（外贸）针对国外客户来访，我们如何接待

做贸易的朋友都知道，如果一个外国客户能到公司来洽谈生意，其成交的机会就会很大，因此，很多外贸员都非常重视外国客户的来访，而当国外客户到公司来访时，如何正确接待。国外的客户成了困扰很多外贸业务员的难题。在接待国外客户方面，需要讲究一定的技巧，进而从细节上给客户留下良好的印象，为更好的合作增加一份成功的把握。

（外贸）针对国外客户来访，我们如何接待

• 一、前期准备阶段
  • 1、客户分类
    • 采购现货。线下实体或网店
    • 贴牌定制
      • 品牌商，经销商，小批发
    • 深度定制（开模具）
    • 分类的主要目的：了解客户的实力以及合作的方向
  • 2、客户背景调查
    • 通过深入分析客户，了解客户的真实性和公司定位、产品范畴以及可能合作的产品类型，需要我们做一些背景调查，调查的方式多种多样，包括但不限于以下这些。
    • 1). 海关数据。
      • 通过一些付费或者自己搜索的手段，了解客户采购量和采购的竞争对手。
    • 2). 网站阅读。
      • 这是我们获得最多信息的地方，网站阅读可以通过下面的基本知识点记录。
    • 3. 公司发展背景。
    • 4). 公司的销售模式，客户分类。
    • 5). 最新产品，产品特性，产品亮点。（可制作产品对比表）
    • 6). 热卖产品。（分析原因，列于产品对比表）
    • 7). 产品品牌，产品分类。（分析客户产品线，看我们可以填补哪些空白）
    • 8). 公司定位。（价格定价）
    • 9). news新闻分析，摘录有用的信息。
    • 10). 展会客户参展情况，展会照片，推算规模。
    • 11). 合作模式分析。
    • 12). 过往邮件汇总。把客户所有邮件中提到的所有问题，进行信息提炼，打印核心内容
  • 3、客户国家所在地文化
    • 和客户打交道，不同国家的客户会有一些共性，接待这些客户有哪些商业礼仪也是我们需要关注的地方。因此客户所在国家基本信息收集是必不可少的准备：
    • 1). 城市分布、人口规模、收入水平、经济发展进程、风俗习惯、饮食习惯、消费习惯、商务礼仪。
    • 2). 可能感兴趣的话题，提前通过社交媒体收集客户的兴趣爱好。
  • 4、接送安排
    • 1). 联络细节。提前与客户确定人员的数量,接送时间和地点，即时联系方式，照片和姓名牌。
    • 2). 酒店住宿。如果客户需要帮忙预定酒店，最好提供4星以上酒店，综合考虑客户会议、旅游、验厂的行程、路况信息，给出最优选项供客户参考。列出客户酒店到工厂的距离和下一个客户的会议的距离，以及他到达地点的距离，以便让客户对行程心中有数。
    • 3). 吃饭。根据客户的饮食习惯、宗教信仰，提前预订好餐厅，和客户预约好吃饭时间。
    • 4). 接待细节。业务人员需要学习一些基本的商务礼仪，比方穿着打扮、表情、礼貌用语等等。
  • 5、工厂准备安排
    • 1). 安排司机接送。
    • 2). 业务员通知行政部组织会议，准备茶水，点心，接待客户的欢迎牌。
    • 3). 业务部通知各部门客户来访时间，需要哪些部门参加会议，比方研发部、设计部或者品质部。
    • 4). 全厂进行5S，行政部进行监督检查。
    • 5). 品质部对实验室进行整理，确保客户看厂的时候所有测试项目在进行中，并且规避客制化产品，保密现有客户信息。
    • 6). 生产部对产线整理，SOP悬挂检查。
    • 7). PMC对产线生产安排，根据客户的需求进行不同产品生产安排，并通知业务部知悉在生产什么产品。
    • 8). 审厂资料，品质部和工程部，PMC都应该根据业务部指示提前全部准备好。
    • 9). 业务部整理展览室，测试所有样品。
  • 6、会议时间安排
    • 在客户来之前我们需要核实客户来工厂的目的是什么，也就是来访会讨论哪些内容？
    • 提前和客户确认行程安排，给客户一份面谈的时间控制表，哪个时间段做什么？需要多少时间，是否一起吃饭，让整个流程清晰可控。
  • 7、提前与客户确认的信息
    • 1). 公司信息调查表，由客户提供公司的profile，方便了解他们公司的实力。
    • 2). 问客户是否需要，签证申请 方面的帮助。
    • 3). 官网下载或者提供电子档彩页
    • 4). 客户来访的目的 ，要讨论的主题，合作的模式。
    • 5). 我们需要主动告诉客户公司的基本情况 ，并告知工厂和办公室是否在一起，以方便安排他的行程。
    • 6). 发公司的PPT，并告知他们来我们工厂会看到哪些工艺，发行程时间表给客户。
    • 7). 征求客户对证书、资质 的要求。
    • 8). 客户感兴趣的产品清单
    • 9). 如果客户需要深度定制（涉及到开模具） ，需要提前发3D图纸方便我们提前做评估。
    • 10). 如果客户需要自己做包材 ，需要提供包材的印刷要求或者参照物，以便提前预估包材的价格。
    • 11). 客户采购计划、周期、产品上市日期，由此倒推客户采购周期
    • 12). 客户公司的广告推广、杂志推广、参展 信息。
  • 8、业务员自身准备
    • 行业知识
      • 对整个行业，特别大客户的了解，了解同行竞争对手情况
    • PPT演练
      • 产品UPS解说，找同事一起练习
    • 自己工厂参观
      • 走一遍工厂，哪些地方怎么介绍，如何体现公司优势，销售主管要进行相应培训。
    • FAQ
      • 熟读客户参观工厂FAQ问题（如果还没有，提前整理）
    • 申请礼物
      • 不同客户需求不同，提前准备
• 二、谈判准备阶段
  • 1、基本资料
    • ISO等相关证书
    • 彩页名片
    • 报价表
      • 所有产品报价表
      • 客户意向产品报价表
      • 市场热销产品报价表
    • 公司设备清单
    • 实验室测试报关范本
    • NDA合同/合作协议
    • 见面会议流程表
    • 公司简介
      • 公司年销售额，正常比例，产品产量，生产能力，市场份额等
    • 公司参展纪录，展会清单等
  • 2、准备给深度定制客户的资料
    • 新产品需求参数表
    • 深度定制模具费报价范本
    • 证书清单和证书费用核算
    • 新产品研发流程图
    • 新产品开发周期
    • 如果客户提供3D图纸，需要针对报价、参数确认表、风险评估开发流程等细节问题讨论
  • 3、准备产品生产SOP和包材SOP范本，产品研发资料范本
  • 4、准备PPT
    • 根据客户类型调整公司PPT内容
    • 提前调试好展示的PPT；可以进行演习，和同事一起操作
  • 5、准备客户意向的产品和特殊样品
    • 颜色色板，包材样品，Pantone色卡
  • 6、市场信息
    • 已合作客户清单和产品以及占领市场的清单
  • 7、合影留念
    • 作为企业宣传的组成部分
• 三、复盘总结
  • 1、客户来访提到的问题进行汇总
    • 以邮件的形式回复，客户离开当天必须完成；体现公司的高度重视和高效
  • 2、邀请客户填写反馈调查表
    • 对参观公司或工厂的改进意见
  • 3、准备所需样品
    • 安排下单，特别制定时间带走的，需要加急处理
  • 4、客户提到的所有建议和反馈
    • 总结提炼，针对需要改进的以及不足之处，通知各个部门落实