文件和内容管理

Dama知识体系，1. 文件和内容管理是指针对存储在关系型数据库之外的数据和信息的采集、存储、访问和使用过程的管理。重点在于保持文件和其他非结构化或半结构化信息的完整性，并使这些信息能够被访问。

文件和内容管理

• 引言
  • 1. 文件和内容管理是指针对存储在关系型数据库之外的数据和信息的采集、存储、访问和使用过程的管理。重点在于保持文件和其他非结构化或半结构化信息的完整性，并使这些信息能够被访问。
  • 2. 在许多组织中，非结构化数据和结构化数据有着直接的关系，有关内容的管理决策应同样适用于非结构化数据的管理要求。如同其他类型的数据一样，文件的非结构化内容也应是安全且高质量的。确保文件和内容管理的安全性和高质量，需要可靠的架构和管理良好的元数据。
• 业务驱动因素
  • 文件和内容管理的主要业务驱动因素
    • 1. 法规遵从性要求
    • 2. 诉讼响应能力
    • 3. 电子取证请求能力
    • 4. 业务连续性要求
    • 5. 帮助组织提高效率
• 目标原则
  • 实施文件和内容管理最佳实践目标
    • 1. 确保能够高速有效地采集和使用非结构化的数据和信息
    • 2. 确保结构化和非结构化数据之间的整合能力
    • 3. 遵守法律义务并达到客户预期
  • 文件和内容管理遵循以下指导原则
    • 1. 组织中的每个人都应该在保护组织的未来方面发挥作用。每个人都必须按照既定的制度和程序来创建、使用、检索和处置档案
    • 2. 档案和内容处理方面的专家应充分参与制度和规划的制定。不同的行业和法律管辖区之间，监管实践可能会有很大的差异。
• 基本概念
  • 1. 内容：内容是指文件、档案或网站内的数据或信息。
    • 内容管理
      • 内容管理包括用于组织、分类和构造信息资源的流程、方法和技术，以便以多种方式存储、发布和重复使用这些资源。
    • 内容元数据
      • 元数据对于管理非结构化数据至关重要，无论是传统上认为的内容和文件
    • 内容建模
      • 内容建模（Content Modeling）是将逻辑内容概念转换为具有关系的内容类型、属性和数据类型的过程
    • 内容分发方法
      • 内容需要模块化、结构化、可重复使用，且与设备和平台无关。
        • 内容分发系统分为三种
          • 1. 推式（Push）
          • 2. 拉式（Pull）
          • 3. 交互式（Interactive）
  • 2. 受控词表：受控词表（Controlled Vocabularies）是被明确允许用于通过浏览和搜索对内容进行索引分类、标引、排序和检索术语的定义列表
    • 1）词汇表管理
      • 控制词汇表的主要目的是实现采用一致并便于检索的方式描述内容对象
    • 2）词汇表视图和微控制词汇表
    • 3）术语和选择列表
    • 4）术语管理
    • 5）同义词环和规范表
    • 6）分类法
    • 7）分类方案和打标签
    • 8）主题词表
    • 9）本体
  • 3. 文件（Document）和档案：文件是包含任务说明，对执行任务或功能的方式和事件的要求以及任务执行和决策的日志等的电子或纸质对象。文件可用于交流并分享信息和知识。程序、协议、方法和说明书都属于文件。 只有部分文件才能称为档案（Record）。档案可用于证明所做决策和所采取的行动是复合程序的；可作为组织业务活动和法规遵从的证据。
    • 文件管理
      • 文件管理包括在文件和档案的整个生命周期中控制和组织它们的流程、方法和技术
    • 档案管理
      • 档案管理是文件管理的一部分，管理档案有一些特殊的要求
    • 精心的档案管理的特点
      • 1. 内容
      • 2. 背景
      • 3. 及时性
      • 4. 永久性
      • 5. 结构
    • 数据资产管理
      • 数据资产管理（Digital Asset Management，DAM）和文件管理流程相似，它专注于存储、跟踪和使用视频、徽标、照片等富媒体文件。
  • 非结构化数据
    • 非结构化数据有多种电子格式：文字处理文件、电子邮件、社交媒体、聊天室、平面文件、电子表格、XML文件、事物性消息、报告、图形、数字图像、缩微胶片、视频和音频。纸质文件中也存在大量非结构化数据。
• 工具
  • 企业内容管理系统（ECM）
    • 关键成功因素
      • 1. 对现有内容的审核和分类
      • 2. 合适的信息架构
      • 3. 对内容生命周期的支持
      • 4. 定义合适的元数据标签
      • 5. 在ECM解决方案中自定义功能的能力
• 实施指南
  • 档案管理成熟度
    • 5个等级
      • 1级，低于标准的（Sub-Standdard）。信息治理和档案保管问题没有得到解决或只是最低限度的解决
      • 2级，发展中的（In Development）。认识到信息治理和档案保管可能对组织产生的影响
      • 3级，基本的（Essential）。必须满足法律法规的最低要求
      • 4级，积极的（Proactive）。已经建立了一个以持续改进为重点的主动式信息治理计划。
      • 5级，完成改革的（Transformational）。信息治理已经融入企业的基础架构和业务流程。
• 文件和内容治理
  • 信息治理架构
    • 驱动因素
      • 1. 法律和法规遵从
      • 2. 档案的合理处置
      • 3. 对电子取证的前瞻性准备
      • 4. 敏感信息的安全
      • 5. 电子邮件和大数据等风险领域的管理