导图社区 行政后勤部门职责及工作流程
行政后勤工作,琐碎,繁杂,还不被老板重视,工作无头绪,整理出对应内容后,按照事件划分责任人,事事有人做,事事有追踪,事事有结果。
编辑于2023-09-12 16:32:25部门职责及流程-行政
1. 行政后勤工作
1. 行政工作(16项)
1、会议管理
1、会议组织
会议室排期
1、会议室使用:
接待责任部门需钉钉申请接待申请流程,说明接待时间、地点、事由、招待标准、预算费用,及需要其他部门提供何种支持等内容。
2、会前准备、会中服务、会后整理
会议的准备包括: 会议通知、会场安排、会议设施准备、会议材料、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。
会议通知:需提前以口头或书面形式通知,大型会议需至少提前1个工作日下发书面通知。
会议通知包括但不限于会议时间、地点、主持人、参会人员、会议内容和要求等。
3、会议服务
重要会议的会议室服务,根据实际情况安排。
2、会议室日常维护
会议室负责人员会前检查会议室环境及设备,保障会议正常进行
会议室的环境卫生采用谁使用谁维护的原则
会议室负责人员会后检查、清点会场设备。
3、会议分类
总部办公会议: 对公司战略经营发展、重大决策、重大事项的研究、决策和部署。
管理协调会议: 针对公司运营管理情况而适时召开的会议。
专题会议: 关于公司资金管理、经营管理、预算管理、项目管理、合同评审等方面的专项分析、研究、讨论、落实。
日常例行会议: 包括年/季/月/周/日的工作总结会议,部门日常例会等。
培训会议: 包括新员工入职培训、钉钉使用培训、财务报销培训、专题知识培训、业务技能培训等等。
接待会议: 指政府机关领导、商务合作伙伴、供应商等来司接待召开的会议。接待会议视来宾级别和来访目的由相关领导或部门负责人参加,或由领导指定人员接待。
4、会议安排(需做培训课件)
1、会议布置
桌牌提供:总部会议、管理协调会、专题会议、接待会议,必须摆放桌牌;
其他根据需要提供
桌牌摆放:
2、排座规则:由董事长/总经理/其他主持领导参会的,按照领导职位级别摆放
A、主席台座次安排
单中心:(领导为单数) 主要领导居中, 2号领导在1号领导左手位置, 3号领导在1号领导右手边
双中心:(领导为双数) 1号、2号领导同时居中, 2号在1号领导左手位, 3号在1号领导右手位。
B、长方桌会议/上午接洽
单数为奇数
单边为偶数 (注意门的方位)
5、会议纪要
1、存档:
重要会议资料实行一会一存,由行政部或承办部门自行存档。
存档内容包括会议通知、会议纪要、影像录音资料、图片等。
2、发布:
会议纪要的发放范围与会议参会人员范围一致。
会议纪要整理和发布应在当日完成,最晚2个工作日内完成(特殊情况)
若会议纪要决定事项涉及保密内容,应直接由接收人签收。
2、档案管理
制度管理
1. 文件收文
制度文件签批及回执
2. 文件发文
制度文件草拟
制度文件代发
3. 制度文件存档
合同签订管理
1. 合同签订前需走合同会签流程,填写《合同会签单》,各口签字后可签订合同
包括:财务、法务、总经理
2. 合同一式四份
财务中心一份、行政一份、相关部门一份、外部合作方一份
3. 合同存档
1. 建立《合同台账》
2. 合同按类存档
3、资产管理 (与财务结合)
办公用品
1. 办公用品预算
每年第四季度(10月)对接各部门办公用品需求,统计需求,做办公用品预算预估
每年12月确定下年度办公用品预算
每月(30日或当月最后一个工作日)提交月度资金计划
2. 《办公用品台账》
3. 每月(20日)要求各部门提交《办公用品需求单》
4. 制定办公用品安全库存标准
5. 办公用品--需求汇总平衡
6. 每月(25日前)提交《申购单--办公用品》至采购部 (行政部采购汇总表上报审批)
7. 办公用品验收入库
行政部(分仓)
8. 办公用品发放规则
行政部通知办公用品使用部门领用
行政部门登记《办公用品台账》
9. 办公用品预算预警
根据各部门年度办公用品预算,及年度过程中预算支出使用进度,对部门预警管控
固定资产
1. 固定资产预算
每年第四季度(10月)对接各部门固定资产需求,统计需求,做固定资产预算预估
每年12月确定下年度固定资产预算(含:维护保养、维修预算)
2. 《固定资产台账》
3. 固定资产盘点
每年(6月、12月)2次盘点:试用行期间每季盘点
责任部门:行政部、财务部、使用部门
4. 固定资产采购
1. 需求部门提交《申购单--固定资产》
2. 行政部审核《申购单--固定资产》
3. 审核通过后,《申购单--固定资产》提交至负责采购部门
4. 采购任务完成后,采购部通知行政部对固定资产验收入库
5. 固定资产发放规则
1. 行政部通知固定资产使用部门领用,填写《领用单》
2. 行政部门登记《固定资产台账》
6. 固定资产调入、调出、转移
使用部门与行政部申请固定资产使用,行政部审核通过后, 使用部门填写《固定资产调拨单》(要求:使用部门、行政部、财务部签字)
7. 固定资产保养、维修
维护保养: 行政部查询《固定资产台账》中固定资产维护要求,按时联系供应商/维护服务公司对固定资产维护保养
维修: 使用部门向行政部报修,行政部查询《固定资产台账》中固定资产供货商联系方式,联系对接其维修
8. 固定资产报废
使用部门提交《固定资产报废申请单》至行政部审核,审核通过后, 由行政部提交《固定资产报废申请单》至财务部,财务部审核做报废处理
9. 固定资产预算预警
根据各部门年度固定资产预算,及年度过程中预算支出使用进度,对部门预警管控
酒水管理
每月15日、30日盘点
每月25日提交采买申请
部门第一负责人审核
建立《酒水出入库台账》,每周地区行政统计成电子版
4、证照、印章
证照
1. 证照名称
1. 除税务、银行相关证照,其他一切证照均归属行政部办理
2. 《证照台账》
3. 档案(复印件)
4. 证照办理
5. 证照年检
6. 证照使用
行政部建立《证照使用记录》, 证照原件/复印件使用部门,需签字领取使用,并备注用途,使用完毕后归还行政部
印章管理
1. 办理营业执照同时办理五章(公章、财务章、法人章、合同章、发票章)
2. 财务章、法人章、发票章转交财务部
3. 公章、合同章行政部保管
4. 行政部建立《公章、合同章使用登记表》,使用部门领用时需签字
5、资质、证书
资质
1. 原件管理
备注:
1. 资质使用部门需要分别与行政部及业务部申请
2. 严格意义上资质使用归业务部统筹
2. 业务部门有新资质需求, 行政部负责牵头办理及费用申请等
3. 年审、缴费
员工资质证书
1. 《员工资格证书台账》
2. 档案(复印件)
3. 员工资格证书到期提醒相关人员办理延期
4. 严格意义上在员工档案中存放
6、设备管理
通讯设备设施办理及缴费
1. 电话线办理及缴费
2. 网络宽带办理及缴费
3. 各项行政类费用审核、程序提报等
4. 网站维护
5. 房卡管理
车辆管理
日常用车管理、驾驶员管理
加油卡、ETC
管理办法还没有颁布,涉及到对外项目的车辆
车辆手续保管,一部分在项目,一部分在行政
维修、保养
车辆违章查询督办
7、外联工作
涉及到外部来访单位的接待等
8、监察工作
制度落实
辅助管理体系搭建工作
流程合规
督导检查工作执行情况
专项检查
9、员工关怀
1、制度实用性、可执行性
2、人性化管理
3、节日福利、生日福利、奖励机制
10、员工考勤
1、门禁录入:
需要划入人事部,离职人员第一时间清除后台权限
2、部门内部执行日常检查
需划入人事部:人力部门月度汇总,并于对应部门核对
3、安全
1、员工上下班安全(培训)
2、消防安全:建立设备巡检台账
灭火器定期巡检并登记
2. 后勤工作(5项)
1. 商务接待
1. 招待申请人提报接待各项信息:接送、入住、礼品等详细信息
2. 酒店预订:申请人提供人数、需要房间数量、房型、住宿标准等信息
3. 接送服务:司机安排,时间、车次、位置信息等
4. 餐饮招待:申请人提供时间、地点、人数、招待水平、有无忌口、特殊偏好等
5. 餐厅的卫生环境
2. 办公环境
办公室装修、维修
办公卫生管理
绿植、工位、工位牌、鱼缸管理
电费水费网费等杂费管理
费用报销
3. 食材采买
1、分类
接待食材
员工餐食材
2、验货
签字确认:采买与厨师双方就原材料的质量、数量确认签字
3、报销
汇总:由行政负责专员统一汇总
4. 员工宿舍
1. 《宿舍床位台账》
2. 员工宿舍安排
新员工入职,人力资源部填写《住宿申请单》,行政部接到后对接各宿舍负责人,安排宿舍
3. 宿舍管理:宿舍长,部门负责人
1. 卫生检查
2. 安全检查
3. 员工归宿时间检查
4. 设立宿舍长,安全、环境管理归属宿舍长,直属部门负责人
5. 行政负责费用缴纳申请,并保留随时抽查的权利
4. 员工退宿
行政部接到人力资源部提交的《员工离职清单》后,对接对应部门负责人/宿舍长,通知员工办理退宿手续及退还物品等
5. 门卫
1、来访登记
2、员工出入登记、监管
3、外部环境巡查
中心主题
主题
主题
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