《秘书工作手记》（办公室老江湖的职场心法）

出版信息 书名：秘书工作手记 作者：像玉的石头 出版社：清华大学出版社 副标题：办公室老江湖的职场心法 出版年：2017-4 页数：294 装帧：平装 ISBN: 9787302464778

秘书工作

• 1. 被领导和同事认可
  • 1.1. 工作汇报
    • 件件有着落，事事有回音（*小事）
    • 判断下属是否尊重的标准为下属是否经常汇报
    • 遇到特殊情况，先请示意见建议
    • 有软有硬
    • 汇报技巧
      • 果因思维
      • 最好书面汇报材料
      • 根据领导关注高低分轻重
      • 逻辑清晰
        • 领导工作要求
        • 目前工作进展
        • 需要解决的问题
      • 事先考虑解决方案
  • 1.2. 正确理解领导指示
    • 方法和规律
      • 没有头绪，把握不大，原文落实
      • 领导观点中发散
      • 参与酝酿过程中发散
      • 领导个性中发散
    • 没听清的处理方式
      • 第一时间确认
      • 意图情况多，要求明确回复
      • 提问需谦虚谨慎
    • 随时拿出笔记本记录
  • 1.3. 眼力见
    • 放低姿态
    • 领导看成长辈和前辈
  • 1.4. 收到领导批评处理
    • 兼顾工作能力和尊重领导，不冲突
      • 发言开头和结尾体现领导同事的帮助和集体成长
      • 杜绝当场声辩，私下悄悄说明
      • 关系最好的学生都是骂的最多的
        • 虚心求教
        • 自我反思，遇到急难险重，主动请缨
  • 1.5. 即兴发言
    • 有准备
    • 有态度
      • 感谢+自谦+认同
    • 有说法
      • 逻辑性强
      • 醒目好记（五位一体）
    • 有爆点
  • 1.6. 拥有温暖人心力量
    • 元气问候
    • 拒绝方法
      • 用商量、温暖、同情理解、无可奈何语气说拒绝的话
      • 提供替代方案
      • 永远别说别人孩子不行，在别人涉及孩子事上提供方便
  • 1.7. 说到别人心花怒放
    • 关键词
      • 请和您
    • 夸人不夸的脸红心跳等于没夸
    • 口头禅
      • 明白了，我马上就办
      • 你是专家，你的帮助太重要了
      • 您对这事怎么看
      • 要不这样您看行不行
      • 您稍等，我有点拿不准，确认下（千万别说不知道）
  • 1.8. 秘书与领导日常
    • 落实领导指示
      • 马上就办
      • 及时让大领导知道
      • 详细性和逻辑性
    • 案无积卷，事不过夜
    • 陪领导出差
      • 轻装上阵
      • 纸质和电子领导讲话
      • 常备药
      • 考察周围环境，饭店，公园
      • 了解wifi，开会，洽谈，就餐地点，提前五分钟房外等候
• 2. 培养好习惯
  • 2.1. 办公室人三个习惯
    • 优势源于自动自发
    • 记日记，勤写作
    • 乐于善于交朋友
      • 看重品格
      • 建立信息库
      • 主动展示才华
      • 当好听众
      • 先予后取
  • 2.2. 上班八小时，工作最重要
  • 2.3. 读书
    • 入门读物
      • 《参谋助手论：为首长服务的艺术》
      • 《每天懂一点行为心理学》
      • 《轴心：论秘书长》
      • 《99%的新人，没用心做好的50件事》
    • 职场小说TOP5
      • 《二号首长》
      • 《沧浪之水》
      • 《欲望之路》
      • 《中国式秘书》
    • 公文写作
      • 《大手笔是怎样炼成的》
      • 《怎样写文章》
      • 《求是》
      • 《***用典》
      • 《影响中国历史的十篇政治美文》
  • 2.4. 秘书工作注意事项
    • 自建档案来帮你
      • 全面详细做好领导日程及会议记录
      • 分门别类妥善管理领导书写资料
      • 妥善管理领导信件、会议材料、证书及个人信息
      • 定期对档案系统整理
    • 领导日程管理法
      • 编制好每周日程
      • 早上核对提醒每日安排，晚上提醒次日安排
      • 盯死每个活动
      • 归纳提炼系列性活动
      • 记录好实际日程
  • 2.5. 关于工作外包
    • 常规工作要外包
    • 锻炼高附加值业务
      • 沟通
        • 领导需求
        • 同事特点
      • 研究
        • 岗位
        • 业务
        • 行业形势
      • 特长
• 3. 沟通
  • 3.1. 机德反映人品
    • 标点符号的使用
    • 不要让别人信息成为最后一条
    • 注意称呼，短信署名
  • 3.2. 微信社交启示录
    • 积极向上正面
    • 多点赞
    • 点赞留言的千万不能怠慢
  • 3.3. 打电话
    • 调高语急说你好
    • 打电话，主动自我介绍，您好，我是XXX
    • 接电话，XXX，您有什么指示？
• 4. 公文写作
• 5. 宴请安排
  • 5.1. 排排座吃果果：坐好位置再吃饭
    • 酒精的作用
      • 拉进男女距离
      • 拉进上下级之间的距离
      • 拉进陌生和熟悉之间的距离
    • 座次安排
      • 主陪（主人、东家）坐在圆桌的正中央，面向门
      • 副陪坐主陪对面
      • 客人先右后左，依次在主陪、副陪两边
    • 座次简化安排（顺流而下）
      • 尚右尊东
      • 面朝大门为尊
      • 已近为上，以远为下
    • 主位确定方法
      • 主位餐巾的叠法突出
      • 问服务员
    • 分座原则
      • 主宾分座
      • 男女分座
      • 夫妇、父女、母子、兄妹分座
    • 主位
      • 最重要、职务最高
      • 社会伦理：长幼有序、师生有别
  • 5.2. 敬酒
    • 敬酒规矩
      • 先整后零
      • 先长后幼
      • 先主后次
    • 会说话比能喝酒更重要
      • 喝酒的目的
        • 酒是兴奋剂：谈兴更浓
        • 酒是润滑剂：情感更近
        • 酒是催化剂：灵感更强
      • 敬酒的目的
        • 求人，拉近距离
        • 交心，培养感情
      • 原则
        • 闲话为主，正事为辅
        • 酒到位-感情到位-事情到位
    • 敬酒话术
      • 原则：真诚、具体、实际
      • 方法
        • 自我介绍法
          • 名字、单位、身份、出现在这的原因
          • 如：您好啊，幸会，我是*部门*，主要负责*工作，欢迎您到我们单位来，有什么需要请您随时吩咐，我敬您一杯酒
        • 回顾渊源法
          • 回顾双方单位、你和对方、你和对方单位、你和对方家乡、双方家乡之间的渊源，联系，缩小距离感
        • 表扬赞美法
          • 结合实际情况对对方的人品、工作、能力等等予以赞扬付
        • 感谢预祝法
          • 感谢对方对自己工作的支持、对个人的帮助
          • 祝愿对方工作顺利、生活顺心，祝愿双方单位合作愉快、开花结果
        • 直抒胸意法
          • 谈帮助：我们在*问题上遇到些问题，还得仰仗您的帮助，还请您支持我们
          • 谈合作：今天的活动是个好的开端，今后我们还要进一步加强联系
          • 谈困难、问题：*分工上还有些不完善，还需要我们继续沟通，通力合作，克服困难
        • 旁敲侧击法
          • 这个事情有几个具体情况找机会还想跟您单独汇报一次，您看您什么时候比较方便
        • 窃窃私语法
    • 酒桌规矩
      • 代酒
        • 没有领导暗示，不要轻易代酒
        • 多给领导添酒
      • 礼仪
        • 领导相互喝完才轮到自己敬酒
        • 敬酒要站起来，双手举杯
        • 可多人敬一人，不可一人敬多人
        • 自己敬别人，如果不碰杯，喝多少视情况，不可比对方喝得少
        • 右手持杯左手垫杯底，自己的杯子低于别人
        • 碰杯最好按时针顺序，不要厚此薄彼
  • 5.3. 点菜
    • 朋友聚餐
      • 击鼓传花
      • 专业点的人增减，统领全局
    • 办公场合
      • 击鼓传花式的缺点
        • 客人含蓄，不好意思点贵的
        • 客人被服务、来享受的
        • 宴请追求效率，点菜花时太多，对客人怠慢
      • 专人点菜，请人审阅
        • 提前了解客人的口味
        • 提前点菜定初步方案
        • 方案审阅
          • 服务员报菜名，请客人看看有没有忌口、需调整
          • 菜单呈请领导审阅，看是否需调整
    • 点菜原则
      • 体现周到、诚意
        • 点客人家乡的特色菜
          • 对方感动于对客人家乡美食的了解
          • 客人为家乡美食文化自豪
      • 点好菜、讲好菜
        • 展示用心
    • 点菜前的四个问题
      • 为何而吃
      • 预算
      • 来宾口味、禁忌
        • 吃辣
        • 饮食禁忌
        • 宗教信仰
      • 酒楼特色
    • 点菜规矩（以客人10人为例）
      • 菜量略大于够吃的量
      • 包含：红白肉、鱼或海鲜、凉菜、汤、小点、五谷杂粮、特色小食
      • 果盘
        • 宴请时，可供先到者闲谈时随便吃点
      • 冷盘
        • 客人进包间前摆到桌子上
        • 冷盘先吃着，衔接主菜
        • 数量为人数的一半，最好为偶数，8人点4冷,5人点2冷
        • 种类：荤素都有、下酒菜和普通都有
        • 女士在场，加偏甜酸或有趣的冷菜
      • 热盘
        • 数量：和宴请人数大致相当
        • 至少有一两道撑门面的高档菜，硬菜
          • 甲鱼、羊腿、海鲜
        • 头盘菜宜清爽
          • 虾仁等
        • 特色菜1-2个
        • 重口味放后面
        • 一道鱼一道其他海鲜
        • 肉类除非特色，一般不点猪肉，过于家常，牛羊肉为宜
        • 蔬菜放到后半段，一两道爽口绿叶菜，最好是时令菜
        • 一道清淡素爽的汤放最后
        • 顺口溜
          • 有菜有肉有水产
          • 烹饪方式各不同
          • 相似食材躲着走
          • 清炒、清蒸多两盘
          • 煎炸、干锅、铁板、炖焖煲烤不重样
      • 位菜
        • 看预算
        • 男士一人一份海参、海马
        • 女士一人一份燕窝、雪蛤
        • 预算不够可请服务员把大份菜给大家分一下
      • 主食、甜品
        • 喝酒到8分时，现场请示
        • 最好面食，不宜白米饭
        • 一道干一道稀
          • 粗粮拼盘、饼类
          • 带汤面食
        • 甜点
          • 人多可一道甜一道咸
      • 酒水饮料
        • 自带
        • 茶叶在开饭前请服务员泡好
        • 红酒开饭前提前打开，倒在醒酒器里，开饭后分给个人
        • 白酒一人一个分酒器、小酒杯
        • 女士在场，准备饮料，如酸奶、果汁、玉米汁，尽量选择热的
      • 打包
        • 临走时可多上主食、点心，让人打包带走，每人回家都有夜宵、早点
      • 埋单
        • 酒足饭饱，饭局进行的差不多时，溜出去结账
        • 不要大呼小叫服务员、当着客人面买单
        • 结账时确认小票是否有没上的菜
        • 确认发票抬头
        • 将客人、领导送上车
  • 5.4. 选餐厅
    • 餐厅分类
      • 隐居餐厅
        • 适合级别高、名气大的客人
        • 场地隐私性、忌讳奢华
        • 私房菜、会员制会所
      • 当地著名餐厅
        • 包含所有高档菜肴
        • 适合非常重要但级别不高的客人
        • 体现诚意
        • 服务、菜品有保障
      • 菜系餐厅
        • 宴请对象的当地菜系
      • 特色餐厅
        • 菜品胜出
          • 专烧某菜，如烤鸭、烤鱼等
        • 环境胜出
          • 坐落于景点，环境清幽等
    • 善于借用点菜经理
• 6. 会议组织
  • 6.1. 通知会议
    • 先提出参会名单，请领导审定后再发通知
    • 会议通知易遗漏的人
      • 老领导
      • 新闻部门
      • 外地分支机构
      • 新组建部门
    • 会议通知3要素
      • 内容：时间、地点、名称、会前办理事项、提交材料、着装、携带材料、发言等
      • 方式
        • 大型会议
          • 文件下发、办公系统发通知
        • 小型会议
          • 电话、短信、微信通知
      • 时间
        • 适时发送
          • 不宜过早，容易遗忘
          • 不宜过晚，措手不及
    • 关键在确认
      • 节节跟踪、时时确认
      • 发传真要有回执
      • 发短信要有回复
      • 参会信息要有反馈
  • 6.2. 提高效率
    • 明确议题
      • 含糊的会
      • 跑题的会
      • 无价值的会
      • 不合权限的会
    • 安排好议程
      • 事项不能多
      • 时间别太长
      • 人员别太杂
    • 上会事项准备备忘录
      • 一页纸
      • 内容：事项来源、争议焦点、请示事项、决策建议
  • 6.3. 细节
    • 安排贵宾室才体面
      • 会议双方抵达会场时间不同
      • 举办大型活动，人数众多，正式开始时间还没到
      • 会议正式开始前，我方领导小范围会见与会嘉宾，以示重视
    • 甩手掌柜当不得
      • 音响设备
      • 引导入位
      • 端茶倒水
    • 出入和停车问题
    • 会议背景板
      • 活动档次与背景板复杂程度成反比
      • 背景板的颜色首选单位标准色，没有特别要求红色和蓝色百看不厌
        • 红色代表吉祥、喜气、热烈、激情、斗志
        • 蓝色代表美丽、文静、理智、安详
      • 背景板安置好记得散味
  • 6.4. 记录
    • 作用
      • 让没有机会参会的人知晓会议精神
      • 告知、提醒与会者和相关单位，会议中讨论了哪些事项
      • 行政效力：落实讨论结果、推进工作进程、追究相关责任
    • 纪要框架
      • 会议日期、形式
      • 主持人、列席人
      • 会议探讨的问题
        • 问题的形式和现状
        • 解决方法、观点
        • 达成什么共识
        • 还存在什么问题
        • 后续工作如何开展
      • 谁负责什么事，需何时完成
      • 下次开会的时间
      • 注意：需提前阅读会议材料，了解开会的意图
    • 不要当速记员
      • 抓会议精神和发言要领
      • 听明白比记下来更重要
      • 摘录会议中商讨的梗概、做出的决定
      • 围绕会议议题，会议主持人、主要领导发言的中心思想，与会者的不同意见、有争议的问题，结论性意见，决定
      • 修饰语不记、多用省略法
    • 趁热打铁整理记录
      • 会后写记录应趁热打铁
      • 会议记录
        • 讨论发言的实录，属事务文书，完整详细，一般不公开，无需传达
      • 会议纪要
        • 传法或传阅，要求贯彻落实，只记要点和结论，不提发言者的姓名
      • 会议对**相关事宜进行了深入研究，形成如下决议 一、 二、
• 7. 高效办公
  • 7.1. 文件命名
    • 3w命名法
      • when
      • who
      • what
• 出版信息 书名：秘书工作手记 作者：像玉的石头 出版社：清华大学出版社 副标题：办公室老江湖的职场心法 出版年：2017-4 页数：294 装帧：平装 ISBN: 9787302464778