公司会议管理

公司内会议组织管理，流程、标准，其具体如：会前准备有会议通知、接待标准、会议安排、生成《投影使用指引》；会中服务有茶水续杯、果盘更换、录像换位、生成《会中服务标准》；会后整理有恢复常规标准、会议纪要。

公司会议管理

• 会前准备
  • 1.会议通知
    • 会议类型
      • 接待会议： 指外部领导、商务合作伙伴、供应商等来司接待召开的会议。接待会议视来宾级别和来访目的由相关领导或部门负责人参加，或由领导指定人员接待。
        • 特级
      • 总部办公会议： 对公司战略经营发展、重大决策、重大事项的研究、决策和部署。
        • 公司高层例会：包括年/季/月/周/日的工作总结会议
      • 管理协调会议： 针对公司运营管理情况而适时召开的会议。
      • 专题会议： 关于公司经营管理、预算管理、项目管理、合同评审等方面的专项分析、研究、讨论、落实。
      • 一级
      • 培训会议： 包括新员工入职培训、钉钉使用培训、财务报销培训、专题知识培训、业务技能培训等等。
      • 日常例行会议： 部门日常例会：包括年/季/月/周/日的工作总结会议，
      • 二级
    • 会议时间
      • 在会议时间发布之前至少提前24小时公布
      • 如有临时突发性会议应第一时间发布会议通知
      • 公司内部有计划会议按照计划执行，提前通知与安排 生成《月度会议计划表》
    • 参会人员及人数
      • 人数：根据参会人数选择会议地点
      • 人员：根据参会人员不同确定会议标准
        • 根据参会人员不同进行座次排位
    • 会议地点
      • A地区
        • 大会议室
        • 小会议室
      • B地区
        • 总会议室
      • ……其他地点
    • 议题
      • 其他部门提交或会议发起者提交
    • 生成《会议通知》模版
  • 2.接待标准
    • 特级
      • 条幅选定
      • 录像拍照
      • 茶水准备
      • 果盘摆放
      • 额外与 上级确认
      • 桌牌摆放
      • 纸抽摆放
      • 座位位置
      • 烟缸摆放
      • 板夹摆放
      • A4纸摆放
      • 签字笔摆放
      • 矿泉水摆放
    • 一级
      • 桌牌摆放
      • 座位位置
      • 纸抽摆放
      • 烟缸摆放
      • 板夹摆放
      • A4纸摆放
      • 签字笔摆放
      • 矿泉水摆放
    • 二级
      • 座位位置
      • 纸抽摆放
      • 烟缸摆放
      • 板夹摆放
      • A4纸摆放
      • 签字笔摆放
      • 矿泉水摆放
    • 插入图片确定标准 生成《会议接待标准》
  • 3.会议安排
    • 会议布置
      • 桌牌提供：总部会议、管理协调会、专题会议、接待会议，必须摆放桌牌；
      • 其他根据需要提供
      • 桌牌摆放：
    • 排座规则：由董事长/总经理/其他主持领导参会的，按照领导职位级别摆放
      • A、主席台座次安排
        • 单中心：（领导为单数） 主要领导居中， 2号领导在1号领导左手位置， 3号领导在1号领导右手边
        • 双中心：（领导为双数） 1号、2号领导同时居中， 2号在1号领导左手位， 3号在1号领导右手位。
      • B、长方桌会议/上午接洽
        • 单数为奇数
        • 单边为偶数 （注意门的方位）
    • 生成《培训课件》
  • 4.生成《投影使用指引》
• 会中服务
  • 茶水续杯
    • 每隔30分钟询问茶水续杯
      • 生成《续杯礼仪标准》
  • 果盘更换
    • 上下场分会，中场休息时考虑更换
  • 录像换位
  • 生成《会中服务标准》
• 会后整理
  • 恢复常规标准
    • A地区
      • 大会议室
        • 座位位置
        • 纸抽摆放
        • 烟缸摆放
        • 板夹摆放
        • A4纸摆放
        • 签字笔摆放
        • 矿泉水摆放
      • 小会议室
        • 座位位置
        • 纸抽摆放
        • 烟缸摆放
        • 板夹摆放
        • A4纸摆放
        • 签字笔摆放
        • 矿泉水摆放
    • B地区
      • 总会议室
        • 座位位置
        • 纸抽摆放
        • 烟缸摆放
        • 板夹摆放
        • A4纸摆放
        • 签字笔摆放
        • 矿泉水摆放
    • 插入图片确定标准 生成《会议室标准》
    • 会议室日常维护
      • 会议室负责人员会前检查会议室环境及设备，保障会议正常进行
      • 会议室的环境卫生采用谁使用谁维护的原则
      • 会议室负责人员会后检查、清点会场设备。
  • 会议纪要
    • 存档《会议纪要》
      • 重要会议资料实行一会一存，由行政部或承办部门自行存档。
      • 存档内容包括会议通知、会议纪要、影像录音资料、图片等。
      • 生成会议纪要模版
    • 发布
      • 会议纪要的发放范围与会议参会人员范围一致。
      • 会议纪要整理和发布应在当日完成，最晚2个工作日内完成（特殊情况）
      • 若会议纪要决定事项涉及保密内容，应直接由接收人签收。
    • 通过会议纪要对会议内容进行节点跟进
      • 生成会议跟进表