GTD时间管理工具——目标制定的步骤

关于时间管理工具的目标制定步骤，包含了 1 从”为什么“开始确立长期目标 2 将长期目标分解为短期目标 3 规划时间 4 SMART原则 5 跟踪反馈 6 OKR原则 等等

目标制定的步骤

• 一、从“为什么”开始确立长期目标
  • 著名作家西蒙·斯涅克的黄金圈法则的理念是，从“为什么”开始你才能保持长久的激情和注意力。很多人关注的是做什么或者怎么做，而从“为什么”开始，由内向外的感召才能让你拥有持久的动力。所以我们先从问自己“为什么要做这件事”开始设定长期目标。可通过下面两个步骤找到你的长期目标： 第一步，从不同角色出发，根据角色设定你认为非常值得实现的长期目标。部分目标可以是有野心的，有野心的目标不仅让你为目标持续奋斗，还能激发创新，找到解决问题的非常规方法。比如你想： • 职业角色：提升技能，5年内成为本专业的高手； • 创业角色：为未来的事业赚取启动资金100万； • 父亲角色：买一栋比现在大2倍的房子让孩子有更好的生活环境。 第二步，选择你最想实现的目标，把它写下来，过几天再回头审视，这个长期目标真的是你愿意付出艰辛努力想达成的吗？写下来还有一个好处是随着时间的推移，目标容易淡出视野，用工具将目标记录下来（并放在显眼的地方），可以不断提醒目标的存在。
• 二、将长期目标分解为短期目标（做什么？怎么做？）
  • 一个合理的短期目标既是具体的，也是有一定难度的。容易达成的目标不能发挥目标的激励作用，而如果不够具体，具体实施起来就不知所措，就容易胡思乱想找借口拖延。比如你定的长期目标是减肥，一个具体的目标就是每月减3斤，可以再分解成周目标，周目标分解为日目标，最后的日目标要落实到行动指标，执行步骤中，比如每天跑5000步。 我们说长期目标要多想想“为什么”，可一旦分解到短期目标，就要多想想“怎么做”，规划更具体的内容。提前预想更多的细节，能帮助我们完成困难，生疏和时间周期很的任务。 心理学家丹· 韦格纳和罗宾· 华勒切尔曾做过一个喝咖啡试验。要求一半的实验者用普通杯子喝，而另一半的实验者用一磅重（1磅约等于453克，现在看来并不重，但在这个试验的年代，1磅的杯子算非常笨重的）的杯子喝。然后问他们喝咖啡的体验，用普通杯子的实验者会赋予咖啡更多的抽象意义，比如喝咖啡可以醒脑提神等。而用笨重咖啡杯的人则描述的会很具体，包含很多细节，比如要握紧把手，将杯子小心的放到嘴边等。通过具体的思考“怎么做”，能帮助他们从奇怪的杯子里喝到咖啡，而不至于将自己烫伤。
• 三、规划时间
  • 很多人不行动的借口通常是：我没有足够的时间。事实上，我们表面看起来真的很忙，但忙可能只是借口，缺少时间是因为动力不足或没有安排好轻重缓急。依据二八法则，80%的产出由20%的工作决定。我们必须为那些重要的核心事项留出足够的时间。并且在时间规划时一定要有截止线，如果没有截止日期，这个事情就会拖延，可能永远都处于待办事项中。时间规划就是将短期目标置入行事历中。行事历可以用日历软件，或者纸质的每日要事薄等，刚开始时，不要定太多的任务，3件左右必须完成的任务，一旦定下后，就要严守规则，确保完成。
• 四、核查目标
  • 至此，你已经有了一张目标清单，要看看它是不是合理，可以根据SMART原则来检验。SMART原则是二战后，企业用来提高员工积极性和竞争力而采用的一种目标管理方法，其具体含义为： • Specific：具体。不能模糊的说我要减肥，得有具体的措施； • Measurable： 可测量。目标是否完成，是可以衡量的； • Attainable：可实现。我们说好目标需要一定难度，但也不能好高骛远，定根本不可能实现的目标。可实现的意思就是我们可以努力跳一跳够得着的果实； • Relevant：相关的。不是独立的目标，是实际的，跟其他目标相关，特别是有助于终极目标达成； • Time-based：有明确的截止期限。要有时间表，一周后，一月后，一年后达到什么程度。 关于SMART原则具体应用，MBA智库网站有位网友举了个生动形象的例子：你原来1000米跑步成绩是3分30秒，你想在3个月后进步到3分20秒，那么S就是指1000米跑步，M就是指进步10秒，A就是指进步10秒是比较现实的，可以接受的，比如进步30秒就是不现实无法接受的，R就是指为了进步10秒你要安排其他一些相关性目标，比如要有跑步练习场地，比如每天安排跑2次1000米，也就是指实际性，如果没有练习场地，那么就是不实际的，T就是指三个月后取得进步。
  • 目标设定原则
    • SMART 原则
      • 关于SMART原则具体应用，MBA智库网站有位网友举了个生动形象的例子： 你原来1000米跑步成绩是3分30秒，你想在3个月后进步到3分20秒，那么： S就是指1000米跑步， M就是指进步10秒， A就是指进步10秒是比较现实的，可以接受的，比如进步30秒就是不现实无法接受的， R就是指为了进步10秒你要安排其他一些相关性目标，比如要有跑步练习场地，比如每天安排跑2次1000米，也就是指实际性，如果没有练习场地，那么就是不实际的， T就是指三个月后取得进步。
      • S 具体的
      • M 可衡量的，量化的
      • A 可以达到的
      • R 相关的
      • T 有一定期限的
      • W 为什么要定这个目标
    • 既具有一定难度又很具体的目标更能帮我们实现愿望
• 五、跟踪执行，反馈调整
  • 目标制定好后，及时跟踪是必不可少的，这样才能形成闭环。一个高效的反馈闭环，能帮助我们快速进步。很多人有写日记的习惯，但大部分人的日记可能只是起到记录的作用，很少去深刻的反思当日的所思所做。我认为一个能促进学习和进步的日记至少包含两个要点： 1）当日成功 这个成功可以是阶段性的大事件，更包括每天有意义的小赢（small win），这些小赢能保持我们的高动机，给大脑奖赏并刺激大脑活跃，保持高效的运转。 2）当日反思 反思是需要刻意训练的，这种刻意反思，对我们当日做的事情总结加工，提取经验，存入元认知库。如果不反思，我们遇到以前没有处理好的问题，可能还是老方一贴，仍然做不好，这也是有些人工作了很多年，进步缓慢的原因。反思是理智行为的标志，智慧除了汲取别人的，还有一个重要途径就是从自我的反思中总结。 除了每日记录跟踪外，还要以周为单位做小总结，以月为单位做月度总结，每季度有一个大的总结和反思。对重要的工作，做完后都要复盘，哪些地方做的好，列出具体的三个，哪些地方做的不够好，找到两个“短处”，这就是“三长两短”复盘法。通过检查进度，过程复盘，排除执行中的瓶颈和障碍，能让我们吸取经验教训，更快的成长。 无论多合理的目标都不可能百分百实现。但做计划的过程要比计划本身重要的多，制定目标的过程也是一个自我评估和对未来预测的过程，一个目标不管看上去多合理，在具体实施过程中总会碰到一些不可预见的问题。如果你定的目标能全部完成，可能是设定的目标太简单，太看重“表现”，而一个具有一定难度的目标，才能激发潜能让你取得进步。心理学家多年的研究发现，既具有一定难度又很具体的目标更能帮我们实现愿望。
• 六、OKR（目标与关键结果）
  • 最后，再介绍一下近几年在科技届流行的 OKR，OKR 由 Intel（英特尔）发明，是一套明确和跟踪目标及其完成情况的管理工具和方法，对于个人制定和实施目标也具有意义，能够让 SMART 这个原则更接地气，更具有实操性。OKR 分两部分，O就是 Objectives（目标任务），而KR就是 Key Results（关键结果），OKR 的核心就是从自身战略出发，明确目标，聚焦关键成果，将战略清晰的传达给每个员工。对于个人而言，我们经常想的和做的并不一致，OKR 也可以帮我们做到思想和行动的统一，保持专注。 其中 Objectives（目标任务）不一定是明确可衡量的，比如“我要跑步”就是一个目标，但其中的关键结果必须要可测量，有具体的数值。比如为了健康今天要比昨天多跑步，多跑步这就很模糊，用今天比昨天多跑200步这样的精确的数字表达形式，更有可能帮助我们实现目标。 总之，一个好的目标，既是具体的，也是有一定难度的。在设定长远目标时多问几个“为什么”，从更大更广的图景去思考，让我们更有动力实现目标和阻止诱惑。而短期目标，则专注于具体的细节，多思考怎么做的具体步骤，关注细节也有助于我们应对困难，生疏和需要很长时间才能完成的任务。