如何进行有效沟通

职场沟通包括沟通的目的、沟通方式和应用、有效沟通方式与技巧、沟通之学会表达、沟通之学会倾听等内容。

如何进行有效沟通

一、有效沟通认识和理解

1、沟通的目的

沟通要有铺垫

沟通双方希望通过沟通满足自己某方面需要

站在对方的角度，以不损害自身利益为前提

沟通会实现双赢

2、沟通方式和应用

沟通程序

日常面对面沟通：

见面打招呼：真诚的赞美对方，引起好感

切入话题：针对性提出自己的问题，马上找到切入点

说明展示：充分运用手中资料，并适时请对方发表意见，要仔细听对方的意见

解答疑难：先了解对方问题，后回答

克服拒绝：找出问题主因，然后解决

沟通方式

面对面沟通

定义：面对面的或以口头传递信息的沟通方式，这种沟通方式以肢体语言、声音语言、文字语言全面地传递信息，是人际沟通中的主要沟通方式

特点：面对面沟通具有个性化、互动性、平等性、即时性的特点

个性化

声音、音调、音质、讲话习惯、顺序不同

方言、小集团语言可以传递出个人特色、集团特色

借助手势、体态、表情等来表达思想

互动性

听到别人话语后很快做出反应

平等性

沟通的任意一方都可以提出自己的想法

即时性

时间最短，只需要若干秒

应用：

语言表达要清晰、准确

声音要准确，控制音调、音量、速度，注意停顿

电话沟通

定义：借助电话媒介来传递文字语言信息和声音语言信息的一种沟通方式

特点：

立即开展，及时反馈

听觉器官、心灵借助电话接收，感知到对方发出的信息

互动：双方在沟通中进行信息发送、接收、发送的传递过程

应用：

微笑，放慢说话语速，不要吃东西，重要事宜要随手记录下来

开放式问题：什么？哪里？怎样？为什么？……

封闭式问题：能不能？对吗？会不会？多久？……

引导式问题：比如？假如？比方？……

不要太急于表达，以免让对方以为你是在故意讨好

书面沟通

定义：以文字为媒体的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等

特点：

易保存信息

形式多样，风格统一

信息传递准确、不缺失

应用：

书面沟通7C准则：

完整（complete）

准确（corretness）

清晰（clearness）

简洁（conciseness）

具体（concreteness）

礼貌（courtesy）

体谅（consideration）

换位思考

强调积极面，合理处置负面信息

要在书面沟通中注意书写语气

突出重点内容

注重文章格式排版

学会插入图表

网络沟通

定义：通过基于信息技术的计算机网络来实现信息沟通活动

特点：

使工作便利，节约成本

应用：

电子邮件

收信人email地址、抄送收信人email地址

主题

称呼、开头、正文、结尾句

礼貌结束语

写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等

二、有效沟通方式与技巧

1、沟通之学会表达

沟通漏斗：

第一个漏斗：80%实际说

原因

没有记住重点

逻辑不清

解决方式

信息完整

逻辑清楚

记下要点

第二个漏斗：60%被听到

原因

自己在讲话时有干扰

他人在听话时有干扰

没有笔记

解决方式

避免干扰

第三个漏斗：40%听懂了

原因

不懂装懂

解决方式

询问

鼓励大家把疑问、想法表达出来

第四个漏斗：20%三天后

原因

没有解决办法或操作方法

缺少监督

解决方式

提出具体办法

监督到位

提升语言表达：

先过滤：将要表达的信息资料过滤，浓缩成几个要点

一次一个：一次表达一个想法，讲完第一个才讲第二个

观念相同：使用双方都能了解的特定的用词用语

长话短说：要简明、中庸、讲话内容不多也不少

要确认：确定对方了解你真正的意思

非语言沟通：

察言观色，听话同时要注意对方的身体语言、姿势、表情

非语言沟通技巧：

面部表情

惊讶、害怕、生气、伤心

面部表情要配合说话内容

微笑是面部表情里重要一环

身体距离

不同场合及熟络程度有不同的距离标准

交往距离

亲密距离

私人距离

社交距离

姿势动作

身体姿势可告诉他人信息

封闭式姿势

显示出紧张的心绪或没有兴趣和别人交往

开放式姿势

被理解成你精神放松，而且愿意和别人保持交往

面向别人并向前倾斜

显示敬意和投入

眼神接触

适当的眼神接触是敬意和注意的有力象征

眼神可表示——服从、胆怯、愤怒

小贴士：

与人交流时不需全时间望着对方眼睛，可转移至对方面部的其他地方

声调音量

语调要适当，并且高低抑扬，给人有亲近感

说话尽量要清晰及流畅，不要过于简略或含糊

如何把握沟通时机：

子曰：言未及之而言，谓之躁；言及之而不言，谓之隐；未见颜色而言，谓之瞽。

把握时机三关键：

祝福要在当场传达

当场坦率地加以称赞

把赞美延后被视为

嫉妒他人的成功

没有自信

道歉要在事发当天

若继续闹脾气，会错过和好的机会

及时回复

对别人的事积极响应，会提高他人对你的信赖

2、沟通之学会倾听

倾听五层次：

第一层：听而不闻

完全不用心听

倾听者心不在焉

对方的话如同耳边风

之沉迷在自己的世界

第二层：假装在听

心不在焉

第三层：选择性的听

受“先入为主”观念影响

只听自己想听的

自动过度意识相反的

不及格：70%的人

第四层：专注的听

主动式

回应式

聆听

复述对话

但能够理解说话者的本意值得怀疑

最大程度的获得信息

第五层：同理心倾听

积极换位思考的倾听

出发点是通过交流去了解别人的观念、感受

眼神看着对方

撇开成见，站在对方立场想

专注的听

去感受，去观察，让自己“感同身受”

对方不愿表达意见时，通过技巧询问使对方讲出来，并且解决问题

如何表达自己意见想法：

放慢语速

情绪激动时，容易越说越快

说错话或思维跟不上语速

放慢语速：方便别人聆听，也能把真正要说的表达给对方，而不是硬塞给对方

声音洪亮且富有感情

说话声音小会让人觉得你信心不足或不够引起别人的重视

说话时的抑扬顿挫语调是吸引人倾听你的表达的最佳方式

使用停顿和肢体语言

在句子之间加上停顿，能够抓住对方的听觉和期望，对方会更仔细地听你谈论的内容

适当的肢体语言可以让表达锦上添花，营造一种极具吸引力的气场

以平和的方式表达自己的想法

沟通往往不是真正的辩论，所以不要过分较真

先对对方话语中的部分内容表示赞同，以建议的口吻向对方表达自己的想法

避开正面矛盾的产生

愿意了解和接受见解

谈论合适的主题

应避免谈及哪些主题

考虑对方的忌讳

考虑对方的兴趣

若双方间没有共同语言，可谈一些耳熟能详的话题，避免冷场出现

分享自己的见闻

和对方分享自己的经历，说出你的想法

不要只是在那里点头或者做简短的回答

积极主动地表达见解

认真听对方谈论的话题，聆听其他人的看法，有不明白的地方要虚心提问

不要总等待对方和你交谈，这样会导致你无法融入别人谈论的话题而逐渐被抛弃在人际圈外