简单做(ZTD)的十个好习惯总结

简单做(ZTD)的十个好习惯总结，这些简单做的好习惯可以帮助你更好地管理时间，提高工作效率，减少干扰，从而更好地应对日常工作和生活中的挑战。

简单做(ZTD)的十个好习惯总结

• 思维导图制作：[e-mail]
• 1. 收集
  • 这个习惯与 GTD 的完全一样：把所有在脑海里浮现的信息（任务, 想法, 项目等等）记录到随身携带的小本子上（或者任何适合你的工具）。因为只有把信息从脑海里拿出来记在纸上，你才不会忘记它们。 ZTD只需要一个小巧、便携、易用的工具来记录信息——最好是一本小笔记本或者一小叠卡片，因为它们比PDA或者笔记本电脑更易于携带和方便使用（可以随意选择其他的工具）。每当你回到家或者办公室时，就立刻把信息从笔记本中清空，存入任务清单中（一个简单的任务清单就可以了）。 对于这个习惯，我更推荐大家使用纸质的工具而不非电子产品，比方说：非常流行的Moleskine笔记本和Hipster PDA。如果觉得使用PDA或者Smartphone更适合你，那当然也可以。我推荐纸质工具的原因是因为它们速度快。使用电子产品，你先要开机，然后进入合适的程序，最后添加条目才能开始输入。若使用纸笔，你只需要拿出来写就行了。总之什么工具更适合你，就采用什么工具。我只是认为工具越简单易用, 你就越有可能去使用它。 全面收集的关键在于你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来, 并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。千万不要拖延上面几步，否则信息会积累得越来越多，最后让你失去坚持下去的动力。记住要积极主动地规划你所收集的信息，不要让信息堆积堵塞你的动力。同样的，无论你在哪里（床上，商店，住院，等等），都要随身携带你的记录工具。最后再重申一遍，不管你用的是什么工具，它必须便于携带且能快速的记录信息。
• 2. 处理
  • 收件箱中的原料（stuff）的堆积是造成耽搁的重要原因。只有及时处理信息，对原料及时做出决定和归纳成类，你才能避免原料的堆积。我建议每天至少处理一次你的收件箱，若有需要你可能要更频繁地整理。 第一，限制你的收件箱。你需要查看的信息和资料都会在收件箱中。如果有很多的收件箱，便需要更多的时间去管理好它们。所以尽量减少你的收件箱数量，刚好满足你的需求即可。 列出所有你收集信息的途径，评估每一条途径带来的价值，合并某些收件箱或者删除那些无用的收件箱。若认定某条途径没有价值，就抛弃它一周，然后再考虑是否确实要删除它。对于其他的一些途径，想想能够将它们合并成一个收件箱。比方说：家中 有好几个地方被你用来存放收到的信息？那改用一个收件箱来收集所有的邮件、工作记录、学校笔记、电话表、电脑输出文件、时间表等等。你有四个email邮 箱？尝试让它们都转发到一个邮箱中。总之，越少越好，尽量将收件箱数量控制在4～7左右。 第二，管理你的收件箱。长期阅读我博客的读者应该会觉得挺耳熟的，但是我还是要反复地强调：不要让你的收件箱溢出。留着大量未完成的原料未处理，绝对会让你感到巨大的压力。所以，赶快成为自己收件箱的管理大师！ 每天检查并且处理你的收件箱。有一些收件箱，你可能需要检查几次（我每小时检查一次email），但是不要频繁的检查。这只会浪费你的时间，降低你的工作效率。但是也不能一天之内一次也不检查，否者你的原料又会堆积起来，记住堆积是你最大的敌人。 从上往下处理信息，马上做出决定。从收件箱中的第一项开始，立刻做出决定，不要跳过、拖后或延迟做出决定。 删除。如果你不需要这条信息，就删掉它（总是保持这个为优先选择）。 委派他人。你是做这件事的合适人选吗？如果不是，交给最适合的人。 立刻完成。如何这件事需要的时间少于两分钟，那立即完成它，而不要放到任务清单中。 等下在做的任务。如果这件事需要的时间多过两分钟，马上把它列入任务清单中，并且等下马上完成它。 制作档案。你需要额外的参考文件来完成某件事情，那赶快为它制作一个档案。 无论如何，不要让收件箱里有剩余的项目。删除或者制作档案，处理每一个项目直到收件箱为空。注意，如果你的收件箱中有上百的项目，那最好把它们放入另一个文件箱中等下处理（专门搁出几个小时去处理它们），接着再继续处理新进入收件箱中的信息。 重复这些步骤，保持你的收件箱为空。如果你有限制自己的收件箱数量，实现这一点并不难。保持收件箱为空会让你觉得棒极了，庆祝一下？！记住，不要一整天都在处理收件箱，最好形成习惯总是在固定的时刻去处理它们。
  • 2.1. 限制你的收件箱
    • 你需要查看的信息和资料都会在收件箱中。如果有很多的收件箱，便需要更多的时间去管理好它们。所以尽量减少你的收件箱数量，刚好满足你的需求即可。 列出所有你收集信息的途径，评估每一条途径带来的价值，合并某些收件箱或者删除那些无用的收件箱。若认定某条途径没有价值，就抛弃它一周，然后再考虑是否确实要删除它。对于其他的一些途径，想想能够将它们合并成一个收件箱。比方说：家中 有好几个地方被你用来存放收到的信息？那改用一个收件箱来收集所有的邮件、工作记录、学校笔记、电话表、电脑输出文件、时间表等等。你有四个email邮 箱？尝试让它们都转发到一个邮箱中。总之，越少越好，尽量将收件箱数量控制在4～7左右。
  • 2.2. 管理
    • 长期阅读我博客的读者应该会觉得挺耳熟的，但是我还是要反复地强调：不要让你的收件箱溢出。留着大量未完成的原料未处理，绝对会让你感到巨大的压力。所以，赶快成为自己收件箱的管理大师！ 每天检查并且处理你的收件箱。有一些收件箱，你可能需要检查几次（我每小时检查一次email），但是不要频繁的检查。这只会浪费你的时间，降低你的工作效率。但是也不能一天之内一次也不检查，否者你的原料又会堆积起来，记住堆积是你最大的敌人。
    • 2.2.1. 从上往下处理信息，马上做出决定
      • 收件箱中的第一项开始，立刻做出决定，不要跳过、拖后或延迟做出决定。
    • 2.2.2. 删除
      • 如果你不需要这条信息，就删掉它（总是保持这个为优先选择）。
    • 2.2.3. 委派他人
      • 你是做这件事的合适人选吗？如果不是，交给最适合的人。
    • 2.2.4. 立刻完成
      • 如何这件事需要的时间少于两分钟，那立即完成它，而不要放到任务清单中。
    • 2.2.5. 等下在做的任务
      • 如果这件事需要的时间多过两分钟，马上把它列入任务清单中，并且等下马上完成它。
    • 2.2.6. 制作档案
      • 你需要额外的参考文件来完成某件事情，那赶快为它制作一个档案。
    • 2.2.7. 不要有剩余的项目
      • 删除或者制作档案，处理每一个项目直到收件箱为空。注意，如果你的收件箱中有上百的项目，那最好把它们放入另一个文件箱中等下处理（专门搁出几个小时去处理它们），接着再继续处理新进入收件箱中的信息。
    • 2.2.8. 重复，保持为空
      • 如果你有限制自己的收件箱数量，实现这一点并不难。保持收件箱为空会让你觉得棒极了，庆祝一下？！记住，不要一整天都在处理收件箱，最好形成习惯总是在固定的时刻去处理它们。
• 3. 计划
  • 每周，列下你需要完成的重大事件，把他们排进日程表。每天，列出1-3个最重要的事(MITs)。记住一定要保证你有很好的完成这些最重要的事。 这是ZTD中最简单也是最重要的一个习惯。它为你的每一天和每一周都设定了目标，因为与其去盲目的去完成那长长的任务清单，你总是在完成那些最重要最有用的事情！当然，你还是要去完成其余的事情的。但是完成最重要的任务，会使你知道自己总在做真正想做的事——那些当你回顾的时候，会感到自豪的事，而不会操劳一天后却发现自己一无所成。 以下是一些如何运用这个好习惯的小技巧
  • 3.1. 重大事件(Big Rocks)
    • 在每周开始的时候（星期天或星期一），坐下来看看你的任务清单。想想这周你最想要完成什么？刚开始的时候尽量将数目限制在4-6件，待到熟练了且你觉得自己能完成更多的时候，再添加多的任务。不要忘了要确保这些重大事件中包含至少一项与你年度目标有关的任务。更详细请参考《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》。
  • 3.2. 安排日程
    • 将本周重大事件放在你的周程计划中。每天放置只一个或两个，否则你会忙不过来。并且分出1-2小时的时间去完成它们，尽量把时间安排得越早越好。放置好这些重大事件后，你就可以计划其它的不是那么重要的事情了。
  • 3.3. 最重要的任务
    • 每天早上，马上决定今日最重要的任务。这和你的重大事件很相似，每日选择1-3个最重要的任务，而这其中可能包括一个你已经安排了的重大事件和其它几个最重要的任务。同样的，尽量将它们安排在尽可能早的时段。如果安排的太晚，你常常会被其他的任务干扰，而导致任务失败。
  • 3.4. 完成
    • 前面说的这些无非就是为了搞定这些最重要的任务。每天早上做的第一件事就是完成第一件最重要的任务，远离干扰，把所有精力都放在任务上直到完成它为止。做完之后可以简单的奖赏自己。然后去完成第二件最重要的任务!
  • 3.5. 回顾
    • 如果你完成了最重要的任务，那一定感觉这一天特别棒。所以要记得回顾你所完成的，顺便表扬自己一下～
• 4. 执行
  • 执行，作为一切时间管理的核心，同样是ZTD中非常重要的一部分。如果你不执行计划的行动，那其他的所有管理习惯也就是无意义的，你准备的工具、管理系统、计划列表、任务清单等等也就是白费了。所以执行是所以习惯中最最重要的！ ZTD着重于在不分心的情境下，一次只执行一件事。千万不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。这里是一些建议，希望你能够真正地执行行动并且完成它们
  • 4.1. 重大事件(Big Rocks)
    • 选择一个任务（最好是每日最重要的任务之一），做出决定：是一次全部完成、还是现在抽出一段时间（30分钟）去做它。更详细请参考《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》。
  • 4.2. 选择好环境
    • 你开始工作前，消去所有使你分心的事。关闭Email、关上手机、拔掉网线等等，把办公桌上堆积的混乱的东西写清理干净。
  • 4.3. 记录时间
    • 设置一个计时器（像CoolTimer等等），或者尽可能的集中于你的任务不要松懈，不让自己变得心烦意乱的。
  • 4.4. 避免干扰
    • 如果你在执行时被干扰了，马上把这些新到的信息或者任务记录到你的笔记本或收集箱中，然后继续原来的任务。重申一遍，千万不要尝试多线工作。
  • 4.5. 快速调整状态
    • 如果你必需去检查你的Email或者执行其他的任务，那停下来，深呼吸，重新使自己的思绪集中，调整到正确的状态再继续任务。
  • 4.6. 不可避免的中断
    • 无论如何，有时总会碰到一些我们无法避免和拖延的事情而中断现在的任务。当遇到这个情况时，把现在的任务进度记录下来，把所用的资料也都整理放到一旁。当你弄完那些无法避免的任务后，简单地把所有的资料重新拿出来，然后再看看记录的任务进度，又可以马上开始原来的任务了。
  • 4.7. 享受休息
    • 深呼吸，舒展一下身子，在工作时也要享受好的休息。身体可是革命的本钱，千万不要亏待了哦～
  • 4.8. Ahhh
    • 当你完成任务后，表扬你自己！奖励你自己上一会儿网，看一会儿电视——但是不要太长了（10分钟），然后继续你的下一步行动。千万不要让你被奖励冲昏了头脑，忘记了下面的任务。
• 5. 日程表
  • 许多GTD的使用者都习惯研究工具，创造复杂的实施系统，频繁更换使用的工具和系统，但这些都没有再帮你把事情搞定。ZTD是关于行动的系统，而非工具。所以ZTD希望你尽可能的使用简单的工具。记住，你真正需要的仅仅是一些列表而已。 GTD需要你将自己的任务（下一步行动）放到一系列的情境清单中，比如@工作、@电话、@家里、@差事、@等待, 等等。基本来说，你需要问自己：“基于我所在的场合以及我现有的工具，我现在能完成什么？”然后去完成这个任务。GTD通过将你的列表按情境划分从而简化了这一过程，你只需要去考虑自己现在所处的情境就好，不用去想其他的情境。GTD中还有其他一些清单，比如说“将来/某时”（Someday/Maybe清单：现在不能完成但以后可能会做的事）和“等待列表”。 收集的习惯已经再前面讨论过了，但现在的问题是：该用什么工具来记录你的列表。以下是我的推荐的一些简单、有效的GTD工具
  • 5.1. 简单、有效的GTD工具
    • Simple GTD：这是我的最爱，也是我正在使用的工具。我使用它便是因为的简单和易用。Simple GTD没有很多功能，但提供的都能满足你的需求，去尝试一下吧。 Moleskine：这也是我的最爱。事实上，任何能装进口袋的笔记本都非常不错，简单的笔记本对实施GTD来说完美极了。但Moleskine真的很特别, 它很漂亮也很易用。所以我强烈推荐它 Hipster PDA：Hipster PDA不是电子产品，它由一叠卡片和一个夹子组成。你可以找到它的模板然后打印出来，也可自己动手做。其方便之处在于卡片用完之后，你可以随时更换卡片。请参考《向您介绍Hipster PDA》和《组织你的Hiptster PDA》 Tadalist：可能是这里面最简单的工具了，Tadalist就是一个简单的列表工具。界面不错，可以建立无数多的清单，打印它们，非常简单。 Todoist：另一款非常简单的任务清单管理工具。它有一些额外的功能，但也不是很复杂。我不太喜欢它的界面，也许你会觉得它不错的。 Thinkingrock：一款非常实用的GTD桌面软件。完全按照GTD的思想，简单易用，可以在各个平台上使用。请参考《ThinkingRock:最好的GTD软件》和《ThinkingRock:最好的GTD软件2》 一旦你选好工具，就马上开始记录，并且要记得要简单。
  • 5.2. 检查
    • 这个习惯的另一部分——每天查看你的列表，也是很重要的部分（比你用什么工具重要得多）。你需要把它培养成一种习惯，这大概会需要三十天。一旦你养成每日检查列表的习惯后，你的生活将更有条理，也更有效率。
• 6. 管理
  • 这是一个众所周知的管理方法：寻找一个可以容纳所有信息，而且所有信息都被收集在这里的地方。 这个方法为什么如此优秀呢？原因很简单，因为它最实用。阅读下面以文章，培养这个好习惯，让你不再为找不到东西而发愁。 好习惯：管理——存储所有信息的地方 你的资料是不是零散的堆积在工作台上？你是不是每天都有花上一段时间去找自己的钥匙？此刻，你是否知道，你生活中每一个细节被搁置在哪儿呢？ 这些我只想说明的是：你的生活是可以完全被管理的，只需要这个简单的规则：把所有信息都放在正确的地方。这个习惯也正是我在传授给我的孩子们的，所以我可以不要在他们玩耍后，帮他们将玩具收好；更重要的是我觉得这个习惯是最有价值的之一。 这里是如何培养这个习惯的方法：
  • 6.1. 形成系统
    • 把所有接收的信息都放入你的收集箱（在工作与家庭中）。处理你的收集箱，马上完成一些任务或者将其中一些放入任务清单中，然后完成它，从清单中清理出去。在这个系统里，你永远都不应该有疑问自己下一步该做什么。
  • 6.2. 为信息找个家
    • 如果你总是把一些资料堆放在你的工作台、书桌、床上或者卧椅上，你就应该想想：这些东西是应该放在哪儿的呢？它们的“家”在哪儿？如果它们还没有“家”，你就为它们找一个吧。安排一个地方专门放东西或某一类东西。车钥匙？找一个地方专门放钥匙；脏衣服？不要把它们都扔在床上；首饰？把它们放到一个安全的地方收好。
  • 6.3. 简单整理
    • 一旦你已经把收集箱中的项目处理，你可能还需要参考其中的条目，这时你就需要一个地方来收集这些项目。千万不要把这么一叠文件随便堆在不知道什么地方——建立一个简单的整理系统（方便的字母安排顺序，或者Geek喜欢的十六进制方式等等）。准备几个备用的空白标签和文件夹以便随时建立一个新的整理夹。不要害怕有太多的整理夹，相反的，你应该避免将不同的文件混杂在一个整理夹中（那就失去意义了）。
  • 6.4. 马上开始
    • 我知道，你在看这篇文章的时候正在想“等下我就去做建立一个管理系统”。不要“等下”，现在就开始！
  • 6.5. 习惯成自然
    • 把所有的东西都放在正确的地方的习惯不是一夜就能培养成的。你可能忘记，也可能为了偷懒而没做。你应该坚持，黏住这个习惯，至少坚持这个习惯30天，直到它已经变成自然使之。
  • 6.6. 注意过渡阶段
    • 当你从一件事情转移到另一件事时，其中过渡的时间是应该注意的。因为你需要把一些材料整理到一边和清理一下，但是这个时间我们常常不会去想该如何整理和收集，而是下一步该自己做什么。当你在培养这个管理习惯的时候，注意这个转移过渡，这样你就能记得去整理和更容易的管理好事情。
  • 6.7. 保持桌面干净
    • 永远都不要让你的工作台、书桌、床、床头柜、咖啡桌和地板上堆着东西。如果你正在犯这个错误，请为那些东西找个“家”。
  • 6.8. 使用标签
    • 标签是管理中最好用的工具。准备一些空白标签，为那些抽屉和文件箱都标上标签。所以你就可以对事情都了如指掌。
  • 6.9. 评估审核
    • 无论何时，回顾你的管理习惯都是一件保持进步的事情。你会发现有一些管理上的不当之处，像某一些资料都被整理在一个房间，而你却常常在另一个房间使用这些资料等等。而有些时候，你需要重新整理一遍所以抽屉和文件箱，以便保持事情都在可控制的范围内。
• 7. 回顾
  • 无论你多么优秀，仍然有忘记事情的时刻、有失去目标的时刻、有时间管理系统失衡的时刻。当你陷入繁忙的工作，忙碌的生活中时，即便最好的管理系统都有可能变得一团糟。 所以每周回顾的重要意义在此: 它给了你一次机会, 来重新整理所有的事情并检视什么是最重要的任务。这里ZTD(简单做)将告诉你一个更简单的每周回顾方法——帮助你在更短的时间内获取同样有效的结果。 好习惯：每周回顾你的系统和目标 GTD中的每周回顾已经非常棒了，简单做（ZTD）基本上仍延用它，不过添加了对目标回顾的重视度。在每周回顾中，你应该对比自己的年度目标，回顾自己在过去一周取得的进步，制定下一周的前进计划。这里是如何让你在五步中就完成重要的的每周回顾：
  • 7.1. 长期(1)，中期(1)和短期目标
    • 回顾你的人生目标（如果你没有，抽出时间仔细考虑一下），根据你的人生目标制定一个今年自己想完成的长期目标，只需要一个（如果你制定了太多，就选择最重要的，目标太多便会失去准心）；然后再为接下来的几个月制定一个中期目标，这个目标应当是帮助你进一步接近自己的长期目标；最后再为接下来的几周选择一个短期目标，来帮助你接近自己的中期目标。当你完成这些步骤后，以后的每周回顾也就是一次对自己目标进展的回顾和对目标的重新确定。每周对你目标重新确定是非常重要的，只有这样才能保证你的前进方向正确，保证你的精神和体力上都做好准备，继续保持不断前进。（刚开始的目标设定大概需要10-15分钟，以后的每周回顾大约5分钟。
  • 7.2. 笔记
    • 如果你有跟随简单做好习惯1(收集)，你就会有一份上一周的笔记。在你的笔记上，大部分的任务都应该已经完成的，但是重要的是在重新回顾它们时，发现那些没有完成的任务、没有处理的信息等等。就是简单的扫过然后把未完成的事情重新记录下来。（大概5-10分钟）
  • 7.3. 日程表
    • 回顾上一周的日程表，看看是否有需要提前的事项，或者有新产生的需要完成的任务。然后再看看下一周你需要完成的事情。（大约5分钟）
  • 7.4. 清单
    • 无论你是使用多份情境清单或者一份任务清单，回顾它们是同样重要的，确认上面列出的事项是最新的。划掉那些已经完成的事项，并且看看你的“接下来的任务清单”、“某一天/可能清单”、“工程清单”，如果你有使用这些清单。（大约10分钟）
  • 7.5. 设定短期目标&放置“大石块”
    • 如果你已经完成了一个短期目标，你就回到第一个步骤重新设定一个新的。如果还未达到短期目标，那回顾自己的任务时，看看怎么样能取得更好的成果。列出这周你想完成的重要任务和其他的任务，然后将它们安排到日程表中，尽量将它们安排在早晨。这些任务是优先级最高的，所以每天不要安排太多的，只需1、2个便可。参考阅读《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》 如果你不分心，并且按照步骤来，总共回顾时间为30分钟。回顾时，你应该避免所有的打搅，关掉Email和网络（除非你的清单都是在线的），关掉你的手机。最多的情况，一次每周回顾大概也就45分钟而已。 记住，每次只要集中于一个目标，并且确保它是一个你能完成的目标。将它贴出来、告诉朋友、使用Email提醒等等，无论如何都不要放弃或者远离目标。
• 8. 简化
  • 如果你同我一样，有一份长的任务列表，你可能会按照情境来划分这些任务(工作, 家庭, 差事, 电话,等等)。你的任务列表是非常非常长，那就真是恐怖了。你需要明白，你永远不会完成所以任务，因为任务总在不断地增加。 将你的任务列表简化到最少，只剩下最重要的任务，这样你就不需要那些复杂的计划体系了. 长长的任务列表，是GTD系统存在的问题之一。由于GTD并不对任务进行的优先级划分，所有的任务都被添加到这份清单中，于是这份清单就变得越来越长，而你就不得不每天都疲倦地忙碌于任务完成之中. 好习惯：简化——减少你的任务清单，只留下最必要的 最近，我尝试简化自己的GTD时间管理系统。虽然我仍有长长的任务清单记满了该做得事情，但我不再注重它们。我开始进行清理工作，只关注什么是最重要的事。 现在我的任务清单已经精简到，每天只有三件最重要的事。当然我还有一份记录我该做的小任务的清单， 但是这些大约30分钟就够全部了。而一天剩下的时间，我便用来完成那些更重要的事情。我也使用日历来提醒有约会等等，不过日历只是一种方法而非真正的时间管理工具。我不再需要时间管理工具，因为我已经将冗长的任务清单减少到每天只有三个最重要的任务。以下是一些技巧帮助你达到这样的境界：
  • 8.1. 清除，再清除
    • 花几分钟时间回顾你的任务和项目清单，想想如何简化他们。或许你可以把这当作一项考验：把自己的任务消去一半。如果你有50个任务，试着减少到25件。该如何清除任务呢？有些任务是很久以前的，不再需要做了，而还有一些任务可以被拖延。参考阅读《同强动力的任务改善你的工作效率》。
  • 8.2. 最重要的？
    • 了解你的主要目标是什么，其他目标是什么。你应该把精力都集中于一件事情上，同时两三件也可以，但千万不要同时进行十几件事。当你的小任务与你的主要目标有关系时，那么它们就是重要的，否则就不是。
  • 8.3. 减少承诺
    • 你打算完成多少项目？你打算做多少额外的工作？可你是不可能完成所有事情的，你需要学会说不。就算已经说好了，你仍然可以说不，对别人坦诚相告：你有其他紧急任务要去做，不能答应他们干某事了。慢慢的，你就应当减少你的承诺。
  • 8.4. 简化信息源
    • 我减少了RSS订阅量，也减少了每日Email回复的数量。这一年多来，我只读一份报纸或一份杂志。有些新闻是不能带给我们任何价值，所以简化你生活中的信息输入，从而也简化输出。参考阅读《处理信息膨胀的21条小贴士》。
  • 8.5. 每周回顾
    • 每周花一点时间去回顾，清除那些掉不必要的任务，你不需要一份庞大的任务清单来变得高效。
  • 8.6. 完成大石头
    • 在每周回顾中，找出你打算在下周完成的几份重要任务。这些就是你的大石头。把这些大石头放进你的每日日程中，把它们安排在最前面，优先先完成你的大石头，不要把它们推到每天的最后。参考阅读《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》。
  • 8.7. 价值max
    • 看看这两个新闻作者：一个超级忙碌，每周写很多文章，这些文章都不错，但还不是非常优秀；另一个作者每周写一份文章，但是总能上头版，而且到处都在讨论这些文章，它在互联网上也到处被转载，这些文章使他在记者的行业很成功，他也因此得到了更好的工作，甚至出版了自己的著作。也许这个例子有些极端，但它说明了要点：有些任务需要长期投入，有些只会你一直忙碌，实际上却不重要。把精力放在那些重要任务上，它们将使你成名，带来长时间的回报和长时间的幸福与满足。这些就是你的“大石头”，清除其它的不重要的。
  • 8.8. 三件最重要的事
    • 写下你一天中最重要的三件事（我记录在自己的Moleskine上），当你完成它们的时候划掉它。如果可能的话，将一天的时间都花在这三件事上，至少也应该投入前半天来做这三件事情。你的最重要的三件事可以是你每周的“大石头”，或者任何你需要当日完成的任务。
  • 8.9. 小事集中做
    • 把小事放在一起做。每天都会有些小事情需要你去处理，因为不及时处理掉它们，它们或许会带来更多的一些小麻烦。所以把这些小事情都写在一起（我写在页面的底部）。一般来说，你不需要立即着手它们。设定一个段时间（大约30分钟，放在一天末，比如4点之后），然后一起完成所有的这些事情。这些小事可能是：打电话、回复电子邮件、处理信息或文件等等。快速地完成它们，然后将它们从清单中消除出去。这样，一天过去你就没剩下多少没完成的任务了。如果不行，也最好是将小事情（而非重要的任务）拖到第二天，Email也可以放到一起处理。如果你不这样，这些小事情就是一种干扰，每天利用一次或是两次的时间把它们全文搞定！
• 9. 常规
  • 结构性是GTD缺少的一个非常重要的部分。我认为David Allen对这方面所强调的是进入一种“心静如水”的状态，从而为做任何事做好准备。对于David Allen这样的人来说，这样可能是件好事。但是对其他大部分人来说，却变得有些混乱。 好习惯：常规 —— 设定每周、每日例程 设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。 更重要的是，使你掌控自己的生活，而非让任务处在搁浅之中。没有日程，我们就不太容易对新进入的信息说不。因为我们总是被那些希望占用我们时间的人、吸引注意力的网站所拖住，这不是一件好事（除非你不想做完重要的事情），所以你需要掌控自己的生活，设定日程，并且跟着它走。 以下是一些小技巧，希望对你有所帮助：
  • 9.1. 工作任务
    • 做一份清单，包括所有你在工作中想要完成的任务。这可以是每周回顾内的任务，也可以是做报告，或是清空你的收件箱等等其它任务。在每一天的开始设置三件你需要完成的最重要的任务，并且每周回顾你的目标。
  • 9.2. 个人任务
    • 对于个人的事务，像锻炼、瑜伽、自我调节、记日记、阅读书籍和RSS订阅，或是付帐单、洗衣、购物、照料孩子、去银行、邮局等事，也去制定一份清单。比如说，购物清单等等。
  • 9.3. 批量处理
    • 花点心思去处理你的任务清单，看看能否将小的任务放在一起来做。一是节省时间，二是减少干扰。举例来说：如果你需要去购物、去银行、去邮局、去宠物商店，那么将这些事放在一天来做。你可以从一周中专门抽一天时间来做个人的事情：处理邮件、付帐单、平衡收支、写文件、准备东西、列购物清单等等。在工作时，你可以将打电话、收发邮件等类似的事情放在专门一个小时中做。
  • 9.4. 每日清单
    • 审阅一下你的清单，看看哪些是每天都做的。比如说：收发邮件、打电话、设定最重要的事、记日记、锻炼、阅读RSS、清空收件箱等等。计划你的每日日程，没必要精确到每一分钟，但要确定每天做这些事的固定时间。我的建议是：设定一份早上的例程(可以把在家的和在工作的分开)；一份一天结束之际的例程(工作结束的和一天结束的)；和一份要完成的最重要的任务和其他事情上的例程。
  • 9.5. 每周清单
    • 包括每周你会做几次(或更多)的事情。这可能是每周回顾、清洁房间、锻炼、洗衣、园艺等等。将这些事在一周的时间内分散开。不要把每天放得太满，你每天最多做两三件就好了，理想的情况是每天1-2件事。如果你需要做的太多了，那么你需要考虑简化一下。否则这很难坚持下去。
  • 9.6. 开始执行
    • 一旦设定好了每日和每周的例程， 那么就开始执行它。对于每日的例程，至少坚持一个星期。每周结尾时，回顾看看效果如何，如果效果不太好，就得作出调整。对于每周的例程，至少坚持两周，遇到问题时也需要自己调整一下。
  • 9.7. 坚持=胜利
    • 设定例程很容易，但坚持下来便是很难的。一旦你发现了适合自己的日程，一定要坚持30天，是他慢慢形成习惯。只有这样，你才会感到镇静，更能掌控你的生活。怎样坚持30天呢? 可以把它当作一项挑战、给自己设定奖励、把你的计划告诉别人、把你的日程贴在墙上等等。在坚持此习惯过程中，不要同时进行太多的习惯培养。参考阅读：《一个月培养一个好习惯》、《20个方法让你摆脱坏习惯》
• 10. 激情
  • 这并不像是平常的关于效率的技巧，但是它却值得你去深思。如果你真正地想去做一件事，无论多么辛苦，你都会去努力的完成吧。你会付出更多的努力，抽出更多的时间，耽搁的时间也减少了。这个习惯，也许对一些人来说 缺乏吸引力，因为他们已经安然于现有的平凡的（无聊的）生活中。如果你并不喜欢现在的工作，或者只是为了钱而工作，我觉得应该去考虑一下了。因为你不断地迫使 自己去做不喜欢的事情，这只会使你更加厌恶它。 好习惯：激情 —— 做你充满梦想的事情 或许你是该想想自己到底想做什么？（不要说是睡觉）你最喜欢从事什么？你心仪的工作岗位是什么，如何达到它？仔细想想，多考虑几天，待你确认以后，下一步就去实现它吧：
  • 10.1. 调查
    • 有谁在从事你心仪的工作？他们有什么经验和想法？他们是如何得到这份工作的？获取这份工作有什么要求与标准？在网络上搜索、询问认识的朋友，你能获取的信息越多，对你也就越有好处；
  • 10.2. 找出绊脚石
    • 你还需要什么去获得这份工作？是一份更高的学位、已有一份不错的工作经验、或者是需要其他的技能？
  • 10.3. 设定计划
    • 想出一些有用的方法去解决你的绊脚石。如果你永远都不开始计划，那你就永远不会获得自己想要的工作。所以，为自己的成功铺好道路吧。
  • 10.4. 开始行动
    • 不要等待机会，机会只会降临给时刻准备的人。所以，主动去发现和抓住机会，执行你的计划——至少每天一点，直到你达到目标。也许现在看起来，需要走的路还很长，但是你一旦实际行动起来，总有一天，你就会到底目的地的。
  • 10.5. 坚持不懈
    • 不要因为几次失败而放弃，为了自己的目标而奋斗。Don’t Give Up! 做一份使你充满激情的工作与任务，会让你精神饱满，动力十足的！