创建数据库和表

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创建数据库和表

• 创建数据库
  • 创建数据库
    • Access 2013提供了新建空白桌面数据库和创建Access应用程序两种方法，其中，新建空白桌面数据库就是先在本地计算机上创建数据库，在创建数据库的表和其他对象。
      • 1 新建空白桌面数据库；打开Access 2013，自动进入“新建”窗口，单击“空白桌面数据库”图标，打开对话框，在其中输入数据库的文件名，并选择保存位置，单击“创建”按钮，进入默认的数据表视图。也可以在打开数据库文件后，选择“文件”中“新建”命令，在“新建”窗口中选中“空白桌面数据库”选项，输入数据库的文件名，并保存位置，单击“创建”按钮，新建空白桌面数据库文件。
      • 2 使用模板创建数据库：Access 2013提供了一系列的常用数据库模板，如项目，问题，销售渠道，营销项目，教职员等模板，使用模板创建的数据库直接包含表，窗体，查询和报表等数据库对象，修改后可以直接使用。
  • 数据库的打开和关闭
    • 打开数据库文件
      • 通常情况下，用户选择一个Access数据库文件并双击，即可打开该数据库文件
      • 打开Access 2013后在”最近使用的文档“，中可以找到最近使用的数据库文件，直接选择需要的文件，就可以打开该数据库。
      • 单击快速访问工具栏中的”打开“按钮，在打开”打开“列表，或者选择”文件“中”打开“命令，也可以打开”打开“列表。
      • 打开数据库文件，单击”打开“按钮右侧的下拉按钮，可以看到打开数据库文件的三种方式
        • 只读方式打开：此方法打开的数据库文件只能浏览，不能编辑和修改
        • 独占方式打开：处于网络状态时，此方法打开数据库文件不能在被网络中的其他用户打开。
        • 独占只读方式打开：此方法打开的数据库文件，不能编辑修改，也不能被网络中其他用户打开
    • 打开数据库对象：在Access 2013中，打开数据库文件时，窗口左侧的导航窗格中保存着数据库各个对象。通过导航窗格可以打开所有数据库对象，并进行浏览和修改。
    • 关闭数据库
      • 直接单击数据库文件窗口上角的“关闭”按钮。
      • 单击“文件"上的”关闭“按钮。
• 创建数据库中的表
  • 表的设计方案和创建方法：表是由结构与表内容两部分组成。
    • 创建表的方法：当打开新的空白桌面数据库时，Access将自动创建一个空表，默认名称为”表1“，选择”文件”保存“命令。如果需要创建新的表，用户可以单击”创建“”表格“”表“按钮，以添加一个名为”表#“的新表。”#“是自动按顺序列出的下一个未使用数字。
    • 表的试图方式：表的通常操作在设计视图和数据表视图中进行。
      • 设计视图：设计视图是用于编辑表结构的视图。在设计视图中可以输入，编辑，修改表的字段名称，数据类型和说明，可以设置字段的各种属性等可以设置表属性。
      • 数据表视图：数据表视图是用于浏览和编辑记录的视图。在数据表视图中，不仅可以对记录进行插入，编辑，修改和删除，还可以查找，替换数据以及对表进行排序和筛选等
  • 数据类型
    • 短文本：最多可以储存256个字符。
    • 长文本：Access 2013提供了“仅追加”和”格式文本“两种属性。长文本在Access 中最多能储存1GB的字符。
    • 数子：数字数据类型用于储存需要进行计算的数据，包括字节型，整形，长整型，单精度型，双精度型，同步复制ID和小数等。
    • 日期/时间：用于储存日期和时间。
    • 货币：货币数据类型用于表示货币值，计算时禁止四舍五入，占用8字节宽度。
    • 自动编号：自动编号数据类型用于在添加记录时给每一个记录自动插入唯一的顺序号（每次递增1）或随即编号。
    • 是/负：用于存储两个值中只可能是其中一个的数据，如是/否，真/假等。
    • OLE对象：OLE是对象嵌入与链接的简称。
    • 超链接：超链接数据用于存放在超级链接地址，可以存储电子邮件等地址。
    • 附件：附件数据类型允许用户向记录附加图片和其他文件，就像邮件的附件一样。
    • 计算字段：计算字段用于存储计算结果，并不是数据类型。
    • 查阅和关系：用户可以通过查阅和关系下的“查阅向导”对话框创建查阅字段，可以查阅其他表或查询中的值。
  • 主键及其设置方法
    • 主键：主键是表中唯一标识一条记录的一个字段或多个字段的组合。一个表只能有一个主键。主键不允许有NULL值，而且必须始终具有唯一值。
• 对表进行编辑和修改
  • 表中的字段属性设置
    • “字段大小”属性：“字段大小”属性用于设置存储数据所占空间大小。只能对“短文本”和“数字”两种类型的字段设置该属性。
    • “格式”属性；“格式”属性用于设置数据的显示方式。对于不同数据类型的字段，其格式的选择有所不同。“格式”属性只影响数据显示方式，对表中的数据并无影响。
    • “输入掩码”属性：“掩码输入”属性用于设置数据的输入格式。
    • “标题”属性：标题是字段另一个名称，标题和字段名称可以相同，也可以不同。
    • "默认值"属性：用于指定新记录的默认值。设定默认值后，输入记录时，默认值会自动输入新记录的相应字段中。
    • “验证规则”和“验证文本”属性：“验证规则”属性用于设置输入数据时必须遵守的表达式规则。利用“验证规则”属性可限制字段的取值范围，确保输入数据的合理性，防止非法数据输入。“验证文本”属性用于配合“验证规则”使用。当输入的数据违反了“验证规则”时系统会用设置的“验证文本”来给出提示信息。
  • 表中字段的编辑修改
    • 添加新字段：在设计视图中，若添加的新字段要出现在现有的后面，则直接在“字段名称”列的空行中输入新的字段名称即可。
      • 在数据表视图中，若添加的新字段要出现在现有字段的最后，则直接在标题列的最后一列中单击“单击以添加”按钮，即可添加新字段，并进行数据类型的设计。
    • 删除字段：在设计视图中，对于表中不需要的字段，可以将其删除。在需要删除的字段所在的行中单击，单击“表格工具/设计”>"工具">“删除行”按钮，或者选择右键快捷菜单中的"删除行"命令，在打开的对话框中单击"是"按钮即可删除相应字段。
      • 在数据表视图中，选中需要删除的字段，单击"表格工具/字段">"添加和删除">"删除"按钮，或者选择右键快捷菜单中的"删除字段"命令即可
    • 修改字段：如果需要修改字段名称，则可以双击核字段名称直接修改，或删除该字段名称后重新输入新的字段名称。
    • 移动字段：如果需要改变字段的显示顺序，则可以选中要改变的字段，并将其拖到需要的位置。
• 对表中记录进行操作
  • 记录的添加，修改和删除。
    • 常规数据类型的输入;对于短文本，长文本。数字，日期/时间，货币，是/否 等类型的字段，可以直接在表中输入记录。“自动编号”类型的字段不用输入，添加记录时自动完成。再添加记录时如果某字段设置有“默认值”，则新记录的该字段使用“默认值”自动填充。
    • OLE对象数据类型输入：选中OLE对象数据类型的字段下不能直接在数据表视图中输入，可采用插入对象的方法输入数据。
  • 记录的查找和替换
  • 记录的排序
    • 概念；排序是指将表中的记录按照一个字段或多个字段的值重新排列。若排序的字段的值是从小到大排列的，则称为“升序”；若排序的字段的值是从大到小排列的，则称为“降序”。对于不同的字段类型，有不同的排序规则。
  • 记录的筛选
    • 概念；筛选是指仅显示那些满足某种条件的记录，而把不满足条件的记录隐藏起来的一种操作。
    • 四种筛选方式；共用筛选器，按选定内容筛选，按窗体筛选和高级筛选/排序。
  • 数据表视图格式及行列操作
    • 设计数据表视图格式
    • 调整表的行高和列宽
    • 隐藏列/取消隐藏列
    • 冻结列/取消冻结列
• 设计并编辑表关系
  • 表关系的相关概念
    • 表关系的概念；表关系是在两个表的字段之间建立的关系。通过表关系，数据库表间的数据能够联系起来，形成“有用”的数据，以便用于查询，窗体和报表等对象中。
    • 表关系有三种类型；一对一关系，一对多关系，多对多关系。
    • 参照完整性；设置参照完整性能确保相关表中各个记录之间关系的有效性，并确保不会意外删除或更改相关的数据，因此在建立表关系时，一般应实施参照完整性检查。
  • 表关系的建立和维护
    • 表关系的建立和维护在“关系”窗口中进行，单击“数据库工具”>“关系”>“关系”按钮，可以打开“关系”窗口。