茶叶管理

茶叶管理的思维导图，包含采购管理制度、采购验收管理制度、仓库物料管理制度、配货中心产品出库标准、仓库存货盘点制度、破损包装处理管理规定、关于处理茶的实行标准、退货管理制度、不干胶标贴管理、仓库货品出库规范、配货中心库存管理登记制度、分拣管理制度。

茶叶管理

采购管理制度

一、采购人员工作职责

1、短缺物料的采购应征求使用单位意见，使用单位同意后方能采购相应的代用品；

2、采购人员必须按采购作业规范运作，有计划的完成采购任务，减少造库存积压；

3、未能及时完成的采购任务,应及早报告部门主管说明原因，提出相应意见方案,并及时与需求部门沟通，拟定补救办法和处理对策；

4、采购人员应尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益；

5、采购人员必须树立服务意识，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。

6、采购人员应坚持学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物料供应工作。

二、采购交期管理

1、采购交期管理需要在必要的时间,提供生产所必需的物料,以保障生产顺利进行；

2、依供应商评鉴办法进行考核,以督促供应商提高交期达成率；

3、对货未到，或货到发票未到，应及时通知经办人，尽快查实情况并跟进。

三、进度跟催

1、为确保物料准时交货，采购人员应提前通过微信、电话或亲自到供应商处跟催，以确保物料能适时供应。

2、若采购物料无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并重新与供应商确定新的交货期，并及时告知需求部门。

五、售后问题

1、采购人员在签订采购合同时，应明确相关服务约定；

2、物料入库前应抽检，由仓管和采购人员共同完成初检工作；

3、在产品组装过程中，应该由专门人员完成再检工作，以确保产品合格出库；

4、在到货验收、产品组装过程中出现质量问题，由采购人员在规定时间内与供应商协调解决。

六、品质纠纷处理

1、以双方事先约定的品质标准作为处理依据，没有标准的，应及时与供应商协调解决；

2、拟退回的采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。

3、采购经办人通告供应商退货物料相关情况，并根据要求完成退货、换货、减款处理。

4、对于退换货处理，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。

5、确属无法修复或供应商技术能力不足时，应及时更换备选供应商。

七、廉政制度

采购部采购人员对自身的廉洁自律负责，采购业务人员的工作过程中必须按照公司采购部相关制度及流程进行采购

采购验收管理制度

一、目的

为了保证产品质量安全可靠，应对其生产原材料(鲜叶、毛茶、成品茶)和包装物、辅料的采购活动进行有效控制。

二、范围

适用于原材料(鲜叶、毛茶、成品茶)和包装物、辅料的选择采购、质量验收和运输等过程的控制。

三、控制流程

四、职责

1、市场部负责制定全年茶叶的采购和生产计划，并分配到各部门。

2、生产部根据采购和生产计划，负责鲜叶的采购生产和毛茶的采购验收工作。

3、配货中心仓库根据发货需求和即时库存，及时提出成品茶和包装材料需求申请及对其使用的评价。

4、配货中心仓库参与采购物品的质量验证，对购入成品茶和包装物、辅料的质量进行监督，做好《成品茶验收入库记录》和《包装配件验收入库记录表》的记录。

五、具体工作

1、采购计划应说明：名称、品牌、数量、规格、等级、产地、到货期限、现库存量等。

2、对于金额较大或新评价的合格供方，市场部要与其签订书面合同或协议，明确双方的权力、义务和违约责任,并要求其提供生产许可证、营业执照、和检测证书等资质证明材料。

3、以合同方式或口头订单方式订购，均应明确供求双方以下几方面的一致：

a)品名、规格、型号、数量、产地、等级；

b)技术条件、执行标准；

c)供货时间和方式；

d)包装防护要求和运输条件，交货状态与验收标准等。

六、采购物资的验证

1、由经培训合格的专（兼）职人员负责茶叶及相关产品的验收，专（兼）职人员应当掌握食品安全法律知识、茶叶感官品质和理化指标。

2、从公司生产基地直接采购茶叶鲜叶，应当安排专人查验，参照DB34/T237-2017《地理标志保护 六安瓜片茶》标准对鲜叶进行验收，并填写验收记录表。

3、茶叶交接验收按照等级分类摆放，单独扦样验收。

4、包装物、辅料采购入库前，应当查验所购产品外包装、包装标识是否符合规定，与购物凭证是否相符，并建立采购记录。

5、经验收合格的物资，直接入库并根据《仓库贮存管理制度》妥善保管物资。

6、茶叶储存仓库必须全封闭，无污染，清洁卫生，应按仓储要求保持适当的温度和干燥度，避免茶叶在储存中产生吸湿和陈变。

7、按产品类别或供应商、进货时间顺序整理；妥善保管索取的相关证照；产品合格证明文件和进货记录，不得涂改、伪造，其保管期限不得少于2年。

七、质量记录

《徽六茶业茶业供应商基本信息表》

《徽六茶业包装配件供应商基本信息表》

《成品茶验收入库记录》

《包装物配件验收入库记录表》

仓库物料管理制度

1、目的

规定与生产相关的原材料、包装配件等材料验收依据、方法、记录和贮存条件要求等，保证采购物品的质量。

2、范围

本规程适用于所有生产原材料、包装配件等材料的验收和贮存活动。

3、职责

负责原材料、包装配件等材料的数量清点和入库后的贮存。

4、验收项目及依据

5、工作程序

5.1 原材料、包装配件等材料到厂后，先由仓库管理员依据采购合同清点数量。

5.2 建立详细的仓库保管台账，记录原辅材料、产品、包装物品的进、出情况， 及时完成《采购收货单（ERP）》、《调拨出库单（ERP）》的录入，原料、包装材料必须坚持按“先进先出”的原则安排使用，过期变质的原料禁止使用。每月末将即时库存报给配货中心财务，使之与财务保持一致性，为后期的采购计划提供参考。

5.3 一切进、出库品，必须保证手续规范齐全，记录清楚；严禁非本公司物品存放库内，与工作无关人员不得进入仓库。

5.4 仓库保管员必须保证仓库内外的清洁卫生，所有库内物品堆放整齐，做好仓库内的防火、防鼠、防盗、防霉潮等事项，特别注重汛期、雨天的库内外、房顶、门窗等处是否有漏水情况，保持库内的干燥、通风。

5.5 保管人员应经常巡视、检查仓库，做好巡视记录，发现问题及时报告。

5.6 仓库保管员必须保证在仓库内不吸烟、喝酒、吃食物，讲究卫生。仓管应自觉遵守职业道德，坚守岗位。

6、相关记录

《采购收货单（ERP）》、《调拨出库单（ERP）》

包装储存环境

配货中心产品出库标准

一、分拣环节

1、分拣标准。参照《分拣管理制度》分拣级别标准。

2、注意事项。茶叶分拣后及时准确填写《茶叶分拣记录表》，分拣室负责人要对茶叶的分拣质量进行最终确认，并装箱封存，确保茶叶分拣过程中批号登记正确率达到100%。

二、分装环节

1、分装标准：茶叶净含量±3%（公司产品最小单元30-250克不等）；铝箔袋封口率100%，铝箔袋破损率0%；箱(筐)体标示产品和规格准确率100%；确保《茶叶分装记录表》所登记茶叶批号、产品规格、数量准确率100%。

2、注意事项：茶叶在分装过程的搬运、上茶、下茶、封口、装箱时要注意控制茶叶的断碎，保证茶叶的完整，过程中防止杂质混入。确保铝箔袋封口的密封性和美观性。

三、组装环节

1、标准：

贴标：标贴信息内容和所对应产品准确率达到100%，贴标时保持美观性，不能贴歪、贴倒、贴错位置；需要覆盖原本罐体或盒体信息时要达到覆盖率100%，并确保标贴不会脱落。

组装：使用茶叶批号和所组装产品准确率100%，避免装错茶叶批号、装错规格型号、装空装少装多等情况。每款产品配件齐全率达到100%，避免手提袋、小铁夹、封口标贴等配件遗漏错失。

喷码：产品组装后根据需求喷印日期，日期喷印率100%，喷印准确率100%，

喷码要求清晰、美观，单一喷码，同一批次日期统一。同一礼盒内要求每听日期相同，切勿出现日期不同的情况。

格式为： 生产日期：XXXX.XX.XX 合格 （附：其他茶类副产品日期喷码 合格后加字母/备注，国断GD、好断HD、普断PD、漂叶PY、保鲜茶BX 。

过塑：产品过塑根据订单需求，订单要求过塑确保过塑率100%，并注意过塑的美观性。

2、注意事项：

产品组装环节复杂程度高，过程繁琐，要求配货人员细心合作，确保产品组装无误。

四、发货环节

1、标准：发货前根据订单，检查产品是否组装合格，产品配件齐全。确保发货的时效性和准确性。发货时效性

2、注意事项：确保发货准确率100%，根据订单先后顺序发货，避免错发、多发、漏发。

仓库存货盘点制度

一、目的

为保证仓库存货盘点的正确性，使盘点事务有章可循，并加强有关人员的管理责任，以达到有效管理仓库存货的目的，特制定仓库存货盘点制度。

二、盘点范围和方式

1、盘点范围：仓库存放空包装、茶叶以及含茶包装。

2、盘点方式：每月月末，由财务部会同仓库相关人员对仓库所管货品及物料实施全面清点盘存一次。

三、盘点人员的指派和职责

1、监盘人：由仓库主管和财务人员共同担任，负责盘点工作的指挥、协调和督导。

2、盘点人：每一组安排财务部和仓库各一人作为盘点人对存货进行清点，人员由仓库主管和财务人员各自指派，负责清点存货数量。

3、记录员：由财务指派一名财务人员，负责对盘点人清点的存货数量进行记录，填制《盘点表》。

四、盘点前准备事项

1、仓库将接受盘点的用具（如计算器）和盘点所需的《盘点表》准备好。

2、仓库要对仓库存货的堆码和堆置进行整理，力求货品整齐、规范、品类集中。

3、仓管员要对调出仓库的货物及时出账，仓库财务需要及时入账，组装记录和送货记录要及时做账。

五、盘点报告

1、财务人员根据《盘点表》编制《盘点盈亏报告表》，由仓库仓管责任人及主管共同填列差异原因的说明后，由监盘人、盘点人、记录员在《盘点表》上签字确认并带回财务部。

2、盘点盈亏由财务部暂列待处理科目，待查明原因后，根据相关规定出处理意见。

六、注意事项

1、所有参加盘点工作的人员，对于本身的工作职责及应行准备事项，必须深入了解。

2、盘点人员盘点当日一律不得请假，并依规定时间提早到达指定工作地点向监盘人报到，按受工作安排。如有特殊事由委托他人代班的须经事先报备核准，否则以旷工论处。

3、所有盘点财务都以静态盘点为原则，因此盘点开始后仓库货物的进出不调整盘点表。

4、盘点人员工作时间之外开展盘点工作的，报主管核准，作加班处理。

5、盘点工作从开始到结束，各组盘点人员均受监盘人指挥监督，盘点结束后，经监盘人核准才可以离开岗位，否则以工作早退论处。

破损包装处理管理规定

一、厂家破损由厂家到货时仓管验收时发现的以及配货人员正常配货时发现的不能用的包装。

二、退货破损由其他销售部门退回的货物（客户买单的不计入破损），经过检查后确定不能再次使用的包装，退货破损由采购业务员来确认后，柴文芳对破损包装做好登记工作（退货部门、品种以及数量）。

三、破损包装在没有钉钉审批通过的的情况下，任何人都不允许私自处理，违者罚款。

关于处理茶的实行标准

退货管理制度

一、退货要求

1、线下门店须根据销售预测合理调货，没有质量原因不予退回，超过3个月不予退换货。必须退回的，钉钉流程报部门主管-市场部-唐总审批通过，没有审批的不予退回。

2、外销部门无质量原因，一律不予退货。代理商拿货超过3个月后不予退换货。必须退回的，钉钉流程报外销负责人-唐总-曾总审批通过，没有审批的不予退回。

3、线上日销产品，客户可以15天内无理由退货，但要尽量确保产品的完整性，具体标准由客服部门弹性操作，退回的产品客服需将各平台分类，每日将日销退货及时退回仓库。

4、各仓入仓前要先预测并合理入仓，无质量原因不允许退货。

5、定制包装和活动产品，不允许退回，遵循“谁定制谁处理”原则。

6、无退货钉钉审批、退货不附带ERP《调拨出库单》、退货产品配件不齐全，配货中心有权拒收。收到的退货要及时分类，根据包装和茶叶情况鉴别是否继续使用。

二、退货流程

三、退货处理

1、客户退回或调换的产品，各店可自行判断，无质量问题的继续销售。存在包装破损的，将礼盒和茶叶拆分，破损包装直接钉钉审批报废，然后从配货中心调新包装重新组装。茶叶存在问题的，退回配货中心调换。

2、线上日销退货，退货部门要做到每天处理，请勿长时积压，发货组鉴别能继续使用的直接存入电商仓库，不能使用的退回配货中心。

3、退回配货中心的产品，配货中心要在一周内对退货产品进行鉴别分类，合格产品直接使用。不合格产品，将茶叶和包装拆分，在市场部的协助下，对包装和茶叶进行检查和审评，如果可以继续使用，或者再加工可以使用的，进行返工后使用。

不干胶标贴管理

目的

保障标贴库存准确性，使用准确性，降低使用及保管环节的不必要损耗

管理流程概述

标贴到货 根据条码和品类存放取用数量不足报备采购下单

标贴到货

采购回的不干胶一般情况下是顺丰快递到货，目前让快递员集中放在厂房1号门门口，到货时由采购业务员通知

加急或者活动件根据采购业务员通知为准

标贴存放

取用及日常管理

仓库货品出库规范

领料出库

分拣/色选/提香损耗

分拣记录本

产品组装

组装出库本

杂茶处理

处理茶管理规定

调拨出库

门店

钉钉审批

电商日销/平台入仓

电商送货记录本/钉钉审批

赠送仓

微信群/韩梅通知

宣总

展会/销售调货-钉钉审批

转仓

销售出库使用/茶叶提香等

销售出库

外销、范总、王震

外销ERP销售订单/范总，王震微信群

展会

钉钉审批，销售ERP出库

其他出库

报废品处理

不合格品处理记录

样品留存/检测

样品0.3斤，检测0.5-1斤

赠送、试泡

销售部门

配货中心库存管理登记制度

一、组装成品必须登记、产品离开配货中心必须登记、产品发走必须登记。

二、茶叶仓库、包装仓库，不允许私自进入拿货，私自拿货一次罚款200元。调货需通知仓管（胡必伟、郭杰）。

三、保鲜库拿取成品/分拣后茶叶需在库存本上登记，为避免遗漏，需出库前登记，不可事后补记。谁拿货谁登记，不可推诿。

四、出库：线下（门店、外销）出库需有出库单。发货需按清单发货。

六、如有遗漏，将重新填补。以最新文件通知为准。

分拣管理制度

一、分拣准备事项

1、分拣人员每年进行健康体检，持健康证上岗。新员工必须体检、培训合格后才能上岗。

2、分拣人员应保持良好的个人卫生，分拣时必须佩戴一次性手套、口罩，穿着工作服、工作帽，夏季不允许穿着拖鞋和凉鞋。工作期间头发不得外露，手上不允许涂抹任何护肤品，不得使用任何有味的化妆品。

3、分检室内严禁饮食、吸烟，一切与分拣无关的物品均不允许带入分拣室。分拣人员在工作期间不得大声喧哗、谈心、争吵。

4、分拣室要保持清洁卫生，所用的清洁消毒方法应有效又不影响食品的卫生。分拣操作台、分装器具、地面应始终保持清洁。

5、分拣室应做到空气新鲜，无异味，无明显水汽，积水。分拣工作室保持换气扇的开启，夏季和冬季在开空调的情况下，休息时要开窗通风。

二、分拣操作规范

1、供应链确定各批次茶叶的分拣级别和分拣损耗率，分拣组长根据当日在岗人员数合理分配茶叶量，分拣人员参照分拣级别标准分拣。

2、分拣过程中要细心、小心，要轻抓、轻拿、轻放，避免有弄碎、弄断茶叶现象发生。茶叶分拣和周转过程中确保茶叶不落地，茶叶装袋封箱过程中也要轻拿轻放，避免断碎。

3、分拣时做到尽量不簸不筛，除非该批次茶叶漂叶茶末量过多。分拣时控制速率和效率，尽量做到一遍拣出所有的杂质、茶团和漂叶，减少茶叶周转次数，控制茶叶损耗。避免盲目追求速度，造成分拣次数增加。

4、每分拣一批茶叶在茶叶箱上标明批号，避免串茶、混装、错装等现象（尽量保持原箱封装），装箱后的茶叶必须袋口箱口封好。

5、分拣组长每日需要将分拣领茶量、分拣出茶量和分拣损耗按照《分拣记录表》如实登记。

三、分拣级别标准