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应用文基础知识
应用文与公文概述
应用文
具有直接效用和一定体式的文书
特点
实用性
最根本特点，区别于其他文本的本质特点
模式性
固定的结构、格式、程式化语言（形成原因：约定俗成；法定使成）
真实性
应用文的生命
时效性
时代性、及时性、作用时间的有限性
语言运用要求
准确、简洁、朴实、得体
公文
具有特定效力和规范体式的文书
特点
法定性
作者的法定性、内容的合法性、公文效用的法定性、制发程序的法定性
规范性
既是公文的内容特点，也是其形式特点
工具性
时效性
时代性、及时性、作用时间的有限性
语言运用要求
准确、简明、朴实、庄重
分类
按行文方向分
上行文
请示、报告
平行文
函、议案
下行文
通知、通报、批复、决定、决议、命令
多向行文
意见、纪要
普发性公文
公告、公报、通告
按发文机关所属组织系统分
党的机关公文
除议案外的14种
行政机关公文
党政公文15种均可
按使用范围分
通用公文
专用公文
应用文内容要素
主旨的作用
灵魂
主旨是文本内容的核心
统帅
主旨决定文本的形式
主旨的要求
正确
是写作应用文的出发点和归宿，须符合党和国家方针、政策，符合客观实际
鲜明
体现主旨应清晰、明确、直接
集中
表现为主旨单一，一文一旨
主旨表达
标题彰显主旨
开篇开宗明义
结尾归结主旨
领句概括主旨
材料类型
从来源分——直接材料 间接材料
从可靠度分——事实材料 虚构材料
从组合方式分——本体材料 背景材料等等
材料的作用
是形成主旨和构成文本的物质基础
是表达主旨并获取认同的根本保证
选材原则
紧扣主旨选材、选材务求真实、选择典型材料、选择新颖材料
应用文形式要素
结构特点
规范性
外在格式上的显著特点
条理性
内在结构要素的特点
结构要素
标题、开头、结尾、层次与段落、过渡与照应
常用的标题形式
公文式标题
完全式公文标题、省略式公文标题
文种式标题
论文式标题
新闻式标题
常用的开头方式
缘由式
原因式（由于……）、目的式（为了……）、依据式（根据……）合并式（原因式+目的式、目的式+依据式、原因式+目的式+依据式）
引据式
先引标题后引发文字号（批复、复函、转发性通知、批转性通知）
情况概述式
通报
结论式
问候祝贺式
背景交代式
语言特点
使用通用性书面语体
沿用模式化的语词和句子
领起语
由于……、兹有……、为了……、根据……、遵照……
引据用语
……悉（收悉）、欣闻……、惊闻……、兹就……
承启衔接语
为此……、特此……、现就……如下
结尾用语
请示
以上请示如无不妥，请批准。以上请示妥否，请指示。特此请示，望批准（批复）。 当否，请指示。
报告
以上报告当否，请审阅。特此（以上）报告，请审阅。以上报告如有不妥，请指正。
意见
以上意见妥否（当否），请批示。以上意见如无不妥，请批准。以上意见，请予考虑（仅供参考）
函
发函：专此函告，谨请函复。特此函达，请予函复（并希见复）。复函：特此函复特此函答
称谓用语
第一人称
本、我
第二人称
贵、你
第三人称
该、他
合理运用书面辅助语言
亦称无声人工语言
图形、表格、符号、公式
表达方式
叙述
以顺叙为主，可用倒叙和分叙，一般不用插叙和补叙
要求：概括、直接、真实
说明
要求：准确、简明
议论
要求：夹叙夹议、简化论证、立论为主、正面论证
文书分类
党政公文（15种）
通知、通告、通报、公告、公报、决定、决议、命令、报告、请示、批复、函、议案、意见、纪要
事务文书（14种）
声明、公示、启事、总结、信息、计划、简报、申请书、感谢信、慰问信、贺信、调查报告、述职报告、会议讲话稿
计划
规划、纲要、方案、设想、工作要点、工作安排、工作意见
规划、纲要是比较全面、比较长远的具有战略性意义的计划；方案是具体实施的计划；设想是非正式的计划；工作要点是粗线条式的，提纲式的计划；工作安排是短期性的一般工作计划；工作意见是上级对下级提出的指导性计划，大多用于涉及面宽、意义重大的工作。
专用文书（9种）
意向书、策划书、自荐书、起诉状、答辩状、合同、申论、毕业论文、调查问卷
法规规章文书（6种）
条例、规定、办法、章程、规则、制度
条例是法规文书特有文种
办法、规定既是法规文书，又是规章文书
公文格式
《党政机关公文处理工作条例》（简称《条例》）
发布机关
中共中央办公厅、国务院办公厅
发布年份
2012年
施行日期
2012年7月1日
《国家标准·党政机关公文格式（简称《格式》）》
发布机关
国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会
发布年份
2012年
施行日期
2012年7月1日
版头
份号
公文印制份数的顺序号
涉密公文应当标注份号
6位3号字体的阿拉伯数字
顶格编排在版心左上角第一行
密级和保密期限
密级：绝密、机密、秘密
保密期限的数字用阿拉伯数字
中间用“★”隔开
3号黑体，顶格编排在版心左上角第二行
紧急程度
公文送达和办理的时限要求
保证公文的时效，确保紧急事项的及时处理
紧急公文：特急（5小时内）、加急（24小时内）
电报：特提、特急、加急、平急
3号黑体，顶格编排在版心左上角/左上角第三行
发文机关标志
以显著、易识别的文字为特征，来表明发文机关标志特征的记号。
强调公文责任归属和权威性，向受文者表明此文件是郑重的正式公文及提示内容的合法性。
组成：发文机关名称+“文件”
居中排布，醒目、美观、庄重为原则
发文字号
发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序号
发文机关代字+年份+发文顺序号/顺序号（如：渝府〔2020〕8号）
联合发文时，使用主办机关的发文字号
编排在发文机关标志下空二行，居中排布
注意
年份用阿拉伯数字，应标全，不加“年”，并用六角括号
发文顺序号不加“第”，不编虚位，并在顺序后加“号”
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行
签发人
代表机关核准并签发文件的人
加强群众的监督；增强决策的透明度；增强签发人的责任度。
上行文应标注签发人（请示、报告、部分意见（上行意见、请批性意见））
由“签发人”三字加全角冒号和签发人名字组成，居右空一字，编排于发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
必备要素
发文机关标志、发文字号
主体
标题
组成
发文机关+（关于）事由或事项+（的）文种
例：重庆师范大学关于表彰刘丽同学助人为乐的通报
公文标题中唯一不可省略的是文种
字体
2号小标宋体字
排列
用梯形、菱形一行或多行居中排布，并保持词义完整
公文标题中除法规规章文书加书名号外，一般不用标点符号
特例：授予“XXX"称号 ；专用名词缩写—“专升本”“甲流”
主送机关
公文的主要送理机关，可用全称、规范化简称、同类型机关统称
例：重庆市人民政府，市政府，各区、县人民政府
主送机关为单位、组织，非个人
普发性公文不标注主送机关
编排于标题下空一行居左顶格
正文
公文首页必须显示正文
每段左空两格，回行顶格
结构层级序数
第一层：“一”第二层：“（一）”第三层：“1.”第四层：“（1）”
数字、年份不能回行，两位数一格，三位数一格
标点符号的使用
附件说明
公文的附件顺序号和名称
正文下空一行，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称
附件名称后不加标点符号
附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐
公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称
发文机关署名
署发文机关全称或规范化简称
发文机关署名须和发文机关一致
成文日期
确定原则
署会议通过日期
发文机关负责人签发的日期
联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期
用阿拉伯数字将年月日标全，月日不编虚位
成文日期还可出现在题注中
成文日期必须右空四字/右下方
印章
上不压正文或附件说明，居中下压署名和成文日期
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可不加盖印章（纪要也不加盖印章）
每排最多盖3个印章
联合行文时，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和日期
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符
印章用红色，不得出现空白印章
附注
公文印发传达范围等需要说明的事项
居左空两字加圆括号编排于成文日期下一行
例：（联系人：XXX,联系电话：XXXXX）
附件
公文正文的说明、补充或参考资料
附件应另页编排，且于版记之前
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行
附件标题居中排版在版心第三行
公文的附件与正文具有同等效力
版记
抄送机关
除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关
抄送机关中最后一个抄送机关名称后标句号
印发机关与印发日期
公文印制的主管部门（办公室/行政办公室/校长办公室/秘书办公室）
印发日期用阿拉伯数字标注
印发机关和印发日期即是公文的送印机关和送印日期
必备要素
印发机关、印发日期
行文规范
一般规则
行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
向上级机关行文的规则
原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
向下级机关行文的规则
主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
同级机关行文规则
同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。
党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
文书适用范围
党政公文适用范围
通知
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。下达指示、发布规章、周知事务、转发来文是通知的四大功能。
特点
通用性、普适性、时效性、下行性
分类
指示性通知、颁转性通知、知照性通知、会议通知、任免干部的通知
通告
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
特点
周知性、约束性、普适性
分类
规定性通告、周知性通告
通报
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
特点
典型性、教育性、政策性
分类
表彰性通报、批评性通报、情况通报
公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
特点
重大性、公开性、权威性
公报
适用于公布重要决定或者重大事项。
特点
政治性与庄重性、公开性与新闻性
决定
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
特点
指挥性、重要性
决议
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
特点
程序性、权威性、稳定性
命令
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
特点
权威性和强制性、制发主体的规定性、内容表述的简明性
分类
公布令、行政令、嘉奖令、任免令等
报告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
特点
陈述性、汇报性、广泛性
分类
工作报告、情况报告、答复报告、报送报告
请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
特点
期请性、拟议性、单一性
批复
适用于答复下级机关请示事项。
特点
对应性、指挥性、可行性、单一性
函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
特点
简明性、简便性、简单性
分类
商洽函、询答函、请批函、告知函
议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
特点
作者的法定性、受文者的特定性、内容的规定性
意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
特点
行文的多向性、用途的多样性
分类
上行意见、平行意见、下行意见；请批性意见、指示性意见、参考性意见
纪要
适用于记载会议主要情况和议定事项。
特点
纪实性、概括性、指导性
事务文书适用范围
声明
是党政机关、企事业单位、团体及个人就重要问题或事项表明立场、观点、态度、主张，或澄清事实而发表的公开性文书。
公示
各级党政机关、企事业单位和社会团体将有关公共事务向广大群众和社会各有关方面公布，使其周知并征求意见和建议的文书。
特点
政治性、公开性、诉求性、单纯性、广泛性
启事
单位或个人就某项具体事宜告知公众，希望人们关心帮助或参与的事务文书。
特点
告启性、公布性、简易性
总结
社会组织对前一阶段的工作进行回顾评价和分析研究，找出经验教训，形成规律性的认识，以指导今后工作的公用事务文书。
特点
回顾性、评价性、理论性
写作总结用第一人称
正文四部式
基本情况、主要成绩与经验、问题与教训、今后打算
信息
记载、传递新资讯、新知识的文书。
特点
客观性、功利性、时效性
计划
反映社会组织对未来一定时期的工作、事务预先所做安排、筹划的公用事务文书。
特点
目标的预设性、措施的可行性、执行的约束性
正文三要素
前言、主体、结语
主体三要素
目标、措施、步骤
简报
对一定情况或问题进行简明报道的信息文书。
特点
简明性、新闻性（内容真，信息新、报道快）、非公开性
结构
报头
简报名称、期数、编发单位全称、编印日期
报身
（按语）、标题、正文、供稿者
报尾
用于标注分送对象
申请书
个人或集体向组织表达愿望，或向有关部门及领导提出某种要求时使用的一种文书。
感谢信
社会组织或个人向对自己有过关心、帮助和支援的单位或人员表示感谢而写的专用书信。具有感谢和表扬的作用。
慰问信
以组织或个人的名义向对方表示慰问、鼓励的专用书信。
特点
内容具有鼓舞性、表达具有亲切感
作用
慰问、宣传、鼓励
类型
向取得成绩、做出贡献的集体或个人表示慰问。
向遇到巨大困难、遭到重大损失的群众表示慰问
节日对相关人员的慰问
贺信
对有关组织和人员的喜庆之事表示祝贺的书信。具有祝贺、表彰、教育作用。
调查报告
对某一现象、某一事件或某一问题进行深入细致的调查，并进而对调查所得材料进行认真分析研究之后写成的反应调查研究成果的文书。
特点
叙述的真实性、强烈的针对性及内容的典型性
一般用第三人称
作用
决策依据、宣传启示、揭露问题、澄清真相
述职报告
各种社会组织的管理人员、专业技术人员接受有关考核，向有关方面陈述自己在一定时期内履行岗位职责的情况及绩效的文书。
特点
自述性、客观性、标准性
用第一人称
会议讲话稿
各级各类社会组织的领导人作会议讲话的底本性文书。
特点
遵命性、契合性、指示性、论说性、时限性
专用文书适用范围
意向书
不具有法定约束力。
特点：协商性、预约性、灵活性
策划书
特点：程序性、创意性、可行性
起诉状
当事人认为自己的合法权益受到侵害或与他人发生纠纷，依法向人民法院提起诉讼的法律文书。
特点:自诉性、一审起诉性
种类
民事起诉状
行政起诉状
被告是做出具体行政行为的行政机关，非工作人员。
刑事自诉状
结构
首部（标题不写案由、当事人基本情况，先写原告再写被告）
正文（正文三要素：诉讼请求、事实与理由（核心内容、先写事实，后写理由）、证据与证据来源）
尾部（此致 法院名称写法）
合同
约束、凭证
特点：合法性、制约性、平等性、一致性、双向性
订立原则
平等公平
自愿协商
诚实信用
遵纪守法
主要条款
标的：合同当事人双方权利和义务共同指向的对象
数量与质量
价款或酬金
履行的期限、地点和方式
违约责任
解决争议的方式
其他条款
自荐信
结构
标题、抬头（称呼）、问候语、正文、致敬语、落款、附件
申论
特点
所供材料具有通识性
测试目标具有针对性
测试内容具有综合性
作答方式具有灵活性
法规规章文书的适用范围
法规、规章文书需用法定公文（命令、公告、通知等）发布后才能生效
规章文书正文以“条”为基本表述单位
条例
特点
制发机关的特定性和权威性、文本内容的严密性和稳定性、文面结构的规范性和条理性
规定
特点
较强的约束力、文种性质的多元性
办法
特点
原则性与具体性结合、规定性与指导性结合
章程
特点
稳定性、约束性
规则
特点
条理性、约束性
制度
特点
约束性、权威性、稳定性
通告与公告的区别
发布方式不同
公告——多用于报纸、广播、电视等大众传播媒介作为新闻传播，一般不以文件形式下发。
通告——可张贴、可登报，可以文件形式下发。
内容属性不同
公告——发布事项重大
通告——公布的事项可大可小
告知范围不同
公告——国内外
通告——一定范围
发布权限不同
公告——发布机关级别较高
通告——各级机关都可以发
通告与通知的区别
告知对象不同
通告——一定范围内普发性公文
通知——向下级机关单位行文
决定与决议的区别
涉及内容不同
决议仅适用于会议讨论通过的重大决策事项
决定涉及的内容较多（决策、部署、奖惩、变更、撤销）
形成程序不同
决议必须经过会议讨论、表决通过这一程序
处理方式不同
决议——对重大事项的决策、认可
决定——对重要事项的认可及执行
请示与请批函的区别
行文方向不同
请示——向上级机关单位有所请求
请批函——向不相隶属机关单位有所请求
批复与复函的区别
行文方向不同
批复——下行文，用于回复下级机关请示事项
复函——平行文，用于回复不相隶属机关单位的来函
请示与报告的区别
行文目的不同
请示——呈请性公文
报告——呈报性公文
行为时机不同
请示——事前请示
报告——事后报告
内容繁简不同
请示——单一性，一文一事
报告——可以一文一事，也可以一文多事
受文处理不同
请示——办件
报告——阅件
表彰信通报、决定和嘉奖令的区别
表彰性通报——各级各类社会组织均可用，奖惩具有一定典型性的功过，公示范围较狭
决定——各级各类社会组织均可用，公示范围可广可狭，规格介于命令和通报之间。
嘉奖令——属于奖惩性文件中规格最高的，用于高级行政机关奖惩最具典型性和影响力的功绩、楷模或者过错、弊端，其公示范围最广泛。
文种选择原则
按组织系统的职能范围选用文种
按组织的级别权限选用文种
按组织之间的工作关系选用文种
按公文的适用范围选用文种