档案管理实施细则

一个组织最重要的财富是档案！员工档案，客户档案，合作档案，如果没有档案，我们的一切住组织记忆只能依赖于变化性很大的个人。个人的不确定性给组织带来的风险绝对是毁灭级别的！参考微盟程序员删库事件~

档案管理实施细则

• 1. 目的
  • 1. 加强公司档案管理
  • 2. 保证公司档案工作的 方面
    • 1. 系统性
    • 2. 科学性
    • 3. 规范性
    • 4. 合理性
  • 3. 促进档案管理更好的服务于经营管理活动
• 2. 适用范围
  • 2.1. 全控股集团范围内各有价值的
    • 2.1.1. 文字
    • 2.1.2. 图表
    • 2.1.3. 声像
    • 2.1.4. 实物
  • 2.2. 管理形式
    • 2.2.1. 收集
    • 2.2.2. 整理
    • 2.2.3. 保管
    • 2.2.4. 鉴定
    • 2.2.5. 销毁
    • 2.2.6. 统计
    • 2.2.7. 利用
• 3. 职责
  • 3.1. 印章档案中心
    • 3.1.1. 归档档案的归口部门
    • 3.1.2. 负责印章管理制度的制定和修订
    • 3.1.3. 负责对各业务单元档案管理制度的执行进行业务指导、监督管理和考核
    • 3.1.4. 负责主管个业务单元范围内档案资料
      • 3.1.4.1. 文书档案
      • 3.1.4.2. 实物档案
      • 3.1.4.3. 设备档案
      • 3.1.4.4. 合同档案
      • 3.1.4.5. 声像档案
    • 3.1.5. 负责各业务单元需要移交档案室资料的管理
    • 3.1.6. 会计档案和人事档案不移交档案室
  • 3.2. 其他各业务单元
• 4. 档案种类
  • 4.1. 各开发阶段需要存档资料
    • 4.1.1. 项目拓展阶段
      • 4.1.1.1. 项目立项
      • 4.1.1.2. 项目可研
      • 4.1.1.3. 土地商务
      • 4.1.1.4. 场地移交
      • 4.1.1.5. 拓展阶段报批报建
    • 4.1.2. 项目定位阶段
      • 4.1.2.1. 项目策划
      • 4.1.2.2. 项目定位
    • 4.1.3. 项目设计阶段
      • 4.1.3.1. 设计准备
      • 4.1.3.2. 概念设计
      • 4.1.3.3. 规划方案设计
      • 4.1.3.4. 初步设计
      • 4.1.3.5. 施工图设计
      • 4.1.3.6. 景观设计
      • 4.1.3.7. 样板层精装修设计
      • 4.1.3.8. 设计变更
      • 4.1.3.9. 设计阶段报批报建
    • 4.1.4. 项目施工及竣工 验收
      • 4.1.4.1. 招标采购
      • 4.1.4.2. 施工法定文件归档
      • 4.1.4.3. 施工报批报建
      • 4.1.4.4. 竣工报批报建
    • 4.1.5. 项目销售阶段
      • 4.1.5.1. 样板房准备
      • 4.1.5.2. 景观示范区准备
      • 4.1.5.3. 售楼处准备
      • 4.1.5.4. 编制营销方案
      • 4.1.5.5. 销售准备阶段
      • 4.1.5.6. 物业前期管理
      • 4.1.5.7. 销售过程
      • 4.1.5.8. 后期报批报建
    • 4.1.6. 项目交付阶段
      • 4.1.6.1. 房屋交付
      • 4.1.6.2. 维修
      • 4.1.6.3. 投诉管理
    • 4.1.7. 项目后评估
      • 4.1.7.1. 设计后评估
      • 4.1.7.2. 交房工作总结
      • 4.1.7.3. 项目总结报告
  • 4.2. 文书类档案
    • 4.2.1. 公司各种规章制度
    • 4.2.2. 来文
    • 4.2.3. 会议记录
    • 4.2.4. 文件签报单
    • 4.2.5. 以公司名义对内行文
    • 4.2.6. 以公司名义对外行文以及相应的回复
    • 4.2.7. 人事任命
    • 4.2.8. 法务类文件
    • 4.2.9. 公司重大活动文件
    • 4.2.10. 公司合同
  • 4.3. 人事类档案
    • 4.3.1. 在职人员内部人事档案
    • 4.3.2. 离职人员内部人事档案
    • 4.3.3. 劳动合同
    • 4.3.4. 录用人员资料
    • 4.3.5. 薪资调整
    • 4.3.6. 岗位调整文件
  • 4.4. 声像类档案
    • 4.4.1. 电视视频文件
    • 4.4.2. 电台音频文件
    • 4.4.3. 照片
    • 4.4.4. 图片
    • 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整
  • 4.5. 会计类档案
    • 4.5.1. 财务凭证
    • 4.5.2. 财务账簿
    • 4.5.3. 财务报表
    • 4.5.4. 其他各种财务文件
  • 4.6. 实物类档案
    • 4.6.1. 公司获奖的奖品、证书
    • 4.6.2. 奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品
• 5. 管理内容
  • 5.1. 原则
    • 5.1.1. 统一规范
    • 5.1.2. 统一管理
    • 5.1.3. 部门预立卷
    • 5.1.4. 纸质档案电子档案同步归档
    • 5.1.5. 三纳入
      • 5.1.5.1. 将档案工作纳入部门工作计划
      • 5.1.5.2. 纳入到领导的工作日程
      • 5.1.5.3. 纳入到岗位工作制度中
  • 5.2. 档案收集要求
    • 5.2.1. 归档文件必须为原件
    • 5.2.2. 纸质档案归档时，电子档案同步归档
    • 5.2.3. 归档文件材料必须齐全、完整、准确
    • 5.2.4. 归档文件的材料和字迹符合耐久性要求
    • 5.2.5. 建设项目文件必须按照《工程档案管理实施细则》进行整理后归档
    • 5.2.6. 声像档案归档要求
      • 5.2.6.1. 归档部门对资料进行编辑整理，保证内容完整
      • 5.2.6.2. 重要文件须反映事件的全貌和过程
      • 5.2.6.3. 存储的文件必须注明与台账中相同的文件名
      • 5.2.6.4. 数码照片的拍摄精度要求在300万像素以上，存储格式为.JPFG
      • 5.2.6.5. 音频文件的存储格式为.WAV和.MP3格式
      • 5.2.6.6. 归档单位应该在归档之前对资料进行检验，保证资源清洁、耐久和内容真实可读
  • 5.3. 档案定期移交规定
    • 5.3.1. 档案接收部门为：印章档案中心
    • 5.3.2. 档案移交时间
      • 5.3.2.1. 文书档案资料每年4月30日至5月31日之间完成移交工作
      • 5.3.2.2. 项目开发成果资料在项目竣工备案后2个月内完成移交
      • 5.3.2.3. 施工、监理资料在项目竣工备案后2个月内完成移交
      • 5.3.2.4. 设备档案在设备正常运转2个月后一周内完成移交
      • 5.3.2.5. 合同档案由印章档案部每季度移交一次至集团档案室
    • 5.3.3. 移交手续
      • 5.3.3.1. 档案管理部门制定归档计划，确保归档工作合理有序
      • 5.3.3.2. 档案管理部门按照归档范围、基本归档内容要求审核归档文件材料，各项审查无误后履行交接手续，归档单位编制资料移交清单，纸质一式两份，电子版一份，双方核对无误后签字盖章，双方各留一份
  • 5.4. 档案的整理
    • 5.4.1. 全宗号
      • 5.4.1.1. 重庆德杰地产集团有限公司（控股集团）01
      • 5.4.1.2. 房地产集团02
      • 5.4.1.3. 建设集团03
      • 5.4.1.4. 医疗集团04
      • 5.4.1.5. 商贸公司05
      • 5.4.1.6. 装饰公司06
    • 5.4.2. 档案分类及标识
      • 5.4.2.1. 文书类档案A
      • 5.4.2.2. 人事类档案B
      • 5.4.2.3. 声像类档案C
      • 5.4.2.4. 会计类档案D
      • 5.4.2.5. 实物类档案E
    • 5.4.3. 档号编制规则
      • 5.4.3.1. 全宗号采用两位阿拉伯数字编号
      • 5.4.3.2. 一级目录采用汉语拼音首字母大写编号
      • 5.4.3.3. 二级及二级以下（年度编号除外）类目采用汉语拼音首字母
      • 5.4.3.4. 年度编号一律采用阿拉伯数字