导图社区 采购管理知识总结
信息系统项目管理师(第三版) PMBOK(第五版)考试参考资料。采购管理是指对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。
编辑于2020-10-09 10:35:45第12章 采购管理
基础知识
采购的定义
(1)采购是从项目团队外部获得产品、服务或成果的完整的购买过程。
(2)在一次采购过程中,有卖方和买方双方参与或多方参与,他们的目标不同甚至产生冲突,各方在一定市场条件下依据有关法律相互影响和制约。通过依法、合法和标准化的采购管理,采购可以达到降低成本、增加项目利润的作用。
(3)采购必须要满足技术与质量要求,同时应满足经济性或价格合理的要求。
项目采购营理概述
(1)项目采购管理包括从执行组织之外获取货物和服务的过程。这些过程之间以及与其他领域的过程之间相互作用。如果项目需要,每一过程可以由个人、多人或团体来完成。
(2)任何一个项目的实施都需要一定的资源投入,这些资源包括设备、材料、资金、人员等。而与资源投入密切相关的项目采购是任何项目都必须开展的,它是项目执行的关键性工作。项目采购管理的模式在某种程度上决定了项目管理的模式,对项目整体管理起着决定性作用。
战略合作管理
(1)战略合作的管理本质是供应链管理。供应链成员企业间应建立战略合作伙伴关系,即供应链中相互独立的上下游企业间基于信任和共同目标,共享资源、共担风险、共同获利的非正式长 期协议关系。
(2)战略合作关系可降低供应链总成本,降低库存水平,增强信息共享,改善相互之间的交流,保持战略伙伴相互之间操作的一贯性,产生更大的竞争以实现供应链结点企业的财务状况、质量、产量、交货期、用户满意度和业绩的改善和提高。
(3)供应商战略伙伴关系是企业与供应商之间达成的最高层次的合作关系,它是指在相互信任的基础上,供需双方为了实现共同的目标而采取的共担风险、共享利益的长期合作关系。
(4)供应商战略合作伙伴关系构建的流程主要包括:分析市场竞争环境、合作伙伴的主因素分析、建立合作伙伴关系的标准、评价和选择合作伙伴以及建立和实施合作伙伴关系等。
(5)合作伙伴的激励机制:要保持长期的双赢关系,对供应商的激励是非常重要的。没有有效的激励机制,就不可能维持良好的供应关系。供应链合作伙伴的选择和管理是一个动态的过程。
【补充知识点】
1.外包也是一种“采购”。外包是企业利用外部的专业资源为己服务,从而达到降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力乃至增强自身应变能力的一种管理模式。
2.外包需要注意几点:慎重选择合格的外包商;互相同意对方的承诺;需要经常保持交流; 根据合同的承诺跟踪承包商实际完成的情况和成果。也就是要多沟通、多监控。
过程管理
40、规划采购管理
记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方
【基础知识点】
1.供应商管理。
(1)项目采购管理的主要过程包括编制采购计划、实施采购、控制采购、结束采购 4 个过程。
(2)定价常见的有竞争性报价及谈判两种。
(3)下列情况适用竞争性报价:采购量足够大、供应商有能力准确估计生产所需的成本、有足够多的合格竞争者、买方只向技术合格的供应商发出竞标、买方没有优先考虑的供应商。
(4)下列情况适合谈判:任何竞争性报价的标准都不存在时、当采购要求诸多绩效因素必须达成一致时、当买方要求供应商的早期参与时、当供应商需要很长时间来开发和生产采购 方采购的物品时。
(5)供应商选择指标确定原则:在选择供应商时,企业考虑的主要因素有价格、质量、服务、位置、供应商的存货政策和柔性。
(6)供应商选择指标体系设置的三大主要因素:供应商的产品价格、质量和服务。
(7)供应商评估方法有三种方法:供应商走访、招标法和协商法。
(8)协商方法:由于供需双方能充分协商,在物资质量、交货日期和售后服务等方面较有保证;但由于选择范围有限,不一定能得到价格最合理、供应条件最有利的供应来源。当采购时间紧迫、投标单价低、竞争程度小、订购物资规格和技术条件复杂时,协商选择方法比招 标法更为适合。
(9)供应商质量的定义:在特定的绩效范围内,符合或超过现有和未来客户(买方或最终客户)期望或需求的能力。
2.采购需求与计划。
(1)识别需求是采购过程的起点。信息系统建设的采购需求通常在招标阶段得到初步确定。
(2)采购需求通常包括标的物的配置、性能、数量、服务等,其中配置、性能等技术性内容最为关键。
(3)需求的类型有独立需求和从属需求。
(4)采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况、认识企业信息系统项目活动过程中, 对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署。
输入、输出、工具
输入
1.项目管理计划(范围基准)
2.需求文件(带有合同和法律含义的需求:健康安全安保绩效环境保险知识产品同等就业机会执照和许可证
3.风险登记册
4.活动资源需求
5.项目进度计划
6.活动成本估算
7.干系人登记册
8.事业环境因素
9.组织过程资产
工具和技术
1.自制或外购分析
2.专家判断 (1)
基于某应用领域、知识领域、学科和行业等的专业知识而做出的,关于当前活动的合理判断。这些专业知识可来自具有专业学历、知识、技能、经验或培训经历的任何小组或个人 (也叫德尔菲法) (1)贯穿项目始终 (2)质量管理3过程没有
3.市场调研
4.会议 (4)
会议通常可分为下列三类: 交换信息; 头脑风暴、方案评估或方案设计; 制定决策。
输出
1.采购管理计划
(1)编制采购计划过程的主要成果之一是采购计划,具体的采购活动将依据采购计划进行。采购计划描述从形成采购文件到合同收尾的采购过程。
2.采购工作说明书(规格、数量、质量、性能参数、履约期限、工作地点和其他需求)
(2)采购工作说明书:对所购买的产品、成果或服务来说,采购工作说明书定义了与合同相关的那部分项目范围。每份采购工作说明书来自于项目范围基准。
3.采购文件
(3)采购文件:采购文件用来得到潜在卖方的报价建议书。 当选择卖方的决定基于价格(如当购买商业产品或标准产品)时,通常使用标书、投标或报价,而不是报价建议书。 供方选择标准:用于从潜在的卖方中选择符合要求的、合格的卖方。
4.供方选择标准
5.自制活外购决策
(5)“自制/外购”分析、市场调研、专家判断、会议是规划采购常用的方法和技术。 (6)任何预算限制都可能是影响“自制/外购”决定的因素。如果决定购买,还要进一步决定是购买还是租借。 “自制/外购”分析应该考虑所有相关成本,无论是直接成本还是间接成本。
6.变更请求
7.项目文件更新
【补充知识点】
1.采购工作说明书包括:前言、服务范围、方法、假定、服务期限和工作量估计、双方角色和责任、交付资料、完成标准、顾问组人员、收费和付款方式、变更管理等。 每次进行采购,都需要编制SOW。 不过可以把多个产品或服务组合成一个采购包,由一个 SOW 全部覆盖。 在采购过程中, 应根据需求对采购SOW 进行修订和改进,直到合同签订、SOW 成为合同的一部分。
2.采购工作说明书与项目范围说明书的区别:采购工作说明书是对项目所要提供的产品或服务的叙述性描述; 项目范围说明书则通过明确项目应该完成的工作而确定了项目的范围。
41、实施采购
获取卖方应答、选择卖方并授予合同
【基础知识点】
1.采购合同相关知识。
(1)采用询价比价形式的采购产品主要包括:市场化程度高的产品、非专利专有技术产品、充分竞争性产品、可替代性强的产品、供应商不唯一的产品。
(2)一个完整的采购合同通常由开头、正文、结尾和附件四部分组成。
(3)不列入采购询价比价的采购包括:指定采购、原厂或代理有相关协议的采购、单个供应商供货合同在一定金额以下的采购。
(4)采购合同签订:根据所购设备的重要程度、不同保修要求签订不同的采购合同条款;对工程影响不大的辅材,正规的购货发票视为采购合同,其他均需签订正规的采购合同(协议),采购合同应清楚表述订购产品的有关信息和要求。
输入、输出、工具
输入
1.项目管理计划
2.采购文件
3.供方选择标准
4.卖方建议书
4.项目文件(风险登记册)
5.自制或外购决策
6.采购工作说明书
7.组织过程资产
工具和技术
1.投标人会议
(5)投标人会议用来确保所有潜在供应商对采购的目的有清晰、共同的理解。对供应商问题的答复可能作为修订条款包含到采购文件中。
2.建议书评价技术
3.独立估算
独立估算:又称合理费用估算,是根据具体条件及有关知识对事物的数量或算式的结果作出的大概推断或估计,可以买方自己制定,也可以请第三方独立估算。
4.专家判断 (1)
基于某应用领域、知识领域、学科和行业等的专业知识而做出的,关于当前活动的合理判断。这些专业知识可来自具有专业学历、知识、技能、经验或培训经历的任何小组或个人 (也叫德尔菲法) (1)贯穿项目始终 (2)质量管理3过程没有
5.广告
6.分析技术
7.采购谈判
输出
1.选定的卖方
2.协议
3.资源日历
4.变更请求
5.项目管理计划更新
6.项目文件更新
42、控制采购
管理采购关系、监督合冋执行情况,并根据衙要实施变更和采取纠正措施的过程
【基础知识点】
1.采购不合格控制。
(1)控制采购过程是买卖双方都需要的。该过程确保卖方的执行符合合同需求,确保买方可以按合同条款去执行。 对于使用来自多个供应商提供的产品、服务或成果的大型项目来说,合同管理 的关键是管理买方和卖方间的接口,以及多个卖方间的接口。
(2)采购不合格控制主要包括:不合格品识别;经进货验证确定为不合格的产品,采购应及时处理;进货验证的不合格品由验货人进行“不合格”标识。
(3)采购合同管理:在采购合同签订后 5 个工作日内,将采购合同原件及相应附件进行归档。归档时,需注明采购合同名称、归档采购合同所在的项目编号。
(4)采购档案保存期限:保管期限有永久、长期(30 年)和短期(10 年)三种。
输入、输出、工具
输入
1.项目管理计划
2.采购文件
3.协议
4.批准的变更请求
5.工作绩效报告
6.工作绩效数据
工具和技术
1.合同变更控制系统
2.采购绩效审查
3.检查与审计
4.报告绩效
5.支付系统
6.索赔管理
7.记录管理系统
输出
1.工作绩效信息
2.变更请求
3.项目管理计划更新
4.项目文件更新
5.组织资产更新
43、结束采购
完成单次项目采购的过程
输入
1.项目管理系统
2.采购文件
工具和技术
1.采购审计
2.采购谈判
3.记录管理系统
输出
1.结束的采购
2.组织过程资产更新
【基础知识点】
结束采购的输入、输出内容如下:
(1)完成每一次项目采购,都需要结束采购过程。它是项目收尾或阶段收尾过程的一部分, 把合同和相关文件归档以备将来参考。
(2)合同、合同收尾程序、项目管理计划、采购文件构成了结束采购的内容。
(3)结束采购的输出包括:合同收尾和组织过程资产更新。
(4)审计作为结束采购的方法和技术,要从采购规划到合同管理的整个采购过程进行系统的审查。目的是找出可供本项目其他采购合同或实施组织内其他项目借鉴成功与失败的经验。
招投标相关知识
1.招投标中的参与者。
(1)招标人、招标代理机构、投标人构成招投标中的参与者。
(2)招标人有权自行选择招标代理机构,委托其办理招标事宜。招标人具有编制招标文件和组织评标能力的,可以自行办理招标事宜。
(3)在招标文件要求提交投标文件截止时间至少 15 日前,招标人可以以书面形式对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改。该澄清或者修改内容是招标文件的组成部分。
(4)招标人不得以不合理条件限制或者排斥潜在投标人,不得对潜在投标人实行歧视待遇。
(5)依法必须进行招标的项目,自招标文件开始发出之日起至提交投标文件截止之日止,最短不得少于 20 日。
2.招投标方式、程序及相关法律。
(1)招标分为公开招标和邀请招标。
(2)招投标程序如下:
1)招标人采用公开招标方式的,应当发布招标公告;招标人采用邀请招标方式的,应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。
2)招标人根据招标项目的具体情况,可以组织潜在投标人踏勘项目现场。
3)投标人投标。
4)开标。
5)评标。
6)确定中标人。
7)订立合同。
(3)招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起 30 日内,按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。
(4)投标人以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假、骗取中标的,中标无效,给招标人造成损失的,依法承担赔偿责任;构成犯罪的,依法追究刑事责任。