为什么精英都是Excel控

《为什么精英都是Excel控》读书笔记，包括一目了然的Excel、正确无误的Excel、高效率的Excel、利用Excel增强数字力等内容。

《为什么精英都是Excel控》

作者：熊野整（日本人）

于波士顿大学（世界排名第32位的顶尖综合大学）毕业后，曾就职于俗称财经界“大摩”的投资银行——摩根士丹利证券投资银行本部数年，接受多位Excel专家的指点。在投资银行， 只要有一个地方出错，就有可能造成数十亿的偏差。在如此沉重的压力之下，仍必须精准地完成Excel计算，由此作者磨炼出了神人级Excel技巧以及以此为基础的数字力。本书全面解锁财经界“大摩”的神人级Excel技巧，不教繁复的功能，只告诉你更好的做法。

本书适用于以下人群阅读：

● 不擅于处理数字的人 ● 想学习用数字思考的人 ● 想要运用数字说服上司及顾客的人 ● 对Excel没有自信的人 ● 新上任的管理人员 ● 新手业务、新手职员

第1章：一目了然的Excel

1.投资银行对“表格易读性”的要求极为严格

“请问你会想看别人做的Excel吗？”

大部分人回答“NO"

排斥原因：很难看懂

为什么要坚持统一团队的Excel格式？

如果一个团队只做得出复杂难懂的Excel，那么误算的情况将永远无法减少，作业效率也始终不见改善。以结果来说，自然无法提升数字方面的思考能力

因为制作格式整齐的Excel有两个好处： （1）减少Excel带来的压力和误算； （2）获得客户和团队成员的信赖

2.一目了然的资料，必须从贯彻“原则”开始

图1-1“简单易懂的表格”若无原则 就会变成难以理解的表格

图1-2 制定一套标准的格式原则，可以提升工作效率和质量

3.正确格式的原则

正确格式原则 （1）把整张表格的行高统一设定为18。 （2）把数字的字体统一设定为Arial，中文微软雅黑，字号11号。 （3）给数字加上千分撇。 （4）表格不能从A1单元格开始。 （5）配合项目名称，项目细项向右缩排。 （6）框在线下粗、其余细；不使用直线。 （7）把单位统一放在同一栏。 （8）文字靠左对齐，数字靠右对齐。 （9）手动输入的数字改为蓝色。 （10）计算数字改为黑色。 （11）欲强调的单元格改为淡蓝色。 （12）表格背景颜色设置为白色。 （13）使用组成群组功能，来代替隐藏功能。 （14）不填入数字的单元格用“N/A”表示，“N/A”是“notapplicable（不适用）”的缩写，代表此处不需要填入资料。 （15）删除没用的工作表，凡是有用的工作表都要设定名称

4.改变数字或背景的颜色

数字的颜色（手动输入为蓝、计算公式为黑）已成为投资银行界共通的原则。蓝色是经常会用到的颜色。此外，在想要强调的项目背景色上，淡粉红色是经常会用到的颜色。

①手动输入的数字

蓝色

②计算公式的数字

黑色

③参照其他工作表而来的数字

绿色

混合手动输入和计算公式的数字

40——B3 × 不可以这样做

那么，究竟要使用什么颜色比较好呢？其实这个问题并没有一定的答案。在选择色彩的时候，若能配合企业标准色（商标的颜色等）去做，可使数据显得更有整体感。

5.其他的格式原则

｜1｜隐藏栏行

务必使用组成群组功能，来代替隐藏功能。

｜2｜不填入数字的单元格用“N/A”表示

我会在不需要填入任何资料的单元格中填入“N/A”。“N/A”是“not applicable（不适用）”的缩写，代表此处不需要填入资料。

｜3｜删除没用的工作表

若不删除多余的工作表，其他人在看Excel时，说不定会特意点开，看看里面是否有其他数据。这样一来，不但浪费时间，也是造成阅读压力的原因之一。所以请把空白的工作表删除吧。

｜4｜统整格式的时机

一边计算，一边统整格式。

输入项目名称后，随即设定行高、栏宽。

输入数字后，随即设定数字颜色。

6.在公司内部贯彻格式原则

①明文规定格式原则。

②团队成员之间互相纠正格式的错误。

③定期检讨原则。

团队全员都要有这样的观念：“格式的松懈，就是心态的松懈”，“格式的错误，是团队全体的责任”。

“有必要这么吹毛求疵吗？”有的，非常细微的错误，也绝对不能容许。

第三项是“定期检讨”，也就是定期确认或修正原则。在互相纠正错误的过程中，一定也会发现一些“那样做会不会更好”的可改善之处。因此要定期安排检讨会议，用来改善原本的原则。

具体的方法是指定一人为制定原则的负责人，这个人除了要制定原则，还要定期进行检讨工作。

把Excel表格粘贴在PowerPoint的投影片上以图片形式粘贴，数字不会变化。

第2章：正确无误的Excel

1.投资银行“绝对”不容许误算

客户希望投资银行提供的是零误差的正确计算。万一真的出现误算的情况，不仅会失去客户的信赖，还有可能会被要求赔偿损失。因此，投资银行为了避免误算，通常会花大量的时间在检查工作上。

2.彻底避免Excel误算的三大法则

法则一，只做简单易懂的计算。也就是要尽量简化计算。因为计算越复杂越容易出错，所以最好简单到任何人都看得懂。

法则二，彻底执行检查工作。不论计算怎么简单，都很难避免人为失误，因此彻底执行检查工作是很重要的。

法则三，彻底执行团队合作。关于这一点，或许各位还没有注意到，但比起个人的工作失误，误算的起因更多是来自团队内的沟通不畅。由于Excel是团队全员共同完成的工作，因此如果不把避免误算的措施提升到团队的层次，就永远也无法排除误算的情况。在团队内严格制定一套避免误算的原则，并让公司内 部成员适应这样的文化很重要。

｜1｜算式当中不可以手动输入数字

有关法则一的“只做简单易懂的计算”，这里再稍微深入地了解一下吧。想要尽量简化计算，最重要的是把手动输入的数字和算式明确区分开来。为了培养“手动输入的数字和算式分开”的意识，也请养成区分文字色彩的习惯吧。

｜2｜避免使用太长的算式

何谓太长的算式？就是在一个单元格内，一口气完成复杂的计算。通常头脑越好的人越容易这么做，但这也有可能成为失误的原因。

｜3｜制作出工作表的架构图

“评价越优秀的人，附注写得越多。”观察周围的人，似乎确实是这样。工作谨慎的人，无论再忙都会仔细标示附注；工作马虎的人，计算也马虎，当然也不写附注。

3.检查工作非常重要

第一个重点是每计算一次就要检查一次。

第二个重点是所有的单元格都要检查。

最后一个重点是花在检查上的时间。

各位在操作Excel的时候，如果觉得“计算的检查工作怎么这么快就完成了？”，这代表检查得还不够彻底，必须特别注意。

4.如何运用团队合作避免误算

｜1｜团队合作的两大原则：第一个原则是指定一个人负责计算。第二个原则是文件只能有一个。

｜2｜存档时“另存新文件”

｜3｜Excel文件不要附加在邮件中

｜4｜重视简单计算的文化

｜5｜团队能否减少误算取决于领导者的心态

能否建立一套没有误算的组织文化，取决于该公司的负责人、团队主管，即组织的领导者，对于“彻底执行毫无错误的计算”有多坚持。

｜6｜领导要尽可能提出疑问

“第二年的营业净利比第一年还少，请问减少的原因是什么？”

销货收入虽然增加，但费用增加得更多，所以营业净利就减少了。”

“第2年到第3年的营业净利增长，又是为什么呢？”

“因为销货收入虽然减少了，但费用减少的幅度更大，所以营业净利比第2年多。”此 时，还可以再问下去：“为什么第3年的费用减少了呢？”

这样一问，对方就会突然发现，明明员工人数没有改变，平均薪资支出和租金也没有改变，为什么费用却减少了呢？这样不是很奇怪吗？

｜7｜领导要给予充分的Excel作业时间

领导要给予团队成员充分的Excel作业时间。越是仓促完成的Excel，越容易出错。

｜8｜误算的最终责任在领导身上

后要谈的是一件相当理所当然的事，那就是事业部或企划的负责人，必须亲自完成最后的计算检查工作，然后对计算的结果负起责任。

面对数字不能心存侥幸的态度。因为计算错误会失去客户的信赖，所以身为企划或团队的领导者，一定要亲自检查计算过程，并扛起最后的责任。

第3章：高效率的Excel

1.投资银行的Excel计算“超级”迅速

2.提升计算速度不可或缺的“质”与“量”

3.快捷键的活用

4.懂得运用[Alt]键，就懂得运用Excel

5.其他加快处理速度的方法

6.增加使用Excel的机会

7.增加用数字思考的机会

第4章：利用Excel增强数字力

1.收益的模拟为何重要？

团队提出各种企划案或是改善作业流程时，计算该方案会对利润造成多少影响是很重要的事。因为唯有严格计算出各企划案或改善方案所带来的利润，团队才能够决定事情的优先顺序，判断该从哪里开始。

2.如何建立模拟模型

｜1｜先思考收益结构

｜2｜Excel的复习

●用颜色区分数字，手动输入的数字为“蓝色”，算式的结果为“黑色”。因此，价值动因的数字为手动输入的“蓝色”。只要调整这个蓝色的数字，即可仿真营业净利的变动。 ●项目名称的部分，请把细项向右缩排。这样一来，收益结构便一目了然（例如，“营业收入”是由“汽车销售”和“售后服务”构成的）

｜3｜思考收益结构的诀窍

思考收益结构有两个重点，一是先大致完成架构，二是尽量让数字联动。

3.思考假定情况

｜1｜假定情况至少设定三种版本

●一般情况 维持过去的增长趋势，不过于保守地预估。上市公司发布的业绩预测，通常都是一般情况下的预测。 ●乐观情况 比起一般情况，对收益的预估更积极乐观。公司内部设定的目标数值，通常都是乐观情况下的预测（多数情况下，公司内部设定的目标数值都高于对外发布的目标）。 ●悲观情况 假定最坏结果的情况。较常使用这种版本的是负责资金管理的CFO（财务总监）。例如在估算“企业收益减少多少，将无法支付员工薪水”等假定情况时，就会假定悲观情况。

“关于本门市三年后的收益预测，若是在一般情况下，延续过去增长趋势的话，预估净利将达4300万日元。如果经济复苏使汽车销售数量增加，最多有可能提高到6000万日元，这部分我们也会尽全力去达成。 相反地，营业收入也有减少的风险。最近年轻人对汽车的依赖下降，对本门市也造成负面影响，在最糟糕的情况下，汽车销售收入也有可能呈现5%的负增长。不过，由于届时也将缩减业务人员的编制，因此净利应该有望维持在和现在相同水平的2400万元上。”

4.敏感度分析思考法

敏感度分析，就是研究影响收益的几项变量如果变动的话，会对结果造成什么样的影响。

基本格式汇总