导图社区 专升本计算机第四章 Word 2016
这是一篇关于第四章 Word 2016的思维导图,梳理 Word 基础操作全套知识点,分为 Office 2016 介绍、Word 启动退出、文档操作、工作界面、视图管理、文档美化、字符段落设置、页面设置、打印输出等模块。内容先介绍 Office 2016 基本信息,讲解 Word 启动、退出方式;接着讲解文档新建、保存、打开、关闭等基础操作,拆解软件工作界面各个组成区域;然后介绍不同视图模式的特点与适用场景;文档美化板块包含字体、文本效果、样式等设置要点;字符与段落部分讲解字号、间距、缩进、对齐方式等排版参数;页面设置涵盖页边距、纸张大小、页眉页脚、分栏等功能;最后梳理打印预览、打印设置相关操作。导图层层细分操作要点,把 Word 文字处理的基础排版、文档管理、视图切换、打印输出知识点整合在一起,结构清晰,适合系统梳理办公软件考点。无论备考计算机基础、学习办公技能,或是整理 Word 课程复习笔记的学习者都可以参考。
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第四章 Word 2016
Office 2016简介(了解)
版本
家庭和学生版(功能最少)
专业增强版和企业版(功能最多)
Office组件
Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook、OneNote、Publisher(出现能选对即可)
安装要求
32位:内存1GB、系统Win7及以上
64位:内存2GB、系统Win7及以上
文档编辑软件文字排版能力
记事本 < 写字板 < Word
记事本没有文字排版功能(此说法也对)
Office的启动(彩色字体重要)
开始菜单单击打开Word 2016(程序内单击新建会新建名为“文档1”的Word文档)
快捷方式双击(同上)
关联文档启动(Word为.docx,Excel为.xlsx,PowerPoint为.pptx)
运行窗口(Win+R打开)输入“Winword”
退出(考点:关闭程序与关闭文档的区别,需背诵)
关闭程序
单击标题栏右上角关闭按钮
右击标题栏关闭
右击任务栏程序图标关闭窗口
快捷键:Alt+F4
双击左上角控制图标
关闭文档
快捷键:Ctrl+W
文件关闭
新建文档编辑后未保存直接关闭
弹出对话框:保存、不保存、取消
工作界面
标题栏
快速访问工具栏(可自定义)
登录按钮
功能区显示选项:功能区隐藏、只显示选项卡、显示选项卡和功能区
窗口控制按钮:最小化、最大化/还原、关闭
功能区选项卡
文件、开始、插入、设计、布局、引用、邮件、审阅、视图
功能区
各个组,每个组包含多个命令
文档编辑区
滚动条(垂直、水平):滚动方式(快速滚动与单步滚动)根据内容自动添加
状态栏与视图栏
默认显示:文档第几页、总页数、字数(可自定义显示节、列、插入/改写等)
视图方式:阅读视图、页面视图(默认)、Web版式视图、大纲视图、草稿视图
显示比例:10%~500%
缩放滑块
信息窗格
保护文档
标记为最终状态:文档变为只读状态
用密码进行加密:必须输入密码才可打开
限制编辑
格式设置限制:可修改内容,不可修改格式
编辑限制:对不同用户进行不同内容的修改授权(不允许任何更改、修订、批注、填写窗体)
启动强制保护:启用后限制编辑才能生效
限制访问
添加数字签名:用于检验文档是否被修改,设置后文档处于只读状态,若被修改则数字签名消失
检查文档
检查文档中是否有隐藏的属性和个人信息
管理文档
恢复未保存的文档
删除所有未保存的文档
文档操作
新建文档
文件新建:空白文档、使用模板创建
快速访问工具栏新建按钮(Ctrl+N)
启动Word软件自动创建
保存文档
保存新建文档:快速访问工具栏保存、Ctrl+S或Shift+F12、文件保存
注意:第一次保存弹出“另存为界面”,可指定文件名、保存位置和保存格式
保存已存档文档:方法同上,但不弹出“另存为界面”
文档另存为其他文档
原因:防止意外、不想丢失原文档
文件另存为
另存为:A另存为B,当前打开文档变成B,A未被修改并被关闭
一定会出现另存为对话框:首次保存、另存为、“只读”文件保存时
格式:DOC、DOTX、HTML、RTF、TXT、PDF
补充:另存为时可设置修改密码(另存为对话框工具常规选项打开密码和修改密码)
自动保存
默认系统10分钟保存一次,用户可修改(1-120)
文件选项保存
打开或关闭文档
打开文档
关闭文档:Ctrl+W(文件关闭)
补充:最近所用文件默认显示25个,可更改范围为0-50(文件选项高级)
定制个性化界面
自定义快速访问工具栏
文件选项快速访问工具栏
右击快速访问工具栏“自定义快速访问工具栏”
单击快速定义按钮
功能区命令右击“添加到快速访问工具栏”
自定义功能区
自定义选项卡和组名称后带“(自定义)”字样,但不显示在功能区中
选项卡
默认:可重命名、移动、隐藏、重置,不可删除
自定义:可重命名、移动、隐藏、删除,不可重置
组
默认:可重命名、移动、删除,不可添加命令
自定义:可重命名、移动、删除、隐藏,可添加命令
命令
默认组中的命令不可修改
新建组中的命令可重命名、删除、移动
功能区显示选项
显示选项卡:Ctrl+F1
自动隐藏功能区
开始选项卡
剪贴板组(Office剪贴板保留24次复制/剪切的内容)
换行方式
Enter硬回车(换行也换段)
Shift+Enter软回车(换行不换段)
输入状态(插入/改写)
插入:在光标后面插入新输入内容
改写:将光标后面内容替换为新输入内容
修改方法:状态栏单击“插入”按钮、按Insert键
文本复制
剪贴板组复制、右击复制、Ctrl+C然后Ctrl+V、选中文本Ctrl+左键拖动(不进入剪贴板)
文本移动
剪贴板组剪切、右击剪切、Ctrl+X然后Ctrl+V、选中文本左键直接拖动(不进入剪贴板)
文本删除
BackSpace键:向左删除文字
Delete键:向右删除文字
剪贴板剪切(Ctrl+X)后不粘贴
撤销和恢复
撤销:Ctrl+Z;快速访问工具栏“撤销”按钮
恢复:Ctrl+Y;快速访问工具栏“恢复”按钮
格式刷
刷格式的刷子(字体、段落、图片样式、幻灯片主题)
单击刷一次
双击刷多次(退出格式刷状态:按Esc,单击格式刷)
字体组(设置字体格式的方法)
字体:选中不同字体的文字,字体框会显示空白
字号
字号:字号越小字越大(最大为初号,最小为八号)
磅值:磅值越小字越小(最大为1638,最小为1)
选中不同字号的文字,字号框显示空白
新建文档默认:宋体,五号字
增大字号:Ctrl+>
缩小字号:Ctrl+<
更改大小写:全部大写、全部小写、切换大小写、半角(占一个字节)、全角(占两个字节)
清除所有格式:不能清除拼音指南、带圈字符、以不同颜色突出显示文本
拼音指南:给文字加拼音
字符边框:给字符加边框
加粗:Ctrl+B
倾斜:Ctrl+I
下划线:Ctrl+U
删除线:字体对话框可设置双删除线
下标:Ctrl+“=”
上标:Ctrl+Shift+“=”
文本效果和版式:设置文本的特殊字体效果
以不同颜色突出显示文本:高亮显示15种颜色;取消:先选中,下拉列表,无颜色
字体颜色
字符底纹
带圈字符:区别于字符边框
浮动工具:选中文字会出现
字体对话框
字符间距:开始字体对话框高级间距类型:加宽、紧缩、标准
字符位置:开始字体对话框高级位置;类型:提升、降低、标准
隐藏文字:默认不显示但可设置显示(文件选项显示隐藏文字)默认不打印但可设置打印
着重号:每个字下面加点
设置字体格式要选中文本如果未选中,设置的字体格式将应用于将要输入的文本
段落组
段落对齐方式
五种对齐方式:左对齐(Ctrl+L)、居中(Ctrl+E)、右对齐(Ctrl+R)、两端对齐(Ctrl+J,默认)、分散对齐(Ctrl+Shift+J)
设置方法:开始段落组五个按钮;段落对话框缩进和间距对齐方式快捷键法
段落缩进
左缩进:相对于页边距
右缩进
特殊格式缩进:首行缩进、悬挂缩进
设置方法:段落对话框缩进和间距缩进、水平标尺(视图选项卡显示组)、按住Alt键显示标尺调整具体数值
设置段落格式方法:光标放置在该段中、选中该段、选中该段的某个部分
现有A(A在前)B两个段落,删除A段落后面的回车符,B段落字体格式不变,段落格式沿用A段落的
文字复制时文字格式不变段落格式根据所处位置的段落格式变化而变化,复制段落格式需选中整个段落
行间距
多倍行距可以是小数
有磅值的是最小值和固定值
段落间距段前段后可以不一样
插入图片显示不全必须同时满足:行间距为固定值图片文字环绕方式为嵌入型图片高度大于行间距
项目符号和编号、多级列表
开始段落组
项目符号、编号、多级列表以段落为单位
项目符号:可自定义形状(符号)和字体;可将自定义图片设置为项目符号
编号:可设置编号格式和编号值;可设置编号样式和字体
多级列表:默认列表级别为1级(可调整);降低列表级别:增加缩进量按钮、Tab键;提升列表级别:减少缩进量、Shift+Tab;可将列表级别链接到样式回车自动出现下一级
边框
段落边框
应用于文字:效果和字符边框一样,但可设置不同线型和颜色,以行为单位
应用于段落:以段落为单位
注意区分字符边框和段落边框
页面边框:只有它有艺术型边框;整篇文档、本节、本节仅首页、本节除首页外所有页
段落底纹
分类:颜色和图案
应用于文字:效果和字符底纹一样,但可设置颜色和图案,以行为单位
应用于段落:以段落为单位
注意区分字符底纹和段落底纹
中文版式
纵横混排:文字逆时针旋转90°
合并字符:将多个(最多6个)文字合并成一个,这些字符成为一个整体,一变都变
双行合一:将选中的字符合成一行,字符还是独立的,前后可以加括号
补充:显示/隐藏编辑标记(Ctrl+)
设置分页
孤行控制:避免页面顶部仅显示段落最后一行或页面底部仅显示段落第一行
与下段同页:保持前后两个段落始终处于同一页中
段中不分页:保持段落始终位于同一页中
段前分页:当前段落开始自动显示在下一页
样式组
样式和模板的区别:模板是文件(.dotx),样式不是文件;样式属于模板的一部分
应用样式可设置文档的大纲,提取目录(并非所有样式都有大纲级别)
可新建样式也可修改样式
修改样式后,应用了该样式的内容会自动更新
内置样式不可删除
快速样式库中的删除不是真正的删除
可通过样式快速选中文本:右击样式选择所有n个实例;选中应用该样式的文本开始编辑选择选择所有格式类似的文本
可管理样式:除标题样式外还可设置页眉、页脚、索引、目录等内容的样式
清除样式:开始样式组下拉列表清除格式、开始字体组清除所有格式
编辑组
导航窗格
打开方法:开始编辑组查找、视图显示组导航窗格、Ctrl+F
功能:定位、调整段落顺序、搜索内容快速定位结果高亮显示
查找形式:标题、页面、结果
高级查找
方法:导航窗格右侧下拉列表高级查找、开始编辑组查找高级查找
搜索选项:搜索范围(全部、向下、向上)、默认区分全/半角、可设置区分大小写、使用通配符、查找单词的所有形式
通配符:“?”匹配一个字符、“”匹配多个字符
替换
方法:导航窗格右侧下拉列表替换、开始编辑组替换、Ctrl+H
作用:批量修改、快速(批量)删除、快速修改格式
格式:字体、段落、制表位、语言、图文框、样式
特殊格式:段落标记t、手动换行符^l
定位
方法:Ctrl+G、F5、开始编辑查找下拉菜单转到
目标:页、节、行、书签、批注、脚注
+和-定位:当前在第3页,输入+2定位到第5页输入-2定位到第1页
键盘定位:Home跳转到行首、End跳转到行尾、Ctrl+Home跳转到文首、Ctrl+End跳转到文末
滚动条定位
选择文本
选择连续:鼠标拖动、Shift+光标键
选择不连续(分散):Ctrl+拖动
选择垂直文本:Alt+拖动
文档内操作:单击定位光标、双击选中词或字、三击选中一段、Ctrl+单击选择一句话
选定栏操作:单击选中一行、双击选中一段、三击选中全文、Ctrl+单击选中全文
开始编辑组选择:全选、选择对象、选择所有格式类似的文本、选择窗格
通过样式选择文本:开始样式右击某样式选择所有n个实例
键盘选择文本:Shift+左方向键选定左侧一个字符、Shift+右方向键选定右侧一个字符、Shift+Home选定到行首、Shift+End选定到行尾、Ctrl+Shift+End选到文档结尾、Ctrl+Shift+Home选到文档开头、Ctrl+A整篇文档
撤销文本选定:单击任意位置
插入选项卡
表格组
插入表格
使用表格网格:10列8行,被选中区域呈橙色
插入表格对话框:默认5列2行;行数1-32767列数1-63可设置表格宽度(固定列宽、根据内容调整表格、根据窗口调整表格)
绘制表格:“表格工具/设计”选项卡边框组可设置线型、颜色和线宽;“表格工具/布局”选项卡绘图组“橡皮擦”擦除框线
文字和表格相互转换:文字转表格(先对文本进行标点间隔)、表格转文字(表格工具/布局数据组转换为文本)
使用Excel电子表格:Excel表格是嵌入式对象插入;单击空白处退出编辑双击表格进入编辑状态
表格的编辑
选择表格:单个单元格(单元格左侧黑色箭头单击Tab选择下一个单元格内容Shift+Tab选择上一个单元格内容)、分散单元格(Ctrl)、整行(某行左侧指针白色箭头单击)、整列(某列上方指针黑色箭头单击)、连续单元格/行/列(Shift)、整个表格(单击表格左上角或右下角标志);表格工具/布局表组选择按钮
插入和删除行和列
插入方法:表格工具/布局行和列组、光标定位到表格右击插入、指针指向行或列分隔线前端出现⊕单击
注意:插入列可在左也可在右插入行可在上也可在下;插入单元格会出现选项
删除方法:表格工具/布局行和列组删除、光标定位到单元格右击删除单元格、选中行或列按Backspace或Ctrl+X
注意:删除列左移;删除行上移;删除单元格会出现选项
删除表格方法:表格工具/布局删除删除表格表格工具/布局删除选中行点删除列;表格工具/布局删除选中列点删除行全选按Backspace或Ctrl+X(全选按Delete是删除表格内容,不删除表格和格式)
表格属性对话框:表格对齐方式、文字环绕、行高、列宽、单元格垂直对齐方式;表格中的单元格可插入文字、图片和表格等
调整行高和列宽:表格工具/布局单元格大小组高度(行高)宽度(列宽)、分布行/分布列、表格右击表格属性(不能同时设置行高和列宽)、拖动单元格右框线(列宽)下框线(行高)、使用标尺调整
单元格、表格合并与拆分
合并单元格:表格工具/布局合并组合并单元格、选中要合并的单元格右击合并单元格
注意:只能合并相邻单元格;Word合并单元格所有内容都会保留;Excel合并单元格只保留左上角内容
拆分单元格:表格工具/布局合并组拆分单元格、选中要合并的单元格右击拆分单元格
拆分表格:表格工具/布局合并拆分表格(Ctrl+Shift+Enter);光标所在行上方为一个表格,光标所在行及其下方为另一个表格;只能按行拆分不能按列拆分
选中两个表格间段落标记按Delete
补充:Enter内增高外增行;Tab不是最后一个单元格跳转到下一个单元格,是最后一个单元格则新增一行;Shift+Tab跳到上一个单元格
表格格式化
表格字体格式和对齐方式:字体格式在字体组设置;对齐方式在表格工具/布局对齐方式组文字方向调整水平或垂直;单元格边距调整文字离表格边线的距离和各单元格间的距离
套用表格样式:表格工具/设计表格样式组可使用“清除”命令清除样式套用的表格样式可修改
重复标题行:表格工具/布局数据重复标题行;只能更改表格第一页的标题行,更改后其他页面标题行同步变化
设置边框和底纹:表格工具/设计边框组、表格工具/设计表格样式组底纹
单元格命名:行号和列标(列标+行号);列数最多63列行数最多32767行;单元格区域左上角:右下角(A1:B2);4行3列表格光标在A3按Tab到B3,Shift+Tab到C2
计算
公式:表格工具/布局数据公式(区别于插入公式)
运算符:+-/^%=
只能使用英文符号
使用单元格地址(方便更新)
四个参数:ABOVE(上)、BELOW(下)、LEFT(左)、RIGHT(右)
四个参数如果有阻断(空单元格、文本)只求靠近公式的数据
更新公式:右击更新域、F9
公式可一起更新(全选按F9)
域结果和域代码切换快捷键(Shift+F9)
锁定域:Ctrl+F11
取消域:Ctrl+Shift+F9
排序:表格工具/布局数据排序可设置3个关键字(主要、次要、第三)类型为笔画、数字、日期、拼音;排序方法升序和降序;可设置有无标题行;只能按列排
插图组
插入图片(本机图片、联机图片)
本机图片:插入插图组图片;插入方式(插入、链接到文件、插入和链接);默认文字环绕方式为嵌入型
联机图片
添加图表:插入插图组图表(默认文字环绕方式为嵌入型)
屏幕截图:截取窗口、截取屏幕(默认文字环绕方式为嵌入型)
图片格式化
图片工具/格式选项卡
调整组:删除背景、锐化(增强图像边缘和细节)、柔化(降低图像锐度减少细节清晰度)、重置图片(恢复原始样子)、更改图片(选择新图片替换当前图片)
图片样式
排列组:位置(图片相对页面的位置)环绕方式(嵌入型、四周型、紧密型、穿越型、上下型、衬于文字下方、浮于文字上方)
大小组:裁剪(将图片不想要的部分隐藏方式有裁剪、裁剪为形状、纵横比被裁剪部分可再次使用裁剪恢复;形状不能裁剪但可更改形状);高度和宽度(默认锁定纵横比;取消锁定纵横比方法:图片工具/格式大小组对话框启动器“布局”对话框取消勾选“锁定纵横比”;锁定纵横比缩放Shift+拖动;等比缩放Ctrl+拖动)
插入自选图形(默认文字环绕方式:浮于文字上方)
绘制图形:插入插图形状
编辑图形(绘图工具/格式选项卡):插入形状、编辑形状、编辑顶点形状样式排列组(位置、文字环绕方式、对齐方式、旋转、叠放次序);叠放次序更改“非嵌入”对象的叠放次序(上移一层、置于顶层、浮于文字上方;下移一层、置于底层、衬于文字下方);选中图形右击也可设置叠放次序;自选图形不能裁剪“非嵌入”对象可以组合和取消组合(绘图工具/格式选项卡排列组合、选中图形右击组合、组合之后的对象可一起变化也可单独变化)
插入SmartArt(文字环绕方式:嵌入型)
路径:插入插图SmartArt
作用:直观描述列表、流程、层次结构等内容
SmartArt相关设置:SmartArt工具/设计创建图形添加形状(前、后、上、下)可为组织结构图添加助理文本窗格(文字前Enter键在当前形状前添加一个,文字后Enter键在当前形状后添加一个);右击形状可选择前、后、上、下添加形状;文本窗格文字前按Tab可降级;SmartArt工具/设计创建图形组可设置图形升降级和上下移动
重设图形:将SmartArt格式还原成初始状态
注意:Word中的艺术字不能转换为SmartArt图形,不能设置纹理PowerPoint中的艺术字可以
链接组
超链接
插入超链接:插入链接超链接、Ctrl+K
链接对象:文字、图片、文本框等
链接到:现有文件或网页、本文档中的位置(文档顶端、标题、书签)、新建文档、电子邮件地址
屏幕提示:设置当前超链接的提示文字
访问超链接:Ctrl+单击
插入超链接的文字会变蓝并多出下划线,被访问过的超链接文字会变紫
插入书签:插入链接书签作用定位搭配超链接实现本文档内的跳转;书签名不能以数字开头
插入交叉引用:插入链接交叉引用、引用题注交叉引用;作用类似于超链接,仅限本文档内的跳转;Ctrl+单击跳转到引用位置;引用类型有编号项、标题、书签、脚注、尾注、表格、图片、公式等
页眉和页脚组
插入页眉和页脚
进入页眉页脚编辑状态:插入页眉页脚页眉或页脚、双击页面顶端、右击页面顶端编辑页眉
页眉默认居中对齐页脚默认左对齐
删除页眉线:开始选项卡字体组清除格式命令(Ctrl+Shift+N)、开始选项卡样式组样式下拉框清除格式、开始选项卡段落组边框和底纹无、样式窗格页眉右击修改格式边框
页眉页脚和正文不能同时编辑
页眉页脚可插入对象:页码、日期和时间、图片、表格、艺术字、图表等
页眉页脚文字不可调整文字方向、不可分栏、不可插入分隔符
可设置首页不同、奇偶页不同
设置不同页眉页脚:先分节(布局页面设置分隔符分节符)、取消链接到前一条页眉
页码:插入页眉页脚页码页码位置(页面顶端、底端、左侧、右侧);页码会自动更新;可设置页码编号格式;页码编号范围从0开始,不可设置为任意值;页码不一定连续(跨节);页码不一定从1开始
文本组
文本框
插入文本框:插入文本文本框可手动绘制也可选用系统提供的文本框
多个文本框链接:创建链接(绘图工具/格式文本组创建连接);被链接的文本框必须为空;链接的两个文本框如果文字方向不一样则强制将后面的转换成前面的文字方向前面文本框没有输入满文字,后面的文本框不能直接输入文字;断开链接(绘图工具/格式文本组断开连接);断开链接不会传递,内容会合并到第一个文本框
文档部件
自动图文集:可重复使用的内容
文档部件:预定义的变量(公司地址、作者等)
域:Word中的占位区域,可在其中输入指令显示指令结果(可自动更新的时间、题注、目录、表格公式等);更新域(右击更新域、F9);可更新所有域(全选按F9);域结果和域代码切换(Shift+F9);锁定域(Ctrl+F11)
艺术字(浮动型环绕)
插入文本艺术字
Word中的艺术字不能转换为SmartArt图形,不能设置纹理PowerPoint中的艺术字可以
区别于文本效果和版式
可将选中的文字设置为艺术字
艺术字外框放大缩小不会影响文字大小,只影响文字显示范围
选中艺术字外框,段落组对齐方式设置的是文字内容的对齐,不是艺术字外框相对页面的对齐方式
首字下沉:可设置下沉行数;设置为首字下沉的段落无法分栏,如果想分栏则不要选中设置为首字下沉的字
日期和时间:勾选“自动更新”可通过更新域更新时间,不勾选只能插入文本不能更新
对象:创建其他程序或文件的链接(Excel和PPT)
符号组
公式(不可计算只能用于显示):插入选项卡符号公式可在公式工具/设计选项卡中选择结构类型(分数或根式);公式工具可更改显示方式(内嵌或显示);自己插入的公式可保存到公式库供以后使用;墨迹公式(手写输入公式)
符号
编号
设计选项卡
主题
页面背景组
添加水印:设计页面背景水印;水印类型(无、图片水印、文字水印);文字水印可设置字号、颜色、半透明;版式(倾斜、水平,也可自己设置);编辑水印需进入页眉页脚编辑状态分节后可设置不同水印
设置页面颜色:打印不显示
页面边框:可设置艺术效果
布局选项卡
页面设置组
文字方向
页边距
纸张方向:纵向(默认)、横向
行号:布局页面设置行号行号类型(连续、每页重编行号、每节重编行号、禁止用于当前段落);行号位置(位于页边距);可设置起始编号值
分栏:布局页面设置分栏;不选中的情况下给整篇文章分栏;分栏可以是任意栏(理论上1-45之间);分栏不一定从中间分栏;分栏和分栏符不是一回事分栏自分节【自动添加分节符(连续)】;默认情况下(A4,页边距未改动)纵向时最多分11栏,横向时最多分19栏
分隔符
分页符:自动分页符(不能手动删除,页面视图不可见,草稿视图可见);人工分页符(布局页面设置分隔符分页符、Ctrl+Enter、删除:先显示Delete);分页符种类(分页符、分栏符、自动换行符)
分节符:布局页面设置分隔符分节符;类型(下一页、连续、奇数页、偶数页);分节可设置的不同格式(页边距、纸张大小或方向、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号、脚注和尾注等)不是所有格式都要分节;删除分节(先显示Delete)
页面设置对话框
页边距:上下左右、装订线位置(左、上)、纸张方向(横向、纵向)
纸张:纸张大小、纸张来源
版式:节、页眉页脚(奇偶页不同、首页不同)、距边界(页眉页脚距离页边的距离)、页面垂直对齐方式
文档网格:文字排列(文字方向)、字符数(每行字数)、行数(每页行数)
引用选项卡
目录组
设置目录步骤
先给文档设置大纲级别(1-9级):通过样式设置(可设置大纲级别、字体和段落格式不是所有样式都具有大纲级别)、通过段落对话框(仅能设置大纲级别)、通过视图大纲视图、引用目录添加文字
插入目录:引用目录目录手动目录(不需要设置大纲级别就能插入)、自动目录(必须设置大纲级别);访问目录Ctrl+单击
修改目录(目录对话框):设置显示/隐藏页码、页码右对齐/左对齐、制表符前导符、显示级别(默认3级)、使用超链接而不使用页码、可使用选项设置目录某一大纲级别不显示修改目录字体(通过字体组更新则消失,目录对话框修改更新一直保留)
更新目录:引用目录更新目录、右击更新域、快捷键F9
删除目录:引用目录目录删除目录、Ctrl+Shift+F9(取消链接)、全选按Delete或Backspace
脚注尾注
脚注位于页面底端或文字下方
尾注位于节或文档的结尾处
引用脚注组
作用:实现文档内部跳转(双击)
鼠标放置在尾注或脚注上能看到内容
脚注尾注可以相互转换
脚注和尾注对话框设置
序号会自动更新
默认情况下尾注紧贴文字,脚注不紧贴文字
题注
引用题注插入题注
作用:给图片、表格、图表、公式等对象添加名称和编号
可新建标签、设置编号样式
插入题注序号会自动增加
删除和移动题注不会自动更新,需要更新域(F9)
交叉引用题注的引用内容
索引
作用:将文中的关键字及其页码罗列出来形成列表
邮件合并
必须要有两个文件:主文档、数据源文件
创建主文档、设置数据源、插入合并域、邮件合并
规则命令:如果…那么…否则…;下一条记录
数据源发生变化可更新域,但如果已完成邮件合并则不可更新
预览结果不等于合并成功
审阅选项卡
校对组
拼写和语法检查:审阅校对拼写和语法(F7);错误类型(拼写错误红色波浪线、语法错误蓝色波浪线);会提供修改意见供用户参考;若无错误则弹出提示框提醒检查完成
自动更正:文件选项校对自动更正选项;将字符、文本、图形替换成特定字符、词组和图形;不仅能更正错误还能快捷输入;区分替换(对已有内容的修改)和自动更正(对输入的内容进行更正)
字数统计:审阅校对字数统计、单击状态栏字数统计按钮;可统计页数、字数、字符数、段落数、行数、非中文单词数;不可统计标点数;可统计文档部分内容的字符数(选中)
批注组
插入:审阅批注新建批注、插入批注批注
批注信息:用户和时间
删除:右击删除批注、审阅批注删除批注
批注内容:文字、图片、表格等
批注框颜色默认红色(可修改)
可隐藏批注框
批注框默认在右侧可改为左侧
默认显示批注,可答复、解决、修改、删除、打印批注(可设置让其不打印)
修订组
作用:自动跟踪对文档的所有更改
进入修订状态方法:审阅修订单击修订按钮、审阅修订单击修订按钮下半部分修订、Ctrl+Shift+E
修订选项对话框:更改标记样式和标记颜色
显示标记状态:简单标记、所有标记、无标记、原始状态
更改文档:接受和拒绝(可接受和拒绝所有标记)
修订不等于更改成功(接受或拒绝后才成功)
区别批注和修订
显示标记批注框
锁定修订:锁定后需要密码才能更改修订
视图组
视图
页面视图:所见即所得,最接近打印效果;并不是所有符号都能打印出来(软回车、硬回车、制表符)
阅读版式:没有功能区、不能编辑、默认不显示页眉页脚分栏效果和标尺、无标尺
Web版式视图:作用为发送电子邮件和创建网页;只显示水平标尺;不显示页眉页脚和分栏效果
大纲视图:作用显示标题的层级结构;快捷键Ctrl+Alt+O;可设置大纲级别;可用于长文档的快速浏览和设置不显示图片;不显示标尺、页眉页脚和分栏效果;可在大纲视图设置主控文档(拆分:设置大纲级别、切换到大纲视图、选中文本、主控文档组显示文档创建、保存;各自编辑自己的子文档不可修改名称;将修改后的子文档覆盖原来的子文档;合并:打开主文档、切换到大纲视图、主控文档组取消链接、全选合并、保存)
草稿视图:快捷键Ctrl+Alt+N不显示页面边距、分栏、页眉、页脚;不显示图片最节省计算机系统硬件资源的视图方式(最适合文本录入和编辑);只显示水平标尺;页与页之间用虚线间隔
标尺
调整段落缩进(左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进)
调整页面边距(左边距、右边距)
调整表格的行高(垂直标尺)和列宽(水平标尺)
调整栏间距、栏宽
设置制表位TAB键(出试卷时使用)
窗口组
新建窗口:新建一个和当前窗口一模一样的窗口
全部重排:所有文档从上到下排列
拆分:把前窗口拆成上下两部分,适用于长文档查看修改
并排查看:只能并排查看两个文档
切换窗口:仅限本程序打开的窗口(区分Win+Tab、Alt+Tab切换当前打开的所有程序窗口)
文档保护和打印
保护文档
另存为对话框工具常规选项打开密码
打开密码
修改密码
打印文档
打印选项:打印所有页、打印所选内容、打印当前页面、自定义打印范围
打印符号:,和-
打印过程中可以取消打印
可设置“仅打印奇数页”、“仅打印偶数页”