存

定期对库存进行盘点，及时申请紧缺物品，保障供应

通过库存管理软件设置办公用品分类、编码、名称、单价、数量、总价等基础信息，及时录入前期库存余量、入库、补库、领用、盘存等信息，利用软件直观反应办公用品用量、余量、库存不足预警，及时提醒补库。须确保录入信息准确，与台账、实物保持一致

费用管控

对比往年办公用品费用，分析常用办公用品种类、数量、周期、价格等指标，合理节约成本，避免库存不足、过剩等情况发生

三、礼品管理

馈赠

入库

新购置礼品入库

未用完退还入库

登记入库台账，经办人、管理员签字，确保账实相符

领用、出库

小于500元，副总经理审批

大于500元，总经理审批

填写接待物品领用登记表，建立领用出库台账

盘点

每月末清点，每季度盘点，礼品不足及时补库

代管

代管人员互相核查，履行管理员职责

移交

账实盘点后出入库台账、领用登记表一并移交

接收

现金

有价证券

其他现金等价物

禁止接收

礼品

在计划财务科填写接收礼品登记表，物品交人力行政科保管

库存管理

利用库存管理软件，针对馈赠、接收分别建立礼品库，分库管理。细分礼品种类，录入前期库存礼品名称、单价、数量、总价等信息，每月对礼品库进行盘点，及时通过软件录入领用、入库信息，确保台账、库存软件、实物信息相符

四、机票及签证管理

机票费用

预订出票

审批手续齐全

出行日期明确

航班行程建议

随行人员确认

航班出票信息发申请人、部门和人力行政科负责人

退票及改签

①情况说明需公司负责人审批

②明确退票、改签的航班信息、金额

③个人原因退改签费用自理

取得机票行程单或发票

费用核销

询比价单（按集团要求国外航段需要多平台比价单）

会议、培训通知

出差审批单/请假审批单

机票明细表

机票行程单

发票（金脉不可抵扣，金捷可抵扣）

行程发生到费用核销有效期三个月

行程记录

记录经营层领导年度出差时间、地点、费用、事由，便于年末费用统计

签证

方式

贴签（需原件）

电子签

种类

商务签

旅游签

劳务签

往返频次

单次

多次

所需材料

护照

身份证

2寸白底照片

派遣函/邀请函

10-15个工作日办理完毕

费用管控

机票

国内全价，国际7折

签证

按需办理

五、固定资产管理

调拨

物随人动，人员离职后交人力行政科统一调配

盘点

每年12月配合财务、监察对固定资产盘点，确保账实相符一一对应

维修

有维修价值联系售后更换配件，无维修价值交人力行政科保管，盘点后报废处理

报废

达到报废年限，无法发挥正常使用价值的，参照公司资产管理办法，出具《固定资产鉴定报告》、《报废清单》、《年度固定资产盘点报告》经领导签批后资料格式化处理，所得收入及时入账

收入

《资产处置单》引用固定资产编号带出资产卡片信息，《收款单》确认出售报废固定资产收入

六、费用报销

报销原则

及时

业务发生3个月内报销

诚信

票据真实

不多报、虚报、重复

不伪造、不涂改

登记票据接收台账，避免漏报、重复报销

标准内

参考公司相关制度文件

报销单据

对外

费用支出审批单（对外）

差旅统一结算单

财务公司直接打款经销商

对内

员工报销单（非差旅、非探亲）

车辆费用报销单

员工差旅报销单（单人报销）

员工差旅报销单（团队报销）

按职级报销住宿、交通费、出差补贴

员工借款单

报销至个人账户，代为报销的及时转账给申请人

附件种类

费用审批单

发票

费用明细