一张纸工作汇报法

一张纸结构化思维的工作汇报的优点是：1、缩减完成同一项工作所需的时间，提升效率；2、增强解决问题、工作安排、成果汇报时的清晰度；3、使信息接受者更容易理解，降低信息传递中的失真。本思维导图通过3个案例（如何提升员工士气、用思维导图进行日常工作汇报、用思维导图写年终总结）来讲如何用九步骤法写工作汇报。

一张纸工作汇报法

• 一张纸结构化思维的工作汇报的优点
  • 1、缩减完成同一项工作所需的时间，提升效率；
  • 2、增强解决问题、工作安排、成果汇报时的清晰度；
  • 3、使信息接受者更容易理解，降低信息传递中的失真。
• 工作汇报总结
  • 运用思维导图做工作汇报的几种情况
    • 解决问题
      • 当你发现问题并需要尝试解决时，由问题核心出发，也就是从中心图出发，运用思维导图的激发性思维和整理性思维收集、归纳论据，最终确定大致的目标，从而可以大大提高解决问题的效率，同时也可以明确问题的每一个阶段或层面所需要处理的事件。
    • 工作安排
      • 如果你是部门负责人或企业领导，有经验，有下属，对于某项计划或工作，你可以根据经验提出目标和假设，再用思维导图列出所需要的支持，分摊给不同的下属。限定时间到期后，下属提交资料，你用思维导图汇总排列，可高效地完成工作。对于企业管理者来说，这可以让工作更轻松。
    • 成果汇报
      • 完成问题解决和工作安排后，成果思维导图也就最终完成了。在汇报交流的时候，你的汇报顺序是：从思维导图的中心主题开始；然后汇报大纲主干，也就是大标题；最后再到具体的内容分支。如果汇报时间有限，比如你只有10分钟去汇报本季度业绩，你只需要汇报中心主题、大纲主干及部分重要内容分支就可以了。
  • 思维导图汇报九步骤
    • 步骤一：人物
      • 你准备汇报给谁听？也就是你需要确定汇报对象，是一个人，还是一群人。如果你要面对一群人汇报工作，你一定要辨别出谁才是你真正的倾听者，究竟是你的领导，还是公司同事。确定汇报的对象非常重要。
    • 步骤二：内容
      • 汇报什么内容？汇报时先考虑好要讲什么，如何表达才更清晰。
        • 第一种是“Why—What—How”，即分别描述工作、事件、项目的起因、内容和方法。Why指的是事情的起因是什么；What指的是我们需要什么；How指的是如何达成目的。适用情况：汇报现状和解决方案；汇报相对简单的问题。
        • 第二种是“5W1H”，即分别描述事件的内容、起因、时间、地点、人物，以及解决方式或过程。What指的是发生了什么，Why指的是事件的起因，When指的是什么时候，Where指的是什么地点，Who指的是人物，How指的是具体的解决方式或过程。适用情况：需要全面分析一个问题，并且对问题的本质进行深入探究，事例要具体、翔实。
        • 第三种是“STAR”，这是汇报工作常用的模式，即交代背景、需要完成的任务、任务的完成情况和效果。Situation，交代情景；Task，阐述需要完成的任务；Action，采取的行动是什么；Result，行动能够产生或已经产生的效果是什么。适用情况：总结已经完成的事情的经过（描述完整的前因后果）；汇报工作进度并阐述行动建议。
    • 步骤三：重点
      • 你每次汇报的重点最好只有一个，而且要能够用一两句话表达清楚。
    • 步骤四：逻辑
      • 工作汇报的基本逻辑有时间逻辑、事件逻辑、空间逻辑等。强逻辑可以让你的汇报内容更清晰，展示更直观。
    • 步骤五：方式
      • 简单的内容可以用口头汇报的形式；如果口头不方便，可以使用即时通信工具。对于较为复杂的内容，就用邮件或公文，附件可以是参考的文件资料。对于更为复杂的内容，就需要做成PPT（演示文稿），然后通过专题汇报会当众汇报。内容不同，你采取的汇报方式就不同。有效的方式就是最好的方式。
    • 步骤六：场合
      • 要弄清楚，是在会议上公开汇报，还是单独去上司办公室汇报。
    • 步骤七：时间
      • 汇报的时长、汇报的时间段是否合适，都需要认真考虑。
    • 步骤八：状态
      • 你的上司是否处于“听汇报”的状态？如果你的上司不在状态，那么你要根据具体情况采取不同的做法：如果是小事，可以拖延一下，等他在状态时再做汇报，或是三言两语总结一下你要汇报的内容，然后申请隔日再汇报；如果是很紧急的事情，即便你的上司不在状态，你也要把他“拉回来”。
    • 步骤九：可能性
      • 如果上司不接受你的工作汇报，那么此时你要分析他不接受的原因是什么，如何解决这个问题。
• 案例1：如何提升公司员工士气
  • 近期，某公司团队的整体士气有所下降。公司大领导是一位“事必躬亲”型的领导，他要求人事部迅速开展提升员工士气的相应活动，并做出具体的解决方案。小王作为人事部的主要负责人，需要尽快想出一系列切实可行的办法并向公司大领导汇报，于是小王用思维导图的形式绘制了汇报的内容框架。
  • 整张思维导图应用的是“5W1H”法。What 包含两方面，一个是内容，一个是目的。内容是“如何提升员工士气”这个问题被拆分成四个方面：奖励、培训、归属感、晋升。再来看提升员工士气的目的，员工士气得到提振，公司才能稳步发展，公司稳步发展就是目的。
    • When
      • 即用多长时间来完成提升员工士气的任务。When包含时间和期限两方面。时间分为：一个月，用月亮符号标注；一个季度，用星号标注。期限是一年。
    • Who
      • 即谁来负责执行提升员工士气这件事。需要三类人：参与者是员工，负责人是人事部，具体执行者是管理层。
    • Where
      • 即在哪里提升员工士气。地点是在公司，位置是会议室。
    • Why
      • 即为什么要提升员工士气。这包含原因和目标两方面。直接原因是员工工作效率低；具体原因是员工技能水平低，没有归属感、晋升机制和奖励机制。目标，即提升员工士气。
    • How
      • 即如何提升员工士气。这分为方法和措施两方面。具体方法是进行技能和业务培训；设置奖励工资和奖金，或者提供旅行机会和奖品；增强员工的归属感，比如解决他们的住宿问题，每星期召开联谊会，增强彼此间的交流和连接，有成果了之后要表示感谢，还要能够包容员工们犯错；要有晋升通道。在这部分，标注月亮的地方指的是一个月一次，标注五角星的地方指的是一季度一次。在措施方面，要下放给团队适当的权力，还需给予人员和资金方面的资源支持。
• 案例2：用思维导图进行日常工作汇报
  • 我们在日常汇报时可以使用如下模板（分为5个方面）
    • 进度
      • 绿色的交通灯代表的是工作进展顺利，可以按照既定的节奏汇报。红色的交通灯代表的是工作进展不顺利，需要及时反馈和汇报；如果需要延期的话，则要提前申请，并且说明延期的原因和时间。
    • 需求
      • 大多数的工作不是靠一个人就能完成的，你需要向你的上司申请资源，包括人力和物力。
    • 业绩
      • 汇报业绩要依据达标情况，分为达标的和未达标的。如果业绩达标了，直接汇报即可；如果业绩未达标，就要说明具体的数据：总的业绩目标是多少，实际完成了多少，还差多少，没有完成的原因是什么，具体的解决方案是什么，预计什么时间完成。
    • 不利情况
      • 在遇到困难、问题、意外的时候，一定要及时进行汇报。任何时候都不要隐瞒，即使你自己可以解决，你的上司也是有知情权的。
    • 建议
      • 这里的建议可以是工作上新的建议，也可以是对现有工作情况的改善意见。在汇报时，应该把提出建议的原因描述清楚，同时说出你的建议和它能够带来的好处，而不是盲目汇报。
• 案例3：用思维导图写年终总结
  • 我们大多数人从小就喜欢听故事。评价一个故事是否好，不光在于人物角色是否生动形象，故事情节是否跌宕起伏，更主要的是“立意深远”。就像大众非常喜欢的《射雕英雄传》，它之所以能激荡人心，绝不仅仅是郭靖和黄蓉的恋情故事，或是华山论剑的武技争雄，更多的是侠之大者、为国为民的民族大义，和与外族誓死抗争的家国情怀。
    • 做一份优秀的年终总结，同样要遵循这一规律：立意为先。下笔之前，我们必须清楚一件事：为什么要写年终总结，而且为什么必须要写好。
  • 写工作总结的底层逻辑
    • （1）用户思维（立意）：我为谁而写。
    • （2）布局思维（结构）：怎么编排结构，才能始终抓住受众。
    • （3）利他思维（原则）：始终站在受众角度考虑问题，他们才会喜欢。
  • 一篇完整的工作总结分为标题、开头、关键词、主体、结尾和落款6个部分。
    • 标题
      • 姓名＋年份＋“工作总结”。
    • 开头
      • 在开篇总结工作情况，做出总体评价，一般来说不要超过200字，要起到提纲挈领、给整篇总结定性的作用。
    • 关键词
      • 以KPI（关键业绩指标）的方式回顾业绩；综合绩效，衡量你业绩以外的其他贡献；PDCA未来计划，做出明确的未来计划。
    • 主体
      • 总结工作成绩是重中之重，是总结的核心内容。它包含以下几个方面。
        • （1）业绩回顾。
          • KPI个人绩效回顾：今年的业绩如何？每个月的业绩如何？哪个月的业绩好，为什么？哪个月的业绩不好，为什么？如何改进？
          • 综合绩效回顾：我为同事做了什么？我为公司做了什么？我为客户做了什么？我学习了什么？提升了多少？我为改善管理、流程做过什么？
        • （2）经验总结。
          • 我在工作中犯过什么错误？得到了什么教训？我是如何应对的？
        • （3）未来计划。
          • P（目标）：我的工作目标是什么？我打算做到什么程度？D（执行）：我准备如何执行？
          • C（检查）：我如何保证自己能够正确执行？如何保证自己的执行力度？
          • A（改善）：如果目标和执行之间出现偏差，我将如何回到正确的轨道上？
    • 结尾
      • 用简短的语言分析问题，明确方向，表明决心和计划，同时可以写出对未来工作的计划和改进措施。
    • 落款
      • 所在部门、职位、姓名、日期。
    • 汇报工作不是拉家常，不能扯东扯西，主次不分，逻辑混乱，想到哪就说到哪。大多数人并不具备天才型的演讲能力，这就需要后天的修炼。平日要注意训练自己的表达能力，对自己有万利而无一害。无论是一对一向老板汇报，还是一对多的工作汇报，让对方听明白是最基本的要求。这时候，思维导图就起到了至关重要的作用。