如何高效开会

会开得好不好是衡量组织管理水平的标准之一。如何高效开会，开会前，开会开始时、过程中、结束时、结束后分别怎么做，不同的会议怎么开，都有方法，另外提供了三星等企业关于开会的经验，定有启发！

如何高效开会

• 关于会议的基本认知
  • 如何开会，是衡量公司管理水平的标准之一
    • 每一次发起会议都有效，每一次会议都有价值，是尊重员工时间的体现。
  • 如何开会，也是反映出公司文化的指标之一
    • 改善会议质量的方法，关键是要形成会议规则和会议文化，前者容易成文，后者是组织文化的反映。
  • 会议分类
    • 按照会议发起者的权力地位及信息传递、交互路径可以分为：
      • ① 领导决策意图传达会：发起者权力地位高；信息由上自下传递 ；难度低
      • ② 领导者发起的问题解决会：发起者权力地位高；信息自下而上交互传递；难度较大
      • ③ 同级人员发起的问题解决会：发起者权力地位平级；信息平级交互传递；难度大
    • 按照时间频率可以分为：
      • ①　每日报到会：对齐每个人当天最重要的三件事情，梳理工作思路，同步工作信息
      • ②　每周策略会：以周为单位，汇报重点和进度，聚焦问题，讨论策略
      • ③ 每月战略会：总结战略推进情况，站在更高维度更全面视角审视业务，及时纠偏
      • ④　每季总结会：站在全盘和长远视角，总结战略、团队和人才情况，指导进行下一个季度的计划
      • ⑤　年度总结会：总结年度战略、团队和人才的情况，明确下一年战略方向和目标
      • 每个会议都需要匹配不同的内容和主题，才能高效和聚焦。
• 如何高效开会
  • 1、会议开始前
    • 明确谁对会议的效率负责，即谁负责发起、组织会议
      • ①在公司的日常会议中，发起者通常是会议主持，主持要做一名"引导者"，想尽办法让会议朝向预先设计的方向发展。好的引导者，是教练和裁判的结合体，需要有：
        • 高度的自信
        • 对局面的及时掌控和调整
        • 清晰表达自己看法的能力
      • ②如何成为一个有效的会议主持人
        • 可以借助卡耐基的ABCO模型作为工具
          • A : Action ,行动，让每个人熟知我们有什么样的行动。
          • B : Benefit ，好处，会议达到目的对大家有什么好处。
          • C : Challenge ，共同面对挑战，让与会者明白将会遇到的困难。
          • O : Overcome ，克服困难，最终结果是共同解决问题。
        • 运用：分析了A和B，可以确定两件事： 一是确定会议范围，有哪些人需要来参加会议；二是会议的流程该如何安排。 参加会议的人都能获得好处，那么就具备了共同协商讨论、解决问题的动力，即C共同应对挑战。前面三项完成，O 水到渠成。
    • 三步完成会议设计
      • ①明确界定会议的结果，即会议目标
      • ②明确需要通过怎样一个讨论过程才能够达到预期的结果，即会议流程，议题及时长安排等
      • ③明确请哪些人来参加会议才能达到预期的结果（因事找人，因人议事，这是开会的基本逻辑。参会人员与会议主题的相关性，是决定会议效率的基础）
      • 即按照“目标—过程—人员”三步进行设计
  • 2、会议开始时
    • ① 确立目标：对“怎样才算开完会”形成共识
      • 把答案聚焦到具体的层面 得到更加具体的会议目标
    • ② 确立议题时长
      • 最后通牒效应
        • 确认会议里每个议题时长下意识地保持时间紧迫感
      • 主持人要做“人肉闹钟”
        • 在议题时间还剩不多时及时跳出来提醒大家
  • 3、会议过程中
    • ① 解决思路杂乱（发表观点类会议）
      • 把内容分层
        • 把“问题”“观点”“结论”分开来写
      • 实时记录在白板上
        • 让讨论内容可视化 理清思路，促进全员同步思考
    • ② 解决问题的五个层次（解决问题类会议）
      • 效果：哪个解决方案最好 方案：有哪些解决方案 原因：为什么会出现这个问题 问题：有什么要解决的问题 情况：发生了什么事情
      • 有意识地把参会人员统一到一个层次 按照从情况到效果的层次，依次讨论
  • 4、会议结束时
    • 立即确认会议重点内容
      • 确认：会议决定好的事 下一步应该做得事 谁，该在什么时间之前，完成什么事情（即明确落实会议决策的责任人）
  • 5、会议结束后
    • ① 及时形成会议纪要，同步给参会人员：
      • 内容需包括： 会议总结和结论 谁，该在什么时间之前，完成什么事情 进一步需要讨论的问题 下一步的努力方向和目标
    • ② 会议的组织者或领导者需负责紧盯会议后续落实情况
    • ③ 对于没有落实的人和事，给出相应惩罚
  • 6、怎样做一个有效的会议参与者
    • 会议中的“四维讲话技术”
      • • 紧扣主题 通过自己的思考，切实找到帮助会议的组织者和参加者改善思考和解决问题的路径。
      • • 前后呼应 融入集体，承上启下，获得前后的呼应 最高境界的发言，是能够把握住整个会议的思考脉搏，能够和最优价值的那些发言形 成前后呼应
      • • 给发言加包装 对讲话作一个包装，让表达更加出色。 问题导入法：“前面的几位都讲到了……，那么我一直在想，为什么会……？我是这样想的……” 故事导入法：将上述内容借助一个故事表达出来 数据导入法：详实有对比的数据，往往会有更多地震撼力
      • • 避免误伤 千万不要对同事形成误伤，同时要保护好自己。
• 部分企业关于开会的经验
  • 1、三星公司：开会的八个必须和三个公式
    • 八个必须： 凡是会议，必有准备 凡是会议，必有主题 凡是会议，必有纪律 凡是会议，必有议程（会前） 凡是会议，必有结果 凡是开会，必有训练 凡是开会，必须守时 凡是开会，必有记录
    • 三个公式： 光是开会，如果会后没有人落实，等于零 会议上布置了工作，但是会后不进行检查，等于零 抓住了不落实的事，同时追究了不落实的人，等于落实
  • 2、亚马逊贝佐斯：减少会议
    • 公司会议多时间长，意味着需要大家讨论沟通的事情多，一定是公司的组织和流程出了问题。 与其在如何开好会上大做文章，不如在组织功能上积极改善。
    • 会议是公司管理水平的体现
  • 3、台湾联强杜书伍：分配务实和务虚时间
    • 应该允许一部分会议没有效率，并不是立刻得出结论，所以每个会都要预留“务虚”时间。 务实与务虚时间七三开，七成解决问题，三成启发思考。
    • 开会是发现和培养有潜力的中层干部的过程