秘书工作手记——读书笔记

《秘书工作手记——办公室老江湖的职场心法》是清华大学出版社2017年4月出版的新书。 本书凝聚了一个从业多年、仍战斗在办公室工作一线的小秘书的实践经验总结和理论思考成果。它不是以往或粗制滥造、或板着面孔、或不说真话的职场书，而是敢于揭露职场真相的真实手记。

秘书工作手记

如何被领导认同

汇报工作

件件有回音、事事有着落

要永远把自己的工作当成最重要的，才能把握沟通的主动性和有效性；

对于汇报，永远要保持一种等不起、坐不住、慢不得的紧迫感，抢着说，追着说，理直气壮地说。

如何汇报

先说结果

最好有书面材料

亮点要浓墨重彩地说，分清详略

逻辑要清楚，最好有个一二三四

拿出方案和办法来

正确理解领导指示

如果没有头绪，把握不大，就认真按原话落实

从领导的观点中发散

从参与酝酿的过程中发散

从领导的个性中发散

提问时要注意：认真思考必须紧紧围绕领导意图的主旨，大胆提问必须使用谦虚探讨的囗气。

随时拿出笔记本记录

提高眼见力

树立服务的意识和心态绝对是有眼力见的前提，对办公室人来说至关重要。

办公室挨骂怎么办

尽快克服恐惧心理

虚心求教，比以前更频繁地去接触领导

积极帮领导分忧，争取立功机会

正确的做法是把失误作为深刻的教训，认真反省，自我检讨，以后做事之前要反复考虑。一旦遇到急难险重的任务，主动请缨，处心积虑地完成它，交一份完满的答卷。

领导让你即兴发言，如何才能讲得头头是道

有准备

会议开始了，脑筋就要转起来。

一方面，对于发言人讲了什么，竖起耳朵听，拿起笔记录，为之后的发言积累素材；

另一方面，初步进行构思，考虑可能要针对什么问题发表看法，自己讲哪些内容。

有态度

模式： 感谢＋自谦＋认同

感谢：

感谢领导给我发言的机会，感谢组织创造这么好的平台，感谢之前同志们的发言，我受益良多，等等。

把场内的关键人物点名问候一遍，讲起来没什么难度，还能赢得大家的好感

自谦

可以说“下面我抛砖引玉，请大家批评”这类的话；

在后面发言，就可以说“对这个问题我的思考没有大家那么深入，简单谈下自己的看法，说的不对还请大家包涵”之类，总之都是些放低身段、毫无内容的套话。

认同

就是表扬别人，肯定他们的发言或做法。

比如，可以表扬个人，“前面几位同志的发言主题突出，生动形象，我听了很受启发，尤其是xx讲到的xxx，x×提到的xxx，都说得十分到位”

有说法

一是一，二是二

有爆点

步骤

会开始了，别闲着，认真记，抓紧思，先简单组织一下表态的套话，然后从被海里搜罗确定一个“说法”，再运用灵感构思一两个爆点，最后站起身，声音洪亮地按思路讲下来。

如何拥有温暖人心的力量

从充满元气的问候开始

对别人说不

拒绝不应是含糊其词的搪塞和敷衍，搪塞和敷衍很容易让对方感受到轻视。

态度坚定但语气温和

如有可能，提供替代方案

尊重自己的感受和需求

说到别人心花怒放的艺术

这两个字常挂在嘴边，同事领导都爱你

请

您

必会的口头禅

“明白了，我马上就办！”

“你是专家，你的帮助太重要了！”

“您对这个事怎么看？”

“要不这样您看行不行？”

“您稍等，我有点拿不准，我去确认（查询）一下。”

落实领导指示

马上就办

及时让大领导知道

一方面马上就办；另一方面之后动静还很大

详细性、逻辑性

习惯为王

优秀办公室人需具备的三个习惯

优势源于自动自发

记日记，勤写作

乐于、善于交朋友

看重品格

建立信息库

主动出击

当好听众

满足对方

自建档案

首先是全面、详细地做好领导日程及活动的记录

其次要分门别类妥善保管好领导的书写资料

再次，要收集和保存好领导的信件、会议材料、证书以及其他个人信息，个人资料

最后，还要定期对这些档案进行整理，增强系统性

如何写公文

标题小标宋二，正文仿宋三，标题按“一、”“（一）”“1.”“（1）”依次排用下来的，往往文字内容也属上乘；

标题

一般用2号小标宋体字；在顶端或红色分隔线下空二行位置；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距怡当；标题排列应当使用梯形或菱形，工字型简直丑得不能看！若有副标题，破折号之后则是三号楷体。

正文

仿宋

行距

一是调页面设置，页边距上3.3，下3.3，左2.9，右2.6，页脚边距2.9；二是调行高，固定值29磅。

公文万能八条

领导重视，提高认识；

加强宣传，营造氛围；

教育培训，提高素质；

健全政策法规，完善制度；

组织协调，形成机制；

增加投入，依靠科技；

加强监督，全面落实；

总结反思，借鉴经验。

组织会议

会议备忘录

事项来源

争议焦点

请示事项

决策建议

会议记录

开会的日期、时间和形式?

有什么人参与，谁是主持？

开这个会是要探讨什么问题？

问题的形式和现状是怎样的？

提出什么解决方法或观点？

达成什么共识？

还存在什么问题?

后续工作如何开展？

谁负责什么事，需在何时完成?

下次的开会时间?

电脑文件夹

命名：when.who.what

经纬名片