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必看!Excel表格知识点整理分享!下图对Excel的重要操作进行说明,包含了Excel表格的文件格式、基本操作、格式设置及美化、筛选、分类汇总、公式与函数等等内容。
编辑于2019-02-21 03:02:28Excel
作用
存储
处理
分析
呈现
文件格式
xls、xlsx
xlw
工作区文件
通过“视图-保存工作区”产生
视图-新建窗口-全部重排,可以方便对照
只是存储窗口布局,不存储数据
快捷键
快速输入当前日期:Ctrl + :
基本操作
工作表
按住Shift选择连续的工作表后,右键选择插入工作表,可以插入同样数量的新工作表
插入行列
在想要插入行(列)的下行(右列)上右键选择插入
选择多行(列),再插入,可以插入多行(列)
移动
单元格:选中单元格,鼠标变为四向箭头时,长按左键拖动至目标位置
整列(行):选中整列(行),鼠标变为四向箭头时,按住Shift,再长按左键拖动至目标位置
定位
选中一个单元格,鼠标变为四向箭头时,双击,可快速到达数据区的边界
冻结窗格
选中一个单元格,再冻结单元格,则该单元格左侧列和上方行会被冻结
填充
按下Ctrl再拖动填充柄会改变它的默认行为(复制/按序列延伸)
按住右键填充,有丰富的选项,对日期来说尤为有用(按工作日、月、年填充)
编辑自定义列表,影响填充柄和排序的行为
选择一个区域(按住Ctrl可以选取不连续的区域),输入数值,按住Ctrl+回车,将整个区域批量填充
选择区域
利用名称框
选中一个单元格,在按住Shift和Ctrl之后,利用方向键扩展选中区域
可以用名称框给选定区域命名,通过“公式-名称管理器”管理命名
单元格内换行
按住Alt再按回车键
宽度调整
直接拖拽(定义数值)调整
双击边界线实现自适应内容调整
选中多列(行)可以批量操作
格式刷
首先选中样式样本区域,再点击格式刷,再选择格式被应用区域
单击一次,可以将格式应用到别处一次
双击一次,可以将格式应用到别处多次,按Esc或点击格式刷退出
隐藏
隐藏错误值:=iferror(公式,"")
隐藏单元格0值
设置单元格格式: 0;;;@
使用条件样式
IF(xx=0,"",xx)
格式设置及美化
调出“单元格格式”的快捷键是Ctrl + 1
合并单元格
跨越合并可以同时完成多行上的相同列的合并
取消合并后,空白单元格可以通过写公式,然后利用Ctrl+回车批量填充
可以将合并的格式应用到多个连续相同的数据,好处是,取消合并后可以恢复每行不空的状态
边框线设置
设置单元格格式-边框
数据类型
数字
预设格式
常规
-1234.5678格式G/通用格式
数值
1234.57格式0.00_
1234.6格式0.0_
1235格式0_
1,234.57格式#,##0.00_
货币
会计专用
它的货币符号总是在最开始位置
日期
1表示1900-1-1
年:yyyy
月:1-4个m
日:1-4个d,3-4个a
时间
1除以24得到的小数表示1个小时
百分比
分数
科学计数
自定义格式
正数情况显示格式;负数情况显示格式;零情况显示格式;文本格式
原始数据是数字,但现实起来可以不是数字,例如:5元
[条件]
文本
转为数字
选中区域,点击左上方的感叹号-转换为数字
在一个单元格里输入数字1,复制,选中目标区域,选择性粘贴-乘
如果单元格内容为文本格式的数值,在更改单元格格式后,按下F2再按Enter可强制将其内容由文本类型变为数值类型
分列工具
对于日期文本来说,分列工具的最后一步提供了将其转变为日期格式数字的渠道
查找、替换
按值查找
是按照格式化后(可视)的效果来查找的,比如日期本质是个数字,本不包含“年”
模糊匹配
*表示任意长度字符串
?表示一个字符
~表示转义,用于要搜索*?~的时候,如~*表示*
按格式查找
单元格匹配(全字匹配)
定位
按条件快速选中符合条件的区域
批注
排序
不要选择单独的一列,选中排序依据的列的一个单元格即可
多条件排序,先排优先级低的字段(基于Excel排序是稳定的),或者用自定义排序
不仅可按数值排序,还可以按单元格颜色、字体颜色、单元格图标排序
对文本排序,可能需要自定义序列
先给行赋予权重,再排序,实现行的重排列,例如:工资条的生成
自定义排序中可以按行排序(改变列的顺序)
筛选
想复制筛选的结果,先定位“可见单元格”(Alt + ;)
筛选时可以给数值或文本设定条件
多条件筛选,依次筛选各个条件即可
高级筛选
自定义小表格表示筛选条件,同行且,不同行或
分类汇总
分类汇总之前要先排序
分类汇总前,选择数据区域任意位置即可,在弹出的对话框里选择分类字段和汇总方式等
在分类汇总对话框里,选择全部删除即可恢复至分类汇总之前的状态
多个条件分类汇总时,依然要先排序,然后进行多次分类汇总,从第二次开始不要勾选“替换当前分类汇总”
利用分类汇总合并单元格(借助其分类功能),先分类汇总,对新产生的列中的空值进行合并单元格操作,删除分类汇总,选择性粘贴格式
数据有效性
对单元格里允许输入的数据进行限制
常用于限定在指定列表(可手工输入用逗号分隔,也可以指定区域)里选择值
不是“停止”级别的出错警告可以允许用户修改
设置有效性之前就存在的数据,如果不符合条件,并不会提示,选定它时,左上方有感叹号
数据透视表
插入-数据透视表
可设置显示方式为经典,方便理解和拖拽
行字段可以分组,比如时间可以按月、季度划分
可以双击行字段名称,设置汇总方式(通过双击可以打开设置)
同一个字段可以多次作为值字段,并进行不同的汇总,比如求和、求平均值
可以添加需要计算得出的值字段(计算字段)
数据透视表选项里可以设置如何显示错误值和空单元格
报表筛选字段
提供一次筛选功能
快速创建多个工作表
选项-显示报表筛选页
选择生成的多张工作表(准备批量操作)
复制若干空行,粘贴覆盖掉小数据透视表的内容和格式
公式与函数
运算符
算术
+ - * / %(除以100) &(字符串连接) ^(乘方)
比较
= <> < <= > >=
TRUE相当于1,FALSE相当于0
公式以=开始
公式还可包含下列所有内容或其中之一:函数、引用、运算符和常量
单元格的引用类型
相对引用
A1
绝对引用
$A$1
混合引用
$A1
选中引用按F4可以切换引用类型
引用统一工作簿其他工作表的区域
感叹号 (!) 将工作表引用与单元格区域引用分开
如果引用的工作表中有空格或数字,则需要在工作表名称前后添加单撇号 ('),如='123'!A1 或 ='January Revenue'!A1。
R1C1样式,表示第几行第几列,数字被[]包裹时,负数意为左列上行,正数意为右列下行
移动公式时,不会改变引用;复制公式时,可能会改变引用
选定有公式的单元格后,出现填充柄时双击,可将公式向下应用整列数据
用双引号界定字符串
函数
sum
average
max
min
rank(排序),第二个参数注意使用绝对引用
IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false]), 例如=IF(C2="Yes",1,2) 表示如果C2 = Yes成立, 则返回 1, 否则返回 2)
避免if嵌套的方法
数值:if(xxx,yyy,0)+if(xxx,zzz,0)
字符串:if(xxx,"yyy","")&if(xxx,"zzz","")
与逻辑,AND(logical1, [logical2], ...)
或逻辑,OR(logical1, [logical2], ...)
LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, [result_vector]),要求lookup_vector是升序排列的,result_vector的长度与lookup_vector要一致
如果 LOOKUP 函数找不到 lookup_value,则该函数会与 lookup_vector 中小于或等于 lookup_value 的最大值进行匹配。
如果 lookup_value 小于 lookup_vector 中的最小值,则 LOOKUP 会返回 #N/A 错误值。
=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) 在首列查找lookup_value,并返回同行中第col_index_num行的值 =VLOOKUP(要查找的值, 要在其中查找值的区域(应排序), 区域中包含返回值的列号(通常大于等于2), [精确匹配(0/FALSE)或近似匹配(1/TRUE)] 查阅值应该始终位于所在区域的第一列,这样 VLOOKUP 才能正常工作。例如,如果查阅值位于单元格 C2 内,那么您的区域应该以 C 开头。 lookup_value支持通配符
HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]) 在首行查找lookup_value,并返回同列中第row_index_num行的值
MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type]) 返回lookup_value在lookup_array中的相对位置(从1开始) match_type取值为[-1,0,1(默认)]
is函数
ISBLANK(value) ISERR(value)值为任意错误值(除去 #N/A) ISERROR(value)值为任意错误值(#N/A、#VALUE!、#REF!、#DIV/0!、#NUM!、#NAME? 或 #NULL!) ISNA(value)值为错误值 #N/A(值不存在) ISLOGICAL(value)值为逻辑值 ISNONTEXT(value) ISNUMBER(value) ISREF(value)值是否为有效引用 ISTEXT(value)
COUNTIF(range, criteria),用于统计range(空白和文本值将被忽略)中满足某个条件(criteria,可以是具体数值、引用、关系字符串)的单元格的数量。当criteria为字符串且长度超过15时,会出错,需要连上*。
COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…),将条件应用于跨多个区域的单元格,然后统计满足所有条件的次数。 每一个附加的区域都必须与参数 criteria_range1 具有相同的行数和列数。 这些区域无需彼此相邻。
字符串
下标从1开始
字符串截取left、right、mid
字符串搜索find、search
字符串长度len
回车:char(10)
选择
CHOOSE(index_num, value1, [value2], ...),value可以是区域引用
SWITCH(表达式, value1, result1, [default 或 value2, result2],…[default 或 value3, result3])
条件求和:SUMIF(range, criteria, [sum_range]),将条件应用于一个区域并对其他区域中的对应值(与criteria匹配的区域与要进行求和的区域大小形状一样,所谓对应,就是在两个区域中的坐标值相同)求和,最终求和区域的左上角单元格和sum_range 参数中左上角的单元格一致,形状与 range 参数指定区域相同。 当criteria为超过15位的字符串时,会出错,解决方法:&"*"。 可用辅助列拼接多字段,然后进行条件求和。(推荐用sumifs,因为只有保留辅助列才能自动更新公式结果) 如果range中瞒住criteria的项只有一个,那么sumif可以客串vlookup
SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...) 计算其满足多个条件的全部参数的总量。 Criteria_range 参数与 Sum_range 参数必须包含相同的行数和列数。 =SUMIFS(A2:A9, B2:B9, "<>香蕉", C2:C9, "张三"),获得张三卖出的非香蕉水果的总数。
子主题
注意定位工具与批量填充的组合使用来完成不连续批量应用公式
按Ctrl + `(反引号)可以在显示公式和显示结果之间切换
条件格式
只是显示效果改变了,字体颜色和背景颜色并没有真的改变(个人理解,因为查找时用格式吸管没吸取到格式)