文档管理

文档管理的内容包括公文管理，文件管理，分工以及制度建设，我们无论是步入职场还是在生活学习中都应该学会文档管理，尤其即将写毕业论文的友友们

文档管理

• 文件管理
  • 行政类文件管理规程
  • 文件编制规则
  • 文件起草
  • 文件审核、批准
  • 文件生效、培训
  • 文件修订、取消申请流程
  • 电子版文件管理
    • ECM
  • 文件到期复审
  • 保密规定
    • 密级分类
    • 文件分发
    • 文件查阅
• 分工
  • xx
    • 赛增质量体系文件
    • 中心文件管理
  • 体系文件
    • 后勤-xx
    • 行政-xx
    • EHS-xx
    • 公共事务-xx
• 制度建设
  • 行政制度分类应分为程序文件、管理制度、操作规程。
  • 各部门对制度编制需求进行识别与确认→责任部门起草初稿→责任部门组织与制度相关部门进行研讨并征求意见→制度建设小组初审→责任部门根据制度重要程度组织会审或会签→经总经理审批后以红头文件发布
  • 制度计划
  • 制度立项
  • 制度起草
  • 制度预审
  • 制度会签
  • 制度签发
    • 按照公文程序流转
  • 制度执行
  • 监督考核
  • 制度评估
  • 制度优化
• 公文管理
  • 公文写作
  • 分类
    • 决定、规定、通知、通报、报告、请示、函、纪要
  • 收发文、立卷归档、安全保密、培训检查
  • 收文程序
    • 收文处理程序包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、注办归卷等。
  • 发文程序
    • 发文办理包括拟稿、审核、会签、签发、复核、用印、分发等程序。
  • 版面规范
  • 构成要素与格式
    • 公文由眉首、主体、版记三要素构成。
    • 置于公文首页红色反线以上各要素的统称，按排列次序依次为公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度标识、发文机构名称、发文字号、签发人、红色反线等。
    • 主体 ，置于红色反线下至主题词之间各要素的统称，包括公文标 题、主送机构名称、正文、附件序号及附件标题、成文日期、 机关印章、附注等部分。
    • 版记：置于主题词下各要素的统称，包括主题词、抄报抄送、印发机构和印发时间等要素，各要素之间均用一条与版心等宽的黑色反线。版记应置于公文最后一页，最后一个要素置于最后一行。