《你的时间80%都用错了》读书笔记

《你的时间80%都用错了》一书内容概要。 建议搭配《你的时间百分之80都用错了》云忧心得。

资源导向式:从现有资源出发,按照自己的能力和资源,正面推进,稳扎稳打目标导向式:从目标出发,明了实现目标的条件,并在实际做事中努力去发现、借助和创造实现目标的条件,按照路径步步推进,最终实现目标。《你的时间80%都用错了》思维导图笔记第一部分:重新定义自己的时间第一章 别让自己忙在碌碌无为上第二部分 五个核心秘诀,让时间变成效能(上)根据自身条件设定目标目标一旦确定,不要轻易改动事前做好计划,事中才能顺利给实现目标一个明确、合理的“死期”确定最迟的动工日期倒推法:列出“死期”之前每个阶段要做的事第三部分 不同人士的时间管理重点不同第七章 职场人士,用对时间做对事有明确的目标,并根据时间管理的合理性制定出具体的时间计划一个好的目标既不是高不可攀,又不是唾手可得的专注于一个目标目标可分为短期、中期、 长期目标确定最迟的动工日期,可以使你集中精力并形成紧迫感,从而督促你赶快行动起来。重新审视你的生活价值切勿把一生都忙碌于自己并不想做的事情聪明的挑选该做的事,应避免以下情况无视别人对我们的期望(必须在团队确定自己的价值)为钱而工作。唯利是图、只考虑金钱收益的想法会毁了自己花边新闻的大喇叭总不能如期完成事务上班做私事。没完没了的打私人电话、浏览网页、聊天,只会增加被炒的概率更有效的解决生活琐事可以将一些琐事委托于代理机构专心做好目前最应做好的事当我们做某一件事时,不要试图为另一件事做计划,专注当下。每天为思考留一些时间设定目标过程中一定要考虑自身条件自身条件包括爱好兴趣、专业特长等不要选择不喜欢、不感兴趣的目标人生目标应与兴趣爱好一致,如果不一致,要么想办法爱上它,要么放弃它没有时间设定的目标是没有意义的目标,只是一种空洞的口号而已确立目标导向式的思维模式将目标量化、分解为具体的行动计划,采用倒推法先确定大目标,将大目标分解为一个个小目标,由高级到低级层层分解,再根据时限由将来逆推至现在,明确自己现在应该做什么根据事物来整合资源,提高效率谨防“墨菲定律”时间预算要切合实际可能的突发事件要有预案给无法掌控的事一些“预留时间”第一,每件计划都留有多余的预备时间第二,努力使自己在不留余地又饱受干扰的情况下,完成预计的工作。这并非不可能,事实上,工作快的人通常比慢吞吞的人做事准确些。第三,另准备一套应变计划理解和运用60/40法则把事情分为两部分,把60%放在重要的部分,剩下40%放在不重要的部分第二章 计划为先——开始使用时间的原则如:汽车生产线第三章 做好分配——事务再多也不会抓狂避免对所有事情”同等对待“分清轻重缓急,不以小事转移目标把所有活动分为三个等级特别重要的标为A,比较重要的标为B,不重要的为C。A级事务占事务总量的15%,其价值达到65%。B级事务占事务总量的20%,带来价值20%;C级事务占事务总量的65%,但其价值仅为15%。首先全力投入A级事务,达到预期效果转入B,如不能完成可交由第三方处理。尽量少花时间在C级事务上。但应注意的是,C级事务并不是可做可不做的。有一些事务不太重要但必须做,比如准备工作、善后工作。A级事务虽然重要,但并非要在第一时间去做。ABC管理法,还可以从另一角度理解:首先,将事务分为ABC三类:A类必须由自己亲自做,B类可交给别人去做,C类与自己无关。其次,将C类放在一边不考虑,将B类尽快交给别人处理。再次集中精力处理A类工作。再将A类事务进一步分为a、b、c三类,其中a类——重要而且必须紧急办理的事情;b类——重要但并不要求紧急办理的事,或者不很重要但要求紧急办理的事;c类——不太重要,暂缓办理也无妨的事。然后按a、b、c依次办理。ABC时间管理法如何应用1.根据重要性划分事务级别2.看各级事务所占的比例及价值,而不是看其在整体中所占的百分比3.灵活使用ABC时间管理法(1)增加级别如果你认为以上三个级别不足以涵盖你的具体情况,你还可以增加一个D级事务。D级事务是指那些理论上甚至不需要完成的工作。它们没有最后期限,完成这些事固然很好,但不完成也没关系。你可以完全无视这些事的存在,而不会带给你任何不利影响。(2)细分级别对于一些人来说,把任务分为A、B、C是远远不够的,且这样划分会有太多的A级或C级任务,比如A分为A1、A2、A3。不要让“急事”扑上来攫住我们为什么会出现如此之多的A类突发事件?A类突发事件一般由B类事件的处理存在问题导致的,当重要且不紧急的事件未作妥善处理时,这些事件会随时间不断增加紧急成分,最终,重要且不紧急的B类事件都会转化为重要且紧急的A类突发事件。而影响B类事件完成的原因则是由于C类事件遮住了管理者的眼睛,使得管理者忽略了B类事件。经理人会花50%的时间处理杂事,即C类紧急却不重要的事情。又会花50%左右的时间处理A类紧急的突发事件。于是,经理人在C类事件和A类事件间来回奔波,成了时间管理的救火队员。传统时间管理法的核心是以“急”为重。低效的管理者大都陷入了这种时间管理的圈套,成天忙于处理“急事”。在十分忙碌的同时,他们内心还会升腾起一种“忙”的“成就感”!他们从而就越加深陷其中不能自拔。总之,处理事情要遵循“先重后轻、先急后”和“重要性和紧迫性同时考虑”的原则,注意优先做重要的事情。80/20法则:把精力花在回报最高的事情上时间管理的意义在于能经常以20%的付出取得80%的成果。把精力花在回报最高的事情上,千万不要浪费时间在一些无聊的事情上在我们的生活中,大多数有意义、有价值的事情往往发生在一小部分时间里。如何最合理地使用这20%的时间,使它的效用最大化,就成了我们时间管理的核心。象限管理法:紧急的事情未必重要,重要的事情未必紧急1.第一象限是重要又急迫的事情例如:应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等这是考验我们经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了,我们可能变成废物。但我们也不能忘记,很多重要的事情都是因为一拖再拖或者准备不足,而变成了十分紧迫的事情。2.第二象限是重要但不紧急的事情这种情形的案例主要是和生活品质有关,包括长期的规划,问题的发现和预防,参加培训,向上级提出处理问题的建议等事项。荒废这个领域将使得第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应对。反之,多投入一些时间在这个领域将有助于提高实践能力,缩小第一象限的范围。事先做好规划,准备与预防措施,很多“急”事将不会产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”3.第三象限是紧急但不重要的事电话、会议、突来访客都属于这一类。这一类表面看似属于第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言而不是我们自身。我们花很多时间在这里徘徊,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。4.第四象限是属于不紧急也不重要的事这样的例子有阅读令人上瘾的无聊小说、看肥皂剧、办公室聊天、上网冲浪等。这种行为本质上就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在第一象限和第三象限奔走,身心俱疲后不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动都是有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说,观看毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了休整后更好的工作,反而是对身心的毁损。刚开始或许觉得很有滋味,到后来你就会发现其实是很空虚的。不同象限的事具有不同的特性第一象限:重要且紧迫的事往往是突发的危机事件而且关系全局;第二象限:重要但不紧迫的事往往是能能决定组织或个人成败的核心事件;第三象限:不紧迫也不重要的事情往往是些琐碎小事,外来干扰事件;第四象限:紧迫但不重要的事情往往是时间性强的外来事件。偏重第一象限事务的人是“救火队长”式的高压人。由于方法不当,他们缺乏规划与计划,抓不住重点,不善于科学授权,因而在工作中漏洞百出……即使取得了一些工作业绩,也是用自己的精神压力、身体健康或家庭幸福换来的。偏重第三、四象限的人往往是一个失败者或者平庸之辈……想要成功的人最需要做的是第二象限的事情。第二象限的工作的工作虽然都重要但是往往不是很紧急,可它们却是影响我们成功的关键要素,我们经常忽略它们或者不断推迟它们。第二象限的事情很多,比如:孝敬父母、制定计划、强身健体、关心朋友、休闲娱乐等一周时间运筹法周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段。月计划的实施有效性会逐周下降,在月末的实施有效性会仅为50%左右,因为计划不如变化快。一个月之前所料想的情形在月底可能发生了很多变化。以重要的事情为中心在某种意义上,人生就是选择对自己最重要的事情,然后努力去完成它,实现它如何以重要的事情为中心?让选择符合自己的价值观简化我们的选项目标远大的人应该简化自己的选择。也就是说,要将我们的最终目标精炼到我们要成为什么样的人、最想做的事以及最想拥有的事情上,这样我们实现目标的可能性才会增大。找好开端,循序渐进第四章 保持自律——别让时间白白浪费掉培养紧急意识,加快工作节奏用简单易懂的语言来沟通1.少用长句,尽量使用简短的句子2.多用肯定句,尽量不用或少用否定句3.尽量使用主动语态,不用被动语态避免无意义的闲聊和空谈与人交谈,控制好谈话的环境和进程首先我们要注意谈话环境。如果是在闹市或者十分嘈杂的场合,需要尽快结束谈话,或者换个一安静些的地方继续交谈。收住好奇心:别被无关的人或事所干扰与人交谈时,我们应该控制好谈话的进程。所谓的谈话进程就是谈话内容、、何时谈到何种程度、何时结束谈话。我们必须取得主导地位,引导谈话进程。一旦谈话偏离我们设想的方向,必须引导谈话到有意义的方向。学会对人说“不”学会整理东西,避免浪费时间别让顾虑浪费时间不要浪费时间去“证明自己”“证明自己给别人看”实际上是最浪费生命的行为如果你是出色的,那么根本不需要你证明,别人自然会看到。如果你是平庸的,也不需要你证明,别人同样会看到。如果你是出色的却仍要刻意证明,可能会招致不必要的麻烦,比如他人的嫉妒——世上最可怕的事情之一;如果你是平庸的却费尽心思要证明自己,那么在别人眼里你就是一个小丑而已。你的确比别人强,但是别人却不认可你,为什么呢?一方面,很可能事实上只是你自己“觉得”你比别人强而已。每个人都有这种倾向。另一方面,人们普遍不自知。大多数人相信自己在平均水平之上,所以就算你确实比别人强,其他人可能也没有察觉到,因为他们同样觉得自己比别人强——不管事实是怎么样的。扔掉最浪费时间的句型:“如果……结果就不是这样!”第五章 克服拖延——提高自控力是关键所有的“急事”都是拖延造成的《帕金森定律》一书中,帕金森经多年调查研究发现:同样的事交给不同的人做,所耗费时间的差异非常惊人。一方面是做事习惯的不同。掌握了简洁的做事方法,养成了高效做事习惯的人,速度就快;而习惯了拖延的人,做事就慢。另一方面,是时间分配与计划的问题。一般来说,只要给定我们多少时间,任务就将使用多少时间。举了例子来说,如果我们有一项8分钟就可以昨晚的事情,而我们分配了8个小时去做它,那么,我们的确会耗尽8小时去完成它。要克服“帕金森时间效应”,我们必须在每一项任务开始之前,先规定好最后的完成期限。有了期限就有了压力和约束,我们便会加快节奏,提高效率。如果爱迟到,就把手表调快10分钟果断地作出决定,不要拖延不要沉迷于幻想中,要去做别把“明天”挂在嘴上不要总是为“不做”找借口认为耽搁一点时间不要紧,其实很愚蠢强迫自己动手去做已经被一拖再拖的事情使用“诱导物”帮自己改掉拖延的恶习第六章 化整为零——向零碎的时间要效益学习“微视”,以分钟衡量时间时间共享,在同一时间内做多种事情善于统筹规划,合理安排时间做一件事,同时达到几个目的学会管理好起床、洗漱、着装这些小事早餐时间可以用来了解新闻约会空当可以用来处理杂物、理清思路睡前时间利用起来足以改变人生即便是在睡眠中也可以“思考”问题用健康、有益的方式度过业余时间学会最大限度地利用每一分钟的空闲拥有良好精力,从计划开始保持紧迫状态,时刻绷紧神经统观全局,盯“面”而非“点”全是重点等于没有重点“紧急”和“重要”哪个优先动用“脑图”,有条理的工作经常敦促自己,没有任何借口学会专注,一次做好一件事有些事情可以并行完成善用“每日备忘录”第八章 管理者,用时间打造高绩效团队追求效益,赚得多是硬道理不能忽视资金的时间价值以最小投入,获得最大产出成本管理,让每一分钱创造价值深思熟虑,勾画未来蓝图行事之前,审时度势,看清方向再行动激励,可以极大地调动员工的积极性不要最优秀,只要最合适在挑选员工方面,赫德有两个备受推崇的方法1.按图索骥。先列出某个职位需要的技能,再去寻找符合条件的人2.公开选择标准。给某个人安排某个职位时,需要向他说明,他哪方面做得好,是通过什么行动获得该职位的。向唯唯诺诺的员工说“不”过去,对上司绝对相信和服从的员工往往能获得更好的职业发展机会,但现在,管理层更重视那些敢于表达不同观点的员工。因为这些人的独特见解,往往能使公司避免重大损失或陷入困境提高预测力,看清市场走向第九章 销售人员,快速拿到商业订单进行顾客调查,一切向市场看齐确认你的目标营销计划的核心是准确定位运用ABC法将你的客户分类对待电话预约,既便捷又实用的预售方式找一个最有利营销成功的时间将客户的拒绝转化为成交机会让女人乐意消费,让男人乐意花钱促进今日交易,以防顾客反悔第十章 送给学生朋友,好规划带来好成绩学习同样需要善于规划为下一周指定详细的学习计划调好生物钟,找准自己的精力时段统筹规划作息时间,为次日做好详细安排学习中也应有休息和适当的娱乐,这样才科学准时起床,养好良好习惯决战早晨,把握一日之际提前预习功课,提高课堂效率遵循记忆规律,高效复习最后,记得整理好你的东西和房间第二部分 五个革新秘诀,让时间变成效能(下)
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