导图社区 时间管理
如何高效利用个人时间资源？部门时间资源？公共时间资源？这里给出了答案。 如 制定长期计划：长久的时间观会提高短期决策能力，向前看得越远，决定越正确。
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知识付费的内容交付思路，在快节奏的现代生活中，有效的时间管理和高效的内容产出成为了我们追求的重要目标。为了帮助大家更好地实现这一目标，我们精心设计了这份内容交付思路指南。本指南旨在通过系统化的步骤和策略，引导大家如何在有限的时间内，高效地完成高质量的内容创作。你值得拥有！
“五懂五会五能”是化工操作人员的基本素质和能力要求，对于保障化工生产的安全、稳定、高效运行具有重要意义。
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时间管理（3h18m）
合理分配时间资源
概念
时间
24h
时间资源
由自己支配的时间
高效利用时间资源
由自己支配，并且有成果的时间
管理工具
碎片时间
处理不用细读的文字、邮件及文章
做饭时听书
陪孩子时锻炼
备忘录
写日记
朋友圈
写心得
公众号
总结和读书笔记
云盘
存放不常用的图文资料
方法
艾薇·李6个任务法
适用于：任务多，无从下手
第二天必须完成的6项最重要的任务，按照优先级顺序写在一张纸上，完成一件划一件
番茄工作法
适用于：不想做的学习、工作
用25m用于很容易分心的事情，然后用5m看其他的东西。
艾森豪威尔矩阵
重要紧急的事
5%
例子
突发状况、会议
急需提交的资料、报告、数据
处理方法
立即去做
饱和结果
压力越来越大
原则
越少越好
不重要紧急的事
10%
临时安排的工作
办公室维护
基础工作梳理
不重要的突发事件
交给别人去做
饱和后果
忙碌而且盲目
重要不紧急的事
80%
现场巡查
政府手续推进
总结/计划
第三方洽谈
安全年行动清单
注明年/月/周计划，有计划地去做
忙碌但不盲目
集中精力去处理，做好计划后先松后紧
不重要不紧急的事
玩手机
午休
闲聊
尽量别去做
降低工作效率
休息时间才去做
PDCA循环
内容
Plan：制定目标；
Do：任务展开，组织实施；
Check：检查过程中的关键点和最终结果
Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划
6W2H法
What
工作的内容和达成的目标
Why
做这项工作的原因
Who
参加这项工作的具体人员及负责人
When
什么时间、什么时间段进行工作
Where
工作发生的地点
Which
哪一种方法或途径
How
用什么办法进行
How much
需要多少成本？
用途
用于跨部门或跨企业的会议开展、内部工作汇报、撰写报告
好处
有助于思路的条理化、杜绝盲目性、理清关键点、精准产出
Tips
1.确立清晰的目标
多为自己制定目标，才有可能合理的经营时间，特别是当目标和价值观一致时
2.详细地计划工作
在开始工作前进行计划，将节省大量的时间。将二八定律用于一切事情的处理。把重要的事和紧急的事分开。最有价值地利用你自己的时间。
3.保持专注
切断时间的浪费源，在生活的各个方面节省时间。比如：排除电话干扰、批量处理类同邮件、拒绝无效社交/沟通/会议。
4.把任务打包
当有好几件事要做时，把他们整理一下，一次性做完。
5.不要浪费他人的时间
用最简单的话，把要表达的事情说清楚
6.快速行动
利索地打扫房子、收拾东西、准备出门、以及其他一切要做的家务。工作效率越高，就做的越多，越有成就感。
7.尽可能减少出错
做事情要一次性做对它，返工是最浪费时间的。
8.简化工作
减少完成工作的步骤来简化工作。
9.更加努力地工作
比今天的自己更加努力，全身心地投入，训练自己在工作时不受干扰、不分心。
高效利用个人时间资源
高度关注客观时间效率，同时主观地关注时间体验，防止身心进入“忙碌倦怠”。
人的精力指数呈现波动规律，激素水平，肌肉张力，脑补活动，保持活跃的时间是1小时。
90-120分钟后，身体开始极其渴望休息和恢复，否则将会导致注意力下降，心态垮掉。
极端努力观+内疚自责+自我逼迫=大脑耗竭、心态崩塌
情绪指数
分类
负面情绪
高，休息
正面情绪
高，工作
事项
紧急事项
优先处理工作、其次处理情绪
非紧急事项
优先处理情绪，最后处理工作
拖延症
什么时候会出现拖延？
不喜欢、不会做、不想做、忙乱
如何在出现拖延时提高时间利用率？
1.设定时间段，全身心投入
2.思维安静，边玩边做
3.拆解任务，收集材料
4.渐入佳境，乘胜追击
5.提高专业度，降低难度
科学放松
间歇放松
工作90~120分钟，剩下的时间用于休息，可发挥最佳脑力水平
高位放松
工作高峰停下来从事不相关的事情；把注意力剥离工作的时候，潜意识会帮助你思考问题，验证和排查各种可能。
零碎放松
在睡觉时，会提升记忆力和理解力，思维介于清醒与睡着之间，联想超级活跃，更容易迸发无线灵感。
深层游戏放松
在失去工作热情的时候，享受打牌、绘画、音乐等深层游戏；脱离学习、工作、胡思乱想，找到一个能让你全情投入的活动。
高效利用部门时间
喜好及重要程度
重要喜欢
20%
自己做
课程总结
培训课程
整理制度
工艺学习
重要不喜欢
60%
找人一起做
日报/总结
外部协调
盖章流程、合同签订流程
不重要喜欢
打扫办公室
不重要不喜欢
子主题
ABCDE法
A
必须要做的事情
不处理则会有严重的后果。
标识：A-1、A-2
B
应该要做的事情
A任务未完成，不得开始B任务
C
做了有好处，但不如A、B重要
做不做对这个人没有什么影响
看报纸
外出午餐
D
可以交付给其他人做的事情
这样才能腾出时间完成更重要的事
E
可以取消的事情
很多琐碎的小事，完全可以弃之不做。
绘制个人能量指数表
重要的工作放在能力指数高的时间段
不太重要的工作放在能量指数低的时间段
让自己在设定、处理优先级事件上变得熟练
每天在工作前列出任务清单，标注清楚优先级，用ABCDE分类
问问自己：哪些事情不需要我自己去做呢？哪些事情可以培训别人去做呢？哪些事情可以花钱让别人做呢？
是什么限制了你达成目标的速度？你要如何移除这些障碍？
思考做或者不做某项工作的潜在影响；把重要事件和紧急事件分开来，花更多的事件放在处理对未来有重大影响的事情上。
确定个人优势，以及你比他人做得更快更好更轻松的工作
每小时问问自己：“此刻对时间最有价值的利用是什么？”
部门管理
根据部门重要程度，调整时间分配
变化
关注组织架构，减少职级，减少沟通环节，减少管理层，身兼多职，提高人效，雇佣优秀人才，加强人才质量，不是数量
调整绩效考核指标，确定每个岗位的KPI
确保每个岗位的KPI，每月共创管理指标OKR
二八原则
用80%的时间管好20%管理层，聚焦重要的20%项目/产品/销售渠道
会议时间
公式：会议成本=时间成本+金钱成本+效益成本+机会成本
简化会议记录，明确关键点，高效执行
资料分类
内部资料
毛坯房
外部资料
精装修
多人填写
腾讯文档
销售日报
EXCLE
销售周报
PPT
销售月报
工作方式
公共云盘
资质、图片、视频共享资料随时下载
有效沟通
用最简短的话表达清晰、不带情绪聚焦问题
线上办公
讨论采用会议，其他事项采用线上流程、聊天确定
线上会议
随时随地参加
文化氛围
小问题允许犯错2次，第三次追究责任，大问题0容忍
抓大放小
梳理框架、反复确认、细节调整
高效沟通
微信群
负责人发布重要事项，减少沟通
去中间化
专项任务点对点，减少沟通
及时反馈
资料信息快速流动
必须在做中学，运用所学的方法来完成任务
开始工作前，先确定你认为成功完成的理想结果是什么？
列出完成这个项目所需的每个要素和步骤
画出一个项目计划表格，按顺序从头至尾安排所有需要完成的任务和行动。
召集完成这个项目可以提供帮助和合作的人员，与他们商讨每一个细节，在规定时间内完成分工。
练习危机预测，及时发现会拖延进度或影响项目完成的阻碍和困难，并找到解决方法。
对影响你或公司未来成功与否的任务的完成承担全部责任，投入所有精力。
把他人可以完成的一切工作交给下属去做。
清楚地向他人说明要做什么，以什么标准，在什么日期前完成，关键点是什么
当布置了一项任务后，一定要让对方重复你说的话，避免很多误解。
误区
以个人爱好分布时间
大小事自己全包
瞎指挥、变化多
对上：拒绝无关或棘手的任务
对下：不要下达矛盾的多任务
Leader 对团队绩效负责，不是某个人
公共时间资源
如何争取他人的时间资源？
建立人设
时间观念强、忙碌难约、不太好拒绝、不敢放鸽子、不敢怠慢
明确需求、任务、时间等
连环式催审
逐级催审、分等级催审
分重要程度沟通
十分重要-开会
一般重要-微信/邮件/OA
不重要-偶尔碰面沟通
巧妙获取老板的时间
重要事项当面汇报/电话汇报
日常事项/临时安排微信及时汇报
紧急工作立刻汇报
不紧急工作祀机汇报
跨部门会议
重要会议亲自参与，强调会议重要程度、到会人员
不重要的会议安排经理参与，听取会议决策
紧急重要事项，单独对接部门负责人
单线事项，随时随地电话沟通
拆解会议：先开少数人的子会议，再开多数人参与的主会议
时间冲突
被动优先、主动其次
外部优先、内部其次
时间管理哲学
制定长期计划
长久的时间观会提高短期决策能力，向前看得越远，决定越正确。
培养自己优秀的品质
好品质是自律的结果，以长远的眼光在健康、财富、关系和名誉等方面做决策；通过努力工作、延迟满足感，为成功提前买单。
过去是“沉没成本”
沉没成本是已经付出不再具有价值的成本，不要投入更多的时间或金钱从沉没成本中找回更多的价值，把它当做一项损失，及时止损。
准备好减少损失
造成大量时间浪费的是没有能力也不愿意切断损失；可能做了错误的决定，在情感、时间、金钱等方面投入失败；然后又继续大量投入时间、情感、金钱来掩盖自己的错误，这样损失会更大。
像花钱一样花时间
时间是宝贵的，把精力投入在高价值的工作中。你的时间价值与你的时薪相等。
错误的工作室主要的时间浪费源
不适合自己的行业或岗位、错误的工作流程、报表、沟通方式等，以及错误的决策都是浪费时间。
一生中最浪费时间的事情
投入一段错误的感情，如果你的感情并没有让你比你以前更快乐，那就要进行改变。
把生活划分为两部分
工作要求投入时间质量，家庭要求投入数量，创造多频次的从容不迫的时间。
抽空休息和放松
保持平衡的生活方式，休息也是对时间有价值的利用方式。
你只能掌控你自己
你无法掌控时间，只能掌控自己。
