行政后勤部门职责及工作流程

行政后勤工作，琐碎，繁杂，还不被老板重视，工作无头绪，整理出对应内容后，按照事件划分责任人，事事有人做，事事有追踪，事事有结果。

部门职责及流程-行政

• 1. 行政后勤工作
  • 1. 行政工作（16项）
    • 1、会议管理
      • 1、会议组织
        • 会议室排期
          • 1、会议室使用：
            • 接待责任部门需钉钉申请接待申请流程，说明接待时间、地点、事由、招待标准、预算费用，及需要其他部门提供何种支持等内容。
          • 2、会前准备、会中服务、会后整理
            • 会议的准备包括： 会议通知、会场安排、会议设施准备、会议材料、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。
            • 会议通知：需提前以口头或书面形式通知，大型会议需至少提前1个工作日下发书面通知。
            • 会议通知包括但不限于会议时间、地点、主持人、参会人员、会议内容和要求等。
          • 3、会议服务
            • 重要会议的会议室服务，根据实际情况安排。
      • 2、会议室日常维护
        • 会议室负责人员会前检查会议室环境及设备，保障会议正常进行
        • 会议室的环境卫生采用谁使用谁维护的原则
        • 会议室负责人员会后检查、清点会场设备。
      • 3、会议分类
        • 总部办公会议： 对公司战略经营发展、重大决策、重大事项的研究、决策和部署。
        • 管理协调会议： 针对公司运营管理情况而适时召开的会议。
        • 专题会议： 关于公司资金管理、经营管理、预算管理、项目管理、合同评审等方面的专项分析、研究、讨论、落实。
        • 日常例行会议： 包括年/季/月/周/日的工作总结会议，部门日常例会等。
        • 培训会议： 包括新员工入职培训、钉钉使用培训、财务报销培训、专题知识培训、业务技能培训等等。
        • 接待会议： 指政府机关领导、商务合作伙伴、供应商等来司接待召开的会议。接待会议视来宾级别和来访目的由相关领导或部门负责人参加，或由领导指定人员接待。
      • 4、会议安排（需做培训课件）
        • 1、会议布置
          • 桌牌提供：总部会议、管理协调会、专题会议、接待会议，必须摆放桌牌；
          • 其他根据需要提供
          • 桌牌摆放：
        • 2、排座规则：由董事长/总经理/其他主持领导参会的，按照领导职位级别摆放
          • A、主席台座次安排
            • 单中心：（领导为单数） 主要领导居中， 2号领导在1号领导左手位置， 3号领导在1号领导右手边
            • 双中心：（领导为双数） 1号、2号领导同时居中， 2号在1号领导左手位， 3号在1号领导右手位。
          • B、长方桌会议/上午接洽
            • 单数为奇数
            • 单边为偶数 （注意门的方位）
      • 5、会议纪要
        • 1、存档：
          • 重要会议资料实行一会一存，由行政部或承办部门自行存档。
          • 存档内容包括会议通知、会议纪要、影像录音资料、图片等。
        • 2、发布：
          • 会议纪要的发放范围与会议参会人员范围一致。
          • 会议纪要整理和发布应在当日完成，最晚2个工作日内完成（特殊情况）
          • 若会议纪要决定事项涉及保密内容，应直接由接收人签收。
    • 2、档案管理
      • 制度管理
        • 1. 文件收文
          • 制度文件签批及回执
        • 2. 文件发文
          • 制度文件草拟
          • 制度文件代发
        • 3. 制度文件存档
      • 合同签订管理
        • 1. 合同签订前需走合同会签流程，填写《合同会签单》，各口签字后可签订合同
          • 包括：财务、法务、总经理
        • 2. 合同一式四份
          • 财务中心一份、行政一份、相关部门一份、外部合作方一份
        • 3. 合同存档
          • 1. 建立《合同台账》
          • 2. 合同按类存档
    • 3、资产管理 （与财务结合）
      • 办公用品
        • 1. 办公用品预算
          • 每年第四季度（10月）对接各部门办公用品需求，统计需求，做办公用品预算预估
          • 每年12月确定下年度办公用品预算
          • 每月（30日或当月最后一个工作日）提交月度资金计划
        • 2. 《办公用品台账》
        • 3. 每月（20日）要求各部门提交《办公用品需求单》
        • 4. 制定办公用品安全库存标准
        • 5. 办公用品--需求汇总平衡
        • 6. 每月（25日前）提交《申购单--办公用品》至采购部 （行政部采购汇总表上报审批）
        • 7. 办公用品验收入库
          • 行政部（分仓）
        • 8. 办公用品发放规则
          • 行政部通知办公用品使用部门领用
          • 行政部门登记《办公用品台账》
        • 9. 办公用品预算预警
          • 根据各部门年度办公用品预算，及年度过程中预算支出使用进度，对部门预警管控
      • 固定资产
        • 1. 固定资产预算
          • 每年第四季度（10月）对接各部门固定资产需求，统计需求，做固定资产预算预估
          • 每年12月确定下年度固定资产预算（含：维护保养、维修预算）
        • 2. 《固定资产台账》
        • 3. 固定资产盘点
          • 每年（6月、12月）2次盘点：试用行期间每季盘点
          • 责任部门：行政部、财务部、使用部门
        • 4. 固定资产采购
          • 1. 需求部门提交《申购单--固定资产》
          • 2. 行政部审核《申购单--固定资产》
          • 3. 审核通过后，《申购单--固定资产》提交至负责采购部门
          • 4. 采购任务完成后，采购部通知行政部对固定资产验收入库
        • 5. 固定资产发放规则
          • 1. 行政部通知固定资产使用部门领用，填写《领用单》
          • 2. 行政部门登记《固定资产台账》
        • 6. 固定资产调入、调出、转移
          • 使用部门与行政部申请固定资产使用，行政部审核通过后， 使用部门填写《固定资产调拨单》（要求：使用部门、行政部、财务部签字）
        • 7. 固定资产保养、维修
          • 维护保养： 行政部查询《固定资产台账》中固定资产维护要求，按时联系供应商/维护服务公司对固定资产维护保养
          • 维修： 使用部门向行政部报修，行政部查询《固定资产台账》中固定资产供货商联系方式，联系对接其维修
        • 8. 固定资产报废
          • 使用部门提交《固定资产报废申请单》至行政部审核，审核通过后， 由行政部提交《固定资产报废申请单》至财务部，财务部审核做报废处理
        • 9. 固定资产预算预警
          • 根据各部门年度固定资产预算，及年度过程中预算支出使用进度，对部门预警管控
      • 酒水管理
        • 每月15日、30日盘点
        • 每月25日提交采买申请
          • 部门第一负责人审核
        • 建立《酒水出入库台账》，每周地区行政统计成电子版
    • 4、证照、印章
      • 证照
        • 1. 证照名称
          • 1. 除税务、银行相关证照，其他一切证照均归属行政部办理
        • 2. 《证照台账》
        • 3. 档案（复印件）
        • 4. 证照办理
        • 5. 证照年检
        • 6. 证照使用
          • 行政部建立《证照使用记录》， 证照原件/复印件使用部门，需签字领取使用，并备注用途，使用完毕后归还行政部
      • 印章管理
        • 1. 办理营业执照同时办理五章（公章、财务章、法人章、合同章、发票章）
        • 2. 财务章、法人章、发票章转交财务部
        • 3. 公章、合同章行政部保管
        • 4. 行政部建立《公章、合同章使用登记表》，使用部门领用时需签字
    • 5、资质、证书
      • 资质
        • 1. 原件管理
          • 备注：
            • 1. 资质使用部门需要分别与行政部及业务部申请
            • 2. 严格意义上资质使用归业务部统筹
        • 2. 业务部门有新资质需求， 行政部负责牵头办理及费用申请等
        • 3. 年审、缴费
      • 员工资质证书
        • 1. 《员工资格证书台账》
        • 2. 档案（复印件）
        • 3. 员工资格证书到期提醒相关人员办理延期
        • 4. 严格意义上在员工档案中存放
    • 6、设备管理
      • 通讯设备设施办理及缴费
        • 1. 电话线办理及缴费
        • 2. 网络宽带办理及缴费
        • 3. 各项行政类费用审核、程序提报等
        • 4. 网站维护
        • 5. 房卡管理
      • 车辆管理
        • 日常用车管理、驾驶员管理
        • 加油卡、ETC
        • 管理办法还没有颁布，涉及到对外项目的车辆
        • 车辆手续保管，一部分在项目，一部分在行政
        • 维修、保养
        • 车辆违章查询督办
    • 7、外联工作
      • 涉及到外部来访单位的接待等
    • 8、监察工作
      • 制度落实
        • 辅助管理体系搭建工作
      • 流程合规
        • 督导检查工作执行情况
        • 专项检查
    • 9、员工关怀
      • 1、制度实用性、可执行性
      • 2、人性化管理
      • 3、节日福利、生日福利、奖励机制
    • 10、员工考勤
      • 1、门禁录入：
        • 需要划入人事部，离职人员第一时间清除后台权限
      • 2、部门内部执行日常检查
        • 需划入人事部：人力部门月度汇总，并于对应部门核对
      • 3、安全
        • 1、员工上下班安全（培训）
        • 2、消防安全：建立设备巡检台账
          • 灭火器定期巡检并登记
  • 2. 后勤工作（5项）
    • 1. 商务接待
      • 1. 招待申请人提报接待各项信息：接送、入住、礼品等详细信息
      • 2. 酒店预订：申请人提供人数、需要房间数量、房型、住宿标准等信息
      • 3. 接送服务：司机安排，时间、车次、位置信息等
      • 4. 餐饮招待：申请人提供时间、地点、人数、招待水平、有无忌口、特殊偏好等
      • 5. 餐厅的卫生环境
    • 2. 办公环境
      • 办公室装修、维修
      • 办公卫生管理
      • 绿植、工位、工位牌、鱼缸管理
      • 电费水费网费等杂费管理
      • 费用报销
    • 3. 食材采买
      • 1、分类
        • 接待食材
        • 员工餐食材
      • 2、验货
        • 签字确认：采买与厨师双方就原材料的质量、数量确认签字
      • 3、报销
        • 汇总：由行政负责专员统一汇总
    • 4. 员工宿舍
      • 1. 《宿舍床位台账》
      • 2. 员工宿舍安排
        • 新员工入职，人力资源部填写《住宿申请单》，行政部接到后对接各宿舍负责人，安排宿舍
      • 3. 宿舍管理：宿舍长，部门负责人
        • 1. 卫生检查
        • 2. 安全检查
        • 3. 员工归宿时间检查
        • 4. 设立宿舍长，安全、环境管理归属宿舍长，直属部门负责人
        • 5. 行政负责费用缴纳申请，并保留随时抽查的权利
      • 4. 员工退宿
        • 行政部接到人力资源部提交的《员工离职清单》后，对接对应部门负责人/宿舍长，通知员工办理退宿手续及退还物品等
    • 5. 门卫
      • 1、来访登记
      • 2、员工出入登记、监管
      • 3、外部环境巡查

中心主题

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