《聪明人是怎样管理时间的》网络分享

这是一篇关于《聪明人是怎样管理时间的》网络分享的思维导图，从时间理原则：明确工作目标、利用好任务列表等方面进行了概述。

《聪明人是怎样管理时间的？》

• 一、时间管理原则
  • 原则一：明确工作目标
    • 1. 时间老是零零碎碎的，就无法把全部注意力集中在一件事上。
    • 2. 把时间看作是一本学问
    • 3. 按照不同的范围划分你的问题
    • 4. 确定好工作目标
    • 5. 确定你的短期工作目标和长期职业目标
    • 6. 为完成目标安排时间
    • 7. 确定每日目标和每周目标
    • 8. 在前一天晚上就开始着手为次日做准备
    • 9. 不要拖延工作
    • 10. 帕累托原则：二八原则：
      • 1. 维尔弗雷多·帕累托是一位意大利经济学家。他观察到，在任意一次的工作过程中，在我们所得到的报酬中，80%是来自于其中仅仅20%的工作。他告诉我们，这20%的工作可以给我们的生命带来最丰厚的报酬。
      • 2. 我们所做的工作中，我们所得到的大部分报酬确实是来自于我们工作中相当小的一部分。
      • 3. 明白这一情况，可以让我们适当地划分工作的先后次序。对于那些能给我们带来一定报酬的工作——无论是个人的，还是职业的或者是组织上的报酬，我们需要把它们放在优先位置。而其他事情就可以暂且靠后了。
      • 4. 虽然所有的工作都需要完成，但只有我们能够真正从中得到报酬的那些工作才是最重要的。我们应该把自己的精力优先放在这些工作。
  • 原则二：利用好任务列表
    • 1. 区别优先次序，划分A、B、C三大类工作：
      • 1. 掌握好时间安排的第一步就是区分工作的先后次序。
      • 2. 这一系统就是要求你按从高到低的优先次序把自己所有的工作分成三类。我们把它们分别称为A类、B类和C类。排在第的A类是绝对优先的工作，B类是相对靠后的，C类是可以最迟完成的。
    • 2. A类工作：
      • 1. 这里列出的有限数量的工作是一定要完成的任务。这些事情必须符合下列的部分或全部的标准：
        • 1. 如果不完成这些工作，你就会被解雇。
        • 2. 这些任务符合帕累托原则中20%部分的工作标准。
        • 3. 这些任务需要在最近几天内完成。
        • 4. 这些任务符合你个人目标或职业目标。
        • 5. 这些任务是老板布置的工作。
    • 3. B类工作：
      • 1. 属于B类优先级的项目就是指那些主要工作，它们需要处理但又不要求你立刻完成。查看你的工作然后组织B类列表任务。这类任务需要处理，但又不是重要到非得今天或明天就完成，或者就是没有限定截止日期而已。
    • 4. C类工作：
      • 1. C类列表所包含的任务都是并不重要的项目。
    • 5. 将你所接到的任务马上写下来：
      • 1. 把那些口头布置的任务马上记下来，这样做一向是一个非常好的对策。这是你记录任务或项目的开始。
    • 6. 确定任务的截止日期：
      • 1. 设定截止日期是你进行计划和组织的重要方法。而且设定稍早的截止日期也使你发现日程表中的问题或者情况有所变动后，你依然有时间可以把工作完成。
    • 7. 不要让自己困在许下的承诺里进退两难：
      • 1. 过多的承诺确实是我们一直面临的一个危险。你必须遵守你的诺言，不论这是职业上的还是私人的许诺。许下的承诺，并不会给你造成不便，你依然有能力轻松地适应变化的环境和变化的任务。
    • 8. 保持领先优势：
      • 1. 我们都要保持领先优势。
    • 9. 制作一份未完成任务列表：
      • 1. 掌控你的时间，意味着你明白利用时间的方法。制作一份未完成任务列表可以使你最大限度地利用时间。
    • 10. 利用好这份未完成任务列表：
      • 1. 每天晚上在回家之前，都要回顾未完成任务列表，重新给次日的任务区分优先次序。把取得优先权的任务移到列表的顶端，这样我在第二天一早第一眼就可以看到它。同样地，根据任务需要完成的先后时间，再次安排先后次序。
    • 11. 与他人分享这份未完成任务列表
    • 12. 更新这份未完成任务列表：
      • 1. 如果没有时时更新的话，那么这份未完成任务列表就没有价值了。
    • 13. 使用一个专门文件夹以避兔拖延任务：
      • 1. 有一项时间杀手，以及导致熬夜和大量焦虑的一个原因，就是忘记了重要任务的截止日期。
  • 原则三：整理好工作空间
    • 1. 整理工作空间：总体整理
      • 1. 一个混乱的书桌代表这个主人思绪杂乱，没有效率。你管理周围环境的方式决定了你管理时间的方式。
    • 2. 整理工作空间：桌面
      • 1. 你是以什么方式接到工作的？通过书面资料，通过电子邮件还是通过普通邮件？在你的书桌上，这里有没有一个位置可以来存放你处理之前的新任务呢？如果没有的话，那么就留出一个位置。传统的那种“篮子方法”在今天还是非常有用的。
    • 3. 整理工作空间：书面文档
      • 1. 组织你的书面文档。使用统计文件夹，并且建立一个适合你的系统。
    • 4. 整理工作空间：文件夹
      • 接下来该怎么处理刚完成的这些文件夹呢？我们要建立一个收纳系统。另外，把旧文件收在一个专门的柜子里。用字母排序法整理。
    • 5. 整理工作空间：电子文档
    • 6. 整理工作时间：通讯录
      • 制作你的电子地址簿，可以迅速地查找资料。要时时更新能讯录。
    • 7. 整理工作空间：仔细挑选你的文档
      • 1. 不要长期存放每一样东西，而应该保留那些具有长期价值的文件。为了保护委托人的利益，他们将所有这些文件都用碎纸机切碎。
    • 8. 只保留一份日程表：
      • 1. 这份日程表要满足一个要求：你可以随时参考这张表来确定你参加会议和会面的时间和地点。
    • 9. 弄清楚应该保留哪些资料：
      • 1. 不愿意扔掉任何资料，办公室就会被文件塞满。当太多的资料累积起来，你就会不知道哪样东西在哪个地方了。这就导致了混乱，以至于最后你就无法掌控你的工作环境。
    • 10. 处理草稿的方法：
      • 1. 正确的做法应该是扔掉这些资料！
    • 11. 处理名片的方法：
      • 1. 另一种方法就是购买名片册。
    • 12. 处理书面文件：
      • 1. 选择一种适合你的组织方式——你自己的解决办法。
    • 13. 处理杂志：
      • 1. 仔细筛选并删除
      • 2. 购买杂志。其目的是为了了解最新行业情况，为了了解市场的最新情况；为了跟上团体的脚步。
    • 14. 使用一份“阅读文件”：
      • 1. 一旦你决定好保留哪些资料，删除哪些资料，那么之后你要选择在什么时间阅读呢？
      • 2. 如果你想要在资料送达之时就阅读所有信息，那么你一天的工作将变得零零碎碎。这不仅浪费时间，更影响效率。
    • 15. 建立一份通讯录：
      • 1. 建立一份你可以随时更新的通讯录名单。
  • 原则四：安排好工作时间
    • 1. 了解自己的最佳工作时间：
      • 1. 首先要了解自己最有效率的工作时间。
      • 2. 用这种方法并不代表你可以忽视一天中的其他时间。这只是表明你要了解并利用你的最佳工作时间。这个方法的目的在干最大限度地利用你的时间。
    • 2. 在你的最佳工作时间进行严肃的会晤。
    • 3. 对相似的任务分组：
      • 1. 如果你一直都在处理同一类型的任务，那么你就会自然而然地对任务中相同的元素以及所需要的同种工作集中注意力。
      • 2. 如果你把相似的任务安排到一起，你就会变得更加专注，零碎时间也就会减少。
    • 4. 设置一道“栅栏”以防时间流失：
      • 1. 当你安排你一天的计划时，保护这些时间，你就会变得更有效率，并且还可以准时下班回家。
    • 5. 每天都为突发事件留出缓冲时间：
      • 1. 每天都为突发事件留出缓冲时间。
    • 6. 时间安排：五步骤计划
      • 1. 时间安排：步骤一
        • 1. 这个计划的第一个步骤就是要清楚地确定你的有效时间。
      • 2. 时间安排：步骤二
        • 1. 接着判断当天你必须完成的优先级任务，只有完成那些任务后，你那一天才可以真正结束。
      • 3. 时间安排：步骤三
        • 1. 第三个步骤就是为每天或每周你必须完成的日常任务安排计划。就是之前写到过的那些管理任务。
      • 4. 时间安排：步骤四
        • 1. 为偶发事件安排出一些时间。为这类事情大致安排时间，在你安排好时间后，这些意外事件就不会发生了。但是当它们确实发生时，你就会很高兴已经留出了缓冲时间。
      • 5. 时间安排：步骤五
        • 1. 现在，为你自己完成私人目标和职业目标安排一些时间。这可能会是一个阅读各类书籍的时间，或者会是做一些研究的时间，又或者会是参加网上课程的时间，还或者会是……
    • 7. 使用电子日历：
      • 1. 使日程表最优化的方法之一就是将其与电子日历相结合。
    • 8. 正确利用电子日历：
      • 1. 首先，确定你每天都更新电子日历，是每一天。
      • 2. 第二，经常参考你的电子日历。
      • 3. 第三，利用电子程序里的特殊功能。大多数程序会在页面上出
    • 9. 参加外部会议：
      • 1. 这些会议极为消耗时间。这不仅仅包括会议本身需要的时间，而且还包括准备时间和旅行时间。所以这些会议在时间的消费上是十分挥霍的。
    • 10. 使干扰最小化：设定办公时间
      • 1. 每天都确定专门的时间段作为来访时间。这段时间通常安排处理一些管理工作或者优先级较低的工作，所以这些干扰对工作不会产生很大的影响。
    • 11. 第二大时间杀手：
      • 1. 第二大时间杀手就是通讯——这是指那些不必要的、没有效率的、浪费时间的通讯。
  • 原则五：保护好自己的时间
    • 1. 最大的时间杀手：
      • 1. 最大的时间杀手，就是其他人对时间的偷取！
      • 2. 控制你的时间，减少或者消除这一时间杀手。
    • 2. 让别人理解你的工作方式：
      • 1. 我们每一个人都有特定的工作风格，这是我们觉得最有效，感觉最舒服的一种方式。有些人喜欢利用每一天的开头数个小时，他们在没有干扰的情况下，集中注意力进行工作；其他一些人则喜欢用下午的后半段时间，集中有效地处理工作；还有一些人对于一整天的干扰都非常适应。
    • 3. 适应你的老板：
      • 1. 老板是管理者。他主导这些活动。
      • 2. 最有效率的方法就是和老板一起工作，适应你的老板。
    • 4. 找一个指导者或者教练。
    • 5. 掌握好与他人的互动：
      • 1. 你需要控制别人对你的来访，防止诸如此类事情的发生。有些交流是必要的，但是有些并不是的。你可以为下属安排固定的来访时间。
    • 6. 注意办公室的地理环境：
      • 1. 仔细观察你安排办公室的方法。使用这里介绍的这些技巧，尽你所能完成这些改造以减少“顺路来访”。
      • 2. 仅仅对办公室的地理环境做一些简单的改造，就可以为时间节约带来大大的不同。这种方法有效地过滤了那些仅仅“顺路来访聊天”的家伙们。
    • 7. 办公桌的摆放位置：
      • 1. 桌能够用作阻止随性谈话——以及时间浪费的障碍物。有些时候，也包括小隔间里的标准家具。
    • 8. 椅子的摆放位置：
      • 1. 我的访客椅过去常常给予他人偷取我的时间的特权。这张椅子就放置在空旷之处，这看起来很吸引人。现在，我把那个椅子放置在一个不受人欢迎的地方。
    • 9. 注意与窗户的位置关系：
      • 1. 窗户会成为一个干扰。这使你容易流连窗外的风景，幻想即将到来的周末。如此，你就轻易浪费了5分钟！
      • 2. 我们应该这么做，使主要的工作空间、面对邻近窗户的地方。
    • 10. 摆脱“奋斗故事”：
      • 如果有人顺路来访，试图讲述他们的“奋斗故事”的话，那么就尽快转移他们的注意力。你越早打断他们，那么你每一个星期就可以节约越多的时间了。
    • 11. 学会站起来并精明地计算你的时间：
      • 1. 几年前，我的一个顾问教给我一个万无一失的方法，将办公室来访的时间减少到最低。这个方法就是，当人们来到你的办公室并试图和你交谈的时候，你要马上站起来。
    • 12. 学会说“不”：
      • 1. 学会说“不”。对那些不属于你分内工作的任务，说“不”。
    • 13. 处理公事访问：
      • 1. 如界你想要缩短这些不速之客的办公室访问时间，那么就要学会站起来。
  • 原则六：学会授权工作
    • 1. 学会委派代理人：发掘员工的潜力
      • 1. 如果你是一位领导者或者经理，那么你就需要学习某些经理必备素质——否则你注定要奔波忙碌：你必须学会委派代理人。
    • 2. 学会委派代理人：认识员工的能力
      • 1. 如果你是一个管理者，那么你主要职责之一就是管理你的员工。要做到这一点，你就必须认识到每个员工的能力，了解他们的弱点。所以，每当有新的工作出现，你必须学会把工作分配给小组里最适合的人选，使他出色地完成这项任务。
      • 2. 信任小组成员的能力，从长远看，你将会节约你的时间。
    • 3. 学会委派代理人：训练员工的能力
      • 1. 一旦完成对小组成员能力的评估，你就需要找出他们各自的薄弱环节。
  • 原则七：利用好旅行时间
    • 1. 把出差时间安排在一起：
      • 1. 去准备一份行程表。在这张表上，你可以把若干个(或者更多)出差行程安排在一个时段里。这可以使你外出办公室的时间最小化，也使你更有效率地利用时间。
    • 2. 利用旅行时间来学习
    • 3. 利用旅行时间来沟通。
    • 4. 利用旅行时间来放松：
      • 1. 休息，放松，使自己得以恢复精力，这样你就可以在生理上和心理上为次日清晨或者需要处理的事务做好更充足的准备。
    • 5. 利用旅行时间来准备：
      • 1. 旅行时间的最大用途之一，同时对于乘飞机旅行的适用性最强的一个方法，就是为下一项任务或者会议做好准备。坐在飞机场里或者飞机上，你正好可以进行阅读或者做笔记。
    • 6. 利用旅行时间来阅读：
      • 1. 旅行时间就是一个完成那些阅读的极佳时机。
  • 原则八：注意休息，安排好生活
    • 1. 确立个人目标和家庭目标：
      • 1. 你的私人生活应该是你时间计划和管理中的一部分，正如你的职业生活一样。它是你每一天，每一星期，每一月的生活的重要组成部分。
    • 2. 确定为完成你的个人目标而留出的时间。
    • 3. 每一天都应安排休息时间：
      • 1. 如果你一直都不休息，那么你就会耗尽精力。你工作中途休息越少，那么你的工作效果以及效率也就会越低。所以在每一天安排出你的休息时间。
    • 4. 短暂休息：
      • 1. 使你恢复精力所需要做的另一件事情，就是在一天中进行简短的休息。
    • 5. 不要让自己变成工作狂：
      • 1. 不要让这个情况发生在你身上。这不仅消耗你的精力。除此之外，对这些工作狂的研究表明，最后的几个工作小时是没有效率的，这段时间会使你频频犯错。其原因就是人们非常疲惫，要知道这不是他们的最佳工作状态。
    • 6. 提前安排体检时间。
    • 7. 去商店的行程安排：一次性购买大量物品。
      • 1. 当你开始一项工程的时候，就把所有你所需要的东西都放在附近，如此，你就不需要为了拿取某样东西而再三停下工作。
    • 8. 整理好衣柜：
      • 1. 有些时候，我们会在家里花费过多的时间为某件事做准备。你需要留意的领域之一就是你的衣柜。
    • 9. 不要专程外出：把那些杂事合并起来一次完成。
      • 1. 把你所有外出的差事(无论是离开办公室还是离开家门)都结合到一起，合并为一次大型的行程。
    • 10. 使清晨出门前的准备过程条理化、系统化：
      • 1. 对于有些人来说，每一个早晨都像是一个奇异的探险。这些早晨缺乏组织逻辑性而且又非常杂乱。
    • 11. 训练整个家庭：
      • 1. 是的，他们需要训练。虽然你的系统是适合的，但是它也不会自然而然地立即付诸实践——特别有好几个小孩的家里。
    • 12. 奖励你自己：
      • 1. 有些时候，最好的奖励并不是来自于其他人，而是我们自己给自己的奖励。当计划进行顺利时，当你按时完成任务和工程时，奖励你自己。
    • 13. 安排假期时间——去度假吧：
      • 假期是很重要的，这是公司给你放假的原因。假期是放松休息的时间，假期是更新状态的时间，假期是恢复精力的时间，假期是活跃生命力的时间。
  • 原则九：节约时间，减少精力消耗
    • 1. 不要苛求事事完美
    • 2. 合理安排家庭通讯活动。
    • 3. 不要让孩子过多接触电视。
    • 4. 不要让孩子过多接触网络。
    • 5. 不要时刻检查你的股票情况。
    • 6. 尽量生活在离工作地近一点儿的地方。
• 二、解决时间杀手
  • 时间杀手一：通讯（提取有效的电话信息）
    • 1. 接到电话怎么说：
      • 1. 更好地管理时间的一个方法就是更有效率地处理你接到的电话呼叫。
      • 2. 控制住你闲聊的本能欲望，尽力使来电者将话题专注在来电目的上。
    • 2. 打电话怎么说：
      • 1. 你自己拨打的电话也会带来同样的问题：私人闲谈。控制好私人闲谈，那么你将可以节约时间。
      • 2. 但是谈话还是会存在缺乏组织逻辑性的问题。
    • 3. 书面记录电话信息：
      • 1. 对于每一个你参加的计划或任务，你大概都留有一份文档或记录。在挂上电话之后，做一些书面记录，也许只需要一份便笺簿，主要内容则是关于达成的决定以及相互交换的信息。该记录以手写稿为佳。
    • 4. 哪些人知道你的手机号码？
      • 1. 你是不是把你的手机号码给了所有人？如果真是这样的话，你就赋子他们偷取你时间的特权。他们会不停地在各种不方便的时刻给你打电话，而在那个时间里，你通常几乎都没时间接听电话个很好的商业惯例就是只把手机号码告诉那些重要人物。
      • 2. 不要允许任何人都给你打电话。控制住那些电话联系你的人的数量。
    • 5. 沟通：说话比写短笺快得多。
  • 时间杀手二：电子邮件（处理好电子邮件）
    • 1. 处理书面邮件：
      • 1. 不要让这些定时递送的信件支配你的生活习惯和工作习惯。
    • 2. 处理电子邮件：在什么时间
      • 1. 集中处理电子邮件。
    • 3. 处理电子邮件：简洁
      • 1. 试着撰写更简短的电子邮件。在屏幕上制作一个提示，提醒你更少，更好。
    • 4. 处理电子邮件：文件
      • 1. 判断哪种文件归档系统(标签)对你的效果最好。然后，为你收到(或将要收到)的电子邮件建立一套文件档案。建立并经常使用这个系统。
    • 5. 处理电子邮件：与垃圾邮件作战
    • 6. 处理电子邮件：整理你的文件夹
    • 7. 电子邮件：写好清楚明确的主题栏
      • 1. 集中中注意力为电子邮件写好清楚明确的主题栏。
  • 时间杀手三：低效率工具（使用新工具节省时间）
    • 1. 及时更新软件
    • 2. 随时保持电脑桌面整洁。
    • 3. 建立一个清晰的文件系统。
    • 4. 保持你的电脑运行正常。
    • 5. 确定网络已连接和运行速度正常。
    • 6. 注意病毒防护。
    • 7. 将手机设置为静音状态。
    • 8. 拥有一台属于你自己的打印机。
    • 9. 参加电脑培训以使工作更有效率。
  • 时间杀手四：低效率会议（组织高效率的会议）
    • 1. 第三大时间杀手：
      • 1. 第三大时间杀手就是会议。
    • 2. 会议不可避免——但可以更有效率：
      • 1. 会议的基本问题就是极其缺乏效率。
    • 3. 会议时间——安排在何时效果最佳：
      • 1. 选择合适的会议时间是进行有效会议的第一步。
    • 4. 设定会议的时间限制：
      • 1. 没有时间限制的会议偷取每一个与会者的时间，因为这样的会议没有效率。不幸的是，大多数的会议都没有附加时间限制。
    • 5. 安排会议的议程：
      • 1. 无论是什么会议，最大的敌人都是缺乏一份议程表。议程表就是一份单子，上面按逻辑次序排列着小组在会议期间需要完成的各项话题或任务。
    • 6. 使用这份议程表——为各个环节安排时间：
      • 1. 使用议程表，更有效的一个方法就是为议程表上的各个环节安排时间限制。每一个行动都应该设置固定的处理时限。
    • 7. 事先分发这份议程表：
      • 1. 如果与会者至少在两天前就已经获得议事表的话，那么他们就可以为其中的项目或信息进行准备。这可以使时间得到最大限度的利用，并且使工作富有效率。
    • 8. 提高主持会议的能力：
      • 1. 如果是由你领导小组，主持会议，那么你就需要参加提高主持会议能力的相关培训。
    • 9. 提高小组成员参与会议的能力：
    • 10. 只参加必须出席的会议：
      • 1. 通过事先查看议程表，判断是否真的需要出席那场会议。以这种方式来防止这类的时间浪费。
  • 时间杀手五：拖延习惯（消灭拖延症）
    • 1. 尽快完成《未完成任务列表》上的工作。
    • 2. 亲自负责这项工作或者委派别人完成：
      • 1. 你要记得，即使这项工作你已经分配给他人完成，但是这由始至终都依然还是你的工作。
    • 3. “这不是我的工作，先生！”：
      • 1. 老板会把那个任务分配给你，是因他对你的信任胜过那个本应该处理这项工作的人——对你来说这是一个机会。而你也能从中学到一些知识，也许你可以在下一次工作的面试里用到。或者，也许这真的是你的分内工作，又或者还有一种可能，这份工作并不在任何人的职责之内，只是你恰好被选中而已。
    • 4. 克服未知的恐惧
    • 5. 克服因知识不足而产生的不安全感：
      • 1. 你对这项工作感到不确定，是因为你没有任何的经验，或者是因为相关知识的掌握并不充足，所以你感到不自信。
    • 6. 如果你对这任务不感兴趣，那么就去培养兴趣
    • 7. 完成你不喜欢的那项任务，那么你就消灭它了：
      • 1. 如果你真的不喜欢这项任务，或者不想要处理它，那么消灭这项任务的最简单方法就是完成这项任务。