写给大家看的PPT设计书

Microsoft PowerPointt（PPT）是微软公司开发的的演示文稿软件，是 Office 办公软件中主要组件之一，主要用于演示文稿的制作，在演讲、教学、产品演示等各个方面得到广泛的应用。能够制作一手漂亮的PPT无疑能给工作带来锦上添花的效果。本文涵盖PPT 准备、内容创建、外观设计的各个流程。

写给大家看的PPT设计书

第一部分：写在设计之前

第1章 从何处着手

什么是演示

演示的本质在于展示或说明一个产品或一个观点，在于向观众传达或解释某些东西，在于交给观众知识。演示文稿是一种视觉辅助。

必须用电子演示文稿吗？

你所选用的方法与诸多因素有关，如观众或研讨会成员的数量、演示厅的大小、时间分配、要向同一个团队做演示的次数，你是否想要启发讨论，参与者年龄、你要传达的信息量等，。一定要为特定的观众和目标市场来“量身定做”每一场演示。 对人数较少的团队，可以考虑试用活动挂图、黑板或者白板，配合精彩的课堂讲义。

失败的演示分析

结构上的原因

缺乏准备

结构杂乱

内容乏味

信息太多

针对性差

演讲者的原因

说话含糊不清，大喊大叫，口头语堆叠，或者 声调四平八稳，一点儿都不抑扬顿挫

单调地踱来踱去或急匆匆地走来走去

资料放的到处都是

不懂技术

在一片漆黑中演讲

挡在显示器的正前方演讲

很少看观众，与观众的交流更是少之又少

照着稿子或者字幕一字一句地念

PPT本身的原因

文稿上放了大量的令人讨厌的切换、傻傻的小玩意 儿和不相干的动画

采用过时的剪贴画

屏幕上的字太小，观众根本看不清

屏幕上的文本信息密密麻麻，又小又挤

感官上不一致，每张幻灯片的字体和布局都不相同

成功的演示分析

要有引人入胜的内容——这是必要因素

为特定的观众量身定做演讲的内容

要具备清晰且一目了然的组织结构

尽量少用项目符号

视觉资料要与内容及观众紧密相关

动画效果是为了强化内容，而不是分散观众的注意力

演讲者亲自讲解的信息量要远远多于电子屏幕上得信息量

要与观众互动，创造一种对话的感觉

娴熟的舞台表演技巧

如果可能，请采用诙谐幽默的演讲风格

第2章 合理安排演示文稿

2.1 计划、组织与大纲

2.1.1 “老古董”——便利贴

2.1.2 演示软件的大纲功能

在大纲视图中用平实的文字勾勒出演示文稿的结构，而不必担心其看上去是否美观。

2.1.3 思维图和思维云

2.1.4 通过浏览视图来查看其整体结构

第二部分：内容优化

清晰：避免杂乱，重点突出，言简意赅，具体明确，编辑到位。没必要，把要讲的所有内容都放在幻灯片上。直抒胸臆，但不要将所有信息都堆叠在一起。 切题：不要在幻灯片或者讲解过程中提到不相关的内容，那会混淆演示的内容。根据主题及特定的观众来确定需要讲解的观点及所引用的图表。不仅如此，你讲解的内容及方式要符合你的身份和演讲目的。 动画：要懂得怎样合理利用相关的动画效果和过渡方式来阐明信息，不要使观众感到困惑。 情节：声情并茂的给大家讲故事。要定义故事的来龙去脉及事态发展的原因，按部就班地把故事叙述完整。

第3章 清晰

3.1 编辑文稿

3.1.1 避免使用过长的完整句

3.1.2 不要展示笔记内容

不要将讲解的所有内容都展示在幻灯片上，要不然，你还有露面的必要吗？ 不要照着幻灯片来读，这样就强调了你才是本场的权威和焦点。这同样也暗示了你对所要讲的内容了如指掌，边演讲边教学也能应付自如。

3.1.3 尽量使用主动语态

3.1.4 避免使用ing

3.1.5 文本编辑小实验

3.1.6 有时，文本也是必不可少的

3.2 将文本分散放在多张幻灯片上

例如，你可能想要在一张幻灯片上概述5条要着重讲述的内容，那么就再把这5点分别放在5张幻灯片上。 不要使用Arial或Helvetica字体，让人烦

3.3 PPT中应含有多少张幻灯片

关键不在于幻灯片的数量，而在于是否有效组织内容，是否个性化展示内容

适时采用1张幻灯片“当一系列项目作为一个整体来浏览，介绍或者讲解， 那么就把信息放在一张幻灯片上。

3.4 有时一张幻灯片上需要放置大量内容

第4章 切题

4.1 去掉冗余的材料（不切题的符号、剪贴画等）

不要张张幻灯片有标识

4.2 背景：需要精心选择

所选择的背景要对演示起到补充说明的作用，与演示相关 内容与背景材料融为一体，不要把材料随意堆砌在幻灯片上 字体看起来要很好识别 一定要学着留空

4.2.1 信息越复杂，背景越简单

4.2.2 何时应用纷繁复杂的背景

4.3 切忌使用过时的剪贴画

4.4 请使用与主题相关的背景图

要保证设计理念前后统一；图片与主题相关

第5章 动画

5.1 动画效果聚焦要点

切换和动画效果是对主题的补充

主要议题切换要简明清晰

恰当的应用切换，使观众正确理解演示内容

有意识的适当切换来暗示观众，从而实现主题，接入点或突然转折的变换。

用动画效果阐明主旨

用动画效果清晰阐释表格

5.2 动画须知

动画本身就会引起观众的注意，所以不要随便使用，只在 提醒大家有一些特别的东西要向他们展示时才使用。在这 样做之前，花一分钟叙述这样做的理由

一不小心就容易采用过多的动画效果及各种各样疯狂的切换

第6章 情节

6.1 好的开端

6.2 告诉我们你的演讲思路

6.3 文本与图片

6.4 故事以人为本

尽量加入能体现数据特点的相关联，且具有情感冲击力的照片 观众以人为本：直视观众，与他们沟通。

6.5 讲述相关故事

建议认真思考演示中讲述的故事是不是也是你试图传达的主题内容？不要让那些无关的故事喧宾夺主，掩盖了你演示文本的初衷。

6.6 调整演示节奏

如果整场演讲都采用”整齐划一“的节奏，那么，不管节奏是迅速而激烈，还是缓慢而令人深思，只能说这场演讲是单调而枯燥的。

6.7 结束演示

当演示结束时，请以明确的方式告知观众，而不是因为你停止讲话了，观众才由此尴尬的判断出演示的结束

6.8 给观众留下提问的时间

第四部分：基本原则之外

第12章 学习使用软件

关闭自动调整

不要压扁图片

顶部对齐文本

调整间距

第13章 讲义文稿

把你的讲义文稿同幻灯片在视觉形象上绑在一起，这样观众就会记住你是谁。也就是说，尽量让它们和屏幕上显示同样的颜色和字体。也可以把公司标识加在讲义文稿中。

第14章 别理会那些烂规矩

不要念幻灯片

不要用serif字体

不要使用动画效果

不要使用多个背景

幻灯片上不能没有图表

一页幻灯片中项目符号不要多过5个

每个项目符号不要多于两三个词

不要用powerpoint

不许关灯/不许开灯

开讲前不要散发讲义

千万不要使用饼形图

不要使用Arial或者Helvetica字体

第15章 听你的眼睛说

第三部分：幻灯片设计

视觉演示设计四原则 对比：如果两项不是一模一样，那就让他们彻底不同。对比之所以会吸引大家的注意，是因为它创造了兴趣点，通常这个兴趣点即是整个演讲的焦点所在。 重复：在整个演示中重复一些设计方面的要素。重复使用一些元素会使你的幻灯片文档看起来风格更加统一。这不是说所有的内容都要看起来一模一样，只是你的图形要素要贯穿始终，把所有内容维系在一起。 对齐：幻灯片中得所有内容都不应该随意排列。每张幻灯片中，至少有一个边要对齐。 亲密性：把所有相关项目整合在一起，物理距离的接近意味着一种关系，内容的一体化会使页面内容更加清晰。

第7章 对比

字体的对比

颜色的对比

对比突出内容

运用强对比度的幻灯片看起来会更实在，增强对幻灯片的信心，进而增强演讲者自身的信心。 醒目的字体、大大的图片、浓重的背景

利用对比来组织内容

对比引发关注

第8章 重复

重复创建一致性

不适用默认的背景，而是换成与内容相关的背景 创建形式一致的幻灯片演示文稿，但并不意味着所有的幻灯片都要一模一样，只是说你要有意识地创建整体风格统一的演示文稿。

重复使用一种风格

只让真正需要在幻灯片上显示的文本出现

投入少许资金购买图片以优化你的演示文稿

收集一些字体

重复使用统一图片，但使用形式不同

在变化中实现统一

重复元素越醒目，你就有越大的发挥空间

找出文稿中重复的元素并进行设计

重复并不等于千篇一律

重复就是使整个演示文稿统一的元素 重复元素的每一变化都旨在增强沟通和理解 利用浏览视图观察

第9章 对齐

对每张幻灯片进对齐处理

不是所有内容都必须排在一行，只要有一致的连贯性就可以

对一组幻灯片进行对齐处理

对齐方式使整个PPT统一

恰当的对齐方式使你看起来更高明

浅色背景下深色字体更易阅读

对齐方式有效地组织PPT

有意打破对齐方式

如果整组幻灯片贯穿强对齐方式，当你有意打破这种排列时，看起来会是有目的的设计而不会显得随意而杂乱。你必须能够解释某张幻灯片为什么没有遵循统一的对齐方式，而且为什么这样做更好。

第10章 亲密性

各项是否紧密的排列在一起，通常就是在告诉观众他们是否紧密相关

制造关系

有空白，没问题

不要被空白所限

亲密性有利于清理并组织

亲密性是起点

第11章 综合运用

对比不是一味求大，而是各要素间对比突出，重点是要标清立意

重复不是一味求同，而是将各幻灯片链接起来，保持外观一致

对齐不是一味求齐，而是幻灯片中得每一项和其他项在 视觉上关联，全部幻灯片中的各要素风格一致

亲密性不是一味求拢，而是相关联的系统各项聚合成组，当然 目的依然是标清立意