聪明人是怎样管理时间的？

聪明人是怎样管理时间的？通过学习提高工作效率。

聪明人是怎样管理时间的？

• 第一章：明确工作目标
  • 1. 入门是最难的一步
  • 2. 把时间看作是一本学问
  • 3. 按照不同的范围划分你的问题
  • 4. 确定好工作目标
  • 5. 确定你的短期工作目标和长期职业目标
  • 6. 为完成目标安排时间
  • 7. 确定每日目标和每周目标
  • 8. 在前一天晚上就开始着手为次日做准备
  • 9. 不要拖延工作
  • 10. 帕累托原则：二八原则
• 第二章：利用好任务列表
  • 1. 区别优先次序，划分A、B、C三大类工作：
  • 2. A类工作：
  • 3. B类工作：
    • 1. 属于B类优先级的项目就是指那些主要工作，它们需要处理但又不要求你立刻完成。
  • 4. C类工作：
    • 1. C类列表所包含的任务都是并不重要的项目。
  • 5. 将你所接到的任务马上写下来：
    • 1. 把那些口头布置的任务马上记下来，这样做一向是一个非常好的对策。这是你记录任务或项目的开始。
  • 6. 确定任务的截止日期：
    • 1. 运用这种方法后，就不再为了在截止日期之前完成任务而熬夜赶工了，重点是，要设定稍早的截止日期。
  • 7. 不要让自己困在许下的承诺里进退两难：
    • 1. 每一天都为突发事件留出适量的时间。你需要更强硬一些，培养说“不”或者“请稍等”的能力。
  • 8. 保持领先优势：
    • 1. 当我看到列表上那些红笔标注出的已完成任务时，那么我就知道已经保持领先优势了。
  • 9. 制作一份未完成任务列表：
    • 1. 掌控你的时间，意味着你明白利用时间的方法。制作一份未完成任务列表可以使你最大限度地利用时间。
    • 2. 制作一份未完成任务列表，然后使用它。
  • 10. 利用好这份未完成任务列表：
    • 1. 每天晚上在回家之前，都要回顾未完成任务列表，重新给次日的任务区分优先次序。把取得优先权的任务移到列表的顶端，这样我在第二天一早第一眼就可以看到它。
  • 11. 与他人分享这份未完成任务列表
  • 12. 更新这份未完成任务列表：
    • 1. 如果没有时时更新的话，那么这份未完成任务列表就没有价值了。
  • 13. 使用一个专门文件夹以避兔拖延任务：
    • 1. 有一项时间杀手，以及导致熬夜和大量焦虑的一个原因，就是忘记了重要任务的截止日期。
    • 2. 防止这种情况发生的一个办法就是建立一个“任务文件夹”。
• 第三章：整理好工作空间
  • 1. 整理工作空间：总体整理
    • 1. 一个混乱的书桌代表这个主人思绪杂乱，没有效率。你管理周围环境的方式决定了你管理时间的方式。
  • 2. 整理工作空间：桌面
    • 1. 好好看看你桌面的组织方式。整理你的来面，进行一次大改造。
  • 3. 整理工作空间：书面文档
    • 1. 组织你的书面文档。使用统计文件夹，并且建立一个适合你的系统。
  • 4. 整理工作空间：文件夹
    • 接下来该怎么处理刚完成的这些文件夹呢？我们要建立一个收纳系统。
  • 5. 整理工作空间：电子文档
  • 6. 整理工作时间：通讯录
    • 制作你的电子地址簿，可以迅速地查找资料。要时时更新能讯录。
  • 7. 整理工作空间：仔细挑选你的文档
    • 1. 不要长期存放每一样东西，而应该保留那些具有长期价值的文件。
  • 8. 只保留一份日程表：
    • 1. 对于你的时间表，你需要拥有绝对的掌控力。唯一能做到这点的办法就是保留一份时间表或行程表，里面包括你参加的所有活动的内容，并且为这些活动安排好计划。
    • 2. 使用它，你可以避免因错过某类事情导致用额外的时间弥补。
  • 9. 弄清楚应该保留哪些资料：
    • 1. 不愿意扔掉任何资料，办公室就会被文件塞满。当太多的资料累积起来，你就会不知道哪样东西在哪个地方了。这就导致了混乱，以至于最后你就无法掌控你的工作环境。
    • 2. 不要把时间浪费在找东西上。使每样东西各得其所。收拾好其他需要处理的事。
  • 10. 处理草稿的方法：
    • 1. 正确的做法应该是扔掉这些资料！
  • 11. 处理名片的方法：
    • 1. 当你返回办公室时，你要简明地将名片上的信息转移到通讯数据库中。
    • 2. 另一种方法就是购买名片册。
  • 12. 处理书面文件：
    • 1. 选择一种适合你的组织方式——你自己的解决办法。
    • 2. 书桌上的文件必须是简洁有用的。
  • 13. 处理杂志：
    • 1. 仔细筛选并删除
  • 14. 使用一份“阅读文件”：
    • 1. 一旦你决定好保留哪些资料，删除哪些资料，那么之后你要选择在什么时间阅读呢？
    • 2. 为自己建立一个阅读文档，并试着使用这种方法。先试着相隔若干天进行，然后试着把这时期扩展到一个星期。找出对你最有效的方式。
  • 15. 建立一份通讯录：
    • 1. 建立一份你可以随时更新的通讯录名单。
• 第四章：安排好工作时间
  • 1. 了解自己的最佳工作时间：
    • 1. 首先要了解自己最有效率的工作时间。
  • 2. 在你的最佳工作时间进行严肃的会晤。
  • 3. 对相似的任务分组：
    • 1. 如果你一直都在处理同一类型的任务，那么你就会自然而然地对任务中相同的元素以及所需要的同种工作集中注意力。
    • 2. 如果你把相似的任务安排到一起，你就会变得更加专注，零碎时间也就会减少。
  • 4. 设置一道“栅栏”以防时间流失：
    • 1. 当你安排你一天的计划时，保护这些时间，你就会变得更有效率，并且还可以准时下班回家。
  • 5. 每天都为突发事件留出缓冲时间：
  • 6. 时间安排：五步骤计划
    • 1. 时间安排：步骤一
    • 2. 时间安排：步骤二
    • 3. 时间安排：步骤三
    • 4. 时间安排：步骤四
    • 5. 时间安排：步骤五
  • 7. 使用电子日历：
    • 1. 使日程表最优化的方法之一就是将其与电子日历相结合。
  • 8. 正确利用电子日历：
    • 1. 首先，确定你每天都更新电子日历，是每一天。
    • 2. 第二，经常参考你的电子日历。
    • 3. 第三，利用电子程序里的特殊功能。大多数程序会在页面上出
    • 4. 一些小提示，可以提醒你将要进行的活动。
  • 9. 参加外部会议：
    • 1. 在两地往返的旅途中，你要利用好这段时间处理其他事情，使自己更有效率地使用旅程时间。
  • 10. 使干扰最小化：设定办公时间
    • 1. 每天都确定专门的时间段作为来访时间。
    • 2. 这样你就可以在你最有工作效率的时间里，最大限度地减少对你的干扰。
  • 11. 第二大时间杀手：
    • 1. 第二大时间杀手就是通讯——这是指那些不必要的、没有效率的、浪费时间的通讯。
• 第五章：提取有效的电话信息
  • 1. 接到电话怎么说：
  • 2. 打电话怎么说：
  • 3. 书面记录电话信息：
    • 1. 避免麻烦，节约时间，减少烦恼。
• 第六章：处理好电子邮件
  • 1. 处理书面邮件：
    • 1. 不要让邮件干扰和支配你的时间。
  • 2. 处理电子邮件：在什么时间
    • 1. 集中处理电子邮件。
  • 3. 处理电子邮件：简洁
    • 1. 试着撰写更简短的电子邮件。在屏幕上制作一个提示，提醒你更少，更好。
  • 4. 处理电子邮件：文件
    • 1. 管理电子邮件的最好方法就是，不管是为了什么理由，你都要为它们建立文件夹。
  • 5. 处理电子邮件：与垃圾邮件作战
  • 6. 处理电子邮件：整理你的文件夹
  • 7. 电子邮件：写好清楚明确的主题栏
• 第七章：用新工具节省时间
  • 1. 及时更新软件
  • 2. 随时保持电脑桌面整洁。
  • 3. 建立一个清晰的文件系统。
  • 4. 保持你的电脑运行正常。
  • 5. 确定网络已连接和运行速度正常。
  • 6. 注意病毒防护。
  • 7. 将手机设置为静音状态。
  • 8. 拥有一台属于你自己的打印机。
  • 9. 参加电脑培训以使工作更有效率。
  • 10. 哪些人知道你的手机号码？
    • 1. 不要允许任何人都给你打电话。控制住那些电话联系你的人的数量。
• 第八章：组织高效率的会议
  • 1. 第三大时间杀手：
    • 1. 第三大时间杀手就是会议。
  • 2. 会议不可避免——但可以更有效率：
    • 1. 会议的基本问题就是极其缺乏效率。
    • 2. 阅读一些提高会议组织能力的资料。
    • 3. 通过模拟一场优秀会议的准备流程和方法，带领你的团队进行更有效率的安排。
  • 3. 会议时间——安排在何时效果最佳：
    • 1. 选择合适的会议时间是进行有效会议的第一步。
    • 2. 如果是你安排会议时间，那么就安排在一大早。
  • 4. 设定会议的时间限制：
    • 1. 确定会议所需的合理时间，并且建议把这个时间作为限制。
  • 5. 安排会议的议程：
    • 1. 无论是什么会议，最大的敌人都是缺乏一份议程表。议程表就是一份单子，上面按逻辑次序排列着小组在会议期间需要完成的各项话题或任务。
  • 6. 使用这份议程表——为各个环节安排时间：
    • 1. 使用议程表，更有效的一个方法就是为议程表上的各个环节安排时间限制。每一个行动都应该设置固定的处理时限。
  • 7. 事先分发这份议程表：
    • 1. 这种方法还使会议更有效率并更有成效。如果你曾参加过这样的会议，议程表是在会议开始时进行第一次的发放的，那么你就会知道那些会议是多么的冗长而缺乏效率。
  • 8. 提高主持会议的能力：
    • 1. 如果是由你领导小组，主持会议，那么你就需要参加提高主持会议能力的相关培训。
  • 9. 提高小组成员参与会议的能力：
    • 1. 你已经参加了一些训练，但是你的小组成员们也需要一些培训。
  • 10. 只参加必须出席的会议：
    • 1. 对每一场会议都要有判断力。
• 第九章：保护好自己的时间
  • 1. 最大的时间杀手：
    • 1. 最大的时间杀手，就是其他人对时间的偷取！
  • 2. 让别人理解你的工作方式：
    • 1. 关键是，判断哪一个是你最佳的，最有效率的工作日程，接着就此与他人进行沟通。
  • 3. 适应你的老板：
    • 1. 老板是管理者。他主导这些活动。
  • 4. 找一个指导者或者教练。
  • 5. 掌握好与他人的互动：
    • 1. 控制别人对你的来访，那么你就能够控制时间的流失。
  • 6. 注意办公室的地理环境：
    • 1. 仔细观察你安排办公室的方法。使用这里介绍的这些技巧，尽你所能完成这些改造以减少“顺路来访”。
  • 7. 办公桌的摆放位置：
    • 1. 桌能够用作阻止随性谈话——以及时间浪费的障碍物。有些时候，也包括小隔间里的标准家具。
  • 8. 椅子的摆放位置：
    • 1. 我的访客椅过去常常给予他人偷取我的时间的特权。这张椅子就放置在空旷之处，这看起来很吸引人。现在，我把那个椅子放置在一个不受人欢迎的地方。
  • 9. 注意与窗户的位置关系：
    • 1. 窗户会成为一个干扰。这使你容易流连窗外的风景，幻想即将到来的周末。如此，你就轻易浪费了5分钟！
  • 10. 摆脱“奋斗故事”：
    • 如果有人顺路来访，试图讲述他们的“奋斗故事”的话，那么就尽快转移他们的注意力。你越早打断他们，那么你每一个星期就可以节约越多的时间了。
  • 11. 学会站起来并精明地计算你的时间：
    • 1. 几年前，我的一个顾问教给我一个万无一失的方法，将办公室来访的时间减少到最低。这个方法就是，当人们来到你的办公室并试图和你交谈的时候，你要马上站起来。
  • 12. 学会说“不”：
    • 1. 学会说“不”。对那些不属于你分内工作的任务，说“不”。
  • 13. 处理公事访问：
    • 1. 如界你想要缩短这些不速之客的办公室访问时间，那么就要学会站起来。
• 第十章：学会授权工作
  • 1. 学会委派代理人：发掘员工的潜力
    • 1. 如果你是一位领导者或者经理，那么你就需要学习某些经理必备素质——否则你注定要奔波忙碌：你必须学会委派代理人。
  • 2. 学会委派代理人：认识员工的能力
    • 1. 信任小组成员的能力，从长远看，你将会节约你的时间。
    • 2. 不要事必躬亲。这会使你非常疲惫，而且这也浪费了很大比例的私人时间。
  • 3. 学会委派代理人：训练员工的能力
    • 1. 一旦完成对小组成员能力的评估，你就需要找出他们各自的薄弱环节。
• 第十一章：消灭拖延习惯的方法
  • 1. 尽快完成《未完成任务列表》上的工作。
  • 2. 亲自负责这项工作或者委派别人完成：
    • 1. 你要记得，即使这项工作你已经分配给他人完成，但是这由始至终都依然还是你的工作。
  • 3. “这不是我的工作，先生！”：
    • 1. 无论是哪一种情况，在你试着摆脱这份工作之前，先找一个动机完成它。比起完成这项工作，尽力摆脱它可能会对你产生更为不利的影响。
  • 4. 克服未知的恐惧：不管你的恐惧到底是什么，不要让它们阻碍了你的成功。
  • 5. 克服因知识不足而产生的不安全感：
    • 1. 这个恐惧是很容易克服的。走出去，努力获得你所需要的知识。
  • 6. 如果你对这任务不感兴趣，那么就去培养兴趣：不要让这种情况发生在你身上。寻找一些动机，刺激你完成这项工作。
  • 7. 完成你不喜欢的那项任务，那么你就消灭它了：
    • 1. 如果你真的不喜欢这项任务，或者不想要处理它，那么消灭这项任务的最简单方法就是完成这项任务。
• 第十二章：利用好旅行时间
  • 1. 把出差时间安排在一起：
    • 1. 去准备一份行程表。在这张表上，你可以把若干个(或者更多)出差行程安排在一个时段里。
    • 2. 尽量把你的旅行都安排在一个旅行之中，而不是很多个分散的小行程。
  • 2. 利用旅行时间来学习：下定决心，有效率地利用好你的“空白时间”来学习新的技能或者获得的知识。
  • 3. 利用旅行时间来沟通。
  • 4. 利用旅行时间来放松：
    • 1. 休息，放松，使自己得以恢复精力，这样你就可以在生理上和心理上为次日清晨或者需要处理的事务做好更充足的准备。
  • 5. 利用旅行时间来准备：
    • 1. 在旅行时的空白时间，把事先需要的所有阅读材料都放在一个文件夹里，这样当在旅途中时，就可以进行温习回顾了。
    • 2. 当你乘飞机旅行的时候，记得随身携带全部的准备资料。然后在机场或飞机上阅读它们。
  • 6. 利用旅行时间来阅读：
    • 1. 旅行时间就是一个完成那些阅读的极佳时机。
• 第十三章：注意休息，安排好生活
  • 1. 确立个人目标和家庭目标：
    • 1. 你的私人生活应该是你时间计划和管理中的一部分，正如你的职业生活一样。
    • 2. 所以你必须能够安排好时间以便确保可以完成包括这些计划在内的活动。
  • 2. 确定为完成你的个人目标而留出的时间。
  • 3. 每一天都应安排休息时间：
    • 1. 如果你一直都不休息，那么你就会耗尽精力。你工作中途休息越少，那么你的工作效果以及效率也就会越低。所以在每一天安排出你的休息时间。
    • 2. 可以用5分钟和同事简单地聊聊天。
    • 3. 一点点远离工作的休息时间，对于清醒你的大脑有长远的作用。
  • 4. 短暂休息：
    • 1. 使你恢复精力所需要做的另一件事情，就是在一天中进行简短的休息。
  • 5. 不要让自己变成工作狂：
    • 1. 不要让这个情况发生在你身上。每天有效率地工作8至10小时。
  • 6. 提前安排体检时间。
  • 7. 去商店的行程安排：一次性购买大量物品。
    • 1. 当你开始一项工程的时候，就把所有你所需要的东西都放在附近，如此，你就不需要为了拿取某样东西而再三停下工作。
  • 8. 整理好衣柜：
    • 1. 有些时候，我们会在家里花费过多的时间为某件事做准备。你需要留意的领域之一就是你的衣柜。
  • 9. 不要专程外出：把那些杂事合并起来一次完成。
    • 1. 把这些差事分门别类，然后安排在一起，令并为一个有效率的大型行程。
  • 10. 使清晨出门前的准备过程条理化、系统化：
    • 1. 对于有些人来说，每一个早晨都像是一个奇异的探险。这些早晨缺乏组织逻辑性而且又非常杂乱。
    • 2. 思考建立一个系统，以一个惯例来进行你一天的准备。
  • 11. 训练整个家庭：
    • 1. 是的，他们需要训练。虽然你的系统是适合的，但是它也不会自然而然地立即付诸实践——特别有好几个小孩的家里。
  • 12. 奖励你自己：
    • 1. 有些时候，最好的奖励并不是来自于其他人，而是我们自己给自己的奖励。当计划进行顺利时，当你按时完成任务和工程时，奖励你自己。
  • 13. 安排假期时间——去度假吧：
    • 假期是很重要的，这是公司给你放假的原因。假期是放松休息的时间，假期是更新状态的时间，假期是恢复精力的时间，假期是活跃生命力的时间。
• 第十四章：节约时间，减少精力消耗
  • 1. 不要苛求事事完美：
    • 1. 对于某些事情，我们不需要完成得太出色，刚刚好就已经足够了。
  • 2. 合理安排家庭通讯活动。
  • 3. 不要让孩子过多接触电视。
  • 4. 不要让孩子过多接触网络。
  • 5. 不要时刻检查你的股票情况。
  • 6. 尽量生活在离工作地近一点儿的地方。